電力企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

張珊瑋

摘 要：時代的飛速發(fā)展，企業(yè)全球化競爭加劇，迫使著企業(yè)對檔案管理的重視。就目前來看，電力企業(yè)是國民生活不可缺少的企業(yè)，但電力企業(yè)的檔案管理仍存在著很多不完善的地方，影響著電力企業(yè)檔案管理的質(zhì)量水平和企業(yè)本身的自我發(fā)展。檔案的管理工作加強，優(yōu)化迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)狀；優(yōu)化

1、電力企業(yè)檔案管理的決定性作用和現(xiàn)狀

江澤民曾經(jīng)說過：檔案工作是各項事業(yè)建設(shè)的一個重要基礎(chǔ)。這個基礎(chǔ)不牢固，我們要負(fù)歷史責(zé)任的。企業(yè)檔案的管理在一個企業(yè)發(fā)展過程中起著決定性作用，怎樣管理好企業(yè)的檔案也是現(xiàn)社會大部分企業(yè)所遇到的困擾。特別是在經(jīng)濟社會飛速發(fā)展的現(xiàn)在，電力企業(yè)更是人民的日常生活中不可或缺的一部分。但現(xiàn)階段電力企業(yè)的的檔案管理因為客戶信息收集的不全面和不及時，缺乏專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)和有效的管理制度，方法，以及檔案管理人員的不負(fù)責(zé)任等失去了原本應(yīng)有的應(yīng)用價值。

2、電力企業(yè)檔案管理存在問題的分析

2.1檔案信息的收集不全面和保存不完整

在檔案管理中信息收集不全面，不及時是企業(yè)的檔案管理中最基本的問題。檔案信息的采集到信息的入庫，保存應(yīng)有檔案管理人員全方位的負(fù)責(zé)。可現(xiàn)如今有的電力企業(yè)管理人員就根本沒有做好檔案信息的采集工作，收集過程中仍遺留一些問題點。部分電力企業(yè)選擇紙質(zhì)和電子版相融合的檔案信息記錄，有的企業(yè)人員和外來人員隨意抽取公司的檔案信息，更有甚者在已有的紙質(zhì)檔案信息中亂涂亂改，也只采用文字和數(shù)字的集合，不能采用多媒體的收集方式，沒有保證檔案信息的真實性和完整性，

2.2專業(yè)的檔案管理體系不完善

一個完善的，專業(yè)的檔案管理體系是電力企業(yè)面對外界競爭的有力手段，而現(xiàn)社會中電力企業(yè)在檔案管理中卻出現(xiàn)一些紕漏。時代在進步，經(jīng)濟在發(fā)展，缺乏有效的管理制度，部分電力企業(yè)仍在使用紙質(zhì)的檔案，檔案管理室比較簡陋，沒有專業(yè)的管理人員，更有部分電力企業(yè)根本就沒有設(shè)立相應(yīng)的檔案庫。個別電力企業(yè)的檔案管理人員隨時的調(diào)動，更有甚者一兼多職，更、沒有好好遵守《中華人民共和國檔案法》，沒有嚴(yán)格按照企業(yè)本身的制度，完全不能保證檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性，更不能促使企業(yè)的發(fā)展。

2.3缺乏完善，專業(yè)的管理制度

部分電力企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理不重視，企業(yè)不能提出并實施一套完整的管理制度，管理人員不能落實管理制度是現(xiàn)階段電力企業(yè)出現(xiàn)的嚴(yán)重性問題，而一套專業(yè)的管理制度在檔案的管理過程中，今后的企業(yè)發(fā)展又起著決定性作用。現(xiàn)在社會上，經(jīng)濟在迅速發(fā)展，在電力企業(yè)方面不能預(yù)料到未來的形勢變化，保留完整的企業(yè)檔案對電力企業(yè)的隱形發(fā)展起著關(guān)鍵性作用，而檔案的不完善就會使企業(yè)錯失部分良機，影響著電力企業(yè)的成長和發(fā)展。

3、電力企業(yè)檔案管理的優(yōu)化

3.1提高管理人員各方面素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)人員的重視

一個企業(yè)中，高層領(lǐng)導(dǎo)就如同指航燈一般，指引著低層人員的活動， 在電力企業(yè)的檔案妥善管理過程中，高層領(lǐng)導(dǎo)的重視起著決定性作用。電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視應(yīng)該落實到位，不應(yīng)只口頭闡述，批評。更應(yīng)推行一系列的監(jiān)管制度，加強對電力企業(yè)的檔案管理人員的監(jiān)管和知道，并對其進行相應(yīng)的培訓(xùn)。電力企業(yè)的檔案管理人員更應(yīng)重視自己的工作，不隨便的更改自己的崗位，提高自己的崗位素質(zhì)，盡職盡責(zé)，培養(yǎng)員工的法律意識，加強對檔案管理員工的專業(yè)知識介紹和培訓(xùn)，更加注重電力企業(yè)檔案管理員工使用計算機的情況，讓電力企業(yè)能迅速跟應(yīng)時代的潮流，在飛速發(fā)展的社會中能一直穩(wěn)住根基并快速發(fā)展。

3.2強化管理體系，增強管理制度

一套完善的檔案管理制度和體系是電力企業(yè)在社會上飛速發(fā)展過程中的根基。為了與時俱進，在電力企業(yè)的管理過程中也應(yīng)該出現(xiàn)一套新的管理體系，明確檔案信息采集過程的流程和注意事項，電力企業(yè)內(nèi)部實行統(tǒng)一性，統(tǒng)一的搜集檔案信息工具，統(tǒng)一的上報工作，由此來確保收集到的檔案信息的質(zhì)量。強化檔案管理人員的法律意識，在檔案管理人員離職時做好交接工作，并且保證不透漏公司內(nèi)部的檔案信息，做好檔案信息的安全工作。電力企業(yè)也應(yīng)該嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》制定公司自己的相應(yīng)制度，一定要保證企業(yè)自身檔案信息的完整性和真實性?，F(xiàn)在市場上出現(xiàn)了一些專門負(fù)責(zé)檔案管理的公司，但是部分這樣的公司卻不能保證檔案信息的嚴(yán)密性，讓電力企業(yè)損失慘重，讓企業(yè)得不償失，這就更應(yīng)強化公司自身的檔案管理體系。

3.3全面收集檔案信息并及時保存，充分利用

全球信息化，信息的海量促使著電力企業(yè)對檔案信息管理的改革及其推進。國網(wǎng)重慶市電力公司辦公室文檔處和重慶市檔案局一行3人對公司檔案管理進行了預(yù)驗收，驗收組人員現(xiàn)場查看了公司的檔案信息進行一系列的檢驗，給予了肯定。這就表現(xiàn)出了檔案信息保留的完整性和信息性，利于電力企業(yè)的發(fā)展，人民給予的肯定又是企業(yè)發(fā)展過程中的基石。檔案的保存過程中應(yīng)把原來的紙質(zhì)手錄變化為現(xiàn)在的電子檔案，檔案庫也不應(yīng)是的單一的房間，慢慢的變成多媒體形式，并且全球鏈接，讓電力檔案信息更加全面和安全，更能促進電力企業(yè)的信息收集和保存利用，在檔案收集過程中，不能單單的收集文字和數(shù)字，更要注重“有聲有色”。讓檔案信息精彩起來，活起來。收集完整后不能一味的放在那里，要學(xué)會全面的利用檔案信息，部分企業(yè)只單純的記錄檔案信息，然后就一直讓它“沉睡”，沒有達(dá)到預(yù)期的效果，在電力企業(yè)的管理過程中充分利用檔案信息，這樣更能促進電力企業(yè)在社會上的發(fā)展和處于領(lǐng)先地位。

4、結(jié)語

信息時代的快速發(fā)展，催化著電力企業(yè)的進步，作為人民日常生活不可或缺的企業(yè)，電力企業(yè)更應(yīng)該跟應(yīng)時代的潮流，在各個企業(yè)中有著穩(wěn)定的地位，在競爭中站立有利的主動權(quán)，這樣就要電力企業(yè)對自身企業(yè)的檔案信息的重要性。檔案信息在電力企業(yè)的整個成長過程中起著舉足輕重的作用，根據(jù)以往的檔案信息分析可以讓電力企業(yè)立足于時代的前端，對電力企業(yè)各方面發(fā)展起著很大的作用。

參考文獻：

[1]昊玉蛛.電力企業(yè)檔案服務(wù)創(chuàng)新的思考[J].云南電業(yè).2007-07-25

[2]王雅琴.電力企業(yè)檔案管理：問題、成因與對策[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2011-09-23

[3]段虹.淺談電力企業(yè)檔案管理如何與時俱進[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2010-02-25