檔案安全保障指標(biāo)體系的建設(shè)研究

張宗府

引言：隨著我國(guó)特色社會(huì)主義的建設(shè)發(fā)展，行政事業(yè)單位、各類企業(yè)等檔案事業(yè)得到了空前的飛速發(fā)展。就目前我國(guó)檔案管理工作來看，由于檔案資源數(shù)量龐大、管理秩序混亂、發(fā)展不盡平衡等問題，導(dǎo)致部分地區(qū)檔案事業(yè)管理尚未納入社會(huì)發(fā)展整體規(guī)劃中，大大降低了檔案管理工作的效率與水平。為提高檔案管理的質(zhì)量、促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作健康發(fā)展，各級(jí)檔案部門必須加大檔案安全保障體系建設(shè)，從理論和實(shí)踐層面對(duì)檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)的相關(guān)問題進(jìn)行深入分析和研究，并制定出安全保障體系構(gòu)建和實(shí)施的措施，從而有效的提升各級(jí)檔案部門檔案管理的安全性和科學(xué)性，確保各級(jí)檔案的完整性和真實(shí)性。

一、引言

從古至今，檔案工作都強(qiáng)調(diào)檔案資料的安全保管和安全使用。近年來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)、文化、政治以及自然環(huán)境的變化，大量的電子檔案產(chǎn)生，給檔案文件的安全保護(hù)賦予了新的意義和內(nèi)涵，為檔案工作的管理提出了更為嚴(yán)格的要求。就目前我國(guó)檔案管理工作來看，由于管理制度缺乏，部分檔案資料過于片面、零碎，安全隱患未能得到徹底的遏制，大大降低了檔案的完整性和安全性。因此各級(jí)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案安全保障指標(biāo)體制建設(shè)，這對(duì)檔案管理機(jī)制創(chuàng)新、提升檔案管理水平具有不可或缺的作用。本文就檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)進(jìn)行了研究，立足主動(dòng)防御的理念，從而實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的最佳效果。

二、檔案安全保障指標(biāo)體系構(gòu)建的現(xiàn)實(shí)依據(jù)

（1）自然災(zāi)害的發(fā)生往往具有不可抗拒性和不可預(yù)知性，近年來我國(guó)自然災(zāi)害逐漸增多，給我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來了嚴(yán)重的不利影響，對(duì)于檔案實(shí)體的危害也十分大。因此加強(qiáng)檔案安全保障指標(biāo)體系的建設(shè)，是應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害頻頻發(fā)生對(duì)其造成嚴(yán)重威脅的客觀需要。比如2008年的汶川大地震，給周邊檔案館造成了巨大的破壞，檔案全部被損毀，且部分檔案館的檔案處于嚴(yán)重受損的危房之中。這次自然災(zāi)害給檔案造成的災(zāi)難性后果，給各級(jí)檔案部門防治各種災(zāi)害敲響了警鐘。

（2）長(zhǎng)期以來，部分檔案管理部門對(duì)檔案安全保障工作認(rèn)識(shí)比較單一，將其理解為防火、防水、防盜、防霉、防蟲、防高溫等，特別是防火和防盜。在檔案安全保障工作中，包括信息安全和載體安全，其中又有隱性和顯性之分。由于相關(guān)部門及其人員對(duì)檔案安全保障指標(biāo)體系理解不完全，導(dǎo)致在實(shí)際管理工作中，管理模式、措施以及技術(shù)較為單一，把安全工作的中心放在了基礎(chǔ)設(shè)施投入方面，完全忽視了對(duì)檔案的安全維護(hù)、使用及管理，其安全意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺乏，埋下了諸多管理安全隱患。因此加強(qiáng)檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)，對(duì)解決目前我國(guó)檔案安全管理問題十分必要。

（3）目前我國(guó)檔案服務(wù)快速推進(jìn)，隨著相關(guān)信息公開制度的實(shí)施，導(dǎo)致檔案信息安全矛盾不斷激化。部分地方在強(qiáng)調(diào)檔案信息服務(wù)時(shí)，存在文件開發(fā)鑒定不嚴(yán)格、不仔細(xì)等現(xiàn)象，直接導(dǎo)致不該公開的檔案和信息公之于眾，相關(guān)利益者的權(quán)利受到了損害。因此為科學(xué)的應(yīng)對(duì)公共檔案信息服務(wù)加快推進(jìn)出現(xiàn)的檔案安全矛盾，需要相關(guān)部門加強(qiáng)檔案安全保障指標(biāo)體系的建設(shè)，維護(hù)相關(guān)人員的權(quán)利與利益。

三、檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)的原則

（1）可操作性原則

在構(gòu)建檔案安全保障指標(biāo)體系中，其評(píng)價(jià)指標(biāo)必須簡(jiǎn)單、明確、方便，需要對(duì)指標(biāo)的量化和數(shù)據(jù)獲得的難以程度進(jìn)行綜合考慮，盡量選擇可靠性、實(shí)用性、表征性強(qiáng)的參數(shù)作為指標(biāo)，從而確保評(píng)價(jià)工作的順利進(jìn)行。同時(shí)指標(biāo)個(gè)數(shù)的多少應(yīng)以說明問題為準(zhǔn)，要保證指標(biāo)的公正性。

（2）科學(xué)性原則

在電子檔案信息安全保障指標(biāo)體系中，需要用科學(xué)來反映出事物的本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律，尋找出影響電子檔案信息安全狀況的因素，堅(jiān)持科學(xué)性原則，體現(xiàn)所獲信息的安全性和客觀性，確保評(píng)價(jià)結(jié)果的有效性。同時(shí)該體系的構(gòu)建，應(yīng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)信息系統(tǒng)安全的法律法規(guī)，促進(jìn)檔案安全保障指標(biāo)體系順利實(shí)施。

（3）定量定性評(píng)價(jià)的結(jié)合性原則

在構(gòu)建檔案安全保障指標(biāo)體系中，應(yīng)遵循定量和定量相結(jié)合的原則，在定性分析的基礎(chǔ)上，進(jìn)行量化處理。對(duì)指標(biāo)進(jìn)行量化處理有利于提高評(píng)價(jià)的科學(xué)性、合理性以及準(zhǔn)確性，針對(duì)那些難以量化的指標(biāo)，采用評(píng)分法，通過考慮專家的意見近似實(shí)現(xiàn)其量化。

（4）可持續(xù)發(fā)展原則

檔案安全保障指標(biāo)體系的構(gòu)建是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，需要不斷優(yōu)化和完善，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理、實(shí)用的目標(biāo)。因此體系中每一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)該基于檔案管理保護(hù)長(zhǎng)期實(shí)踐和理論研究上，充分體現(xiàn)出目前檔案管理先進(jìn)的技術(shù)手段和管理方法，促進(jìn)整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系的超前性和領(lǐng)先性。

四、檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)實(shí)施的策略分析

（1）健全檔案安全管理制度與法規(guī)

若想確保檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)的科學(xué)性和實(shí)用性，我國(guó)各級(jí)檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案安全管理制度與法規(guī)，確保檔案管理相關(guān)工作順利進(jìn)行。首先要完善檔案安全法規(guī)建設(shè)，貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局安全體系建設(shè)的要求，根據(jù)檔案館或者部門的實(shí)際情況，增加相關(guān)的安全管理內(nèi)容，為檔案安全保障指標(biāo)體系的構(gòu)建奠定基礎(chǔ)。其次是采用標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案安全技術(shù)，將檔案安全管理納入標(biāo)準(zhǔn)體系中，確保整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)性和統(tǒng)一性。第三是基于國(guó)家檔案局下發(fā)的相關(guān)文件指南，制定出適合自身檔案安全業(yè)務(wù)管理的計(jì)劃和方案，積極學(xué)習(xí)和大力宣傳檔案管理文件，組織不同形式的培訓(xùn)，推動(dòng)檔案安全知識(shí)和技能的普及。

（2）大力加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

各級(jí)檔案館應(yīng)結(jié)合館建標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)規(guī)范，組織對(duì)館庫建設(shè)進(jìn)行普查，及時(shí)通報(bào)各地檔案館建設(shè)情況，特別是危房館，推動(dòng)各地區(qū)檔案館建設(shè)力度。另外在檔案庫房中安裝自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火等現(xiàn)代化先進(jìn)裝置設(shè)備，將特殊載體檔案的庫房安裝特殊的溫濕度調(diào)控和防磁設(shè)施，所有涉及檔案原件的場(chǎng)所，都必須安裝監(jiān)控設(shè)備，涉密檔案的處理應(yīng)通過必要的安全檢測(cè)。針對(duì)新建的檔案館庫應(yīng)加大對(duì)指紋識(shí)別、臉部識(shí)別、紅外報(bào)警、電子標(biāo)簽管理、水印防偽、信息防火墻等先進(jìn)安全防范手段的應(yīng)用，從而保證檔案存放的安全性和使用的科學(xué)性。

（3）確保檔案原件實(shí)體安全

對(duì)于有數(shù)字化掃描、縮微等復(fù)制件的檔案原件，必須予以封裝保存，對(duì)其實(shí)施特殊的保護(hù)。一般情況下，若不是需要對(duì)原件抽查蟲霉等特殊情況，其他情況不允許開封，確保最大限度延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間。針對(duì)列入計(jì)劃且亟待搶救的檔案進(jìn)行必要的修復(fù)，比如易碎、易裂的檔案應(yīng)進(jìn)行加固，褪色褪變字跡擴(kuò)散檔案應(yīng)立即恢復(fù)，霉變檔案應(yīng)除霉等。定期對(duì)館藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)，若發(fā)現(xiàn)檔案錯(cuò)放、借出不還、遺失等問題，就必須徹查情況，根據(jù)相關(guān)方案進(jìn)行教育和處罰。各級(jí)檔案部門應(yīng)組織檔案數(shù)字化的專題研究，明確檔案數(shù)字化內(nèi)容和建設(shè)目標(biāo)，制定出整體規(guī)劃，為檔案安全保障指標(biāo)體系的建立奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

五、總結(jié)

近年來，社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步與發(fā)展，在給我國(guó)檔案事業(yè)帶來新的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也使其面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)。為切實(shí)提高檔案管理效率和水平，各級(jí)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)，根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案事業(yè)發(fā)展情況，明確檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合檔案安全體系構(gòu)建的原則，制定出相關(guān)實(shí)施措施，健全檔案安全管理制度與法規(guī)，大力加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案原件實(shí)體安全，不斷創(chuàng)新檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)和機(jī)制，有效提高檔案管理的安全性和可靠性，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

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（作者單位：濟(jì)寧市信息中心）