高校內(nèi)部審計(jì)信息化建設(shè)探討

徐劍

[摘 要] 計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的廣泛普及以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)量的迅猛增長，使得內(nèi)部審計(jì)信息化成為現(xiàn)代財(cái)務(wù)審計(jì)發(fā)展的必然趨勢。本文從內(nèi)部審計(jì)信息化定義出發(fā)，通過分析高校運(yùn)用信息系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)的必要性，提出高校內(nèi)部審計(jì)信息化建設(shè)的具體策略。

[關(guān)鍵詞] 內(nèi)部審計(jì)；信息化；信息系統(tǒng)；高校

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 017

[中圖分類號] F239.1；F239.45 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0023- 03

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的廣泛普及，高校財(cái)務(wù)工作從傳統(tǒng)手工記賬轉(zhuǎn)變?yōu)闀?jì)電算化，形成了以預(yù)算控制系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)和賬務(wù)系統(tǒng)為核心的綜合會計(jì)系統(tǒng)。這一變化對會計(jì)核算環(huán)境、控制方式、會計(jì)信息的儲存介質(zhì)與檔案管理、防范錯(cuò)弊的控制等方面產(chǎn)生了很大影響，也對信息系統(tǒng)安全性、可靠性的審計(jì)提出了更高的要求。為了適應(yīng)財(cái)務(wù)信息化，必須加快推進(jìn)高校內(nèi)部審計(jì)信息化建設(shè)，提高審計(jì)質(zhì)量，降低審計(jì)成本，提高審計(jì)效率。

1 內(nèi)部審計(jì)信息化定義

內(nèi)部審計(jì)信息化是指內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)手段，組織管理審計(jì)項(xiàng)目，實(shí)施審計(jì)工作，評價(jià)組織運(yùn)營，評估信息系統(tǒng)的活動。目前開展的審計(jì)信息化主要側(cè)重于兩個(gè)方面：一是利用審計(jì)軟件核查電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料，對被審計(jì)單位的財(cái)政、財(cái)務(wù)收支，經(jīng)營管理活動及相關(guān)會計(jì)資料的真實(shí)性、正確性、合規(guī)性、效益性進(jìn)行審查和監(jiān)督，審計(jì)對象既包括手工會計(jì)系統(tǒng)也包括會計(jì)電算化系統(tǒng)；二是對信息系統(tǒng)本身進(jìn)行審計(jì)（也稱為IT審計(jì)），審計(jì)人員通過收集和評價(jià)審計(jì)證據(jù)，對信息系統(tǒng)是否能夠保護(hù)資產(chǎn)的安全、維護(hù)數(shù)據(jù)的完整、使被審計(jì)單位的目標(biāo)得以有效實(shí)現(xiàn)、使組織的資源得到高效利用等方面做出判斷。就高校而言，我們所提的審計(jì)信息化主要還是指第一個(gè)方面的涵義，即利用審計(jì)軟件開展審計(jì)工作。

2 內(nèi)部審計(jì)信息化的必要性

（1）推行內(nèi)部審計(jì)信息化是審計(jì)對象信息化的客觀需求。隨著高校信息化建設(shè)水平的提高，高校財(cái)務(wù)工作從傳統(tǒng)手工記賬轉(zhuǎn)變?yōu)闀?jì)電算化，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理主要依靠聯(lián)網(wǎng)的財(cái)務(wù)軟件完成。在這種信息化環(huán)境下，審計(jì)工作面臨著一些新的變化，比如數(shù)據(jù)處理的性質(zhì)，審計(jì)對象的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)運(yùn)作方式、控制措施，審計(jì)線索和審計(jì)證據(jù)的財(cái)務(wù)、非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等都已發(fā)生變化。傳統(tǒng)的手工審計(jì)或賬項(xiàng)審計(jì)已無法適應(yīng)會計(jì)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)電子化的需要，推進(jìn)內(nèi)部審計(jì)信息化是必然趨勢。

（2）推行內(nèi)部審計(jì)信息化是高校內(nèi)部審計(jì)轉(zhuǎn)型的內(nèi)在需要。審計(jì)署提出審計(jì)工作要逐步實(shí)現(xiàn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”：從單一的靜態(tài)審計(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)審計(jì)和靜態(tài)審計(jì)相結(jié)合，從單一現(xiàn)場審計(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)場審計(jì)與遠(yuǎn)程審計(jì)相結(jié)合，從單一的事后審計(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮袑徲?jì)和事后審計(jì)相結(jié)合。內(nèi)部審計(jì)人員可以利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，站在全局和系統(tǒng)的高度，對各個(gè)要素之間的關(guān)聯(lián)活動和相互作用的效果進(jìn)行審計(jì)，從而進(jìn)行系統(tǒng)、動態(tài)的綜合審計(jì)評價(jià)。

（3）推行內(nèi)部審計(jì)信息化是擴(kuò)大審計(jì)范圍，提高審計(jì)質(zhì)量和效率的有效手段。高校經(jīng)營形式的多樣化必然導(dǎo)致會計(jì)核算方式的多樣化，就筆者所在學(xué)校而言，核算基礎(chǔ)既有事業(yè)會計(jì)制度，也有企業(yè)會計(jì)制度，使用的會計(jì)核算軟件也各不相同。審計(jì)人員要從大量的財(cái)務(wù)信息中發(fā)現(xiàn)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，從不同的會計(jì)軟件系統(tǒng)中獲取審計(jì)證據(jù)，單獨(dú)依靠傳統(tǒng)的手工審計(jì)是難以實(shí)現(xiàn)的。因此，高校必須積極推行內(nèi)部審計(jì)信息化，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行變革，改進(jìn)審計(jì)方式方法，提高審計(jì)質(zhì)量和效率。一方面，我們可以利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，擴(kuò)大審計(jì)范圍；另一方面，我們可以利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理能力，對審計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、分析、重構(gòu)，揭示審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，確定審計(jì)重點(diǎn)問題、重點(diǎn)環(huán)節(jié)，提高審計(jì)質(zhì)量和效率。

3 內(nèi)部審計(jì)信息化建設(shè)的策略

高校內(nèi)部審計(jì)信息化應(yīng)該實(shí)現(xiàn)兩個(gè)功能：一要幫助審計(jì)工作者快速開展審計(jì)工作，完成對各類審計(jì)證據(jù)的收集、評估，做出審計(jì)判斷；二要實(shí)現(xiàn)審計(jì)管理信息化，利用審計(jì)軟件管理分解審計(jì)項(xiàng)目、把握項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目資料歸檔等流程。

3.1 高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視內(nèi)部審計(jì)信息化

高校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是開展內(nèi)部審計(jì)信息化的前提條件。審計(jì)信息化不只是個(gè)技術(shù)方法的問題，它對審計(jì)工作的程序、方式、質(zhì)量和管理，乃至審計(jì)人員的自身素質(zhì)和思維方式都會帶來深刻的影響。建設(shè)內(nèi)部審計(jì)信息化，實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化審計(jì)”，不僅涉及技術(shù)問題，還涉及管理問題，比如管理方式的改變、相關(guān)制度準(zhǔn)則修訂。因此，只有高校領(lǐng)導(dǎo)重視，大力支持審計(jì)信息化建設(shè)工作，在經(jīng)費(fèi)保障、人員安排、制度政策等方面給予大力支持，才能為審計(jì)信息化創(chuàng)造良好的外部環(huán)境支持。

3.2 信息化硬件平臺的建設(shè)

信息化建設(shè)的硬件平臺包括信息設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。信息設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、電話等，它是審計(jì)人員實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互的工具。經(jīng)過近幾年的發(fā)展，學(xué)校有線網(wǎng)絡(luò)或無線網(wǎng)絡(luò)基本覆蓋了教學(xué)區(qū)和生活區(qū)的全部范圍，高校審計(jì)部門的審計(jì)人員基本上都配備了適用的計(jì)算機(jī)，審計(jì)人員的日常辦公也在逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化和自動化。由此可見，高校審計(jì)信息化的硬件設(shè)施建設(shè)已經(jīng)達(dá)到了一定的水平，能夠基本滿足內(nèi)部審計(jì)信息化的需要。

3.3 信息化軟件平臺建設(shè)

3.3.1 軟件的選擇

高校在選擇審計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)該從學(xué)校實(shí)際出發(fā)，審計(jì)軟件既要符合審計(jì)原理、規(guī)程的要求，還要滿足學(xué)校審計(jì)工作開展的需求。高校計(jì)算機(jī)審計(jì)目前主要用于輔助審計(jì)，利用計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)代替大量手工審計(jì)工作，比如大量重復(fù)數(shù)據(jù)的排查、核對和分析，因此，高校在選擇計(jì)算機(jī)審計(jì)軟件時(shí)，不僅應(yīng)該考慮審計(jì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、審計(jì)數(shù)據(jù)整理等基本功能，更應(yīng)該重視審計(jì)軟件的數(shù)據(jù)分析功能、預(yù)警功能、一致性檢驗(yàn)功能和檢索功能，也可根據(jù)需要，適當(dāng)增加對審計(jì)事項(xiàng)真實(shí)性、合法性的技術(shù)辨別等功能。

在實(shí)際審計(jì)工作中就遇到這樣的檢索問題?，F(xiàn)行高校會計(jì)核算方式和管理模型為“會計(jì)科目編碼”加“項(xiàng)目編碼”加“部門編碼”，每組編碼作用不同。會計(jì)科目編碼主要依據(jù)高校會計(jì)制度的要求編制，負(fù)責(zé)核算高校全部經(jīng)費(fèi)，會計(jì)科目編碼不區(qū)分部門或項(xiàng)目，即經(jīng)費(fèi)內(nèi)容相同，會計(jì)科目編碼相同。項(xiàng)目編碼，歸集項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的所有收入（預(yù)算）與支出。部門編碼，歸集一個(gè)部門所有的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目。三組編碼之間的關(guān)系是：查詢?nèi)魏钨~目均需通過會計(jì)科目編碼來實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目編碼與會計(jì)科目編碼組合后可實(shí)現(xiàn)按項(xiàng)目查賬，部門編碼可查詢到該部門所有的項(xiàng)目編碼。審計(jì)過程中要查詢學(xué)生工作經(jīng)費(fèi)，會計(jì)科目只能反映總收總支，若需區(qū)分經(jīng)費(fèi)收支屬于哪個(gè)院、系的，還要使用部門編碼和項(xiàng)目編碼來確定。一次查詢未能得出學(xué)生工作經(jīng)費(fèi)收入、支出、結(jié)余情況，而需要分別查詢學(xué)生工作經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的收入、支出，然后再人工匯集在一起，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，浪費(fèi)資源。

針對這一情況，首先，在軟件選擇過程中就應(yīng)該增加復(fù)合條件查賬功能，既能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目查賬，又能實(shí)現(xiàn)科目查賬。一個(gè)項(xiàng)目可查詢多個(gè)科目，或者一個(gè)科目能查詢多個(gè)項(xiàng)目，查詢結(jié)果以三欄賬或多欄賬的方式予以歸集，并按會計(jì)科目明細(xì)賬的方式顯示項(xiàng)目明細(xì)。如上述學(xué)生工作經(jīng)費(fèi)，審計(jì)人員可以通過一次查詢，完整地獲取學(xué)生工作經(jīng)費(fèi)的收支，如果收支項(xiàng)目有明細(xì)核算，可將收支內(nèi)容以三欄賬或多欄賬方式顯示明細(xì)。其次，應(yīng)該增加軟件的靈活性。比如將查詢條件保存下來，方便審計(jì)人員使用，或者審計(jì)人員可以根據(jù)查詢需要編寫查詢程序，避免下次查詢時(shí)重復(fù)輸入，提高工作效率。

3.3.2 內(nèi)審人員的參與

審計(jì)信息化不同于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)審計(jì)，其審計(jì)活動的開展應(yīng)當(dāng)在信息系統(tǒng)開發(fā)階段介入，若不在信息系統(tǒng)開發(fā)階段介入，則會增加信息系統(tǒng)審計(jì)的成本。在信息系統(tǒng)開發(fā)階段，信息系統(tǒng)審計(jì)人員可以通過3種方式參與其中：信息系統(tǒng)審計(jì)人員作為用戶參與到信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中；信息系統(tǒng)審計(jì)人員作為開發(fā)小組的成員參與到系統(tǒng)開發(fā)過程中；信息系統(tǒng)審計(jì)人員以審計(jì)師的身份參與系統(tǒng)開發(fā)過程中。有些信息系統(tǒng)審計(jì)技術(shù)要求在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)計(jì)中嵌入一些特殊功能，審計(jì)人員與這種系統(tǒng)有利害關(guān)系，讓其參與這個(gè)過程，更有利于高校信息系統(tǒng)審計(jì)活動的開展。

3.4 信息化系統(tǒng)管理與維護(hù)

信息化系統(tǒng)開發(fā)完成之后，便進(jìn)入了系統(tǒng)維護(hù)階段。系統(tǒng)維護(hù)涉及修改系統(tǒng)，使之適應(yīng)用戶需求的變化。維護(hù)成本與最初的開發(fā)成本相比，意味著更大的資源開銷。在系統(tǒng)生命周期，其總成本中有80%～90%是在維護(hù)階段發(fā)生的，為減少信息系統(tǒng)審計(jì)的成本，高校必須培養(yǎng)自己的信息系統(tǒng)審計(jì)人員，定期對現(xiàn)有高校信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制、安全、軟硬件、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃等進(jìn)行審計(jì)。

信息系統(tǒng)維護(hù)審計(jì)的程序通常包括：獲取被審計(jì)單位的信息系統(tǒng)維護(hù)計(jì)劃與政策；檢查信息系統(tǒng)維護(hù)記錄，查看維護(hù)人員對維護(hù)情況否給予完整的記錄；檢查信息系統(tǒng)的維護(hù)申請、批準(zhǔn)、授權(quán)與執(zhí)行文檔等，確認(rèn)是否符合信息系統(tǒng)審計(jì)維護(hù)的相關(guān)計(jì)劃與政策；審查信息系統(tǒng)維護(hù)后的測試與檢驗(yàn)報(bào)告，向相關(guān)人員詢問測試情況，確認(rèn)信息系統(tǒng)是否經(jīng)過充分的測試；抽查與信息系統(tǒng)維護(hù)相關(guān)的文件資料，確定是否有維護(hù)過的地方，并及時(shí)進(jìn)行更新與歸檔。

3.5 審計(jì)信息化人才的培養(yǎng)

審計(jì)信息化的推動和實(shí)施需要審計(jì)信息化人才，審計(jì)工作信息化的開展，僅僅依靠硬件設(shè)備的投入而沒有相應(yīng)的人員隊(duì)伍配備是不行的。為加強(qiáng)信息系統(tǒng)審計(jì)人才的培養(yǎng)，我們可以采用對外引進(jìn)與對內(nèi)培訓(xùn)兩手抓的原則，加快培養(yǎng)具有復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)的計(jì)算機(jī)審計(jì)人才。

高校內(nèi)部審計(jì)部門可以通過大力開展信息系統(tǒng)知識培訓(xùn)，提高審計(jì)人員的信息技術(shù)水平，改進(jìn)計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力，以問題促學(xué)習(xí)，使審計(jì)人員信息化水平在實(shí)踐中逐步提高。也可嘗試將內(nèi)部審計(jì)人員送到社會中介機(jī)構(gòu)或者審計(jì)軟件開發(fā)部門學(xué)習(xí)，通過與專業(yè)審計(jì)人員和軟件技術(shù)服務(wù)人員的溝通，提高其審計(jì)軟件的實(shí)際操作能力。

3.6 審計(jì)信息化規(guī)章制度完善

為促進(jìn)審計(jì)信息化的發(fā)展，必須建立和完善相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括法律規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范。我國已建立了一些與審計(jì)相關(guān)的法律規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范，比如《審計(jì)機(jī)關(guān)計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)辦法》《獨(dú)立審計(jì)具體準(zhǔn)則第 20 號——計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)環(huán)境下的審計(jì)》。但是，審計(jì)環(huán)境的變化導(dǎo)致審計(jì)工作中出現(xiàn)的新問題缺少現(xiàn)行法規(guī)的支持，業(yè)務(wù)規(guī)范的滯后制約審計(jì)信息化的發(fā)展，因此，審計(jì)法規(guī)、準(zhǔn)則應(yīng)及時(shí)完善，涵蓋信息技術(shù)環(huán)境的變化和新型審計(jì)業(yè)務(wù)的變化。

同樣，高校在開展內(nèi)部審計(jì)信息化時(shí)，不僅應(yīng)該遵循審計(jì)準(zhǔn)則的要求，更需要結(jié)合高校內(nèi)部審計(jì)工作特點(diǎn)，加強(qiáng)校際交流合作，根據(jù)《國際內(nèi)部審計(jì)準(zhǔn)則》的要求制定具體的審計(jì)信息化實(shí)施細(xì)則，指導(dǎo)高校審計(jì)信息化實(shí)踐，提高審計(jì)效率和質(zhì)量，降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

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