管理和領(lǐng)導(dǎo)職業(yè)的管理效率

弗雷德蒙德·馬利克

效率是我的“正確和良好的管理”理論（見我2000年在《管理成就生活》一書中的闡述）的核心。它是組織運(yùn)作的基本前提條件。因此，效率是最重要的社會(huì)技能之一，它雖然沒有出現(xiàn)在有關(guān)刊物中，但越來(lái)越常見于一些領(lǐng)先企業(yè)的培訓(xùn)項(xiàng)目中，因?yàn)槿藗冊(cè)絹?lái)越重視效率的重要性。

這里，我總結(jié)了我對(duì)“管理的有效性”的理解。有效性是一種智慧和工藝，它對(duì)所有社會(huì)組織的運(yùn)作至關(guān)重要。從一開始，我對(duì)正確和良好的管理的構(gòu)想遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了系統(tǒng)控制論的復(fù)雜性管理這個(gè)傳統(tǒng)主流。

富有社會(huì)責(zé)任感的“正確和良好的管理”可能是解決眼前危機(jī)的最重要和最持久的解決方案，因?yàn)橐粋€(gè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的社會(huì)首先需要正常運(yùn)轉(zhuǎn)的組織和對(duì)他們的有效管理。

正確的管理——有效的職業(yè)

所有社會(huì)組織可持續(xù)發(fā)展的原因——從經(jīng)濟(jì)到政府——在最大程度上根植于其專業(yè)的管理-效率。反過(guò)來(lái)，失敗的原因也更常存在于明顯的管理缺陷之中。所以我長(zhǎng)期以來(lái)都建議，將管理作為關(guān)于效率的職業(yè)來(lái)理解（管理有效性的必要細(xì)節(jié)在我的書《管理成就生活》中有闡述）。

但是在“21世紀(jì)偉大變革”中，管理效率并沒有得到足夠高的關(guān)注。不斷增加的復(fù)雜性、全球網(wǎng)絡(luò)體系的發(fā)展和組織自發(fā)的根本轉(zhuǎn)變，對(duì)管理者提出了比以往更高的要求，在某些情況下也需要其做出全新的成績(jī)。因此，如今效率在組織中也許是最重要的技能，因?yàn)槿绻麤]有得到有效利用，那么知識(shí)和人才都只是閑置無(wú)用的。對(duì)越來(lái)越多的人而言，組織的效率是在主要由組織構(gòu)成的社會(huì)中，得到一份工作和賺取生活費(fèi)用的前提條件。

效率是可以習(xí)得的

幸運(yùn)的是在管理中，效率的“秘密”并非秘密，盡管數(shù)百年來(lái)一直如此。相反：管理-效率幾乎對(duì)每個(gè)人而言都是可以習(xí)得的。它建立在對(duì)原則、規(guī)范和工具的應(yīng)用的基礎(chǔ)之上，而這些應(yīng)用可以得到不斷改善——在管理領(lǐng)域如此，在其他職業(yè)領(lǐng)域同樣如此。

即使是最有天賦的人，最有遠(yuǎn)見的預(yù)言家和具有與生俱來(lái)的人格魅力的強(qiáng)大的領(lǐng)導(dǎo)，也只能通過(guò)其個(gè)人效率將其先天才能轉(zhuǎn)化為有意義的結(jié)果。這既適用于企業(yè)管理者，也適用于政府部長(zhǎng)、軍隊(duì)指揮官、心臟外科醫(yī)生或者樂團(tuán)指揮。

效率是一個(gè)普遍的社會(huì)技能。通往效率的理想道路是我的“正確和良好的管理”理論。它既能讓領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮效果，也屬于從管理者轉(zhuǎn)變?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)的能力之一。效率是社會(huì)組織運(yùn)作的本質(zhì)。此外，我著寫《管理成就生活》這本書的目的也是為了將過(guò)去的隱秘知識(shí)變成能夠?yàn)槿祟愃玫纳鐣?huì)方法論。

每3～5年效率翻倍

有效的管理是可以學(xué)習(xí)的；但它也必須被學(xué)習(xí)——因?yàn)樾时旧聿⒉荒塥?dú)自飛翔。只有極少數(shù)的人天生就有高效的能力。這是學(xué)校沒有教過(guò)的。大多數(shù)大學(xué)畢業(yè)生，盡管已經(jīng)專門學(xué)習(xí)了他們的專業(yè)知識(shí)，但還是沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)如何高效地工作。

雖然通過(guò)學(xué)習(xí)，未必每個(gè)人都能達(dá)到最完美的狀態(tài)。但幾乎所有人都能通過(guò)學(xué)習(xí)和練習(xí)顯著提高其辦事效率。人們的辦事效率幾乎每3～5年就能加倍，這種進(jìn)步一直持續(xù)到老年時(shí)期。高效率的潛能是誘人的：有了高效率，人們可以事業(yè)上蒸蒸日上，承擔(dān)更加繁重復(fù)雜的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)工作和生活的平衡，賺更多的錢以及實(shí)現(xiàn)許多愿望。

一舉擊破至今未解決的管理問(wèn)題

我的“正確和良好的管理”體系，如我下文中總結(jié)的那樣，可以一舉擊破許多棘手的問(wèn)題，這些問(wèn)題在管理培訓(xùn)中至今還未能解決。另外，我可以將這些問(wèn)題通過(guò)創(chuàng)新來(lái)解決，即通過(guò)企業(yè)管理學(xué)并超越傳統(tǒng)管理，將復(fù)雜性科學(xué)作為管理-效率的基礎(chǔ)來(lái)使用。

馬利克有效性標(biāo)準(zhǔn)模型：“管理圓輪”

我的有效性標(biāo)準(zhǔn)模型（見圖1）是我的整個(gè)管理體系的最重要的組成部分之一。它們一貫是以模型為基礎(chǔ)的，就像每個(gè)人從智能手機(jī)上認(rèn)識(shí)的現(xiàn)代圖標(biāo)，能讓我們以最快的速度最安全地獲取效率所必須的專業(yè)知識(shí)，也能減輕記憶負(fù)擔(dān)和實(shí)踐應(yīng)用的麻煩。馬利克有效性標(biāo)準(zhǔn)模型——由于其圖形特點(diǎn)俗稱為“管理圓輪”——對(duì)管理者的職業(yè)和專業(yè)技能做了定義。

這個(gè)管理圓輪是馬利克管理體系的核心。它包含了邏輯和經(jīng)驗(yàn)規(guī)則，這些規(guī)則可促進(jìn)組織獲得成功，也包含了管理和領(lǐng)導(dǎo)方針。該模型是在組織各個(gè)層面進(jìn)行有效領(lǐng)導(dǎo)的方法基礎(chǔ)。

我的“管理圓輪”是根據(jù)一個(gè)特殊的標(biāo)準(zhǔn)研發(fā)的，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)我從許多年前開始就已經(jīng)在使用了：要在一個(gè)組織中時(shí)時(shí)處處成為有效的存在。因此，這個(gè)“圓輪”是在所有文化中無(wú)一例外地普遍適用的。

我的管理體系可以比作電腦操作系統(tǒng)。正如操作系統(tǒng)保證了電腦的可靠運(yùn)作一樣，馬利克管理體系也保證了組織的可靠運(yùn)作。如今對(duì)于這兩個(gè)系統(tǒng)而言，復(fù)雜性科學(xué)和控制論都是必不可少的，這就是為什么我的管理體系與其占主導(dǎo)地位的財(cái)務(wù)狀況一同遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了傳統(tǒng)管理體系。

我的管理體系特別地通過(guò)其明確的術(shù)語(yǔ)和內(nèi)涵，保障了在整個(gè)組織中，尤其是在復(fù)雜性方面十分重要的兼容性特征。兼容性特征在主流管理中大多數(shù)被低估或者徹底忽略。員工被送往不同的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，也常常無(wú)意地破壞了兼容性，因?yàn)檫@又重新把不同的管理理念帶進(jìn)組織中。因此出現(xiàn)了語(yǔ)言混淆：組織中的巴別塔式混亂……

兼容性是通過(guò)共同的管理理念和共同的語(yǔ)言進(jìn)行組織運(yùn)作所不可或缺的前提條件。僅憑這一點(diǎn)便可促成明確和可靠的溝通并促使沖突最小化。它還促成了貿(mào)易中的最快速度和普遍的高性能、競(jìng)爭(zhēng)力、生產(chǎn)率和收益率。

盡管我的管理體系有時(shí)包括一些普遍適用的概念，但是他們?cè)趦?nèi)涵上還是有區(qū)別的，特別是由于其控制論的內(nèi)容，一部分概念與管理的主流理念相去甚遠(yuǎn)。

我的有效性標(biāo)準(zhǔn)模型的核心組成部分是我的創(chuàng)新教學(xué)方法。這些方法能夠保證最快速和最高效的學(xué)習(xí)，首要原因是由于它們適應(yīng)了成年人、從業(yè)人員的學(xué)習(xí)習(xí)慣。盡管在我們的教學(xué)項(xiàng)目中仍然還有傳統(tǒng)的課堂講座，但我們根據(jù)30多年的經(jīng)驗(yàn)，只是偶爾使用這個(gè)方法，因?yàn)槿缃裼懈酉冗M(jìn)和高效的學(xué)習(xí)方法，這在一定程度上是我們自身發(fā)展的結(jié)果。

管理職業(yè)的元素

每個(gè)職業(yè)基本上都有四個(gè)特征性元素。管理職業(yè)也是如此。這四個(gè)元素是任務(wù)、工具、原則和責(zé)任。掌握這四個(gè)元素不需要非凡的能力。但必要的一點(diǎn)是有意識(shí)地決定自律，希望保持辦事的效率。對(duì)此最重要的一個(gè)問(wèn)題是：我真的想成為一名高效的管理者嗎？如上所述，我們并非生來(lái)就有效率，但是我們自己決定成為一個(gè)高效的管理者——然后我們學(xué)習(xí)和練習(xí)。為此，以前的高效領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)我們的示范作用也有著極大價(jià)值，我們可以從職業(yè)生涯一開始就向他們學(xué)習(xí)。

效率的任務(wù)

每一個(gè)職業(yè)的第一個(gè)特點(diǎn)是人們?yōu)榱送瓿陕殬I(yè)目標(biāo)所需要執(zhí)行的任務(wù)。每個(gè)職業(yè)的任務(wù)都可以被描述出來(lái)——不管是木匠還是鎖匠，是外科醫(yī)生還是飛行員——并且這些任務(wù)的專業(yè)化執(zhí)行在很大程度上是可以學(xué)習(xí)與傳授的。管理者這一職業(yè)同樣如此。無(wú)論才能有多么卓越，都只有通過(guò)效率來(lái)發(fā)揮作用。在大多數(shù)職業(yè)中，任務(wù)的習(xí)得首先要求掌握必要的知識(shí)。這對(duì)于管理的有效性同樣適用。

效率的工具

每個(gè)職業(yè)的第二個(gè)元素是完成任務(wù)所必需的工具。掌握工具同樣可以學(xué)習(xí)。這里同樣——為了達(dá)到足夠的專業(yè)程度——不需要什么特殊的資質(zhì)。掌握工具首先需要持續(xù)的練習(xí)與使用。原則上這也同樣適用于任務(wù)：即使是有才能的人也需要練習(xí)使用工具，并且從中學(xué)習(xí)。

效率的原則

職業(yè)的第三個(gè)元素是原則。如果想要實(shí)現(xiàn)高效率，就必須在完成任務(wù)和使用工具過(guò)程中遵循這些原則。這些原則決定了任務(wù)完成和工具應(yīng)用的質(zhì)量。認(rèn)識(shí)和遵循這些原則，同樣不需要特殊的才能。但有一點(diǎn)是必需的，就是所謂的洞察力。特指對(duì)兩件事的洞察力：職業(yè)的重要性和錯(cuò)誤可能引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。

效率的責(zé)任

職業(yè)的第四個(gè)特點(diǎn)是對(duì)正確實(shí)施從事該職業(yè)的責(zé)任。隨著職業(yè)的社會(huì)意義以及職業(yè)中蘊(yùn)涵的風(fēng)險(xiǎn)的增加，責(zé)任的等級(jí)也會(huì)提高。在現(xiàn)代社會(huì)中，管理是最重要的高風(fēng)險(xiǎn)職業(yè)之一，自2007年以來(lái)的大規(guī)模多元化的危機(jī)就是一個(gè)清楚的證明。因此，一個(gè)相應(yīng)的責(zé)任是必不可少的。在管理中，責(zé)任是道德核心。它始于對(duì)自身專業(yè)技能的責(zé)任。

高效管理的有效溝通

與傳統(tǒng)觀點(diǎn)相反，我認(rèn)為溝通不是一項(xiàng)管理任務(wù)，而是一種媒介，一種讓管理者有能力實(shí)現(xiàn)有效性的媒介。有效的溝通有其自身的自然法則。這些法則首先決定了一種能力，作為管理者得到理解的能力。

有效管理的不同應(yīng)用

人們需要多種管理類型嗎，例如創(chuàng)新型管理或者跨文化管理？我的回答是否定的，因?yàn)橹挥幸环N效率類型。有效的管理是正確和良好的管理。這是普遍適用的，與文化差異和特征無(wú)關(guān)，在其他關(guān)系中也具有同樣的重要性。

因此，正確的管理是普遍相同的，但其困難程度卻不是普遍相同的。因此，有必要對(duì)困難程度不同的管理的使用情況加以研究。原則上有這樣的以下四種情況。

區(qū)分已知的和新的

在我的標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，已知的（操作）和新的（創(chuàng)新）之間沒有不同的管理，但是他們對(duì)于有效管理（見圖1）需要掌握專業(yè)技能的程度不同。創(chuàng)新管理和實(shí)踐工作所要求的任務(wù)和工具相同，但是是在高超技藝的更高水平上。所以這不是不同，只是困難得多。

區(qū)別管理任務(wù)和事務(wù)任務(wù)

事務(wù)任務(wù)與管理任務(wù)要求的知識(shí)完全不同。因此，有必要把這兩種類型區(qū)分開來(lái)。在一家工業(yè)企業(yè)中，典型的事務(wù)任務(wù)是，例如營(yíng)銷、賬務(wù)和生產(chǎn)這樣的任務(wù)。而在一家醫(yī)院中，典型的事務(wù)任務(wù)大概是護(hù)理、外科和復(fù)原。

根據(jù)“管理圓輪”，必要的管理任務(wù)是：制定目標(biāo)、組織、決策、控制和評(píng)價(jià)，以及人的發(fā)展。事務(wù)任務(wù)區(qū)別很大，而管理任務(wù)通常都一樣。為了較好完成事務(wù)任務(wù)，必須有效地對(duì)其進(jìn)行管理。因此并非總需要兩種人，而最好的狀態(tài)是，培養(yǎng)一個(gè)解決事務(wù)任務(wù)的專家，并且讓他有效地管理自己的領(lǐng)域。

對(duì)管理網(wǎng)絡(luò)的管理：在組織中激發(fā)聰明才智

每個(gè)管理者都必須一直管理由其他人組成的一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，并且對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理（見圖2）。

這五個(gè)部分的每一部分都必須得到有效的管理，而且反過(guò)來(lái)又是普遍的“管理圓輪”的一個(gè)單獨(dú)的應(yīng)用領(lǐng)域。這個(gè)網(wǎng)絡(luò)是在整個(gè)組織中自我管理的核心。因此，管理圓輪也可以被理解為與生物學(xué)中的遺傳代碼類似。它使在組織中的聰明才智得到激發(fā)，并為其提供方向、速度和聯(lián)系。

管理不同的組織階層

有效性的標(biāo)準(zhǔn)模型也適用于一個(gè)組織的所有管理階層（見圖3）。一個(gè)很大的優(yōu)勢(shì)是，該模型的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)不可改變。

結(jié)語(yǔ)

我把有效的、正確和良好的管理視為那些能讓所有企業(yè)的組織和系統(tǒng)得到運(yùn)行的社會(huì)職能。不好的和錯(cuò)誤的管理，相反地，是當(dāng)今危機(jī)期迄今為止仍未被發(fā)現(xiàn)的原因——我認(rèn)為，這是所有原因中最重要的一個(gè)。在我的“管理圓輪”中，正確和有效的管理是——如果人們理解了它的內(nèi)涵——如今系統(tǒng)控制論的復(fù)雜性管理，因?yàn)橹挥羞@個(gè)管理才能讓數(shù)百萬(wàn)管理者戰(zhàn)勝“21世紀(jì)的偉大變革”。這給他們手里遞上了必要的導(dǎo)航系統(tǒng)，并且首先也給他們提供了最有力的工具，幫助他們停止危機(jī)，并將其轉(zhuǎn)化為新的機(jī)遇。 （本文由“瑞士馬利克管理中心（北京）”（www.mzsg.com）特別提供）