房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用工作常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

李萍

[摘 要] 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用工作與人們的日常生活息息相關(guān)，房地產(chǎn)檔案部門應(yīng)積極完善工作以滿足人們的需求。本文分析了在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用工作中存在的工作人員能力不足和檔案管理方式有缺陷等問(wèn)題，提出了提高工作人員的素質(zhì)和加強(qiáng)權(quán)屬檔案管理的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞] 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案； 問(wèn)題； 對(duì)策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 06. 052

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）06- 0086- 02

0 引 言

隨著房地產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)量在猛增，人們對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的查詢和管理也越來(lái)越來(lái)頻繁，這對(duì)房地產(chǎn)檔案部門的要求就提高了。近年來(lái)在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用工作中存在著不少的問(wèn)題，影響了人們正常工作生活，改進(jìn)相關(guān)部門的服務(wù)工作已經(jīng)成為了一個(gè)不可忽視的問(wèn)題。

1 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案服務(wù)觀念有待轉(zhuǎn)變

我國(guó)的房地產(chǎn)檔案管理服務(wù)工作，大部分針對(duì)的是特定用戶，主要有房地產(chǎn)管理部門和司法部門，其服務(wù)的范圍比較小。而普通的法人和自然人只能對(duì)本人的房地產(chǎn)檔案進(jìn)行查詢。若是民眾需對(duì)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題進(jìn)行查詢，管理部門一般會(huì)以保護(hù)產(chǎn)權(quán)人個(gè)人隱私等為由，將其拒絕。并且在所提供的信息服務(wù)工作中，通常應(yīng)用被動(dòng)的服務(wù)方式，缺乏主動(dòng)性的工作。但這樣的意識(shí)觀念現(xiàn)已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)房地產(chǎn)信息的應(yīng)用需求。

1.2 房地產(chǎn)檔案的管理方式缺乏時(shí)代性

在近幾年來(lái)，我國(guó)的房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展極為迅速，在每年均有數(shù)以萬(wàn)計(jì)的檔案產(chǎn)生。但就目前而言，少數(shù)房地產(chǎn)管理部門，在檔案管理方面仍然存在一定的滯后性，主要表現(xiàn)為檔案的信息化建設(shè)缺乏效率，并且在數(shù)字化方面的建設(shè)較為落后，更有甚者，部分部門積壓大量的陳年檔案，未及時(shí)將其錄入到管理系統(tǒng)中，并且少數(shù)的檔案還需通過(guò)手工查詢，制約了檔案的應(yīng)用效率。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的軟件、設(shè)備等處于不斷升級(jí)和更新中。為此，導(dǎo)致大量的檔案信息在轉(zhuǎn)換中遺失或是關(guān)系變換。如，雖然切實(shí)存在相關(guān)的檔案，但因?yàn)橹饔^原因、技術(shù)原因和客觀原因，致使相關(guān)的信息不能夠被檢索出，甚至找出錯(cuò)誤的信息。

1.3 檔案的信息質(zhì)量管理不完善

由于我國(guó)的房地產(chǎn)信息管理工作是由不完善到完善的過(guò)程，在其過(guò)程中，造成目前的房地產(chǎn)信息管理存在一定的缺陷，嚴(yán)重影響到檔案的質(zhì)量。主要表現(xiàn)為登記信息不全面和不準(zhǔn)確，例如已被拆除的房屋未得到及時(shí)的注銷，以及已建成的房屋信息未進(jìn)行登記管理，并且在檔案信息管理中，也未對(duì)其進(jìn)行記載；其次表現(xiàn)為所登記的身份信息不準(zhǔn)確，或是不全面；再次表現(xiàn)為房屋的描述與實(shí)際情況不相符；最后表現(xiàn)為因?yàn)榈怯浾叩男彰写嬖谏ё侄鴮?dǎo)致的信息不完整，或是登記中的上下手信息缺乏關(guān)聯(lián)性。

1.4 房地產(chǎn)檔案信息的服務(wù)工作具有狹隘性

在目前的房地產(chǎn)信息服務(wù)工作中，大多的管理部門提供的服務(wù)，大多為復(fù)印或查詢房地產(chǎn)原件，或是通過(guò)計(jì)算機(jī)查詢，或是為用戶提供相應(yīng)的房地產(chǎn)證明等。但就目前的發(fā)展，其傳統(tǒng)的方式已不能夠滿足如今人們的需求。而應(yīng)當(dāng)多進(jìn)行房地產(chǎn)檔案或史料的匯編，或是結(jié)合房地產(chǎn)的有關(guān)內(nèi)容，進(jìn)行參考資料的編寫，或是開(kāi)通電話咨詢和網(wǎng)上查詢的業(yè)務(wù)，但由于缺乏這一類的工作，致使大多檔案信息不能夠有效及時(shí)地發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。

1.5 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍不高

由于缺乏對(duì)房地產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍的管理和建設(shè)，以及在人員管理中缺乏綜合管理，大多部門較為重視前臺(tái)的登記業(yè)務(wù)工作，但往往忽視了對(duì)檔案管理工作人員的應(yīng)用管理，致使檔案管理人員大多為學(xué)歷低、年紀(jì)大并且缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)了解的人員，致使檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍較低。通常只能夠完成日常的工作。同時(shí)，在一定程度上也造成了房地產(chǎn)檔案管理工作方式單一、服務(wù)內(nèi)容老化等問(wèn)題。

2 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用的優(yōu)化措施

在房地產(chǎn)檔案管理中，首先要求相應(yīng)的管理部門應(yīng)意識(shí)到管理工作的重要性，其與人們的生活息息相關(guān)。為此，為滿足社會(huì)的發(fā)展需求的，應(yīng)樹(shù)立起檔案管理的民生意識(shí)。提高人們對(duì)檔案需求的認(rèn)識(shí)，采用主動(dòng)服務(wù)的方式，關(guān)注民生。

2.1 促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升并適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求

為促進(jìn)的檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，需在實(shí)踐學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行有效的培訓(xùn)，最終達(dá)到全面掌握檔案管理知識(shí)的目的，主要內(nèi)容包括檔案保護(hù)技術(shù)、檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)和檔案應(yīng)用理論知識(shí)，保證檔案管理人員能夠做好檔案的管理、收集和應(yīng)用工作，并促進(jìn)協(xié)調(diào)組織能力、歸納能力和編輯寫作能力的提升。對(duì)于有條件的部門，還可聘請(qǐng)專門的檔案管理人員，充分發(fā)揮其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)管理工作的提升。

2.2 促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)并轉(zhuǎn)化檔案管理的工作模式

促進(jìn)房地產(chǎn)的信息化管理，主要包含兩方面的內(nèi)容： ① 檔案原件的管理； ② 檔案數(shù)據(jù)來(lái)源的管理。

房地產(chǎn)的檔案原件屬于權(quán)屬登記中的原始資料，具有無(wú)法取代的應(yīng)用意義，為房地產(chǎn)權(quán)屬中最具法律效率，以及檔案數(shù)據(jù)的重要來(lái)源。就房地產(chǎn)檔案原件的管理而言，可對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化的處理，結(jié)合掃描技術(shù)或數(shù)碼照相機(jī)實(shí)施每一份檔案的處理，同時(shí)將其放置到具有有機(jī)聯(lián)系，并應(yīng)用圖片的方式進(jìn)行儲(chǔ)存。在查詢時(shí)，可通過(guò)計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行查詢，并且可以對(duì)每一個(gè)原始檔案的頁(yè)面進(jìn)行打印，同時(shí)通過(guò)對(duì)用戶使用權(quán)限的設(shè)置，以滿足不同用戶的不同需求。不但能夠促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作的高效運(yùn)行。并能夠?qū)⒐芾沓杀窘档汀?/p>

因?yàn)榉康禺a(chǎn)的信息來(lái)自房地產(chǎn)的等級(jí)管理信息系統(tǒng)，經(jīng)歸檔和入庫(kù)等處理后，得到電子檔案數(shù)據(jù)，其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)為查詢快捷，并具備管理和統(tǒng)計(jì)等功能。

2.3 提升房地產(chǎn)檔案信息的提取工作增加信息質(zhì)量和館藏?cái)?shù)量

為提升的房地產(chǎn)檔案的信息質(zhì)量，并加強(qiáng)收集工作，充實(shí)檔案信息的數(shù)量，應(yīng)拓寬收集的渠道，進(jìn)而建立其內(nèi)容豐富、門類齊全并且科學(xué)的檔案館藏體系?？膳c建設(shè)管理、城市規(guī)劃和住房保障等部門建立起相應(yīng)的聯(lián)系渠道，確保能夠?qū)⒃谏鲜霾块T中產(chǎn)生的相關(guān)房地產(chǎn)信息納入館藏。同時(shí)還需對(duì)聲像檔案的收集提高重視。另外，對(duì)于典型小區(qū)建設(shè)、舊城區(qū)改造，以及大型建設(shè)項(xiàng)目等，需組織人員對(duì)其進(jìn)行實(shí)地拍攝、記錄，保留其歷史意義。

為促建信息化的管理，首先應(yīng)注重?cái)?shù)字化的實(shí)現(xiàn)。需在登記錄入工作中，并對(duì)信息的質(zhì)量進(jìn)行控制。為此，應(yīng)制定相應(yīng)的錄入標(biāo)準(zhǔn)，繼而嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施錄入工作。例如在房屋位置的描述中，應(yīng)注重完整性，可采用這樣的方式“××路×號(hào)”。確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)針對(duì)固有的檔案，可分批變更和完善，對(duì)原有的信息進(jìn)行更正，并補(bǔ)充新的信息，促進(jìn)信息質(zhì)量的改善，提升查詢的效率。

2.4 促進(jìn)服務(wù)方式的多樣化

為促進(jìn)檔案服務(wù)工作的多樣化，要求管理人員把人們的需求進(jìn)行連接，并將其作為服務(wù)的導(dǎo)向，在嚴(yán)格遵守保密規(guī)范的前提下，將其服務(wù)應(yīng)用于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并促使房地產(chǎn)檔案的價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

（1） 通過(guò)電視和報(bào)紙等新聞媒體，對(duì)房地產(chǎn)檔案的應(yīng)用實(shí)例進(jìn)行宣傳?？赏ㄟ^(guò)房地產(chǎn)圖片展覽和實(shí)物展覽等形式，對(duì)其館藏進(jìn)行宣傳，進(jìn)而提升房地產(chǎn)檔案管理的知名度，增進(jìn)其應(yīng)用效率。為此，可設(shè)置專門的信息咨詢機(jī)構(gòu)，結(jié)合電話咨詢、現(xiàn)場(chǎng)咨詢和網(wǎng)絡(luò)咨詢的方式，為用戶提供具有使用權(quán)限的信息。

（2） 促進(jìn)信息的開(kāi)發(fā)。在信息開(kāi)發(fā)中，較為常用的方法為編研，即對(duì)檔案信息進(jìn)行提煉、加工和匯集等深層次的開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)原有信息的針對(duì)性、指導(dǎo)性、專題性和系統(tǒng)性，促進(jìn)更大經(jīng)濟(jì)效益的產(chǎn)生。如對(duì)某一城市的商場(chǎng)房交易情況按照季度或月份進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可對(duì)其走勢(shì)和市場(chǎng)狀況進(jìn)行清晰的了解，在房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)投資和政府部門制定相關(guān)措施中，具有重要的應(yīng)用價(jià)值。

（3） 信息聯(lián)網(wǎng)。為實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息管理的信息聯(lián)網(wǎng)，可建立起市級(jí)、縣區(qū)等信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并逐步實(shí)現(xiàn)全國(guó)，甚至全國(guó)的房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，并將其向社會(huì)公開(kāi)，可提供公開(kāi)服務(wù)的業(yè)務(wù)。同時(shí)，還需同規(guī)劃、拆遷、建設(shè)和物業(yè)等實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)。并建立起房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息，或是網(wǎng)站，促進(jìn)更大程度的信息共享。在確保檔案信息安全的前提下，促進(jìn)多元化、全方位網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)模式的建立，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作有效性的提升。

3 結(jié) 語(yǔ)

總而言之，房地產(chǎn)檔案部門要切實(shí)提高檔案管理人員的能力素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理工作的完善，積極采用信息化方式建設(shè)，并努力尋求多渠道利用方式以供人們使用。這樣才能更好地體現(xiàn)部門的職能，使檔案管理工作更好地服務(wù)人們，為房地產(chǎn)業(yè)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

主要參考文獻(xiàn)

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