淺談企業(yè)采購風險防控

嚴琦

【摘 要】現(xiàn)代企業(yè)競爭越來越激烈，成本控制成為企業(yè)競爭力的重要組成部分，采購業(yè)務是企業(yè)正常運轉(zhuǎn)所必要的環(huán)節(jié)，企業(yè)要獲得較多的利潤，就需要不斷降低采購成本，在采購過程中企業(yè)會面臨各種風險，包括采購渠道、采購質(zhì)量、采購價格等，這些風險要素都會影響到企業(yè)的生存和發(fā)展。因此，企業(yè)在經(jīng)營時，要特別的注重采購風險的防范和控制，本文從外因與內(nèi)因方面識別采購風險，并針對風險的不同類型提出相應的風險防范與控制措施，以促進企業(yè)更好的發(fā)展。

【關鍵詞】企業(yè)；采購風險；控制

現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境正在發(fā)生巨大改變，許多行業(yè)競爭趨于白熱化，成本管理是企業(yè)立足市場，提高自身競爭力的必要手段。而采購成本往往是成本構成的最主要部份，對企業(yè)的經(jīng)營成本起著至關重要的影響。在生產(chǎn)制造型企業(yè)，精細化采購管理是企業(yè)運營的一項重要職能。采購流程包括制定采購計劃、評審合格供貨商、招標和詢價、簽訂合同、驗收付款等環(huán)節(jié)，在這個過程中企業(yè)會看重低價策略，在符合企業(yè)需求的基礎上獲得原料與設備，但是每一個環(huán)節(jié)都面臨不同的風險，相互之間也會互為影響，，因此企業(yè)要對采購過程中存在的風險有一個深刻的認識，以便在采購過程中作出正確的判斷，有效防范和控制風險，提高產(chǎn)品質(zhì)量的同時保證其經(jīng)濟效益。

一、企業(yè)采購風險

企業(yè)采購涉及多項活動，在采購過程中也會受到市場環(huán)境等的影響，所以面臨多種的風險，結合企業(yè)的類型和特點，我們可以對風險要素進行梳理和識別。

1.風險識別

從企業(yè)采購內(nèi)部因素來看，主要由企業(yè)自身原因與采購管理內(nèi)部因素造成的風險，主要包括計劃風險、庫存風險、驗收風險與責任風險等。

計劃風險是指企業(yè)在進行采購活動前都會根據(jù)實際需要制定采購計劃，但是為制定計劃而進行的調(diào)查與預估可能會與實際需要有偏差。另外，采購管理人員規(guī)劃管理方式不一定正確與科學，造成計劃存在風險。

庫存風險是指采購量難以把握，如果采購量不能滿足企業(yè)生產(chǎn)的需要，會導致生產(chǎn)中斷，繼而影響后續(xù)的銷售造成損失；采購量過多會導致原料積壓，使得大量資金留存在庫中，不能很好的運轉(zhuǎn)等。

驗收風險是采購后發(fā)生數(shù)量減少以及貨物規(guī)格不符的情況，可能是驗收人員檢查不仔細或者計量儀器出錯等；原料的質(zhì)量不合格，購買的原料中有不合格的產(chǎn)品，導致后續(xù)生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量不好，影響產(chǎn)品銷售等。

責任風險是指挑選供貨商、商談價格以及簽訂合同等存在的風險，很多時候是因為工作人員工作不到位而造成的風險，比如：采購人員獲取回扣等而選擇質(zhì)量不合格的商家供貨引發(fā)風險；合同制定不夠嚴謹與合理，權責就清或有重大疏漏，導致后期與供貨商發(fā)生糾紛等引發(fā)風險等，需要特別注意與防范。

從外部因素來看，外部環(huán)境比較復雜，導致風險的原因一般是難以避免的，主要包括以下幾個方面：

市場環(huán)境變化，采購人員認為價格合理的情況下進行采購，但是因為市場因素的變化使得價格下跌；市場環(huán)境不滿足招標要求，或供應商相互勾結，操縱投標環(huán)境，將價格抬高而帶來風險。

意外風險，在采購過程中發(fā)生地震、暴風雨、洪水等自然災害或者政治暴動、火災等突發(fā)事故而造成的風險，這是企業(yè)與供貨商都無法避免的情況。

合同風險，主要是以虛假的合同主體與企業(yè)訂立合同，以造假的產(chǎn)權證明、票據(jù)等為合同擔保，供應商在得到貨款或者預付款項后攜款逃走等。

技術風險，在現(xiàn)代技術更新快速的情況下，技術變化也給采購帶來很大的風險，一是企業(yè)采購物資后，產(chǎn)品因為技術進步對原材料的質(zhì)量要求發(fā)生變化，原來購進的材料不能使用，二是新產(chǎn)品的研發(fā)周期縮短，之前購買的材料不能適應新產(chǎn)品而被淘汰造成采購風險。

2.風險評估和應對策略

企業(yè)根據(jù)采購風險要素的識別結果，按照風險影響的程度和風險發(fā)生的可能性兩個維度，對風險要素進進行風險評估，一般可以將每個維度的分值用1-5表示，兩者的乘積即是風險得分。以此確定本企業(yè)最重要的采購風險點，并有針對性制定應對策略。風險應對策略分為四種：規(guī)避風險、接受風險、降低風險、分擔風險。一般來說，企業(yè)應對內(nèi)部可控因素采取規(guī)避、降低的策略，而對于外部不可控因素，可以結合實際情況，考慮接受風險和分擔風險，例如，簽定保險合同，就是分擔轉(zhuǎn)移企業(yè)采購意外風險的一種策略。

二、企業(yè)采購風險的防范與控制

1.企業(yè)采購風險內(nèi)部因素防控措施

（1）加強內(nèi)部控制體系設計

企業(yè)加強風險管理的基礎是完善企業(yè)內(nèi)部控制體系，從職能設計到制度流程，形成一個有機整理，構建良好的控制環(huán)境至關重要。企業(yè)各個部門之間相互監(jiān)督與控制，將不兼容的職務分離控制、授權控制等，設置合理的崗位，明確職責權限，形成相互制衡的機制，比如：將采購與定價分開，這樣可以避免同一個人進行采購與詢價帶來的舞弊風險，將其職務與實施工作分開，相關人員進行權責以內(nèi)的職責，承擔相應的責任，加強內(nèi)部控制可以很好的防范與控制風險。

（2）制定合理科學的采購計劃

企業(yè)在采購前要根據(jù)實際情況認真的制定合理的采購計劃，要有具體的采購步驟，在制定計劃的過程中根據(jù)企業(yè)計劃生產(chǎn)的目標以及庫存情況進行計劃，合理的進行安排，比如制訂安全庫存量、根據(jù)物資緊俏程度或降價速度分期或集中購進原材料，使得購進的成本更加合理，采購計劃必須納入預算管理中，由負責人審批后才可以執(zhí)行，還要對供應商的選擇進行規(guī)劃和考評，選擇出質(zhì)量和成本都能滿足企業(yè)需要的供應商，要給供應商一個公平、公正的競爭環(huán)境。

（3）采購申請與計劃審批

企業(yè)建立采購申請與審批制度，根據(jù)實際需要以及原材料的類型事先申請，在核查批準后再由采購部門制定科學的計劃，對于同類材料可以統(tǒng)一標準購買，建立通用材料清單，減少非標準物料的采購。在審核時要考慮到預算以及庫存等多種因素，嚴格的進行審核，如果有必要可以對預算進行相應的調(diào)整，待審核通過后再按計劃進行采購，不符合采購要求的可以進行調(diào)整后再申請。根據(jù)采購金額和采購物料對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營影響的重要程度，分別設置審批權限，對于企業(yè)影響重大的采購行為，應提至企業(yè)高層決策。

（4）考慮價格因素

在進行采購之前要對市場環(huán)境進行考察，根據(jù)現(xiàn)實情況確定合理的價格，考慮到多種因素對其影響，防止購買后降價或者供應商故意抬高價格的情況出現(xiàn)，對于要求很高、標準很穩(wěn)定的原料可以有穩(wěn)定的采購計劃，價格變化也不會很大，可以采用招標、談判等手段尋找合理價格的供應商，對于市場上同類產(chǎn)品的價格走向有一個分析與把握，由專門的人員對其進行建模研究，盡量保證價格偏差不會很大。

（5）訂立采購合同

企業(yè)在簽訂合同之前要對擬好的協(xié)議進行檢查與核對，對擬定協(xié)議的供應商進行全面考察，包括其資格、信用狀況、經(jīng)營情況等，對其進行風險評估，防止在簽訂合同后發(fā)現(xiàn)受騙等情況，保證供應商對合同的履行能力；合同中對各項條款，確定的供應商、采購價格、貨款支付等要給予詳細準確的描述，明確雙方的權利責任，盡量保證原料在驗收時與合同規(guī)定統(tǒng)一。在企業(yè)內(nèi)部建立重大合同評審機制，以防范合同糾紛產(chǎn)生的法律風險。

（6）驗收與付款

要配備專業(yè)人員對購進的貨物進行核對與檢查，根據(jù)相應單據(jù)與合同、票據(jù)上的數(shù)量、規(guī)格以及其他要求進行核對，對合格產(chǎn)品填寫合格資料與入庫單據(jù)，對于延后或者退換貨等其他情況要及時采取措施，帶來損失的進行相應的索賠。建立完善的付款機制，確認無誤后即可支付款項，對于付款期限以及達到什么條件才付款要在合同簽訂環(huán)節(jié)有所規(guī)劃。

2.企業(yè)采購風險外部因素防控措施

（1） 建立預警機制

企業(yè)采購外部因素導致的風險一般很難控制，要積極的建立預警機制，對供應商所處的政治經(jīng)濟及自然環(huán)境進行持續(xù)監(jiān)控與評估，建立同種物料由2家以上供應商備貨機制。對于貨物運輸過程重點監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時通報，盡量把風險降低到最小，建立風險應急和災害恢復機制，一旦發(fā)生風險可以立馬采用預備方案，積極的應對風險，從而減小損失。

（2）進行技術更新

企業(yè)發(fā)展依靠技術的發(fā)展，要及時的更新企業(yè)生產(chǎn)技術，進行技術創(chuàng)新，，優(yōu)化材料選擇，從材料的通用性、可替代性、低成本方面考慮對采購物料的控制，節(jié)約企業(yè)資源從而減小企業(yè)采購風險。

總之，企業(yè)采購風險防范與控制是企業(yè)完善經(jīng)營管理的重要保證，通過持續(xù)降低企業(yè)采購成本，減少材料的浪費與堆積，加強對采購過程的規(guī)劃與監(jiān)控，防范與控制每個環(huán)節(jié)的風險，從而將采購風險降到最低，最終實現(xiàn)企業(yè)采購價值最大化的目標。

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