企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)訓(xùn)的有效教學(xué)

黃玉娟

摘 要： 隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)管理者的檔案保管意識(shí)越來(lái)越重視，許多中小企業(yè)到校招聘文員時(shí)一般要求應(yīng)聘人員不僅具備財(cái)會(huì)核算能力，還要具備文檔管理能力。然而，目前大多數(shù)中職學(xué)校在會(huì)計(jì)模擬實(shí)訓(xùn)教學(xué)中，多側(cè)重會(huì)計(jì)核算，而忽視會(huì)計(jì)檔案管理這一環(huán)節(jié)。怎樣有效指導(dǎo)學(xué)生掌握會(huì)計(jì)檔案管理的操作技能，增強(qiáng)學(xué)生的工作適應(yīng)能力，是中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)訓(xùn)教學(xué)中存在的普遍問題。

關(guān)鍵詞： 中職教育 會(huì)計(jì)檔案管理 實(shí)訓(xùn)教學(xué)

會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)日常事務(wù)中不可或缺的憑證和參考。近年來(lái)，企業(yè)招聘文員會(huì)有“懂整理和保管會(huì)計(jì)檔案”等方面的要求，可見企業(yè)管理者對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管意識(shí)的重視。然而，目前大多數(shù)中職學(xué)校在會(huì)計(jì)模擬實(shí)訓(xùn)教學(xué)中，多側(cè)重會(huì)計(jì)核算，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理這一環(huán)節(jié)較為忽視，學(xué)生到企業(yè)實(shí)習(xí)時(shí)，無(wú)從入手。依據(jù)會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔制度中的規(guī)定：會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)部門每年負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門暫保管一年，期滿后由財(cái)務(wù)部門編制清冊(cè)移交綜合檔案室。因此，我們應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)訓(xùn)教學(xué)。

一、中職會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)訓(xùn)教學(xué)的現(xiàn)狀

1.會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)模擬實(shí)訓(xùn)教學(xué)內(nèi)容的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)要求學(xué)生學(xué)會(huì)會(huì)計(jì)檔案管理。由于實(shí)習(xí)時(shí)間緊，內(nèi)容多，教師一般只教學(xué)生折疊、裝訂憑證，對(duì)如何保管鮮有教學(xué) 。

2.由于沒有單位背景支持，實(shí)訓(xùn)時(shí)一般選用會(huì)計(jì)模擬實(shí)訓(xùn)資料作為立卷材料。由于不需要學(xué)生收集，因此學(xué)生的檔案收集意識(shí)不強(qiáng)。

3.隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，會(huì)計(jì)檔案管理信息化代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工工作是必然趨勢(shì)，而目前，會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)訓(xùn)教學(xué)仍采用傳統(tǒng)教學(xué)方式。

4.現(xiàn)在的中職生在擇業(yè)時(shí)，傾向選擇專業(yè)對(duì)口的崗位，如會(huì)計(jì)專業(yè)學(xué)生，他們的擇業(yè)范圍往往定位在會(huì)計(jì)或出納，至于文職，他們不感興趣，認(rèn)為文職跟打雜無(wú)異，這樣自然會(huì)影響學(xué)習(xí)態(tài)度，從而影響課堂教學(xué)質(zhì)量。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的流程

怎樣才能更好地指導(dǎo)學(xué)生掌握會(huì)計(jì)檔案管理的技能，我們可按以下步驟教學(xué)，如圖1所示：

圖1

三、如何有效指導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)訓(xùn)

1.收集會(huì)計(jì)模擬實(shí)訓(xùn)資料。收集是檔案工作的起點(diǎn)，沒有材料意味著不能管理?，F(xiàn)行中職學(xué)校使用的會(huì)計(jì)模擬實(shí)訓(xùn)資料一般要求學(xué)生完成從填制憑證→登記賬簿→編制報(bào)表的賬務(wù)處理過程，其內(nèi)容相當(dāng)于一個(gè)企業(yè)一個(gè)月的業(yè)務(wù)量，資料比較齊全。實(shí)訓(xùn)時(shí)，學(xué)生基本是人手一套，為確保完整，從實(shí)訓(xùn)材料下發(fā)第一天起，就要求實(shí)訓(xùn)班級(jí)按人數(shù)分組，每組指派一名組長(zhǎng)，定期回收實(shí)訓(xùn)材料，回收時(shí)填寫材料移交清冊(cè)，這樣可促進(jìn)學(xué)生對(duì)檔案收集工作的認(rèn)知和學(xué)習(xí)。

2.巧用任務(wù)法，引導(dǎo)學(xué)生歸納分類標(biāo)準(zhǔn)。以任務(wù)為驅(qū)動(dòng)，更能有效培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力。實(shí)訓(xùn)一開始，教師就可給每組布置任務(wù)：

任務(wù)一：分一分，比一比，看看哪組能以最快速度把桌面上的會(huì)計(jì)資料分門別類擺放好。學(xué)生接到任務(wù)后，能準(zhǔn)確地把憑證、賬簿、報(bào)表分成三堆擺在桌面。

任務(wù)二：查一查，業(yè)務(wù)發(fā)生的年度？“2012年”。

任務(wù)三：歸一歸，分類依據(jù)是什么？學(xué)生分組討論后會(huì)得出：報(bào)表（9.1）—2012；賬簿（9.2）—2012；憑證（9.3）—2012，也就說在分類時(shí)按類別—年度進(jìn)行分類。

此時(shí)，馬上給學(xué)生予鼓勵(lì)，提高學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。

3.運(yùn)用講解、演示法，指導(dǎo)學(xué)生對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理。怎樣才能把面前的檔案整理好？當(dāng)學(xué)生求知欲望被激發(fā)起來(lái)時(shí)，教師可借助實(shí)訓(xùn)材料，邊講解邊演示。教師在這個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)注意讓學(xué)生聽懂并能操作，例如：在整理過程中要提醒學(xué)生注意區(qū)別記賬憑證及原始憑證，如發(fā)現(xiàn)原始憑證在折疊時(shí)不合規(guī)格，應(yīng)重新折疊，又如發(fā)現(xiàn)裝訂的憑證采用鋁釘裝訂時(shí)，應(yīng)先告知企業(yè)財(cái)務(wù)人員，征求同意后再用棉線重新裝訂。再如在講到憑證拆訂后重新用棉線裝訂時(shí)，教師可演示怎樣穿線、包三角邊、蓋章封口、如何給每卷憑證編號(hào)、怎樣填寫盒脊背內(nèi)容、有序裝柜等一系列操作方法。

實(shí)踐可以調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性，此時(shí)，可安排學(xué)生整理會(huì)計(jì)檔案。由于學(xué)生間存在個(gè)體差異，因此教師應(yīng)對(duì)學(xué)生實(shí)操的過程進(jìn)行實(shí)時(shí)質(zhì)量監(jiān)控，對(duì)實(shí)操能力較差的同學(xué)及時(shí)教導(dǎo)并鼓勵(lì)；對(duì)實(shí)操能力較強(qiáng)的同學(xué)，及明表?yè)P(yáng)，形成互助學(xué)習(xí)小組，增強(qiáng)學(xué)生之間的合作協(xié)調(diào)能力，同時(shí)也為他們步入社會(huì)奠定基礎(chǔ)。

4.創(chuàng)設(shè)問題情境，增強(qiáng)學(xué)生的會(huì)計(jì)檔案保管意識(shí)。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管工作是一項(xiàng)經(jīng)常性的細(xì)致工作，檔案保管的意義在于一要維護(hù)其完整與安全，二要最大限度地延長(zhǎng)其壽命。讓學(xué)生掌握一定的檔案保管知識(shí)和技巧是有必要的。啟發(fā)性是課堂問題的靈魂，教師要適當(dāng)運(yùn)用機(jī)智進(jìn)行設(shè)問。例如：

情境：在實(shí)操期間，一名學(xué)生不小心打翻水杯，將整卷憑證弄濕，可設(shè)問：

（1）憑證濕了，你怎么辦？結(jié)果，有的同學(xué)說將憑證拿到太陽(yáng)下曬，有的同學(xué)說用電吹風(fēng)吹干。

（2）憑證放在太陽(yáng)下曬，紙張會(huì)變成怎樣？“變舊，紙很脆”。

（3）這樣會(huì)造成什么后果？“紙張容易損壞，字跡會(huì)模糊”。

（4）應(yīng)該怎樣處理才有利于長(zhǎng)期保存呢？ 同學(xué)們積極思考討論，結(jié)合教師的點(diǎn)評(píng)，最后得出：自然晾干后重新復(fù)印一卷，加蓋“與原件相符”印章并附在原件之后。

又如，當(dāng)發(fā)現(xiàn)學(xué)生的憑證有霉點(diǎn)時(shí)，可設(shè)問：“為什么會(huì)發(fā)霉？應(yīng)如何防治？”這樣，通過師生間的對(duì)話，既營(yíng)造了輕松和諧的課堂氣氛，又讓學(xué)生邊實(shí)操邊發(fā)現(xiàn)邊思考，學(xué)會(huì)了檔案保管防與治的基本技能。

四、利用信息技術(shù)促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)訓(xùn)有效教學(xué)

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的最終目的是能更好地利用會(huì)計(jì)檔案為企業(yè)服務(wù)。信息技術(shù)可為檔案利用者快速找到自己需要的檔案信息。所以，在編制會(huì)計(jì)檔案目錄表時(shí)，完全可以運(yùn)用EXCEL軟件建立數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行著錄，且查詢起來(lái)比較方便。如圖2所示：

圖2

現(xiàn)在，大部分中職學(xué)校的會(huì)計(jì)電算化課程與會(huì)計(jì)實(shí)訓(xùn)是分兩門課程教學(xué)的，并且會(huì)計(jì)實(shí)訓(xùn)多以手工完成為主，因此，在教學(xué)會(huì)計(jì)檔案管理這一環(huán)節(jié)時(shí)，讓學(xué)生上機(jī)實(shí)操就不太現(xiàn)實(shí)。但是，教師可結(jié)合其他課程：如辦公自動(dòng)化，安排學(xué)生在上機(jī)課時(shí)完成會(huì)計(jì)檔案目錄表的著錄，并通過OA平臺(tái)回收學(xué)生著錄的文件進(jìn)行批改、指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)訓(xùn)的有效教學(xué)。

實(shí)踐表明，運(yùn)用任務(wù)驅(qū)動(dòng)、講解等教學(xué)方法能有效提高會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)訓(xùn)的教學(xué)質(zhì)量，使單純的理論講授轉(zhuǎn)變?yōu)椤皠?dòng)”起來(lái)的課堂，這樣既開闊學(xué)生的視野，又使學(xué)生學(xué)會(huì)怎樣管理會(huì)計(jì)檔案，有利于教師提高專業(yè)水平。更重要的是，學(xué)生修完課程，走向企業(yè)實(shí)習(xí)時(shí)，對(duì)文職工作不再有排斥情緒，而是樂于接受。學(xué)生從“做”中學(xué)會(huì)知識(shí)，學(xué)會(huì)技能，學(xué)會(huì)做人。總之，隨著會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，給企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的更高要求，同時(shí)給教育工作們帶來(lái)更高的挑戰(zhàn)。讓學(xué)生掌握一定的會(huì)計(jì)檔案管理和計(jì)算機(jī)操作技能更能滿足企業(yè)的需求，我們應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)訓(xùn)教學(xué)這一環(huán)節(jié)予以重視。

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