淺談公證檔案管理發(fā)展及服務(wù)

孟爽

摘要：中國經(jīng)濟發(fā)展和社會發(fā)展取得了舉世矚目的成就，改革已經(jīng)進入深水區(qū)，受經(jīng)濟發(fā)展帶來的分配不公等因素影響，各種社會矛盾日顯突出，尤其是涉及經(jīng)濟領(lǐng)域的矛盾糾紛錯綜復(fù)雜，涉訴司法案件逐年遞增。因此，公證處能夠成為作風(fēng)過硬、認(rèn)真負(fù)責(zé)、勤勉為民、奉獻社會的全國文明公證處，其思想作風(fēng)建設(shè)和內(nèi)部管理制度建設(shè)是內(nèi)核，檔案工作是公證處檔案管理中非常重要的一部分。

關(guān)鍵詞：公證檔案；管理工作；問題分析；解決措施；檔案管理

一、公證處檔案管理的發(fā)展及提高影響力

我國現(xiàn)行的公證處在隊伍素質(zhì)、服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)質(zhì)量等諸多方面，已不適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展需要。公證檔案管理工作在新時期的發(fā)展必須從有利于為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基點出發(fā)，我們必須改變這種舊的運行模式，尋找到新的發(fā)展出路。新中國檔案管理的建設(shè)工作經(jīng)歷了曲折的發(fā)展道路，保存了國民黨的舊法體系，新中國社會主義法律體系的初步建立；新中國法律制度的不斷完善，到“文革”時期檔案保管曾一度缺失，再到中共十一屆三中全會以后法制建設(shè)的恢復(fù)和社會主義市場經(jīng)濟法律框架的形成，其間充滿了震古爍今的巨變。中國法律也由此進入了一個重建與迅速發(fā)展的歷史新時代，實現(xiàn)了從傳統(tǒng)體制下的人治型法律秩序向現(xiàn)代市場經(jīng)濟體制下的法治型法律秩序的轉(zhuǎn)型。過去老百姓的法律意識不高，對于公證更是了解甚少，老百姓辦事力求簡潔、省事和實在，與公證程序，公證條件發(fā)生了沖突。很多當(dāng)事人是為了另一目的來辦理公證的，如辦理分房協(xié)議公證是為了到房管部門辦理房產(chǎn)過戶手續(xù)。當(dāng)事人便為了公證書“迫不得以”來辦理公證，但一聽到需要各種證明材料，就大為惱火?？伤麄儾恢涝诖诉^程中，公證人員已為他們避免了將來可能出現(xiàn)的糾紛，做好公證檔案工作。在法制建設(shè)不斷進步下，司法制度逐步與國際接軌，公證法律服務(wù)正在深入千家萬戶，融入百姓的日常生活。以公信為本的中國公證事業(yè)充滿了生機，展現(xiàn)了廣闊的發(fā)展前景。公證業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)的收養(yǎng)、繼承、遺囑等民事公證，擴展到經(jīng)濟公證項目，如公司章程、金融、房地產(chǎn)、知識產(chǎn)權(quán)等社會生活領(lǐng)域。這就更需要檔案管理者以科學(xué)發(fā)展觀對待公證檔案的管理。嚴(yán)格把好關(guān)，檔案接收、立卷、分類、歸檔、整理、保管和查檔、調(diào)檔按照規(guī)定辦理公證檔案接交手續(xù)，注意檢查檔案材料是否齊全、裝訂規(guī)范，認(rèn)真做好檔案的防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防光和防高溫等工作，注意發(fā)現(xiàn)檔案保管過程中存在的問題，制訂改進的措施。遵守保秘，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的有關(guān)規(guī)定，確保公證卷宗質(zhì)量。公證質(zhì)量過硬，公證信譽才有影響力，公證事業(yè)才能健康良性發(fā)展，為構(gòu)建和諧社會提供強有效的公證法律保障，積極完善公證員誠信檔案。加強公證檔案管理，進一步規(guī)范和完善。認(rèn)真搞好公證檔案的立卷和歸檔，嚴(yán)格借調(diào)和查閱制度，妥善地保管和利用，才能更好地為社會服務(wù)，提高公證事業(yè)的影響力。

二、傳統(tǒng)的檔案管理與信息化檔案管理

傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、接收、立卷、分類、歸檔、查檔、調(diào)檔，其工作量巨大，步驟也繁瑣。建立檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成共享。檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)策略創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用。實施現(xiàn)代信息化檔案管理，使檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。實現(xiàn)檔案館藏檔案信息化，通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，接收電子文件進館，無論館藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，必須堅持規(guī)范性原則和法規(guī)，使電子文件的歸檔。如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)，信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。電子計算機管理系統(tǒng)、計算機網(wǎng)絡(luò)化的傳輸和發(fā)展，公證涉及面的擴大，專業(yè)技術(shù)強、涉及領(lǐng)域廣博，檔案管理者既要懂得其它自然科學(xué)、又要熟悉公證業(yè)務(wù)，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高公證的公信力和信息化檔案管理。

三、多元化知識管理及提高服務(wù)質(zhì)量

現(xiàn)代化的設(shè)備要人來操作，檔案工作信息化需要人實現(xiàn)。檔案管理者具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要，檔案管理者具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作者具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢的能力。檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)、相關(guān)知識，建立復(fù)合型人才群體和梯隊型人才結(jié)構(gòu)，為公證處樹立服務(wù)中心的大局意識，在舊城改造、征地拆遷、工程建設(shè)、重大案件處理積極發(fā)揮公證保障作用，為經(jīng)濟建設(shè)保駕護航。樹立服務(wù)社會的理念，積極服務(wù)新農(nóng)村建設(shè)，妥善解決在用人機制方面存在的理由，建立合理的用人機制，解決缺乏吸引力不能吸納更多的人才加入到公證隊伍的理由，在公證處檔案管理上科學(xué)管理，日臻完善檔案管理的責(zé)任意識和風(fēng)險意識強，思想認(rèn)識高，追求經(jīng)濟效益和社會效益，檔案管理規(guī)范到位，使公證事業(yè)的區(qū)域發(fā)展平衡，檔案管理者以積極的精神，更加奮進的意識，更加務(wù)實的作風(fēng)，扎扎實實工作，努力創(chuàng)造條件，積極做好檔案管理及服務(wù)工作。

提高和發(fā)展公證處檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)，為建設(shè)具有國際競爭力的技術(shù)服務(wù)。

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