淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性

劉海梅

[摘 要]隨著經(jīng)濟(jì)全球化和我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入，人力資源已成為企事業(yè)單位的核心資源，是提升其競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素，而人事檔案是企事業(yè)選人、用人、開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)。人事檔案在人力資源管理中有著很重要的作用，了解和打破人事檔案在事業(yè)人力資源管理中的現(xiàn)狀和困境，采取相應(yīng)的策略在企事業(yè)的人力資源檔案中發(fā)揮更大的作用，提高人事檔案在人力資源管理中的地位。完善人事檔案管理以實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的最優(yōu)開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)新時(shí)期的企業(yè)管理具有重要的研究?jī)r(jià)值。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；人力資源；管理中重要性

[中圖分類號(hào)]C962 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-6432（2014）38-0059-02

1 人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

人力資源管理就是對(duì)與一定物力相結(jié)合的人力運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行合理的組織、培訓(xùn)與調(diào)配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。人力資源管理的基礎(chǔ)是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優(yōu)劣將會(huì)對(duì)人力資源管理工作的有效性產(chǎn)生直接影響。

2 人事檔案管理對(duì)人力資源管理的促進(jìn)作用

2.1 人事檔案為人力資源開(kāi)發(fā)提供真實(shí)可靠的信息和數(shù)據(jù)

人事檔案是現(xiàn)代社會(huì)人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生的成長(zhǎng)歷程，可以說(shuō)，人一生中所發(fā)生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)新人，各盡其職，揚(yáng)長(zhǎng)避短，使人才得到充分的利用。

2.2 人事檔案對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)有促進(jìn)作用

（1）利用人事檔案有助于動(dòng)態(tài)分析員工的人生軌跡，從而預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿?。依?jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚(yáng)其長(zhǎng)，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮人才效力。

（2）利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理。

2.3 人事檔案為人力資源提供重要的依據(jù)

人事檔案為企事業(yè)單位的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。如績(jī)效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對(duì)員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。

2.4 人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置

隨著信息化、全球經(jīng)濟(jì)一體化加速和國(guó)內(nèi)法制體系的健全，以知識(shí)、信息、服務(wù)等為特征的新經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理實(shí)施了合理配置，進(jìn)而更好地促進(jìn)企事業(yè)的迅速發(fā)展。人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力資源不是靜止的，它隨著時(shí)間的推移、內(nèi)外環(huán)境的變化，會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源得到最佳配置。

2.5 人事檔案有助于制定合理的管理規(guī)劃

近年來(lái)，學(xué)界對(duì)人事檔案管理的研究主要集中于人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策、人力資源需求，并且對(duì)人力資源的預(yù)測(cè)更科學(xué)、規(guī)范，從而制定出合理的管理規(guī)劃。

2.6 使人力資源的管理水平得到提升

人力資源管理中，人事檔案管理是重中之重，因?yàn)槿耸聶n案管理工作中的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)的展開(kāi)都是圍繞人事檔案信息來(lái)的，所以人力資源的管理水平相應(yīng)的也得到應(yīng)有的重視，相應(yīng)的管理水平也有所提升。

3 人事檔案管理不善對(duì)人力資源管理的阻礙作用

雖然隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案管理較之以前有了很大的進(jìn)步，然而，人事檔案管理不善的問(wèn)題仍然存在并阻礙了人力資源管理，其負(fù)面作用主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

（1）虛假的檔案材料妨礙了人力資源合理配置檔案的基本特性，有時(shí)掩蓋了其真實(shí)性，如果沒(méi)有了真實(shí)性，人事檔案也就失去了利用價(jià)值。如今造假學(xué)歷、防偽學(xué)士學(xué)位證及個(gè)人簡(jiǎn)歷的偽造、虛報(bào)年齡事件等層出不窮，導(dǎo)致人事管理混亂重重，出現(xiàn)了許多不必要的麻煩。諸多不對(duì)稱的信息對(duì)未來(lái)人力資源配置的預(yù)測(cè)造成了重大的影響，并將使企業(yè)失去更多的人才。

（2）人事檔案材料分散，內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，降低了人力資源的效力。如今有些人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，無(wú)法體現(xiàn)個(gè)性特色，這種人事檔案對(duì)企業(yè)的選人、用人失去了真正意義上的參考價(jià)值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還會(huì)導(dǎo)致組織不必要的損失。因此大大降低了人力資源的效力，增加了企事業(yè)的管理成本。

（3）檔案材料管理手段落后，缺少時(shí)效性，降低了人力資源管理的效率。隨著信息全球化、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)不斷更新，人事檔案也在不斷地產(chǎn)生新的管理制度和體系。如果落后的管理制度不予以剔除，那么將阻礙新制度的發(fā)展，降低管理效率。如果不加強(qiáng)制度和技術(shù)更新，日新月異的社會(huì)，加上人員的流動(dòng)性巨大，將跟不上人事管理規(guī)劃的腳步，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和人力，工作效率低，只能被動(dòng)地接收信息。

4 完善人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)

人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎(chǔ)，提高人事檔案管理水平是維護(hù)組織人力資源管理、促進(jìn)人力資源可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

4.1 優(yōu)化人事檔案管理制度，增強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性和真實(shí)性

人事檔案管理的活動(dòng)中，應(yīng)該及時(shí)對(duì)不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度進(jìn)行改革，從而建立新的、適應(yīng)新形勢(shì)的、更為合理、更為科學(xué)的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理和考核，運(yùn)用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，及時(shí)對(duì)遺漏丟失的材料進(jìn)行檢索，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整性。

4.2 建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，提高人力資源管理的效率

人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。

5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。

5.1 充實(shí)人事檔案的內(nèi)容

在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些能夠反映個(gè)人綜合能力、素質(zhì)和由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核資料以及能夠反映個(gè)人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛(ài)好等個(gè)性化的材料。

5.2 增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性

真實(shí)性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對(duì)人員信息，剔除無(wú)效、虛假信息，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)信息分類儲(chǔ)備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫(kù)。這些數(shù)據(jù)庫(kù)由專人動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新個(gè)人信息。對(duì)于企業(yè)較為重要的人員應(yīng)更為詳盡地收集其個(gè)人信息。此外，現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段，以音像資料記錄個(gè)人信息，這樣，可以擴(kuò)展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。

6 加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性

人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料有選擇地、及時(shí)地補(bǔ)充到人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人的全部實(shí)際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。

7 加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理

人事檔案工作應(yīng)擺脫舊有模式，改變手工操作對(duì)策，大力引入現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)提供服務(wù)。傳統(tǒng)檔案以紙張為介質(zhì)，占用空間較大，保管環(huán)境要求較高；隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平臺(tái)，改變?cè)泄ぷ鲗?duì)策。企業(yè)可以將個(gè)人的檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺(tái)，形成資源共享。

8 切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進(jìn)企事業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證，切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)。同時(shí)，現(xiàn)有的檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求。人事檔案管理人員要有較高的政治素質(zhì)、嚴(yán)格的組織紀(jì)律性和良好的職業(yè)道德，必須加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的思想建設(shè)和業(yè)務(wù)水平，拓寬檔案管理人員的知識(shí)領(lǐng)域，使其能夠適應(yīng)新的、更高要求的檔案管理工作。同時(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地與各部門溝通、協(xié)作，從而能夠及時(shí)有效地獲得各種信息，更好地為企業(yè)或組織的人力資源管理和為高層的決策提供服務(wù)。

總之，人事檔案是企業(yè)或組織考察、了解和合理地使用人才的最重要依據(jù)，人事檔案的基本特性決定了其在組織的人力資源管理中的作用是不可替代的。此外，健全、規(guī)范和真實(shí)人事檔案管理對(duì)組織的人力資源建立與開(kāi)發(fā)也有著十分重要的作用。因此，要充分發(fā)揮人事檔案管理的積極作用，以促進(jìn)人力資源健康、和諧的發(fā)展。