淺談提高學(xué)校行政會(huì)議實(shí)效性

陳志良

學(xué)校行政會(huì)是學(xué)校管理中重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，是部署、總結(jié)和反思工作，集中班子智慧，形成管理共識(shí)，把學(xué)校科學(xué)的辦學(xué)理念轉(zhuǎn)化為辦學(xué)行為的重要渠道。有些學(xué)校由于缺乏科學(xué)有效組織，導(dǎo)致行政會(huì)的效率低下，甚至出現(xiàn)行政班子成員之間溝通不暢，產(chǎn)生不和諧的音符等現(xiàn)象。因此，如何開好行政會(huì)，發(fā)揮行政會(huì)議在學(xué)校管理中的重要作用，是每一位校長(zhǎng)必須要面對(duì)的一個(gè)課題。筆者結(jié)合這幾年的管理經(jīng)驗(yàn)，就如何提高行政會(huì)的實(shí)效談?wù)剮c(diǎn)體會(huì)。

一、嚴(yán)格會(huì)議要求，規(guī)范會(huì)議程序

行政會(huì)不但是學(xué)校工作研究部署、部門協(xié)調(diào)配合、集體總結(jié)反思的會(huì)議，更是班子成員相互學(xué)習(xí)、共同成長(zhǎng)的會(huì)議。因此，校長(zhǎng)不僅要讓班子成員充分認(rèn)識(shí)到行政會(huì)的作用，還要嚴(yán)肅紀(jì)律，保證行政會(huì)議的質(zhì)量，規(guī)范會(huì)議程序，提高行政會(huì)議效能。

規(guī)范會(huì)議的程序是開好行政會(huì)的基本要求，程序的安排要力求簡(jiǎn)約與實(shí)效。

1.一般周行政例會(huì)。大體可安排四個(gè)主要環(huán)節(jié)：第一環(huán)節(jié)，由校長(zhǎng)點(diǎn)評(píng)總結(jié)上周工作；第二環(huán)節(jié)，指導(dǎo)行政認(rèn)真審閱下周“周工作安排”，對(duì)跨部門的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)；第三環(huán)節(jié)，讓各部門分別就完成下周工作存在的問題和困難，提出意見建議，再由校長(zhǎng)進(jìn)行工作指導(dǎo)和決定；第四環(huán)節(jié)，校長(zhǎng)簡(jiǎn)要對(duì)行政會(huì)進(jìn)行小結(jié)，對(duì)主要工作進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。

2.重大工作研究、部署會(huì)。重大工作往往涉及的部門多、內(nèi)容雜，經(jīng)常需要以一個(gè)部門為主，多個(gè)部門配合。那么，擔(dān)任“龍頭”的部門應(yīng)事先制訂工作方案并經(jīng)校長(zhǎng)或校長(zhǎng)辦公會(huì)審閱過，然后提交行政會(huì)對(duì)方案進(jìn)行可行性研究。會(huì)議一般有三個(gè)程序：先由校長(zhǎng)或分管副校長(zhǎng)介紹背景、要求、目的和意義，再組織學(xué)習(xí)討論方案初稿，讓與會(huì)的行政班子成員充分發(fā)表意見，充分考慮實(shí)施過程的細(xì)節(jié)，最后明確工作的分工和責(zé)任部門（或責(zé)任人）。

3.重大決策事前的征求意見會(huì)。意見征求一般要遵循“自上而下再自下而上”的原則。會(huì)前，先將決策的思路與班子主要成員進(jìn)行交流，聽聽他們的建議，形成初步意見。會(huì)上，討論征求意見，辦公室匯總，形成實(shí)施方案（意見稿）。會(huì)后，由各年段、教研組或備課組組織教師討論，廣泛收集意見和建議。最后，通過不斷對(duì)決策意向（方案）進(jìn)行調(diào)整，把修改后的決策（方案）再次向全體教師征求意見。如果需要全體教師表決的，要提交表決，方可生效。

4.總結(jié)反思會(huì)。要立足個(gè)人反思，在此基礎(chǔ)上組織反思工作會(huì)?？偨Y(jié)與反思的內(nèi)容至少要包括如下幾個(gè)方面：好的工作經(jīng)驗(yàn)和做法，存在的主要問題，解決問題的對(duì)策，下階段的工作思路。行政會(huì)上，如果是部門組織的活動(dòng)，應(yīng)由分管校長(zhǎng)或部門負(fù)責(zé)人在各分組總結(jié)反思的基礎(chǔ)上，提請(qǐng)校行政集中討論，最后校長(zhǎng)對(duì)工作提出指導(dǎo)性意見。

二、做足會(huì)前“功課”，提高會(huì)議效率

一般的行政例會(huì)，要做好四方面的“功課”。一是聽取各方意見。根據(jù)“自下而上”的原則，各段長(zhǎng)、組長(zhǎng)在聽取教師們意見的基礎(chǔ)上，提交段、組工作安排。二是形成部門工作意見。在分管校長(zhǎng)的指導(dǎo)下各部門形成初步工作設(shè)想。三是校長(zhǎng)指導(dǎo)意見。辦公室匯總各個(gè)部門的工作安排遞交校長(zhǎng)室，校長(zhǎng)結(jié)合學(xué)校的辦學(xué)理念對(duì)工作安排進(jìn)行必要的指導(dǎo)。四是會(huì)上研究。把工作方案提交到行政會(huì)上，行政人員對(duì)方案的可行性進(jìn)行充分的討論、研究。

如我校每年組織的“師能”競(jìng)賽項(xiàng)目活動(dòng)，一方面要求全員參與，一方面要考慮年齡的層次問題，有的競(jìng)賽要求在一天內(nèi)完成，有的要分散在較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)完成。因此，組織這樣的競(jìng)賽常常要根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整，這對(duì)組織部門是一大考驗(yàn)。研究制定科學(xué)的方案顯得尤為重要，而方案的研究出臺(tái)需要在會(huì)前做足“功課”。首先根據(jù)學(xué)校工作計(jì)劃提出“師能”競(jìng)賽的總體要求，注重發(fā)揮各個(gè)學(xué)科組長(zhǎng)的作用，廣泛聽取組內(nèi)教師的意見，提出學(xué)科競(jìng)賽的項(xiàng)目；匯總到教務(wù)處之后，在分管校長(zhǎng)的指導(dǎo)下，教務(wù)處形成學(xué)校的競(jìng)賽方案意見稿，經(jīng)校長(zhǎng)審閱后，提交行政會(huì)研究。如此，按照“段、組—部門—分管—辦公室—校長(zhǎng)—行政會(huì)”的程序?qū)訉舆f交，層層指導(dǎo)審閱，最后提交行政會(huì)進(jìn)行討論。遵循著“自下而上又自上而下”的原則，不但體現(xiàn)了管理的民主，提高管理的實(shí)效，同時(shí)由于會(huì)前做足了“功課”，行政會(huì)議事的效率也隨之提高。

重大工作研究、部署會(huì)，會(huì)前要根據(jù)分工，制訂重大工作活動(dòng)總方案。比如大型校際教學(xué)交流活動(dòng)，由分管教學(xué)的副校長(zhǎng)總負(fù)責(zé)，指導(dǎo)部門形成包括公開課安排、研討交流、會(huì)議組織、來賓接待、住宿、接送等活動(dòng)總方案，經(jīng)校長(zhǎng)審閱后提交行政會(huì)討論。如果是重大決策研究會(huì)，校長(zhǎng)會(huì)前要先聽取班子主要成員及一線教師的意見，再提交行政會(huì)進(jìn)行研究討論。如果是總結(jié)反思會(huì)，會(huì)前要先發(fā)動(dòng)教師進(jìn)行工作總結(jié)與反思，然后分段、組或部門召開總結(jié)會(huì)，形成總結(jié)報(bào)告后提交行政會(huì)進(jìn)行研究討論。

三、重視過程督導(dǎo)，講求工作質(zhì)量

行政會(huì)議只是工作的一個(gè)中間環(huán)節(jié)，提高工作質(zhì)量關(guān)鍵在于做好日常工作的督導(dǎo)與落實(shí)，才能確保工作的質(zhì)量。

首先，要明確工作責(zé)任。強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)是落實(shí)好各項(xiàng)工作的關(guān)鍵，對(duì)于提交行政會(huì)的每項(xiàng)工作都必須落實(shí)工作責(zé)任部門（或責(zé)任人），既包括具體落實(shí)的責(zé)任部門（或責(zé)任人），還包括工作指導(dǎo)與評(píng)價(jià)的責(zé)任部門（或責(zé)任人），并在周工作安排表中詳細(xì)注明。如此，件件工作做到職責(zé)到人，有利于各項(xiàng)工作有效落實(shí)。

其次，要做好會(huì)中工作落實(shí)。校長(zhǎng)要利用行政會(huì)落實(shí)上周各項(xiàng)工作的完成情況、未完成的情況、存在問題以及擬完成的工作的時(shí)間表，并進(jìn)行工作指導(dǎo)。如此，保證各項(xiàng)工作既得到落實(shí)又確保了工作的質(zhì)量。

再次，要做好會(huì)后工作督促指導(dǎo)。會(huì)后責(zé)任部門要根據(jù)會(huì)議的精神落實(shí)各項(xiàng)工作，分管校長(zhǎng)要隨時(shí)關(guān)注并進(jìn)行工作的指導(dǎo)，隨時(shí)了解工作落實(shí)的進(jìn)度和質(zhì)量，對(duì)未能按時(shí)完成的工作要及時(shí)了解其原因，并進(jìn)行工作指導(dǎo)，確保工作的層層落實(shí)到位。

這里特別強(qiáng)調(diào)重大工作的過程督導(dǎo)，要根據(jù)行政會(huì)研究的重大活動(dòng)總方案的分工，各個(gè)責(zé)任部門會(huì)后分頭制訂更加詳細(xì)的方案，分管校長(zhǎng)對(duì)方案進(jìn)行審核，了解工作進(jìn)度并進(jìn)行工作指導(dǎo)，然后督促部門組織實(shí)施。在實(shí)施過程中，分管校長(zhǎng)或負(fù)責(zé)部門要及時(shí)了解工作的過程、進(jìn)度和效果，如有重大問題需要研究的，要提交校長(zhǎng)辦公會(huì)進(jìn)行討論。最后在重大活動(dòng)開展前再召開行政會(huì)落實(shí)各項(xiàng)工作的準(zhǔn)備情況，確保工作不疏漏。如此，既發(fā)揮了部門落實(shí)工作的主體作用，又發(fā)揮了分管副校長(zhǎng)指導(dǎo)和督導(dǎo)的作用，保證工作的落實(shí)，提高了工作的質(zhì)量。

（作者單位：福建省廈門實(shí)驗(yàn)小學(xué)集美分校 責(zé)任編輯：朱蘊(yùn)茝）