事業(yè)單位辦公室檔案日常管理與應(yīng)用分析

李安波

（上海精密計(jì)量測(cè)試研究所，上海 200052）

事業(yè)單位辦公室檔案日常管理人員要不斷的去加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的優(yōu)化，選擇更加合適的檔案管理方法以提升整體檔案管理的效率，并且制定就業(yè)完善的檔案管理制度，保證相應(yīng)的工作人員能夠按照規(guī)范要求去開展檔案日常管理工作，一能夠提升辦案管理工作人員的重視程度。同時(shí)也要不斷的去對(duì)帶檔案日常管理工作當(dāng)中存在的問題進(jìn)行分析，以能夠根據(jù)存在問題去制定具有針對(duì)性的措施，使得辦案日常管理水平得到良好的提升相應(yīng)的工作人員也要不斷的加強(qiáng)自身的管理技能，更加熟練的應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備去開展檔案日常管理工作，使相應(yīng)的檔案資料能夠更加的完善和全面，保證能向事業(yè)單位的各項(xiàng)工作提供依據(jù)。

1 事業(yè)單位辦公室的日常管理當(dāng)中存在的問題

1.1 對(duì)檔案管理的重視程度不足

雖然事業(yè)單位在不斷的去進(jìn)行改革，但是當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)于檔案日常管理工作的重視程度仍然不足，也就是在當(dāng)前事業(yè)單位則開展的各種檔案管理工作，仍然較為傳統(tǒng)所運(yùn)用的模式落后不在滿足當(dāng)前對(duì)約旦日常管理的需要。同時(shí)也沒有更加全面性的去對(duì)當(dāng)前檔案管理工作所運(yùn)用的各種管理方法進(jìn)行優(yōu)化，使得所開展的檔案管理活動(dòng)的全面性不足，不能夠更加合理的去對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的各種檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的整理，使得檔案管理工作的效率相對(duì)較差。而且在傳統(tǒng)檔案管理模式的影響下，使得相應(yīng)的管理人員對(duì)于整個(gè)辦案管理工作的重視程度不足，其在開展檔案管理工作的時(shí)候，僅僅是去對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，缺乏對(duì)于檔案信息的安全管理，使得在管理工作當(dāng)中容易出現(xiàn)信息泄露的問題，并且沒有全面性的去對(duì)信息進(jìn)行收集和考察，導(dǎo)致的當(dāng)前所收集的各項(xiàng)檔案信息的完整性和真實(shí)性不足。

1.2 檔案日常管理制度不完善

導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位整體檔案管理工作效率較低、不能夠及時(shí)去對(duì)檔案日常管理工作內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化的原因是當(dāng)前檔案日常管理的制度不完善，沒有明確的規(guī)定出相應(yīng)檔案日常管理工作人員所需要履行的職責(zé)，以及不能夠完善的去規(guī)劃?rùn)n案日常管理工作的具體項(xiàng)目?jī)?nèi)容以及程序，導(dǎo)致整體檔案管理工作不能夠完全落實(shí)，從而使事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作效率降低不能夠全面性的去對(duì)當(dāng)前進(jìn)行收集和整理，對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位所開展的各項(xiàng)檔案管理工作過于形式化，不能夠更加完善的去對(duì)所涉及的檔案進(jìn)行整理，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失缺漏現(xiàn)象，同時(shí)由于檔案日常管理制度不完善，也就使得檔案的調(diào)動(dòng)與借閱等相應(yīng)的管理制度不足，使得整個(gè)檔案的借閱流程不明確，管理力度不足，導(dǎo)致在借閱后不能夠及時(shí)的將其歸還到檔案管理部門使得出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室的日常管理與應(yīng)用的措施

2.1 提升對(duì)于檔案日常管理工作的重視程度

為了能夠不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，就需要不斷的去加強(qiáng)對(duì)于檔案日常管理工作的重視程度，使得相應(yīng)工作人員能夠完全按照自己崗位職責(zé)去開展各項(xiàng)檔案管理工作，并且能夠更加全面的去對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行收集和整理，也能夠不斷應(yīng)用先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，提升整體事業(yè)單位的檔案管理工作效率，向事業(yè)單位的各項(xiàng)工作提供重要的依據(jù)，因此在事業(yè)單位內(nèi)部要不斷的去加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的宣傳力度，使各個(gè)部門的人員都能夠明白檔案收集的重要性，從而保證各部門的人員都能夠配合辦公室檔案日常管理人員的工作，及時(shí)的向檔案管理人員提供相應(yīng)的檔案信息，并且在借閱檔案后能夠及時(shí)的歸還，以保證檔案管理人員能夠及時(shí)的去整理相應(yīng)的檔案資料，保證事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料的完整性。

2.2 加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)

為了保證當(dāng)前些單位當(dāng)管理工作的規(guī)范性，明確出當(dāng)管理人員的具體工作內(nèi)容，使其能夠按照工作內(nèi)容開展檔案管理工作，就需要不斷的去加強(qiáng)加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，明確出檔案管理崗位人員的職責(zé)，使其能夠?qū)n案管理工作落實(shí)到位，并且通過管理制度的建設(shè)明確出檔案的調(diào)動(dòng)以借閱的制度與標(biāo)準(zhǔn)，使得事業(yè)單位內(nèi)部的人員能夠按照規(guī)范流程去進(jìn)行借閱，及時(shí)的對(duì)所借閱的檔案資料進(jìn)行登記，從而保證相應(yīng)的檔案管理人員能夠?qū)n案的去處查詢，并督促相應(yīng)部門人員及時(shí)歸還，保證整個(gè)檔案體系資料的完整性。通過制度建設(shè)不斷的去推進(jìn)檔案管理工作人員去優(yōu)化自身所運(yùn)用的各種檔案管理方法，并且采用先進(jìn)的管理技術(shù)，提升整體檔案管理的效率與質(zhì)量。

2.3 引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備

為了不斷提升當(dāng)前日常管理水平，必須要相應(yīng)部門引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，以使得相應(yīng)的工作人員能夠運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)去對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和歸納并儲(chǔ)存，提升檔案資料的儲(chǔ)存期限，并且運(yùn)用相應(yīng)的管理軟件更加系統(tǒng)性的去對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，提升檔案管理的效率，同時(shí)通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，也能夠極大地提升檔案收集的速度，使各部門人員能夠及時(shí)的向檔案管理人員提供相應(yīng)的檔案資料信息，加強(qiáng)了各部門之間的信息溝通，從而為檔案管理工作提供了便利。同時(shí)為了保證事業(yè)單位辦公室檔案資料的安全性，相應(yīng)管理人員也要加強(qiáng)對(duì)于信息資料的安全管理工作，在計(jì)算機(jī)設(shè)備當(dāng)中應(yīng)用相應(yīng)的安全防護(hù)軟件，防止外部用戶的侵入，以保證相應(yīng)重要檔案資料的安全性，對(duì)于重要的檔案資料也要進(jìn)行加密處理，以減少檔案資料出現(xiàn)泄漏現(xiàn)象。對(duì)于紙質(zhì)性的檔案資料，相應(yīng)的管理人員要按照明確的規(guī)范要求去開展借閱工作，保證其他部門人員在借閱檔案資料時(shí)能夠及時(shí)的登記，并且督促其在規(guī)范的日期內(nèi)歸還，保證辦公室檔案資料的完整性。

3 總結(jié)

為了能夠保證事業(yè)單位辦公室工作的正常開展，就需要不斷的去加強(qiáng)對(duì)于檔案日常管理工作的建設(shè)，有效提升當(dāng)前的事業(yè)單位辦公室工作效率，這也就需要事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)在檔案日常管理工作當(dāng)中存在的問題進(jìn)行分析，以能夠提出具有針對(duì)性的解決措施，并且不斷的去對(duì)檔案日常管理當(dāng)中所運(yùn)用的各種管理方法進(jìn)行優(yōu)化和改革，制定完善的管理規(guī)劃，以及明確出各個(gè)崗位相關(guān)的工作的內(nèi)容，使得相應(yīng)的工作人員能夠按照崗位職責(zé)要求去開展檔案日常管理工作。也要不斷的去加強(qiáng)對(duì)于檔案日常管理當(dāng)中所需要運(yùn)用到的各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行更新和升級(jí)，推進(jìn)管理人員更充分地應(yīng)用當(dāng)前所運(yùn)用到的各項(xiàng)信息設(shè)備，也能夠不斷的去加強(qiáng)對(duì)于檔案的完善工作，使得事業(yè)單位辦公室檔案管理更加全面，從而有效的推動(dòng)事業(yè)單位的良好發(fā)展。