新時(shí)期高校辦公室文秘工作的實(shí)踐思考

劉作權(quán)

摘 要：隨著我國(guó)高等教育改革的不斷深入，高校辦公室面臨更多新的挑戰(zhàn)，對(duì)高校辦公室文秘工作提出更多新要求。新時(shí)期高校辦公室文秘工作首先要堅(jiān)持正確的政治方向，保持勤勉務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，擁有廣博精深的業(yè)務(wù)能力，具備良好的身心素質(zhì)，還要不斷端正工作態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，嚴(yán)格辦事程序，提高辦事效率，才能不斷提升高校辦公室工作水平，更好地為高校教學(xué)、科研等方面服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；文秘工作；思考

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2013）35-0319-02

高校辦公室作為高等學(xué)校辦理黨政綜合事務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)中樞，在學(xué)校管理工作中具有十分重要的地位和作用。文秘工作是高校辦公室一項(xiàng)十分重要的基本職能，其水平的高低直接影響著單位的辦事效率和對(duì)外形象，甚至影響高校領(lǐng)導(dǎo)的形象和決策水平。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校內(nèi)部工作日益呈現(xiàn)出復(fù)雜性和多樣性，高校之間競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，高校辦公室文秘工作在促進(jìn)高校發(fā)展過程中的作用越來(lái)越凸顯。

一、高校辦公室文秘工作的重要性

1.為高校領(lǐng)導(dǎo)和師生員工之間搭建橋梁和紐帶

高校辦公室文秘工作在高校管理中發(fā)揮著承上啟下、參謀助手的作用，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層工作服務(wù)是其基本職能，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作的必要補(bǔ)充。在日常工作中，高校辦公室文秘工作的重要內(nèi)容就是通過上情下達(dá)和下情上達(dá)，及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決定，解釋學(xué)校的有關(guān)精神，同時(shí)通過詳細(xì)的調(diào)查研究將各學(xué)院、部門和廣大師生真實(shí)情況傳達(dá)給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，為其科學(xué)決策提供可靠的依據(jù)。

2.在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中發(fā)揮參謀助手作用

高等教育許多新情況、新問題的出現(xiàn)，高校領(lǐng)導(dǎo)的壓力越來(lái)越大。高校文秘工作要積極主動(dòng)利用自身所處學(xué)校信息處理中心的重要地位優(yōu)勢(shì)，對(duì)來(lái)自學(xué)校內(nèi)外的信息進(jìn)行收集、分析、比較、判斷和整理，提煉確實(shí)有用的信息、合理化的建議和備選方案給校領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供合理化的建議，甚至獨(dú)當(dāng)一面承擔(dān)某項(xiàng)工作，堅(jiān)持做到問題提出的針對(duì)性、分析的全面性、觀點(diǎn)的正確性、措施的可行性和政策出臺(tái)的適宜性，為校領(lǐng)導(dǎo)黨務(wù)、政務(wù)決策提供參考，并及時(shí)督促、落實(shí)、評(píng)估和反饋，使辦公室文秘工作真正成為校領(lǐng)導(dǎo)的“智囊團(tuán)”和“信息庫(kù)”[1]。只有這樣才能增強(qiáng)工作的計(jì)劃性、科學(xué)性和預(yù)見性，減少盲目性，更好地發(fā)揮參謀助手作用。

3.在日常工作中發(fā)揮先鋒模范作用

高校文秘工作服務(wù)對(duì)象是高素質(zhì)、高層次的學(xué)者群體。大學(xué)校園是一個(gè)理想化的所在地，氤氳其中的自由精神、批判精神和獨(dú)立精神與高校圍繞辦學(xué)中心任務(wù)開展的行政規(guī)范管理、制度管理的理念難免產(chǎn)生一定沖突[2]。因此，高校文秘工作要在學(xué)校日常工作中積極發(fā)揮先鋒模范作用，不僅體現(xiàn)在對(duì)待工作誠(chéng)懇踏實(shí)、任勞任怨，吃苦在前，享受在后，勇于承擔(dān)工作，模范遵守各項(xiàng)規(guī)章制度等，還體現(xiàn)在精神面貌等方面。秘書在平時(shí)工作中應(yīng)注意待人接物的禮節(jié)和規(guī)范，時(shí)刻保持飽滿的工作熱情和負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，依照規(guī)范科學(xué)辦事，方方面面起到先鋒模范作用[3]。

二、新形勢(shì)下高校辦公室文秘工作的基本要求

近年來(lái)，高等教育的大發(fā)展帶來(lái)的高校規(guī)模不斷擴(kuò)大以及辦學(xué)功能進(jìn)一步拓展，高校辦公室面臨著工作牽涉面廣、事務(wù)繁忙、工作節(jié)奏快等許多新情況、新問題，高校辦公室文秘工作首先要滿足以下基本要求。

1.堅(jiān)持正確的政治方向是本質(zhì)要求

高校是培養(yǎng)社會(huì)主義合格建設(shè)者和接班人的關(guān)鍵陣地，高校文秘工作作為辦公室強(qiáng)化政務(wù)、管好事務(wù)、搞好服務(wù)的具體執(zhí)行者，使命重大，必須具備很強(qiáng)的政治素質(zhì)，要求既能深刻理解黨的路線方針政策的基本精神，又能熟悉高校發(fā)展?fàn)顩r。始終堅(jiān)持黨的基本理論、基本路線和基本綱領(lǐng)不動(dòng)搖；用鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀重要思想武裝自己的頭腦；在重大問題和大是大非面前保持清醒的頭腦，立場(chǎng)堅(jiān)定鮮明；有嚴(yán)明的政治紀(jì)律，言行一致，表里如一；嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，顧全大局，自覺維護(hù)安定團(tuán)結(jié)的政治局面。

2.保持勤勉務(wù)實(shí)的工作態(tài)度是重要基礎(chǔ)

圍繞學(xué)校工作中心服務(wù)大局是高校文秘工作永恒的主題。高校文秘工作既要服務(wù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、部門，又要服務(wù)于廣大師生，因此要樹立服務(wù)意識(shí)，切實(shí)把勤勉務(wù)實(shí)的工作態(tài)度放在首位。文秘人員的在領(lǐng)導(dǎo)身邊做文字工作的特殊地位和影響，其工作態(tài)度既是自身素質(zhì)的表現(xiàn)，更是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補(bǔ)充”和機(jī)關(guān)形象的“折射”，這就要求文秘人員必須具備良好的道德修養(yǎng)。要解放思想，擯棄不合時(shí)宜的觀念和做法，始終堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際，一切從客觀實(shí)際出發(fā)，提倡真抓實(shí)干，力戒虛假浮夸，誠(chéng)實(shí)公正、謙虛謹(jǐn)慎、戒驕戒躁、胸懷寬廣、清白做人、干凈做事。

3.擁有廣博精深的業(yè)務(wù)能力是關(guān)鍵因素

業(yè)務(wù)能力主要包括表達(dá)能力、組織能力、應(yīng)變能力、判斷能力、社交能力等。高校辦公室工作事務(wù)繁雜，時(shí)效性綜合性強(qiáng)，需應(yīng)對(duì)的突發(fā)情況多，文秘人員需廣博精深的業(yè)務(wù)能力才能從容應(yīng)對(duì)。要具備扎實(shí)的語(yǔ)言和文字表達(dá)能力，不僅要精通語(yǔ)法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫作規(guī)律，既要有好的表現(xiàn)方式，又要有精深明確的觀點(diǎn)和充實(shí)的內(nèi)容，確保公文處理文種選用適當(dāng)、批轉(zhuǎn)手續(xù)完備、語(yǔ)言文字通順、邏輯關(guān)系嚴(yán)謹(jǐn)、體例格式統(tǒng)一規(guī)范。同時(shí)，要具備較強(qiáng)的處理問題能力和現(xiàn)代化辦公能力。充分利用辦公室協(xié)調(diào)各方面的優(yōu)勢(shì)，善于溝通、聯(lián)系、發(fā)揮、協(xié)調(diào)，切實(shí)解決工作中遇到的各種困難和阻礙；善于運(yùn)用電腦、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)傳遞信息、編輯文稿，實(shí)行自動(dòng)化辦公，提高辦文、辦事效率。

4.具備良好的身心素質(zhì)是重要保障

高校辦公室工作任務(wù)繁重，工作關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，面對(duì)各種困難和挑戰(zhàn)，只有具備良好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)才能從容應(yīng)對(duì)繁雜的腦力、體力勞動(dòng)和控制、調(diào)節(jié)個(gè)人的情緒，在工作中始終保持樂觀向上、熱情誠(chéng)懇的心態(tài)，以一種從容不迫、不卑不亢的風(fēng)度面對(duì)各種困難和挑戰(zhàn)。工作中從實(shí)際出發(fā)，克制不利于工作和個(gè)人發(fā)展的個(gè)性心理，工作中積極主動(dòng)，擺正心態(tài)、情緒穩(wěn)定，善于調(diào)節(jié)和控制個(gè)人情緒，出現(xiàn)紕漏和誤會(huì)時(shí)多做自我批評(píng)，不怨天尤人，不討價(jià)還價(jià)，多想方設(shè)法克服困難，將工作完成，以實(shí)際工作業(yè)績(jī)贏得大家的尊重。

三、新時(shí)期高校辦公室文秘工作的業(yè)務(wù)要求

1.端正工作態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

高校文秘工作不僅要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，還要為下屬職能部門、院系和廣大師生員工服務(wù)，服務(wù)對(duì)象具有層次性和范圍的多樣性。而大學(xué)作為多元文化交融的中心，具有人才薈萃、知識(shí)密集、思想活躍等特點(diǎn)，服務(wù)對(duì)象的高素質(zhì)對(duì)高校文秘工作提出了更高的要求。同時(shí)，高校文秘工作內(nèi)容包括輔助決策、綜合承辦、公文辦理、信息處理、調(diào)查研究、紀(jì)要保密等工作。因此，辦公室文秘人員應(yīng)該始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度，對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要親和尊敬、不卑不亢，對(duì)群眾要和藹可親、平等待人，主動(dòng)成為師生員工的服務(wù)者，凡事想在前、做在前，不斷提高個(gè)人綜合素質(zhì)，切實(shí)為廣大教職員工提供服務(wù)，把師生員工滿意與否作為檢驗(yàn)和衡量工作的標(biāo)準(zhǔn)，想問題、辦事情從師生員工反映最強(qiáng)烈、最迫切的問題上，全心全意為師生員工服務(wù)。

2.刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴(yán)格辦事程序

文字信息對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)確定工作方針、政策具有極大的作用。高校文秘工作就是對(duì)信息接收、變換和傳輸?shù)倪^程，它以收集資料、研究政策、反映情況、提供咨詢、草擬文件等形式進(jìn)行信息處理，用以協(xié)助高校領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行有目的的決策[4]。因此，高校文秘工作要刻苦鉆研業(yè)務(wù)，強(qiáng)化信息意識(shí)，努力拓寬信息渠道，建立校內(nèi)外的信息網(wǎng)絡(luò)，提高對(duì)信息處理質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息資源。同時(shí)，在實(shí)際工作中堅(jiān)持嚴(yán)格安程序辦事的原則，正確處理好同領(lǐng)導(dǎo)、部門和群眾之間的關(guān)系，做到積極維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，有效輔助領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)、竭誠(chéng)彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)缺失；強(qiáng)化部門觀念，體諒部門難處，講究協(xié)調(diào)策略；強(qiáng)化個(gè)人服務(wù)觀念，有效與群眾溝通，積極排解疑難，善處人際關(guān)系，為高校文秘工作堅(jiān)持按程序辦事提供必要的基礎(chǔ)，進(jìn)而達(dá)到提高文秘工作質(zhì)量和效率的目的。

3.增強(qiáng)綜合素質(zhì)，不斷提高辦事效率

綜合素質(zhì)是做好高校文秘工作的重要條件。高校文秘人員要不斷增強(qiáng)分析能力，在日常繁雜的綜合性事務(wù)中，善于分析，抓住問題的主要矛盾，分清事務(wù)的輕重緩急，從而選擇最佳的工作方案；不斷增強(qiáng)組織能力，善于運(yùn)用各種組織形式去調(diào)配各方面的資源，采取積極有效的工作方法，按照預(yù)期目標(biāo)完成任務(wù)；不斷增強(qiáng)表達(dá)能力，具有良好的語(yǔ)言表達(dá)能力和文字表達(dá)能力，注意平時(shí)積累，加強(qiáng)文字表達(dá)能力的鍛煉，做到多想、多練、多說、多寫；不斷增強(qiáng)自我完善提高的能力，主動(dòng)完善提高自身的能力，彌補(bǔ)自身不足。高校辦公室的工作千頭萬(wàn)緒，每一項(xiàng)工作都與全局有著密切的聯(lián)系。作為高校辦公室文秘人員，一定要在增強(qiáng)綜合素質(zhì)上下功夫，不斷提高自己的辦事效率。

綜上，搞好高校辦公室文秘工作，對(duì)學(xué)校貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)持依法辦學(xué)，保持政令暢通，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，進(jìn)一步推進(jìn)高等教育事業(yè)改革發(fā)展具有極其重要的意義[5]。因此，需要高校廣大從事文秘工作者在實(shí)際工作中深入思考，共同努力，不斷提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高辦事效率，逐步探索一條具有高校特色的文秘隊(duì)伍的發(fā)展之路。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳育芳.淺析高校辦公室秘書工作的角色定位及素質(zhì)培養(yǎng)[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，（10）：7-8.

[2]馬明.淺談高校校長(zhǎng)辦公室秘書角色的定位[J].教育管理，2009，（1）：109-110.

[3]劉勇.高校辦公室工作實(shí)用讀本[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2008：23-26.

[4]吳紋.高校辦公室秘書優(yōu)化職業(yè)環(huán)境的分析與對(duì)策[J].岳陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，（1）：33-35.

[5]何興發(fā).淺談如何做好高校辦公室文秘工作[J].貴州民族學(xué)院學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版2008，（2）：181-182.

（責(zé)任編輯：田 苗）