高校圖書館如何應對灰色文獻的收集和管理

關鍵詞：灰色文獻；收集；高校圖書館

摘 要：文章論述了灰色文獻的特點、重要性，探討了高校圖書館收集灰色文獻的方法與途徑以及如何管理、開發(fā)與利用灰色文獻，使它們更完整，更方便讀者檢索使用。

中圖分類號：G253 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2014）01-0073-02

作者簡介：馬青（1969-），泰山學院圖書館館員。

“灰色文獻”這一術語在20世紀70年代開始出現(xiàn)，指的是非正常出版的一類文獻信息。包括各種各樣的技術文件、內(nèi)部刊物、專利、論文、文章預印本、政府出版物以及會議報告等。盡管這些文件包含了大量有用的數(shù)據(jù)，是研究人員和學者所關注的，但往往很難獲得，因為它們沒有正規(guī)的ISBN和ISSN號，不易從正規(guī)渠道購買到。學術出版物的出版周期往往過長，相比之下不太正規(guī)的報告公布更快，能夠獲得這種類型的數(shù)據(jù)享有時間上的優(yōu)勢?！盎疑墨I”對許多學科領域的研究和開發(fā)具有重要意義，所以它對高校的科研、教學和學習是具有影響的。高校圖書館獲得這些資源是非常必要的，應當重視和加強對灰色文獻的收集和管理。

1 灰色文獻的特點

灰色文獻出版形式多種多樣，包括學術著作預印本、委員會報告、技術報告、政府報告、研究報告、出差報告、會議論文、技術標準、學生論文、非商業(yè)翻譯、市場調(diào)查、新聞公告、公司文件、工作文件、網(wǎng)站信息、虛擬討論、數(shù)據(jù)集、電子郵件、其他備忘錄、書目和地圖等?；疑墨I是研究人員的重要信息來源，因其專業(yè)性強、內(nèi)容豐富，具有很高的參考價值，是大學圖書館為支持學術研究必須掌握的重要材料。由于其缺乏國際標準刊號，不通過傳統(tǒng)的圖書貿(mào)易渠道發(fā)行，出版周期不固定，有的只限內(nèi)部流通，所以流通范圍有限，很難獲取。

2 灰色文獻的重要性

在目前這個世界自由貿(mào)易和信息的時代，灰色文獻是獲得信息的更重要的來源。它提供的信息，往往是無法在正常圖書貿(mào)易渠道獲得的，它比傳統(tǒng)文獻更及時，更具時效性和靈活性[1]?；疑墨I內(nèi)容豐富、信息量大，它正成為一個共同的信息交流手段，它提供給學者和普通讀者的研究總結、事實報告、統(tǒng)計和其他數(shù)據(jù)信息，具有更全面的觀點和更高的參考使用價值。一般來說，灰色文獻是地方文獻信息的主要來源，因此，在開展地方文化研究時，它是非常重要的第一手資料。文件、項目和會議論文等文獻資料在很大程度上也是大學教師、研究員所依賴的。由于灰色文獻是原始數(shù)據(jù)，是最新的研究成果，是對一個特定的主題進行最完整的理解必不可少的參考，所以有些學科倚重灰色文獻?；疑墨I不受空間和出版商的限制，因此它可能比公開發(fā)表的文獻包含更多的細節(jié)和內(nèi)容?；疑墨I還可以幫助抵消兩個常見的問題：①出版滯后。研究結果中產(chǎn)生的灰色文獻或會議記錄，可能要一年或更長時間才出現(xiàn)在同行評審的出版物上。②陽性結果偏差。研究結果發(fā)表在學術期刊上，往往表現(xiàn)出積極的結果。而那些消極的結果，通過審查灰色文獻才可能發(fā)現(xiàn)。

3 灰色文獻的收集途徑

灰色文獻的來源可以是個人、公司、政府機構、研究機構。因為人力和體制的原因，灰色文獻大多流通受限，甚至在它們的生產(chǎn)機構內(nèi)這種情況也比較嚴重，許多科研院所中產(chǎn)生的灰色文獻沒有被共知共享。只有與相關研究人員、項目人員協(xié)調(diào)，才可以獲取灰色文獻。互聯(lián)網(wǎng)對高校圖書館灰色文獻的收集，影響是巨大的，它作為一個灰色文獻來源，具有巨大的潛力。通過檢索引擎和網(wǎng)站，提高了可視性的灰色文獻數(shù)量。在大學圖書館，很多學科門類可自主地進行灰色文獻收集，例如：學生的學位論文以及各學科領域的學術會議論文集。

3.1 制定灰色文獻的收藏政策

由于不易獲取，收集灰色文獻便成為高校圖書館面臨的一個挑戰(zhàn)。統(tǒng)一共識，建立判別標準是必要的，所以圖書館在如何收集管理灰色文獻方面應該制定一定的館藏發(fā)展政策。如：關于經(jīng)費使用和收集鑒別標準、收集渠道、相關主題和學術用戶的需求等。只有制定了以上各方面的相關政策，才能為灰色文獻的收集和整理提供更為廣闊的平臺。

3.2 收集灰色文獻的方法

灰色文獻的收集，需要圖書館員有專業(yè)的學科知識、敏銳的視角和探索精神。在收集過程中，找到灰色文獻是重要的第一步。館員可以通過瀏覽日報、尋找報告、會議、研討會和講習班等方式獲得灰色文獻。從傳統(tǒng)上講，新聞媒體是信息的重要來源，期刊、通訊也是可供監(jiān)測的來源。圖書館主要通過以下途徑收集灰色文獻。

3.2.1 采購。通過供應商提供所需會議論文、簡報及其他研究的灰色文獻材料。至于機構和組織產(chǎn)生的灰色文獻，圖書館員可以與出版商進行協(xié)調(diào)，通過電話、傳真、電子郵件、信函及認購獲得。

3.2.2 捐贈。企業(yè)機構及社會個人贈送給圖書館的出版物。這有助于擴大圖書館灰色文獻的收集。圖書館員可以與學界多溝通多聯(lián)絡，建立協(xié)調(diào)機制，以便獲取最新的免費的情報信息資料。還可以在網(wǎng)站、刊物上發(fā)布歡迎社會各界人士對大學圖書館進行捐贈的倡議，擴大獲取灰色文獻的渠道。

3.2.3 自主文獻。在大學圖書館，學生、研究人員的論文屬于很好的灰色文獻。因為學位論文尤其是碩士、博士論文，由于研究生、博士生所具有的學術活動的獨特性，具有以下特點：①內(nèi)容新穎、專業(yè)性強、學術價值高。②篇幅較長、信息量大、情報價值高。③保密的多、公開的少、尤其是理科論文[2]。因此，學位論文是有價值的、不容忽視的灰色文獻。此外，部門研討會提交的論文，公開講座的報告，在各院系舉行會議的會議程序都可以收集。

3.2.4 訂閱。圖書館采訪人員認購代理收集灰色文獻，無論是數(shù)字格式或打印的文件都在收集范圍之內(nèi)。這也可以通過互聯(lián)網(wǎng)免費獲得或溢價認購。

3.2.5 資源共享。這是指大學圖書館通過圖書館聯(lián)盟進行資源共享。在這里，圖書館聯(lián)盟成員之間可就灰色文獻共享以交換為目的訂立協(xié)議、互通有無。此外，因為國外灰色文獻相關機構業(yè)務比較規(guī)范，可與國外機構建立聯(lián)系，咨詢學習，相互交流，共同受益。

3.2.6 在線檢索。互聯(lián)網(wǎng)檢索是另一種重要的收集灰色文獻方式。這是因為網(wǎng)絡上短暫和無形的信息資源是海量的、免費的。許多灰色文獻不包含在數(shù)據(jù)庫內(nèi)，因此對檢索是具有挑戰(zhàn)性的。檢索灰色文獻的策略是：先確定可能的利益相關者，比如：什么類型的組織可能研究相關問題，一旦確定就可以檢索該組織的網(wǎng)站，鏈接到其內(nèi)部刊物。用谷歌檢索灰色文獻一個有用的方法，就是使用PDF文件格式，因為大量的灰色文獻是PDF文件的形式。因為互聯(lián)網(wǎng)上的信息都不是孤立存在的，其學科內(nèi)部連接緊密，從某個信息源出發(fā)對其相關鏈接跟蹤發(fā)掘，是網(wǎng)絡信息資源開發(fā)的有效手段。[3]開放存取，也是獲取灰色文獻非常有益的途徑，這是一種新的學術信息交流的方法，作者提交作品不期望得到直接的金錢回報，而是提供這些作品使公眾可以在公共網(wǎng)絡上利用[4]。因此，圖書館員可以檢索相關文獻，滿足用戶的需求，使其發(fā)揮最大的價值。

4 灰色文獻管理與利用

圖書館要考慮的一個核心問題，是如何維護和管理灰色文獻。要按常規(guī)程序處理，這意味著對灰色文獻必須蓋章、編目和分類。通過數(shù)字化，使讀者方便檢索利用這些文獻。因為灰色文獻是非標準格式，其作者、標題、地點、日期和發(fā)行商等重要的信息往往缺失，給檢索編目增加了難度。圖書館員必須仔細地做好加工整理工作，揭示其有價值的信息，以方便用戶檢索使用，為教學和科研服務。此外，工作人員識別和定位灰色文獻需要大量時間和精力，而且需要高水平的學科知識和專業(yè)技能，但并非所有的圖書館都擁有具備相關能力的工作人員，所以圖書館要加強員工隊伍建設。

保存灰色文獻也是圖書館面臨的一個問題。圖書館對灰色文獻往往采取活頁或是簡單裝訂本的形式保存，所以容易破損和散失，不利長期保存。對于數(shù)字灰色文獻的收集、管理、儲存和傳播，許多圖書館沒有相關的政策和規(guī)劃。對于網(wǎng)絡灰色文獻的檢索、選取比較困難且不便于管理。網(wǎng)絡信息資源數(shù)量龐大、分布廣泛，從無數(shù)網(wǎng)站不斷增加的大量信息中篩選有價值的一小部分，是很大的工作量?；ヂ?lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)，時效性更強，但并不是無障礙灰色文獻，電子信息更新變化很快，還會有死鏈接、網(wǎng)站關閉等問題，不是可以永久訪問的信息資源。此外，網(wǎng)上保存數(shù)字媒體和存檔還存在信息來源是否可靠的問題，而文獻的儲存格式不統(tǒng)一，也為收集、加工和管理增加了難度。對于互聯(lián)網(wǎng)的信息資源，師生的需求很大，高校圖書館有責任選取有價值的網(wǎng)絡信息進行保存整理，建立灰色文獻專題數(shù)據(jù)庫，方便用戶檢索訪問。

5 結語

高校圖書館正處在電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)媒體混合的環(huán)境中，灰色文獻的識別、收集和編目并沒有得到很好解決。圖書館員要對灰色文獻進行編目分類、深入加工和有序管理，使它們更完整，更方便用戶使用。此外，大學圖書館灰色文獻的館際互借、資源共享還有待進一步開展，這需要圖書館界的共同努力。

參考文獻：

[1] http：//www.webpages.uidaho.edu/mbolin/lppissueindex.htm.

[2] 韋衣昶.特種文獻機讀書目數(shù)據(jù)[M].北京：北京圖書館出版社，2002.

[3] 王新.因特網(wǎng)上灰色文獻的開發(fā)與利用[J].情報理論與實踐，2005（2）：209-212.

[4] http：//baike.baidu.com/view/798036.htm.

（編校：嚴真）