民生檔案資源建設(shè)與無償獻(xiàn)血檔案的規(guī)范管理*

丁 瑩

(徐州市血液中心 檔案室,江蘇 徐州 221006)

民生問題與廣大人民群眾的日常生活和工作直接相關(guān),也是黨和政府執(zhí)政治國的重要著力點(diǎn)。民生檔案工作是開展民生工作的重要基礎(chǔ),也是當(dāng)前檔案學(xué)界關(guān)注的焦點(diǎn)問題之一。國家檔案局發(fā)文對(duì)我國檔案工作提出了“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”和“兩個(gè)體系”的要求,將民生檔案資源建設(shè)提升到一個(gè)新的高度,明確我國檔案資源應(yīng)更多地為普通百姓服務(wù)。民生檔案資源建設(shè)對(duì)于維護(hù)公民合法權(quán)益,解決日常生活和工作中可能遇到的一些問題都有著積極作用,是改善和保障民生的重要前提。各檔案部門應(yīng)提高對(duì)民生檔案工作的認(rèn)識(shí),緊緊圍繞改善和保障民生問題,加快民生檔案資源建設(shè)的進(jìn)程,為人民群眾的衣食住行、醫(yī)療保障、就業(yè)、學(xué)習(xí)等日常事務(wù)提供更好的服務(wù)。

一、民生檔案資源建設(shè)

(一) 民生檔案資源建設(shè)存在的問題

資源分散是當(dāng)前民生檔案資源建設(shè)存在的主要問題之一。民生檔案是一類與民眾日常生活和工作的多種檔案的集合,可以依據(jù)民生檔案的內(nèi)容將其劃分為三個(gè)層面。第一個(gè)層面的民生檔案主要涉及公民的基本生存狀態(tài),主要內(nèi)容包括最低生活保障、住房保障、義務(wù)教育等。第二個(gè)層面的民生檔案則主要是涉及公民的個(gè)人能力提高和發(fā)展的機(jī)會(huì),如高等教育、職業(yè)培訓(xùn)以及就業(yè)等。第三個(gè)層面的民生檔案是一類保障公民基本權(quán)益的檔案,內(nèi)容涵蓋有公民的選舉權(quán)、勞動(dòng)權(quán)等。民生檔案的內(nèi)容涵蓋公民日常生活和事務(wù)的方方面面,存在著明顯的廣泛性,其內(nèi)容也具有較高的動(dòng)態(tài)性。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和居民生存狀態(tài)的變化,民生檔案會(huì)不斷被賦予新的內(nèi)涵?；诿裆鷻n案的廣泛性,其來源也相對(duì)更加分散,包括政府部門、基層單位以及企事業(yè)單位等,各類民生檔案分布于不同的形成單位,既不利于進(jìn)行管理,也不便于提供給人民群眾利用。

從目前的整體情況來看,民生檔案資源的館藏量較少,內(nèi)容也不夠豐富。隨著全社會(huì)對(duì)民生問題的關(guān)注和認(rèn)識(shí)不斷深化,各級(jí)檔案管理部門都積極開展了民生檔案資源建設(shè),對(duì)館藏民生檔案進(jìn)行了梳理和分類。這些努力已經(jīng)取得了積極的效果,民生檔案的館藏量不斷增多,種類和內(nèi)容也日益豐富。但是,與廣泛分布的民生檔案總量相比,當(dāng)前民生檔案資源的館藏量仍明顯不足,檔案內(nèi)容也較為單調(diào)?？傮w來說,綜合檔案館中的民生檔案目前仍處于資源匱乏的狀態(tài)。

民生檔案資源的信息化程度低是另一突出問題。檔案資源信息化是我國檔案管理工作的重要內(nèi)容。通過掃描或錄入等方式,建立民生檔案資源信息化數(shù)據(jù)庫，可以方便對(duì)民生檔案資源進(jìn)行管理,既有利于公民通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢和檢索,也便于各檔案館實(shí)現(xiàn)民生檔案資源的共享。由于民生檔案資源存在分布廣、種類多、內(nèi)容雜等特性,積極推進(jìn)民生檔案資源建設(shè)的信息化進(jìn)程是解決民生檔案管理難的有效途徑之一。而目前我國各檔案館的信息化程度并不夠高,數(shù)字化資源也比較少,給民生檔案資源建設(shè)和利用帶來了不小的難度。

此外,目前各檔案館還存在民生檔案資源管理水平不一的問題。由于民生檔案廣泛分布于職能各異的多個(gè)部門和單位,而各部門和單位對(duì)民生檔案的重視程度存在著顯著的差異,這導(dǎo)致當(dāng)前民生檔案資源管理的混亂。管理水平的差異給民生檔案資源的整體管理帶來了額外的難度,也在一定程度上影響了民生檔案資源建設(shè)工作的整體質(zhì)量。一些重要的民生檔案資源可能由于管理問題出現(xiàn)分類混亂、遺失、損壞等情況,不便于集中管理和利用。

(二) 民生檔案資源建設(shè)的對(duì)策

民生檔案資源建設(shè)關(guān)系到國計(jì)民生,建立覆蓋廣大人民群眾的民生檔案資源體系和服務(wù)廣大人民群眾的民生檔案利用體系，是檔案部門貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的具體體現(xiàn)和重大舉措，也是新時(shí)期檔案工作的首要任務(wù)。針對(duì)當(dāng)前我國民生檔案資源建設(shè)存在的問題,筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手,使民生檔案資源更好地服務(wù)于人民群眾。

1 強(qiáng)化民生檔案資源前端控制管理 所謂前端控制管理是指在民生檔案生成時(shí)(或之前)就對(duì)該民生檔案進(jìn)行全程規(guī)劃,管理檔案文件的從形成到歸檔整個(gè)過程[1]。強(qiáng)化民生檔案資源前端控制管理旨在對(duì)各類民生檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。鑒于民生檔案資源分布的廣泛性,實(shí)行前端控制管理是極為必要的。由于民生檔案的形成單位較多,職能也不盡相同,檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊,推行民生檔案資源前端控制管理要求各單位按照一定的規(guī)范對(duì)各類民生檔案進(jìn)行管理。高級(jí)檔案管理部門應(yīng)提高對(duì)民生檔案資源的重視程度,并充分發(fā)揮業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì),派遣專業(yè)人員對(duì)下級(jí)檔案管理部門的民生檔案資源管理工作進(jìn)行指導(dǎo),包括民生檔案資源的歸類、保存、管理以及檢索工具的建立等。另外,隨著檔案數(shù)字化的進(jìn)程不斷加快,電子檔案的數(shù)量和種類必然不斷增多,對(duì)這類檔案進(jìn)行前端控制管理也是極為必要的?？傊?強(qiáng)化民生檔案資源前端控制管理可以有效提高民生檔案的質(zhì)量和有序性,便于進(jìn)行集中管理和利用。

2 推進(jìn)民生檔案資源共享 民生檔案的信息量豐富,但由于其分布較為分散,不便于人民群眾的查詢和利用。一些部門或單位出于自身對(duì)相關(guān)民生檔案的需要,并沒有及時(shí)將這些檔案移交至檔案館;基層單位對(duì)民生檔案資源的重要性認(rèn)識(shí)不夠也是影響民生檔案資源建設(shè)的因素之一。推進(jìn)民生檔案資源共享可以為廣大人民群眾提供方便。公民可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)檔案信息,避免因不確定檔案存放地點(diǎn)而四處奔波。采用數(shù)字化手段,建立民生檔案資源數(shù)據(jù)庫是未來民生檔案資源建設(shè)的重要內(nèi)容。目前已經(jīng)有多個(gè)地區(qū)的檔案機(jī)構(gòu)采用這種方式,實(shí)現(xiàn)了民生檔案資源的便民利用。不過,民生檔案資源的數(shù)字化目前仍面臨不少問題,如檔案的錄入規(guī)范、數(shù)據(jù)庫的擴(kuò)展和檢索工具的研發(fā)等。

3 建立完善的民生檔案法規(guī)制度 完善的民生檔案法規(guī)制度是推進(jìn)我國民生檔案資源建設(shè)的必要支撐。雖然近年來國家檔案局等部門陸續(xù)發(fā)布了一些關(guān)于民生檔案工作的文件,在一定程度上完善了民生檔案的法規(guī)制度。但是,由于民生檔案資源的復(fù)雜性和多樣性,現(xiàn)有的法規(guī)制度并不能覆蓋到民生檔案資源建設(shè)的方方面面。因此,檔案部門應(yīng)協(xié)同其他政府部門,建立完備的民生檔案法規(guī)制度,推進(jìn)我國民生檔案資源建設(shè)不斷標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。明確民生檔案資源的收集范圍和歸檔職責(zé),確保館藏民生檔案資源內(nèi)容的豐富性。

二、無償獻(xiàn)血檔案的規(guī)范管理

無償獻(xiàn)血檔案是民生檔案的一種,對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管理無論是對(duì)進(jìn)一步探索和發(fā)展無償獻(xiàn)血工作,還是對(duì)無償獻(xiàn)血者個(gè)人,都有著重要意義。我國的無償獻(xiàn)血事業(yè)在長期的發(fā)展過程中積累和收集了大量珍貴的無償獻(xiàn)血者檔案。這些檔案既是獻(xiàn)血者個(gè)人身體健康狀態(tài)的記事本,也反映了特定時(shí)期內(nèi)我國無償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展情況[2]。目前我國無償獻(xiàn)血者檔案的管理比較混亂,缺乏相應(yīng)的規(guī)范,不利于無償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展。筆者就無償獻(xiàn)血者檔案的規(guī)范管理提出幾點(diǎn)看法。

(一) 增強(qiáng)檔案管理意識(shí),建立健全的檔案管理制度

意識(shí)淡薄,制度不夠健全是導(dǎo)致無償獻(xiàn)血者檔案管理混亂的重要原因。檔案管理人員應(yīng)首先從思想上認(rèn)識(shí)到無償獻(xiàn)血站檔案的重要性。各血站可以通過培訓(xùn)、組織學(xué)習(xí)等方式提高檔案管理人員對(duì)無償獻(xiàn)血者檔案的認(rèn)識(shí),增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。另一方面,血站還應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況,建立健全的檔案管理制度,明確相關(guān)工作人員的崗位職責(zé),并對(duì)具體的檔案管理工作制定相應(yīng)規(guī)范[3]，確保每一個(gè)無償獻(xiàn)血者檔案都具有完整的內(nèi)容和規(guī)范的形式,并按照一定規(guī)則進(jìn)行分類保存。

(二) 加大硬件投入,改善檔案管理?xiàng)l件

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展,檔案管理的工作方式也逐漸產(chǎn)生了變化。盡管目前數(shù)字化檔案仍存在易篡改、法律依據(jù)性不高等缺陷,但其在查詢檢索方面的巨大優(yōu)勢(shì)使其越來越受到人們青睞。各血站應(yīng)加大硬件設(shè)施投入,包括服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀和打印機(jī)等,為無償獻(xiàn)血者檔案管理提供必要的條件。

綜上所述，民生檔案資源存在分布廣、種類多、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn),這給檔案的管理和利用帶來了許多難題，形成了不小的挑戰(zhàn)。民生檔案資源建設(shè)是一項(xiàng)長期工程,需要我們根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展不斷改進(jìn)和完善,使民生檔案資源能更好地服務(wù)于人民。無償獻(xiàn)血者檔案作為民生檔案資源的一種,對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管理既是促進(jìn)我國無償獻(xiàn)血事業(yè)發(fā)展的需要,也是保障獻(xiàn)血者合法權(quán)益的要求。

參考文獻(xiàn):

[1] 張林華,劉欣璇.論民生檔案資源建設(shè)及利用[J].檔案學(xué)通訊,2009(5)：80-81.

[2] 姚惠琴.無償獻(xiàn)血檔案資料管理與開發(fā)應(yīng)用的思考[J].國際醫(yī)藥衛(wèi)生導(dǎo)報(bào),2005(20)：124-125.

[3] 趙廣德.無償獻(xiàn)血檔案規(guī)范化管理的思考[J].科技資訊,2012(32)：229.