淺談高校實(shí)施人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的必要性

鐘麗洪

（惠州經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東惠州 516057）

淺談高校實(shí)施人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的必要性

鐘麗洪

（惠州經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東惠州 516057）

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才選拔的重要的工具之一。當(dāng)前，部分高校人事檔案管理工作中存在管理手段落后、人員管理水平不高等方面的問題。要改變這種現(xiàn)狀，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)是提高高校人事檔案管理質(zhì)量的必由之路。

高校；人事檔案；網(wǎng)絡(luò)信息化

人事檔案是記錄個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)水平和成長過程的真實(shí)寫照，它既能反映出個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)資格，同時(shí)又能反映個(gè)人的社會(huì)關(guān)系和獎(jiǎng)懲等情況。在個(gè)人求職和單位求才的過程中，只有人事檔案才能夠給我們提供真實(shí)、有效、原始的數(shù)據(jù)，可見，人事檔案對(duì)個(gè)人和單位都起著舉足輕重的作用。所以人事檔案管理工作的成效，直接關(guān)系到每一位教職工的切身利益，也直接影響到人才使用的效果。近年來，我通過對(duì)各行業(yè)中人事檔案管理發(fā)展情況的了解，結(jié)合自身在高校中從事檔案管理工作的實(shí)踐，深刻體會(huì)到要適應(yīng)當(dāng)今信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展和高校人事制度改革的需要，必須促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)管理。

一、當(dāng)前高校人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）高校管理者對(duì)人事檔案管理工作不夠重視

在實(shí)際工作中，往往會(huì)因?yàn)槟承╊I(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的不夠重視，致使人事檔案管理缺乏專業(yè)人員和必要的設(shè)備。領(lǐng)導(dǎo)者往往將人事檔案管理工作看成是簡單收存保管的事務(wù)性工作，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作，工作的成效就是只要做到不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯(cuò)誤意識(shí)的影響下，相當(dāng)一部分單位忽視了人事檔案管理工作。檔案管理工作沒計(jì)劃、沒安排，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障，就更別談購置現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備和安排人事檔案管理人員參加培訓(xùn)進(jìn)修了。

（二）檔案管理人員水平不高

高校人事檔案管理人員的政治素質(zhì)都比較高。雖然思想覺悟高、工作責(zé)任感強(qiáng)是做好人事檔案管理工作的必備條件，但具備較高的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力更是重中之重。而大部分學(xué)校在人事檔案管理人員配備上從不配備專職專業(yè)人員，而是采取人員兼職的辦法來應(yīng)付。人事檔案管理中出現(xiàn)的不少問題，都是由于兼職管檔人員工作變動(dòng)頻繁、業(yè)務(wù)不熟而造成的。由于不懂得人事檔案管理，許多單位在調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式，這樣做的后果會(huì)導(dǎo)致紙張殘舊、字跡褪色等現(xiàn)象，影響到檔案的完整與安全。

（三）人事檔案收集與利用兩項(xiàng)工作輕重失衡

要管好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而，許多高校只是照搬國家關(guān)于干部人事檔案材料收集歸檔的相關(guān)規(guī)定，而沒有結(jié)合本單位的實(shí)際情況來制定相關(guān)的實(shí)施細(xì)則，從而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)，僅注重檔案材料的收集工作，而忽視對(duì)其科學(xué)合理的利用，久而久之，管理人員就養(yǎng)成材料來了裝進(jìn)口袋的被動(dòng)接受習(xí)慣。最終，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)要么材料不全面，要么有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的。內(nèi)容偏重于對(duì)個(gè)人的政治思想和歷史問題的記錄，而忽視了對(duì)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，不能準(zhǔn)確地、全面地反映每個(gè)人的真實(shí)情況，人事檔案管理形同虛設(shè)。

（四）個(gè)人對(duì)人事檔案不重視

有些人認(rèn)為，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，個(gè)人政治表現(xiàn)和家庭歷史毫無價(jià)值，個(gè)人人事檔案可有可無，人事檔案政策與己無關(guān)。許多人在畢業(yè)的時(shí)候拿到了畢業(yè)證書后，對(duì)自己的人事檔案就不管不顧。有的被畢業(yè)學(xué)校打回了生原地，有的自己拿在手上自行保管，有的甚至丟失。有些人雖然認(rèn)為人事檔案是自己的，但那是自己從來接觸不到的東西，反正有人事檔案管理工作人員收集整理，根本用不著自己操心，所以逐漸對(duì)個(gè)人人事檔案態(tài)度冷淡起來，就是有些需要?dú)w檔案的材料證書也懶得上交，致使人事檔案材料缺少、內(nèi)容不真實(shí)、個(gè)人存放等問題出現(xiàn)。

（五）人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化程度不高

目前大多數(shù)高校人事檔案管理“保管型”的管檔方式仍占據(jù)主要地位，查閱檔案靠的是手工檢索，人工管理，工作量大，效率低。由于沒能很好地利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段，高校人事檔案工作和服務(wù)大多處于被動(dòng)狀態(tài)。

二、改變?nèi)耸聶n案管理現(xiàn)狀的有效方法—實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理

（一）高校人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的必要性

1.為人事部門“選人用人”時(shí)提供服務(wù)

人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的最大好處是能讓人事部門和領(lǐng)導(dǎo)方便快捷地了解各級(jí)人員的狀況，迅速掌握他們?cè)凇暗?、能、勤、績、廉”等方面的最新信息?/p>

2.提高人事檔案管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量

實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)信息化后，可在局域網(wǎng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而使庫房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率和工作質(zhì)量。實(shí)施了人事檔案數(shù)據(jù)共享后，在日后人員職務(wù)聘任、專業(yè)技術(shù)資格晉升提供材料時(shí)，就不會(huì)在查找、復(fù)印、整理等方面浪費(fèi)過多的人力、財(cái)力和物力。省略了此項(xiàng)工作，也給檔案的原始材料起到了重要的保護(hù)作用。

3.有利于信息的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)更新

人事檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化后，管理人員也會(huì)大大降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。主要表現(xiàn)在：一是準(zhǔn)確性。檔案管理能夠更好地保證檔案信息內(nèi)容的準(zhǔn)確；二是信息更新及時(shí)。管理人員能第一時(shí)間將收集的信息更新，這樣既方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，又為人事部門提供了科學(xué)準(zhǔn)確的信息。

4.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平得到提高

人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來，管理人員就有充足的時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)，從而提高管理水平；同時(shí)，減少了管理人員在庫房的逗留時(shí)間，有益于管理人員的身心健康，更能體現(xiàn)以人為本的人性化管理理念。

（二）實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的有效途徑

1.提高人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的認(rèn)識(shí)

在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的時(shí)代中，僅靠傳統(tǒng)的手工操作來實(shí)現(xiàn)人事檔案管理，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)和滿足高校發(fā)展的需要。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，重視信息化管理工作，在現(xiàn)代化管理設(shè)備投入、專業(yè)人員引進(jìn)、管理人員的培訓(xùn)等方面給予大力支持。

2.建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

學(xué)校應(yīng)定期或不定期地對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)可采取兩條途徑進(jìn)行：一是請(qǐng)進(jìn)來。高校是知識(shí)豐富和人才集聚的地方，可將學(xué)校計(jì)算機(jī)專業(yè)人才請(qǐng)進(jìn)來，借用他們的知識(shí)和技術(shù)開發(fā)人事檔案信息資源，提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力和系統(tǒng)管理檔案能力。二是走出走。人事檔案管理人員可抽出時(shí)間，到兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，或參加社會(huì)上一些權(quán)威機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)班。通過學(xué)習(xí)借鑒，使其掌握現(xiàn)代化管理方法和手段，提高現(xiàn)代化管理技術(shù)。此外，還應(yīng)適當(dāng)引進(jìn)專業(yè)管理人員，最終實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的形成。

3.加大基礎(chǔ)技術(shù)設(shè)施的投入

要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化，除了有專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)外，基礎(chǔ)技術(shù)設(shè)施建設(shè)也是必不可少的。學(xué)校應(yīng)建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施。

〔1〕龍明坤.如何做好干部人事檔案目標(biāo)管理工作［J］.貴州檔案，2002，（06）.

〔2〕謝琳.檔案干部“內(nèi)存”不足時(shí)如何升級(jí)［J］.檔案管理，2003，（01）.

〔3〕潘廷將.試論高校實(shí)施“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略對(duì)人事檔案管理工作的要求［J］.右江民族醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，（04）.

On Necessity of Information Technology Application in College Personnel Record Management

Zhong Lihong
（Huizhou Vocational and Technical College of Economics，Huizhou，Guangdong，516057）

As an all－round manifestation of personnel information，personnel record is a vital tool to select personnel.To solve problems in college personnel record management such as underdeveloped manner and inefficient managing staff，it is necessary to apply information technology to improve college personnel record managing level.

college；personnel record；information technology

G647

A

1009－9522（2014）01－0064－02

2013－11－09

鐘麗洪，（1983—），女，廣東惠州人，主要從事人事管理工作。