高校實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)與應(yīng)用前景

王 燕 劉 少 華 劉 青

(江蘇第二師范學(xué)院生命科學(xué)與化學(xué)化工學(xué)院，江蘇南京 210013)

高校實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)與應(yīng)用前景

王 燕 劉 少 華 劉 青

(江蘇第二師范學(xué)院生命科學(xué)與化學(xué)化工學(xué)院，江蘇南京 210013)

信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用是未來高校實(shí)驗(yàn)室管理的發(fā)展趨勢(shì).本文對(duì)高校傳統(tǒng)實(shí)驗(yàn)室管理模式存在的問題及信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了分析，并闡述了信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用前景，以期為實(shí)驗(yàn)室的信息化管理建設(shè)提供一定的參考.

高校實(shí)驗(yàn)室；信息化管理；優(yōu)勢(shì)

高校實(shí)驗(yàn)室是高等學(xué)校教育的一個(gè)重要組成部分,其建設(shè)與管理質(zhì)量直接影響著教學(xué)與科研質(zhì)量.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校實(shí)驗(yàn)室管理日益趨向信息化.實(shí)驗(yàn)室的信息化管理主要是指利用實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)通過計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)、快速數(shù)據(jù)處理技術(shù)來對(duì)實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行全方位管理，通過它實(shí)驗(yàn)室可以達(dá)到信息化管理、自動(dòng)化運(yùn)行[1].信息化管理對(duì)提高實(shí)驗(yàn)室工作效率和管理水平起到了重要作用；信息化在高校實(shí)驗(yàn)室發(fā)展中能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性、易于實(shí)現(xiàn)資源共享、提高儀器設(shè)備的利用率、大大減少了實(shí)驗(yàn)室的管理工作[2].筆者針對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室信息管理目前存在的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合工作實(shí)踐探討了實(shí)驗(yàn)室的信息化建設(shè)與管理的優(yōu)勢(shì)，為高校的實(shí)驗(yàn)室信息化管理提供參考.

1 實(shí)驗(yàn)室信息化管理的概念

實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)是指通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，對(duì)實(shí)驗(yàn)室的各種實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面管理的計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，管理的內(nèi)容包括對(duì)實(shí)驗(yàn)人員的日常管理、教學(xué)管理、儀器設(shè)備的日常管理、對(duì)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的日常管理以及實(shí)驗(yàn)室使用情況的年度統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)上報(bào)等模塊[1].實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)可以通過互聯(lián)網(wǎng)資源實(shí)現(xiàn)全校各院系、各相關(guān)職能部門以及兄弟院校之間實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)和資源遠(yuǎn)程共享，提高實(shí)驗(yàn)管理部門的工作效率，使實(shí)驗(yàn)室的日常管理從傳統(tǒng)手工化、紙面化管理向科學(xué)化、高效化、網(wǎng)絡(luò)化管理邁進(jìn).

2 傳統(tǒng)高校實(shí)驗(yàn)室管理模式存在的問題

高校實(shí)驗(yàn)室傳統(tǒng)的管理方法是依靠實(shí)驗(yàn)人員手工完成的，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，結(jié)果往往不盡如人意.主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 管理手續(xù)復(fù)雜，工作量大

實(shí)驗(yàn)室設(shè)備信息是依靠手工建立大量的臺(tái)賬卡片的方式來進(jìn)行管理的，臺(tái)賬等存檔需要占用大量空間，而且儀器檔案的查詢往往耗費(fèi)大量時(shí)間，如果設(shè)備狀態(tài)發(fā)生變化，如借出、歸還、丟失、損壞、閑置時(shí)，都需要登記相應(yīng)卡片，造成管理手續(xù)復(fù)雜，工作量巨大的局面.

2.2 實(shí)驗(yàn)室管理效率低

實(shí)驗(yàn)設(shè)備的信息、學(xué)生實(shí)驗(yàn)信息以及課程信息等不能有機(jī)地結(jié)合，各種收集和管理都是獨(dú)立分散地進(jìn)行，致使各個(gè)實(shí)驗(yàn)室之間、老師和實(shí)驗(yàn)室之間缺乏聯(lián)系，造成了實(shí)驗(yàn)信息管理效率低、實(shí)驗(yàn)設(shè)備利用率低及預(yù)約實(shí)驗(yàn)比較繁瑣等問題[3].因而，傳統(tǒng)的書面和人工管理方式對(duì)于承擔(dān)大量實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)的實(shí)驗(yàn)室而言，確實(shí)存在難度大、工作量大以及工作效率低等問題.

2.3 不利于實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)信息查詢及統(tǒng)計(jì)

傳統(tǒng)的手工管理方式在實(shí)驗(yàn)室的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方面存在很大的缺陷，制約了實(shí)驗(yàn)室的總結(jié)評(píng)估工作.特別是在進(jìn)行有關(guān)信息查詢或統(tǒng)計(jì)分析時(shí)十分不便，無法及時(shí)得到精確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，缺少信息交流，形成信息孤島，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)任務(wù)安排欠科學(xué)，實(shí)驗(yàn)室各類數(shù)據(jù)得不到充分發(fā)掘.只能依靠不精確的數(shù)據(jù)進(jìn)行估算和評(píng)價(jià)，而且過于依賴管理者的個(gè)人能力和素質(zhì)，這些情況都極不利于實(shí)驗(yàn)室發(fā)揮最大效能[4].

2.4 實(shí)驗(yàn)信息反饋不及時(shí)

由于實(shí)驗(yàn)室管理體制的嚴(yán)重滯后，加上實(shí)驗(yàn)經(jīng)費(fèi)緊張的緣故，致使低值易耗品審批購(gòu)買緩慢、儀器維修和維護(hù)周期大大延長(zhǎng)，陳舊破損設(shè)備更新極為遲緩，造成實(shí)驗(yàn)室管理不延續(xù)、設(shè)備使用壽命短，相關(guān)信息反饋延遲，以致實(shí)驗(yàn)教學(xué)效果極為不理想[5].

2.5 實(shí)時(shí)監(jiān)控困難

傳統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)室管理過程中，對(duì)實(shí)驗(yàn)課程教學(xué)情況的監(jiān)控往往采用人工方式進(jìn)行，例如教務(wù)處或者督導(dǎo)組抽查，這樣很難保證每次實(shí)驗(yàn)課程都能保質(zhì)保量地完成.

3 實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

隨著高校教育體制改革、現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展及相應(yīng)的高素質(zhì)創(chuàng)新型拔尖人才的快速培養(yǎng)，對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理的要求愈來愈苛刻.信息化管理是實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、高效性、方便性、準(zhǔn)確性、安全性的最有效途徑.與傳統(tǒng)實(shí)驗(yàn)室管理相比，高校實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)與管理的優(yōu)越性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1 提高實(shí)驗(yàn)資源的利用率

借助互聯(lián)網(wǎng)，信息化實(shí)驗(yàn)室管理方式可以利用學(xué)科平臺(tái)共建、實(shí)驗(yàn)室聯(lián)合等方式，將不同單位的實(shí)驗(yàn)資源進(jìn)行整合.借助大實(shí)驗(yàn)室的理念，建立功能相對(duì)集中的大規(guī)模的實(shí)驗(yàn)中心，各個(gè)實(shí)驗(yàn)室間互通有無，既避免了資源的浪費(fèi)，又能增加實(shí)驗(yàn)室人員之間的交流，為教學(xué)質(zhì)量的提高提供了強(qiáng)有力的保障[6].

3.2 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息在線交流反饋

通過網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)驗(yàn)室信息化管理可以實(shí)現(xiàn)校級(jí)職能部門、教學(xué)單位以及各實(shí)驗(yàn)單位網(wǎng)絡(luò)在線交流；可以第一時(shí)間實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、人事、教務(wù)、資產(chǎn)等職能部門間的信息交換；教師和學(xué)生對(duì)實(shí)驗(yàn)室和儀器設(shè)備的預(yù)約登記及管理員對(duì)預(yù)約的批復(fù)，雙方不必同時(shí)在線也可完成；全校的實(shí)驗(yàn)室信息、儀器設(shè)備信息、經(jīng)費(fèi)使用等情況可直接在網(wǎng)上查詢；易耗品購(gòu)買申報(bào)、儀器設(shè)備入庫(kù)、領(lǐng)用、維修、歸還、報(bào)廢等信息可直接在線登記，相應(yīng)職能部門可以及時(shí)處理，縮短周期；同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)全校實(shí)驗(yàn)室管理綜合信息統(tǒng)計(jì)工作的網(wǎng)上錄入、自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)上報(bào)等便捷功能，大大減輕了實(shí)驗(yàn)管理人員的負(fù)擔(dān)，提高了工作效率.

3.3 實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、施行開放式管理，提高實(shí)驗(yàn)室管理水平

通過實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)統(tǒng)一安排教學(xué)實(shí)驗(yàn)及科研實(shí)驗(yàn)計(jì)劃，將人、設(shè)備、實(shí)驗(yàn)任務(wù)等內(nèi)容高度集中起來，統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理、資源共享，最大限度地提高了實(shí)驗(yàn)教學(xué)的管理效率與效益，實(shí)現(xiàn)了信息化管理[7].管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室在時(shí)間、資源、管理方式和服務(wù)等方面全方位的開放.通過校園網(wǎng)向全校師生提供開放式的平臺(tái),各級(jí)用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)瀏覽實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)主頁(yè),查詢實(shí)驗(yàn)室開放情況,并可和實(shí)驗(yàn)管理人員進(jìn)行在線交流.

3.4 電子化管理數(shù)據(jù)更加可靠、便于信息查詢

實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)平臺(tái)能為管理部門提供各種查詢統(tǒng)計(jì)信息，包含實(shí)驗(yàn)室基本信息、實(shí)驗(yàn)室設(shè)備信息、維護(hù)信息、實(shí)驗(yàn)室使用情況信息、設(shè)備利用率信息、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)信息、學(xué)生和教師教學(xué)信息、實(shí)驗(yàn)室開放信息等數(shù)據(jù).這樣，管理人員可以充分了解需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，為今后實(shí)驗(yàn)室的規(guī)劃和建設(shè)提供準(zhǔn)確的依據(jù)，可有效利用學(xué)校的建設(shè)資金，避免建設(shè)和管理的脫節(jié)[8].

3.5 可以實(shí)時(shí)監(jiān)控實(shí)驗(yàn)教學(xué)過程

通過信息化管理，相關(guān)管理人員及教務(wù)處可以通過遠(yuǎn)程監(jiān)控功能對(duì)教師的實(shí)驗(yàn)教學(xué)情況和學(xué)生的學(xué)習(xí)情況隨時(shí)查看，代替了傳統(tǒng)到現(xiàn)場(chǎng)查看的方式，而且對(duì)上課過程可以錄制并保存，方便管理部門以后分析、評(píng)估，以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)任課教師及學(xué)生的考勤、上課質(zhì)量監(jiān)控等功能，進(jìn)一步提高了實(shí)驗(yàn)教學(xué)過程的監(jiān)控與管理水平.

4 高校實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用前景

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化已成為實(shí)驗(yàn)室管理發(fā)展的必然趨勢(shì).信息化管理系統(tǒng)則能有效提高實(shí)驗(yàn)管理部門的工作效率，減少工作量，實(shí)現(xiàn)良好的管理[9].信息化管理軟件的開發(fā)應(yīng)用可有效提高實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理的效率、減輕試驗(yàn)人員的工作強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)資源利用的最優(yōu)化和教學(xué)效益的最大化[10].信息交流和資源共享是現(xiàn)代社會(huì)的兩大特點(diǎn)，而實(shí)驗(yàn)室資源特別是一些大型精密的科研儀器設(shè)備信息，能夠在各個(gè)單位間進(jìn)行共享，不僅提高了儀器的利用率，而且對(duì)知識(shí)的創(chuàng)新也尤為重要[11].通過信息化管理可以實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)信息和資源的共享，同時(shí)也需要實(shí)驗(yàn)室的管理水平不斷提高，實(shí)驗(yàn)室的先進(jìn)程度必須與其管理水平相適應(yīng)，而實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)的引入會(huì)把實(shí)驗(yàn)室管理帶入一個(gè)高水平發(fā)展的全新時(shí)代.

4.1 實(shí)驗(yàn)室資產(chǎn)的信息化管理

對(duì)資產(chǎn)的購(gòu)入、領(lǐng)用、報(bào)廢等常規(guī)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，同時(shí)對(duì)資產(chǎn)的流動(dòng)、維修等方面來進(jìn)行過程化管理，提高資產(chǎn)管理員的管理效率.實(shí)驗(yàn)室耗材的信息化管理，耗材的入庫(kù)、領(lǐng)用、明細(xì)帳等電子記錄便于不同對(duì)象實(shí)時(shí)查詢各種信息及隨時(shí)掌握庫(kù)存情況等.

4.2 設(shè)備維護(hù)的信息化管理

通過設(shè)備故障的反映、維護(hù)等環(huán)節(jié)做到故障隨時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)處理，提高維護(hù)效率，并能對(duì)維護(hù)情況進(jìn)行各方面的統(tǒng)計(jì)以了解設(shè)備的具體維護(hù)狀況.

4.3 實(shí)驗(yàn)室工作的信息化管理

通過任務(wù)在線提交、執(zhí)行、檢查、考核等工作的信息化可提高管理人員的管理積極性及實(shí)驗(yàn)室各種問題解決的及時(shí)性.

4.4 實(shí)驗(yàn)室使用的信息化管理

教師和學(xué)生可隨時(shí)查詢，課表的安排，實(shí)驗(yàn)室的使用情況.實(shí)驗(yàn)室機(jī)房需通過學(xué)生登錄才可使用機(jī)器，因此可每天對(duì)機(jī)房的使用情況進(jìn)行整體記錄，如設(shè)備的使用記錄、機(jī)房的使用信息等.

4.5 實(shí)驗(yàn)室安全的信息化管理

通過上機(jī)的信息和監(jiān)控手段可追查相關(guān)線索，通過對(duì)實(shí)驗(yàn)室的全方位監(jiān)控可減少設(shè)備的損失等.

高校實(shí)驗(yàn)室管理信息化是高校實(shí)驗(yàn)室管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，建立高校實(shí)驗(yàn)室信息化管理體系、實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)資源和儀器設(shè)備的共享，將實(shí)驗(yàn)室日常管理工作規(guī)范化，對(duì)提高實(shí)驗(yàn)室資源共享程度、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、儀器設(shè)備利用率都有著極大的促進(jìn)作用，還可以提升實(shí)驗(yàn)室管理的工作效率和管理水平，以及學(xué)生的操作水平和實(shí)踐能力，增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室的整體競(jìng)爭(zhēng)力[12].但是實(shí)驗(yàn)室信息化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，針對(duì)當(dāng)前實(shí)驗(yàn)室的管理現(xiàn)狀，我們應(yīng)當(dāng)在不斷實(shí)踐中找尋一條適合高校實(shí)驗(yàn)室發(fā)展的實(shí)驗(yàn)室網(wǎng)絡(luò)信息化管理之路，需要在日常工作中投入大量時(shí)間及精力收集資料，總結(jié)后形成一套相對(duì)完善的規(guī)范化管理措施，使實(shí)驗(yàn)室人力、物力資源得到充分有效的利用，切實(shí)為提高實(shí)踐教學(xué)水平服務(wù).

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(責(zé)任編輯 印亞靜)

2014-10-08

王 燕，女，河北滄州人，江蘇第二師范學(xué)院生命科學(xué)與化學(xué)化工學(xué)院實(shí)習(xí)研究員，碩士.

G648.4

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1671-1696(2014)11-0077-03