論高校兼職檔案員隊伍存在的問題及其對策

白惠林

（晉中學(xué)院離退休管理處，山西 晉中 030600）

論高校兼職檔案員隊伍存在的問題及其對策

白惠林

（晉中學(xué)院離退休管理處，山西 晉中 030600）

兼職檔案員是高校檔案管理網(wǎng)路中的重要組成部分，在高校檔案管理中起著基礎(chǔ)和支撐的作用。當前兼職檔案員存在著檔案意識薄弱、責任心不強、業(yè)務(wù)能力差等問題。應(yīng)從思想上、行為上、工作方法等幾方面提高高校兼職檔案員的素質(zhì)。

高校；兼職檔案員；問題；對策

高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料的總和，是高校各職能部門、院（系）兼職檔案員經(jīng)過收集、鑒定、整理、移交到學(xué)校檔案館的檔案的總體。這些檔案真實再現(xiàn)了學(xué)校發(fā)展的歷史面貌，對學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等方面有憑證和參考作用，并對學(xué)校和社會的未來產(chǎn)生能動的支持作用?？梢姼咝n案工作是一項十分重要的公益性工作，是一項涉及到學(xué)校各個部門的系統(tǒng)工程，也是事關(guān)我們每一個人切身利益的民生工作。高校檔案館工作的優(yōu)劣需要有各系（部）室兼職檔案員的主動工作和積極配合。沒有兼職檔案員的收集、整理、歸檔工作，校檔案館就失去了檔案來源，檔案保管、統(tǒng)計、利用、編研等工作就無從談起。所謂兼職檔案員，就是各部門中不專做檔案工作，而肩負一定的檔案工作任務(wù)的人員。其具體任務(wù)就是負責各部門檔案材料的收集、整理并向?qū)Ｂ殭n案員移交，他們是高校檔案工作網(wǎng)絡(luò)中的重要組成部分。

一、當前高校兼職檔案員隊伍存在的問題

大部分兼職檔案員在以前學(xué)校檔案達標升級工作中做出了很大貢獻，為學(xué)校積累了珍貴的檔案史料，這些檔案正在為我們今天的工作發(fā)揮著不可替代的憑證作用和參考作用。然而隨著時間的推移，往往忽略了對檔案工作的監(jiān)督，在兼職檔案員隊伍建設(shè)中就出現(xiàn)了人員不穩(wěn)定、歸檔意識不強、業(yè)務(wù)素質(zhì)不精、現(xiàn)代化管理水平低下等問題。

（一）兼職檔案員隊伍不穩(wěn)定

由于本部門和院系的領(lǐng)導(dǎo)對本單位檔案工作和學(xué)校檔案工作重視不夠，對兼職檔案人員的設(shè)置和配備隨意性大，缺乏長遠規(guī)劃意識，要么把一些學(xué)歷不高、即將退休的人員、工人及保管員來充當檔案員；要么讓一些副處級的領(lǐng)導(dǎo)擔任兼職檔案員，由于他們工作繁忙，很難保證及時地收集和移交檔案；而一些業(yè)務(wù)能力強高素質(zhì)的兼職檔案員，由于得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，對檔案工作的積極性也不高，甚至有些還提出不愿意干兼職檔案員的工作。

（二）兼職檔案員歸檔意識不強

由于檔案部門宣傳力度不夠和兼職檔案員自身認識的局限，一些部門兼職檔案員在思想上沒有引起足夠的重視，片面地認為檔案工作并非是自己的主要任務(wù)，從而影響了正常有序的檔案管理工作。一些兼職檔案員認為檔案是本部門的，放在本部門利用起來很方便，為什么要交到綜合檔案館呢？在這種錯誤思想引導(dǎo)下，一些部門兼職檔案員幾年不歸檔，嚴重影響了檔案工作的順利開展。

（三）兼職檔案員的工作責任心不強，檔案業(yè)務(wù)知識技能不精

有些兼職檔案員只把自己工作中形成的一小部分檔案移交給檔案館，部門其他人員手里的不管。更有甚者，不按歸檔范圍移交，只向校檔案館提供本部門一些無關(guān)緊要的材料以敷衍了事。這樣專職檔案員無法對檔案進行排序編目，只能催交等待。而兼職檔案員把檔案放在本部門，頭兩年還當寶，但“久而久之，隨著部門機構(gòu)調(diào)整、人事更迭與工作重心的轉(zhuǎn)移，造成部分該歸檔的文件材料分散在個人手中或遺失”[3]。特別是當學(xué)校合并、搬遷時，檔案的安全就更值得重視。雖然專職檔案員事先指導(dǎo)了怎么分類、怎樣整理，但是在交回的案卷中還可發(fā)現(xiàn)案卷質(zhì)量不高，收集的材料不齊全、不完整，重要檔案留在本部門；不該歸到案卷里的文件也歸進去；不同保管期限的文件混合在一卷；一些材料缺章少頁，有些文件有正件無附件有的文件書寫材料不規(guī)范等問題。

（四）檔案現(xiàn)代化管理水平不高

我省檔案局2002年3月18日發(fā)布了山西省《歸檔文件整理規(guī)則》實施細則，它是以計算機管理檔案為前提，要求文書檔案按“件”整理，取消落后的以“卷”整理。當前，在許多高校中已經(jīng)逐步實現(xiàn)利用計算機管理檔案，無論從硬件配備上，還是從軟件操作上都具備了一定的水平和條件。然而還有部分高校檔案工作仍然用傳統(tǒng)的手工立卷、保管、統(tǒng)計、利用等等，程序繁瑣，費時又費力，占用空間大，從軟硬件方面說都比較差，缺乏計算機管理的人才，沒有配置現(xiàn)代化管理的程序設(shè)備，離現(xiàn)代化管理還有一定的距離。

二、產(chǎn)生問題的思維認為根源

上述四個問題之所以發(fā)生，本文認為同我們思維模式的片面化、單一化不無關(guān)系。

在專職檔案員與兼職檔案員的關(guān)系上，我們重視前者，而忽視后者；在檔案工作的監(jiān)督上，我們抓專職的多，而抓兼職的少；在檔案的管理上我們較為注重傳統(tǒng)的手工方法，而忽視現(xiàn)代化軟硬件的建設(shè)；在提高兼職檔案員的素質(zhì)問題上，我們使用較多，素質(zhì)培養(yǎng)少。比如：正規(guī)的培訓(xùn)幾年或一年才有一次，平常學(xué)習(xí)的機會也很少；偶爾有組織的一些專門的研討會，一般通知的都是專職檔案人員參加，兼職的就被忽略；上級來檢查時也不去深入了解基層兼職檔案員的工作到底如何等等。

方法問題的實質(zhì)是思維模式的問題。我們應(yīng)努力轉(zhuǎn)變思維模式，力戒形而上學(xué)，力戒主觀性、片面性，把高校的檔案工作提高到一個新的水平、新的高度。

態(tài)度決定一切，認識指導(dǎo)方法。上述四個問題的發(fā)生，也與我們錯誤的認識以及消極的態(tài)度有關(guān)。在其他工作與檔案工作的關(guān)系上，只重視教學(xué)科研等中心工作，而忽視了帶有滯后性作用的檔案工作；在各項具體工作中只重視工作過程，而忽視在工作過程中形成的檔案資料的管理；在部門其他工作和兼職檔案工作上，只對部門領(lǐng)導(dǎo)分配的事情重視，而忽略兼職的檔案工作。此外，還與高校檔案的監(jiān)督管理機制不健全有很大關(guān)系。如案卷質(zhì)量的優(yōu)劣、移交數(shù)量的多少、材料齊全與否等等，都沒有出臺任何的獎罰條例和措施，兼職檔案員的工作成績好壞，待遇都是一個樣，因此在很大程度上削弱了他們的積極性。

三、提高高校兼職檔案員素質(zhì)的對策

檔案工作者的素質(zhì)如何直接關(guān)系到檔案事業(yè)的發(fā)展水平，這就要求兼職檔案員有較高的思想境界和奉獻精神，注重自身的職業(yè)素養(yǎng)和道德責任感。兼職檔案員只有把職業(yè)道德素質(zhì)提高到一定水平，才能熱愛檔案工作，積極地為高校檔案事業(yè)做出應(yīng)有的貢獻。

（一）有較高的思想境界和奉獻精神

兼職檔案員要做好檔案工作，首先就要熱愛它，這種熱愛也許不是與生俱來的，但是，既然領(lǐng)導(dǎo)指派作兼職檔案員，就要真正把此項工作作為本職工作的一部分去認真對待它。這種熱愛“應(yīng)以深刻的認識為基礎(chǔ)，深刻認識檔案事業(yè)的社會地位和歷史意義，充分理解檔案工作的價值和作用”[4]。收集、整理、移交檔案看似簡單卻意義非凡，這是在為學(xué)校甚至國家積累原始的真實材料，是為滿足學(xué)校及社會當前和長遠利用而服務(wù)的。所以，兼職檔案員的工作是非常重要的。

（二）具備較強的檔案法律意識

作為檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。兼職檔案員要認真學(xué)習(xí)《檔案法》及相關(guān)的法律法規(guī)知識，并把責任心和法律意識貫穿到檔案工作的全過程，懂得不歸檔就是兼職檔案人員和部門負責人應(yīng)負的法律責任。兼職檔案員雖然是身兼數(shù)職，但對檔案工作絕不能有絲毫的懈怠、馬虎，對檔案材料的收集、立卷、歸檔工作，必須首先保證歸檔文件的完整性、準確性和系統(tǒng)性。

（三）配合專職檔案員向本部門人員宣傳檔案工作的重要性，轉(zhuǎn)變他們對檔案工作的態(tài)度

兼職檔案員參加檔案館舉辦的檔案培訓(xùn)工作會議，對檔案工作重要性比較了解，回到部門之后要向領(lǐng)導(dǎo)積極宣傳檔案工作的作用。在工作中如果部門領(lǐng)導(dǎo)不把自己管理的文件材料移交到兼職檔案員手中，或者不讓兼職檔案員把本部門形成的文件材料移交到檔案館，兼職檔案員就要耐心地向他們做宣傳工作，告訴他們集中統(tǒng)一管理檔案是檔案工作的基本原則，收集本部門檔案意義重大，通過宣傳讓本部門領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變對檔案工作的態(tài)度，使本部門檔案的收集、整理、歸檔工作規(guī)范化、制度化。

（四）認真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識

為了保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)，兼職檔案員要主動系統(tǒng)學(xué)習(xí)一些檔案工作知識，如檔案館下發(fā)的一些有關(guān)國家檔案工作的文件，以及各部門檔案歸檔范圍和保管期限表。要認真研究本部門產(chǎn)生的檔案材料，并且對一些檔案工作的前沿動態(tài)進行探討研究。要按照平時專職檔案員的指導(dǎo)要求去做，工作中遇到問題（如：歸檔與不歸檔、組卷、確定排列順序、擬寫卷內(nèi)目錄、保存價值鑒定等）時及時交流，虛心請教。對校檔案館提出的歸檔要求要積極回應(yīng)，不得敷衍，不得拖延。

（五）兼職檔案員要做好預(yù)立卷工作

兼職檔案員應(yīng)在上一年末或新年初，按立卷類目的條款準備好卷夾或卷盒，將條款號和名稱號寫在卷夾或卷盒的盒脊上，按順序排列放置，這樣辦理完畢的文件就可以隨時歸入相關(guān)的卷夾或卷盒。

（六）努力學(xué)習(xí)檔案的現(xiàn)代化管理

利用計算機進行收集、整理、歸檔是檔案管理的發(fā)展趨勢，作為一名兼職檔案員，就要具備相應(yīng)的檔案現(xiàn)代化管理的知識和技能，通過參加培訓(xùn)和自學(xué)的方式充分掌握，并逐步實施用計算機輸入文件目錄，以件整理，按件裝訂，把本部門的電子檔案數(shù)據(jù)庫積極移交給校檔案館，從而實現(xiàn)實體歸檔和網(wǎng)上歸檔雙軌制；實現(xiàn)自動檢索，提高查詢效率，為檔案數(shù)字化管理做貢獻。

提高高校兼職檔案員的素質(zhì)是一項長期的工作，這需要學(xué)校和兼職檔案員共同的努力。兼職檔案員之間要相互交流工作方法和經(jīng)驗，取長補短，共同進步；要通過各種途徑學(xué)習(xí)先進技術(shù)和科學(xué)知識，提高自己的理論研究水平和工作能力，積極為高校檔案的現(xiàn)代化管理做準備，高質(zhì)量地完成檔案工作任務(wù)，更好地為學(xué)校教育教學(xué)改革的發(fā)展提供服務(wù)。

［1］國家教委辦公廳.高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范［M］.成都：四川科學(xué)技術(shù)出版社，1994.

［2］王雁.兼職檔案員的作用及素質(zhì)要求［J］.山東電力高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2005（4）：96.

［3］馮偉芳.高校兼職檔案員檔案意識與檔案價值鑒定工作［J］.科技檔案，2009（2）：34.

［4］張福定.如何當好兼職檔案員［J］.山西檔案，1997（5）：45.

（編輯 申嫣平）

G271.6

A

1673-1808（2014）01-0122-03

2013-02-23

白慧玲（1970-），女，山西榆次人，晉中學(xué)院離退休管理處，館員。