工程項(xiàng)目文件傳遞和進(jìn)度控制、合同結(jié)算系統(tǒng)的實(shí)施構(gòu)想

□王建順 趙國來 徐海波 陳 喆

中油管道物資裝備總公司（以下簡稱“物裝公司”）隸屬于中國石油天然氣管道局，具有獨(dú)立法人資格，以管道工程項(xiàng)目采辦及物流貿(mào)易為發(fā)展核心。隨著管道局各種工程承包模式和業(yè)務(wù)范圍的不斷拓展，物裝公司也面臨著各種機(jī)遇和挑戰(zhàn)，業(yè)務(wù)量的不斷增多不僅給物裝公司帶來了持續(xù)增長的營業(yè)收入，同時(shí)也對(duì)公司的管理水平提出了更高的要求。

一、項(xiàng)目管理中的崗位安排和工作內(nèi)容

在工程項(xiàng)目采辦和物流貿(mào)易工作過程中，物裝公司以項(xiàng)目建設(shè)管理為業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)中心，按照計(jì)劃與準(zhǔn)備、實(shí)施與控制等進(jìn)行全方位統(tǒng)籌考慮。依據(jù)管理流程，統(tǒng)一對(duì)接委托方需求、集中合同結(jié)算、文檔管理等職能，分專業(yè)計(jì)劃督導(dǎo)業(yè)務(wù)運(yùn)作。此種矩陣型組織機(jī)構(gòu)運(yùn)作強(qiáng)化了專業(yè)性、集中性管理，提高了采購專業(yè)化水平，但在縮短采購執(zhí)行時(shí)間、提高工作效率方面有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

二、信息化工作存在的問題

管道局電子商務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)經(jīng)過兩期建設(shè)，工程項(xiàng)目物資管理、電子招標(biāo)等功能已投入使用。工程項(xiàng)目文件傳遞、進(jìn)度控制及合同結(jié)算系統(tǒng)正在開發(fā)過程中，其信息化水平已滯后于當(dāng)前管理需求，目前，在工作中主要暴露出以下幾個(gè)方面的問題。

1.項(xiàng)目文件紙質(zhì)傳遞影響工作效率

按照目前的采辦分包模式，物裝公司采購物資屬于代購行為，與委托方之間有頻繁的文件聯(lián)絡(luò)（接收請(qǐng)購單——采購請(qǐng)示報(bào)批——采購請(qǐng)示批復(fù)——潛在供應(yīng)商澄清——項(xiàng)目或設(shè)計(jì)答復(fù)——采購評(píng)委請(qǐng)示——采購評(píng)委批復(fù)——采購結(jié)果推薦——采購結(jié)果批復(fù)），而公司部門間的工程項(xiàng)目文件傳遞仍停留在紙質(zhì)打印版，需要文控工程師往返于各部門投遞并手簽處理意見或結(jié)果，工作效率較低，并存在因采辦工程師不在工位而幾次往返的情況，文控和采辦工程師的工作效率都無法把控，不利于工作節(jié)奏的控制。

2.進(jìn)度工程控制崗工作不到位

物資采購是EPC工作中的重要一環(huán)，工程物資是否及時(shí)開展采購或按時(shí)到場，對(duì)工程建設(shè)的整體進(jìn)度有著決定性的作用。如何使相關(guān)方了解即時(shí)的采購狀態(tài)信息（實(shí)際與計(jì)劃對(duì)比、招標(biāo)或談判進(jìn)展、技術(shù)協(xié)議和商務(wù)合同簽訂情況、生產(chǎn)及發(fā)運(yùn)狀態(tài)等），進(jìn)度控制崗正是此項(xiàng)工作的責(zé)任者，是展示這些關(guān)鍵信息的平臺(tái)。在當(dāng)前的實(shí)際工作中，進(jìn)度控制工程師根據(jù)文件流轉(zhuǎn)獲取實(shí)際采辦信息、對(duì)比計(jì)劃并提前預(yù)警，但多數(shù)進(jìn)度控制工程師因工作習(xí)慣或業(yè)務(wù)不熟練等原因，反復(fù)向采辦工程師詢問工作進(jìn)展和狀態(tài)，給采辦工程師工作帶來很多不便，兩者工作效率均有降低。另外，多數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理也按原有工作習(xí)慣直接找采辦工程師了解情況或協(xié)調(diào)解決問題，這也無形中增加了采辦工程師的工作量，由此產(chǎn)生的溝通難度進(jìn)一步顯現(xiàn)。

3.合同結(jié)算系統(tǒng)效率低

買賣合同結(jié)算是采辦工作的關(guān)鍵內(nèi)容之一，良好的付款結(jié)算，可以創(chuàng)造良好的采購氛圍。當(dāng)前，物裝公司的合同付款需要在電子商務(wù)平臺(tái)中完成合同基本信息錄入、計(jì)劃價(jià)編制、到貨通知錄入、中轉(zhuǎn)站驗(yàn)收等工作，隨后供貨商提供發(fā)票、項(xiàng)目資金已撥付和編報(bào)資金計(jì)劃等按步驟完成后（招標(biāo)項(xiàng)目還需核實(shí)招標(biāo)代理服務(wù)費(fèi)和履約保證金交納情況），由合同結(jié)算工程師手工填寫付款申請(qǐng)單，然后再往返于各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門間簽署付款意見，最后遞交財(cái)務(wù)對(duì)外付款，這樣就存在付款臺(tái)賬手工記錄、人員利用率不高和工作效率低的情況。

三、文件傳遞和進(jìn)度控制、合同結(jié)算系統(tǒng)的實(shí)施構(gòu)想

基于以上情況，矩陣式組織機(jī)構(gòu)意味著復(fù)雜的業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，溝通協(xié)調(diào)工作量較大。因此，針對(duì)工程項(xiàng)目運(yùn)作中出現(xiàn)的問題，建立覆蓋工程項(xiàng)目采辦管理全業(yè)務(wù)流程的信息系統(tǒng)，組建物裝公司工程項(xiàng)目文件傳遞和進(jìn)度控制、合同結(jié)算平臺(tái)，或在電子商務(wù)平臺(tái)中加入功能模塊已是必然要求。各模塊功能根據(jù)采辦管理和物流貿(mào)易發(fā)展趨勢重新定義，并將涉及到的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化重組，完善文控傳遞、進(jìn)度控制及合同結(jié)算等業(yè)務(wù)管理。

1.優(yōu)化進(jìn)度控制平臺(tái)功能

建立進(jìn)度控制模塊，可實(shí)現(xiàn)文件流轉(zhuǎn)、文件審批和進(jìn)度控制需要，支持對(duì)文件模板的管理、文件流轉(zhuǎn)后提醒和進(jìn)度跟蹤、代辦事項(xiàng)督促等功能。

（1）文件網(wǎng)絡(luò)化流轉(zhuǎn)、審批可參照OA系統(tǒng)功能運(yùn)行。當(dāng)外部來文時(shí)，文控工程師接收文件后上傳到系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的工作分工和公司管理要求，逐層批示后流轉(zhuǎn)給相應(yīng)部門和具體崗位員工落實(shí)。當(dāng)內(nèi)部發(fā)文時(shí)，具體崗位員工擬好文件后上傳到系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的工作分工和公司管理要求，逐層審批后流轉(zhuǎn)給文控工程師，文控工程師下載后對(duì)外發(fā)出。

（2）在文件流轉(zhuǎn)和工作過程中，以工作包為單位記錄進(jìn)度和狀態(tài)。首先，根據(jù)預(yù)設(shè)的文件模板，為相應(yīng)文件進(jìn)行節(jié)點(diǎn)標(biāo)識(shí)，如將委托文件標(biāo)識(shí)為收到數(shù)據(jù)單，對(duì)采購結(jié)果推薦和批復(fù)做相應(yīng)標(biāo)識(shí)，通過文件的網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)便可自動(dòng)讀取和記錄進(jìn)度；其次，采辦工程師負(fù)責(zé)在系統(tǒng)中填報(bào)供貨商生產(chǎn)和發(fā)運(yùn)狀態(tài)，到貨后系統(tǒng)自動(dòng)提取電子商務(wù)平臺(tái)中物資驗(yàn)收入庫情況；再次，現(xiàn)場工程師負(fù)責(zé)填報(bào)指導(dǎo)安裝、調(diào)試運(yùn)行等信息。在以上自動(dòng)記錄和填報(bào)的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)對(duì)采辦進(jìn)展自動(dòng)匯總，形成相應(yīng)的日?qǐng)?bào)、周報(bào)等采辦動(dòng)態(tài)報(bào)表。

（3）在以上功能實(shí)現(xiàn)的同時(shí)，在此模塊中設(shè)置工作提示、預(yù)警和督辦等功能。若相應(yīng)工作未在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)處理，則系統(tǒng)自動(dòng)抓取計(jì)劃時(shí)間節(jié)點(diǎn)向具體崗位員工和其部門領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送捷時(shí)通消息和手機(jī)短消息提醒，并將代辦事項(xiàng)由系統(tǒng)自動(dòng)推送至其電腦桌面，保證進(jìn)度可控。如在規(guī)定時(shí)間內(nèi)相應(yīng)工作仍未按時(shí)完成，則推送至公司領(lǐng)導(dǎo)辦公桌面，進(jìn)行更高層級(jí)的督辦。

（4）系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)文件查詢和分類統(tǒng)計(jì)功能，同時(shí)記錄每項(xiàng)工作的處理時(shí)間，用于查詢文件或者劃分責(zé)任以及實(shí)現(xiàn)相關(guān)崗位的定量績效考核。

2.合同結(jié)算流程優(yōu)化

建立合同結(jié)算模塊，可與目前電子商務(wù)平臺(tái)中的合同基礎(chǔ)信息管理、物資入庫驗(yàn)收等功能銜接，實(shí)現(xiàn)合同結(jié)算和支付等功能。

（1）合同基礎(chǔ)信息管理、物資入庫驗(yàn)收仍按照現(xiàn)行方式操作。由采辦工程師負(fù)責(zé)合同信息（包括合同編號(hào)、物資名稱、規(guī)格數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、付款條件和比例、質(zhì)保期、供貨商開戶信息等）、到貨通知的錄入，由中轉(zhuǎn)站統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)按照合同約定完成系統(tǒng)到貨驗(yàn)收。

（2）系統(tǒng)到貨驗(yàn)收確認(rèn)后，系統(tǒng)在結(jié)算模塊中根據(jù)合同基礎(chǔ)信息自動(dòng)生成待結(jié)算的到貨驗(yàn)收付款單據(jù)，包括合同編號(hào)、物資名稱、規(guī)格數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、付款比例、供貨商收款賬號(hào)等條目；合同結(jié)算工程師審查付款單據(jù)，錄入供貨商發(fā)票信息，攤?cè)脒\(yùn)雜費(fèi)等（如需要）。

（3）安裝調(diào)試款和質(zhì)量保證金可參照上述原則，在相應(yīng)工作結(jié)束后，由公司現(xiàn)場項(xiàng)目經(jīng)理在系統(tǒng)中點(diǎn)擊發(fā)起，自動(dòng)生成安裝調(diào)試或者質(zhì)保金付款單據(jù)。

以上單據(jù)生成并經(jīng)合同結(jié)算工程師審查后，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的工作分工和公司管理要求，逐層流轉(zhuǎn)給相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，最后財(cái)務(wù)人員直接從系統(tǒng)中打印付款單據(jù)并對(duì)外付款。

3.引入電子簽名密鑰和移動(dòng)辦公

在以上進(jìn)度控制及合同結(jié)算系統(tǒng)中，為方便操作，可引入電子簽名和公章簽發(fā)工具，對(duì)相關(guān)權(quán)限人員配備電子簽名密鑰。密鑰對(duì)文檔的安全完整保存具有全面的保證。同時(shí)，因管道建設(shè)的流動(dòng)性，公司領(lǐng)導(dǎo)出差頻次較高，可開發(fā)基于android和ios手機(jī)操作平臺(tái)的APP移動(dòng)辦公系統(tǒng)，使移動(dòng)辦公成為可能。

綜上所述，通過以上文件傳遞和進(jìn)度控制、合同結(jié)算系統(tǒng)的模擬實(shí)施分析和預(yù)測，可大幅提高物裝公司的項(xiàng)目管理水平和工作效率，降低組織內(nèi)部的溝通成本。一是有效降低傳統(tǒng)辦公成本，提高采辦工作效率和工作質(zhì)量。二是節(jié)省人力資源投入，減少目前的文控工程師、進(jìn)度控制工程師和合同結(jié)算工程師人員數(shù)量，將人員精力全部投入到采辦物流工作中。三是實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的可追溯和閉環(huán)管理。四是促進(jìn)各崗位績效考核的準(zhǔn)確度，實(shí)現(xiàn)定量考核。

通過信息化操作實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的自動(dòng)化管理，從技術(shù)手段的進(jìn)步持續(xù)促進(jìn)企業(yè)資源規(guī)劃管理水平更上一個(gè)臺(tái)階，有利于提升物裝公司的競爭力和項(xiàng)目承載力。