淺議辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理的促進(jìn)作用

杜建民 龐海萍

（1.水利部水利水電規(guī)劃設(shè)計(jì)總院，北京 100120；2.江蘇省水文水資源勘測(cè)局南京分局，江蘇南京 210029）

1 辦公自動(dòng)化與檔案管理的關(guān)系

在信息化的大環(huán)境下，為了高效處理單位各項(xiàng)事務(wù)，采用辦公自動(dòng)化進(jìn)行管理是大勢(shì)所趨。辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱 OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化辦公，優(yōu)化管理組織結(jié)構(gòu)，在提高辦公效率的基礎(chǔ)上，可增強(qiáng)協(xié)同辦公能力，實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)稱為檔案管理。檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)。

辦公自動(dòng)化是檔案形成的過(guò)程，檔案是辦公自動(dòng)化的結(jié)果，從檔案學(xué)角度看，文件實(shí)質(zhì)是一種信息，這種信息要具備真實(shí)性和可靠性，而目前的辦公自動(dòng)化技術(shù)已經(jīng)可以在信息分散處理過(guò)程中，真實(shí)記錄和反映文件產(chǎn)生的整個(gè)過(guò)程，并可通過(guò)技術(shù)手段準(zhǔn)確地將文件歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，形成電子檔案。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子文件的形成過(guò)程

我們水利水電規(guī)劃設(shè)計(jì)院辦公自動(dòng)化應(yīng)用較早，辦公自動(dòng)化環(huán)境下公文辦理分為收文和發(fā)文兩種：收文分為上級(jí)來(lái)文和其他單位來(lái)文；發(fā)文分為本單位對(duì)內(nèi)發(fā)文和對(duì)外單位發(fā)文。在實(shí)踐中我們通過(guò)以下流程得到電子文件檔案。

2.1 收文處理

（1）對(duì)收文進(jìn)行分類和編號(hào)。來(lái)文分為A（上級(jí)來(lái)文）、B（其他單位來(lái)文）、C（其他部委來(lái)文）三類，收文文書按來(lái)文單位的不同和時(shí)間順序進(jìn)行分類和編號(hào)，為文件上傳和以后的文件查詢提供方便。

（2）掃描紙質(zhì)文件。掃描是紙質(zhì)文件電子化的一種方法，是電子檔案形成的過(guò)程。掃描時(shí)應(yīng)注意分辨率的設(shè)置，要使文稿達(dá)到整齊、清晰的效果。

（3）登記上傳。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的收文管理模塊中進(jìn)行文件登記，包含來(lái)文單位、文號(hào)、文件名稱（標(biāo)題）、時(shí)間、編號(hào)、是否涉密等，并將事先掃描好的文件作為附件粘貼上傳。此時(shí)，紙質(zhì)文件已轉(zhuǎn)化為電子文件。

（4）文件流轉(zhuǎn)。按照辦公系統(tǒng)設(shè)置好的程序，將文件逐級(jí)流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)過(guò)程中系統(tǒng)將自動(dòng)記錄相關(guān)信息到收文處理單中，包括領(lǐng)導(dǎo)批示、意見處理情況、流轉(zhuǎn)人簽名及流轉(zhuǎn)時(shí)間等。流轉(zhuǎn)結(jié)束后由收文文書將收文處理單打印輸出，連同紙質(zhì)文件一并交予主辦部門的文書人員，以便日后進(jìn)行紙質(zhì)文件歸檔。流轉(zhuǎn)結(jié)束后的電子文件及流轉(zhuǎn)信息自動(dòng)保存在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的服務(wù)器中。

2.2 發(fā)文處理

發(fā)文處理包括擬稿、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)、排版、印刷等環(huán)節(jié)。擬稿人在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)文模塊下進(jìn)行擬稿，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)核稿后，提交相關(guān)部門或人員進(jìn)行會(huì)簽，再由單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)，最后經(jīng)發(fā)文文書排版后印刷。發(fā)文流轉(zhuǎn)過(guò)程中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將自動(dòng)記錄修改痕跡、會(huì)簽人員、會(huì)簽意見和日期等相關(guān)信息到發(fā)文稿簽中，同時(shí)也包含了標(biāo)題、文號(hào)、成文日期等重要信息。流轉(zhuǎn)結(jié)束后，由發(fā)文文書將打印出的發(fā)文稿簽和發(fā)文底稿及紅頭文件一并交予主辦部門文書進(jìn)行紙質(zhì)文件歸檔。流轉(zhuǎn)結(jié)束后的電子文件及發(fā)文稿簽存儲(chǔ)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的服務(wù)器中。

2.3 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

由于保密的需要，檔案管理系統(tǒng)需在內(nèi)網(wǎng)上運(yùn)行，而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)大多在互聯(lián)網(wǎng)上運(yùn)行。因兩個(gè)系統(tǒng)分別由不同的軟件公司開發(fā)，兩者是相互獨(dú)立的，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正的一體化。因此，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的所有可以成為檔案存檔的文件信息不能直接進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)中，但此時(shí)檔案管理員只需通過(guò)刻錄光盤，就可以將存儲(chǔ)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)服務(wù)器中的電子文件快速、準(zhǔn)確地導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)的文件庫(kù)中，這為歸檔提供了方便，為最終形成檔案奠定了基礎(chǔ)。

3 辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理工作的作用

3.1 實(shí)現(xiàn)了資源共享

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下形成的電子文件可以直接轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)的文件庫(kù)中，轉(zhuǎn)換過(guò)來(lái)的電子文件包含了標(biāo)題、文號(hào)、成文日期、責(zé)任者等完整的背景信息，檔案管理人員直接在未歸檔的文件庫(kù)中選擇要?dú)w檔的文件，對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)單的編目和整理，就可完成電子文件的歸檔工作，從而省去傳統(tǒng)紙質(zhì)文件數(shù)字化歸檔需要經(jīng)過(guò)掃描、錄入等繁瑣的操作程序，實(shí)現(xiàn)一次輸入，多次利用，減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔效率，節(jié)約了人、財(cái)、物支出成本，為檔案及時(shí)歸檔提供了條件。

3.2 保障了信息的真實(shí)性和完整性

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下形成的電子文件，不僅包含了文件主體，而且包含了流轉(zhuǎn)過(guò)程中所記錄的各種背景信息和要素。如：收文登記處理過(guò)程中的經(jīng)辦者、簽閱者、簽閱意見、辦理情況等；發(fā)文處理過(guò)程中的起草者、核稿者、會(huì)簽者、簽發(fā)者及會(huì)簽意見、修改痕跡、簽發(fā)意見等。這些信息均通過(guò)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，一并歸檔，確保了檔案信息的完整性、可追溯性。

3.3 有利于檔案的查詢和利用

無(wú)論是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)下形成的電子文件，還是歸檔之后形成的電子檔案，都可以通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)查詢、瀏覽、打印等功能。特別是形成電子科技檔案后，可以充分發(fā)揮電子檔案不同于紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)條件，在方便瀏覽、查詢的同時(shí)，還可以直接進(jìn)行復(fù)制、編輯等操作，甚至可直接向使用者提供，既避免了傳統(tǒng)借閱方式因頻繁借閱對(duì)紙質(zhì)檔案造成的影響，又提高了檔案的可利用性和快捷性。

3.4 為現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)造了條件

傳統(tǒng)檔案通常是以“卷”的形式整理成冊(cè)和歸檔的，一個(gè)卷中包含多個(gè)相關(guān)的文件，這種歸檔形式的缺點(diǎn)是不利于查詢和借閱?，F(xiàn)代檔案管理正逐步由“卷”向“文件”轉(zhuǎn)變，而由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成并轉(zhuǎn)換過(guò)來(lái)的電子文件，經(jīng)稍加整理后既可以“卷”的形式形成電子檔案，也可直接以單個(gè)“文件”形式形成電子檔案，從而為現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)造了條件。

4 問(wèn)題分析及思考

4.1 存在問(wèn)題

一是數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換不夠完整。以收文為例，轉(zhuǎn)入到檔案庫(kù)里的收文，有少數(shù)只能看到標(biāo)題，而且打不開附件（文件主體），不能看到文件的具體內(nèi)容，不得不再次對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行重新掃描，再次上傳。經(jīng)分析，主要原因是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)系不同的軟件公司所開發(fā)，二者之間數(shù)據(jù)接口采用的庫(kù)表結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。

二是系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性有待提高。以辦公系統(tǒng)的發(fā)文為例，在文件流轉(zhuǎn)、會(huì)簽的過(guò)程中，存在個(gè)別附件丟失的現(xiàn)象，導(dǎo)致轉(zhuǎn)到檔案庫(kù)里的文件信息不全。經(jīng)分析，主要是因?yàn)檗k公系統(tǒng)的軟硬件匹配存在問(wèn)題，導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性不高。

4.2 建議

一是選擇由同一個(gè)軟件公司開發(fā)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，或選擇辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)高度一體化的產(chǎn)品，以便系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)能順利銜接。二是協(xié)調(diào)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的軟件商和檔案管理系統(tǒng)的軟件商，統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口庫(kù)表結(jié)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)。三是加強(qiáng)系統(tǒng)的維護(hù)管理，針對(duì)問(wèn)題，查找原因，不斷完善系統(tǒng)。