疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)芻議

楊鳳珍

檔案管理是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱疾控機(jī)構(gòu))非常重要的一項(xiàng)工作，把檔案管理與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化，對(duì)全面提升疾控工作能力和工作質(zhì)量具有十分重要的意義。

1 推進(jìn)疾控機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行

1.1 規(guī)范業(yè)務(wù)信息管理是做好疾控工作的必要前提 自2003 年疾控機(jī)構(gòu)體制改革以來(lái)，疾控機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的防病業(yè)務(wù)工作不斷深入和擴(kuò)展，政府和社會(huì)各界對(duì)疾控機(jī)構(gòu)的工作要求和服務(wù)需求也日益提高。尤其在各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)的防病工作業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析和上報(bào)過(guò)程中，數(shù)據(jù)量不斷增加，分析和報(bào)告周期不斷縮短，導(dǎo)致業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)處理的工作量和工作要求日益提高。同時(shí)，疾病預(yù)防控制工作在向高水平、深層次發(fā)展過(guò)程中，也對(duì)規(guī)范業(yè)務(wù)信息管理提出了更高的要求。如何規(guī)范業(yè)務(wù)資料管理，有效提高工作效率和工作質(zhì)量，是當(dāng)前疾病預(yù)防控制工作中亟待解決的問(wèn)題。

1.2 加強(qiáng)信息綜合利用是提升疾控能力的重要手段 疾病預(yù)防控制工作的日常運(yùn)作，立足于對(duì)歷史和當(dāng)前各類業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的分析和利用。只有通過(guò)對(duì)歷史資料的收集、整理和分析，才能對(duì)各類疾病的現(xiàn)狀進(jìn)行比較，探討其發(fā)生和發(fā)展趨勢(shì)，從而指導(dǎo)疾病預(yù)防控制工作的開(kāi)展。尤其在疾病預(yù)警預(yù)測(cè)和突發(fā)事件應(yīng)急處置過(guò)程中，詳盡的數(shù)據(jù)綜合分析利用是進(jìn)行科學(xué)分析和決策的必要前提，也是評(píng)估工作措施有效性的重要依據(jù)。因此，業(yè)務(wù)信息的綜合分析利用在疾病預(yù)防控制工作中具有極其重要的地位。檔案信息管理系統(tǒng)的實(shí)施，可以加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作，提升信息資源綜合利用水平，提高工作質(zhì)量和效率。

1.3 創(chuàng)新信息化管理機(jī)制是疾控現(xiàn)代化建設(shè)的必然趨勢(shì) 隨著政府對(duì)疾病預(yù)防控制工作的日益重視和投入的不斷增加，以及全社會(huì)信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，疾控機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)也逐步發(fā)展，并取得了一定的成績(jī)。近幾年來(lái)，全國(guó)傳染病和突發(fā)公共衛(wèi)生事件報(bào)告實(shí)行網(wǎng)絡(luò)直報(bào)，各類專病報(bào)告系統(tǒng)的逐步實(shí)施，兒童計(jì)劃免疫信息管理系統(tǒng)在全省的推廣應(yīng)用，部分發(fā)達(dá)城市突發(fā)公共衛(wèi)生應(yīng)急指揮系統(tǒng)項(xiàng)目的啟動(dòng)，這一系列項(xiàng)目的實(shí)施，都表明疾控業(yè)務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)程在不斷加快。

2 疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀不容樂(lè)觀

2.1 傳統(tǒng)模式管理 開(kāi)發(fā)利用較少 目前大多數(shù)疾控機(jī)構(gòu)檔案工作，仍停留在文件資料的整理、鑒定和立卷的傳統(tǒng)管理模式上。檔案管理人員對(duì)如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，充分利用現(xiàn)有的檔案資源為社會(huì)提供有效的服務(wù)，缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，開(kāi)發(fā)檔案信息的能力不高，僅局限于開(kāi)發(fā)檢索性、介紹性、匯編性的內(nèi)部檢索參考材料，缺乏系統(tǒng)性、綜合性、專題性的檔案信息開(kāi)發(fā)材料，使疾病預(yù)防控制檔案信息未能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2 條件制約 硬件投入不足 基層檔案管理受工作經(jīng)費(fèi)、人員編配等條件的制約，檔案工作多無(wú)獨(dú)立科室，無(wú)專職人員管理，由于檔案管理工作不能在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生效益，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案硬件設(shè)施難以達(dá)標(biāo)，增加了檔案信息化建設(shè)難度。

2.3 人才缺乏 信息交流不暢 目前疾控機(jī)構(gòu)的檔案管理人員，大多對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用僅停留在一些簡(jiǎn)單的應(yīng)用操作管理階段，信息化技術(shù)運(yùn)用能力不強(qiáng)，缺乏既熟悉專業(yè)理論、掌握外語(yǔ)知識(shí)，又能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才。因此，接受信息、開(kāi)發(fā)信息和提供有效檔案信息的能力較低，使疾病預(yù)防控制檔案的自身價(jià)值難以發(fā)揮。受區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的制約，各地疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化的建設(shè)呈現(xiàn)不平衡的狀況，從而使疾控縱向與橫向的信息交流滯后，影響了疾病預(yù)防控制工作者快速應(yīng)對(duì)和處置各種突發(fā)公共衛(wèi)生事件的能力。

3 推進(jìn)疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的策略與建議

3.1 培養(yǎng)人才 提高檔案管理人員綜合素質(zhì) 一是加強(qiáng)對(duì)檔案工作信息意識(shí)的培養(yǎng)和信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，其中包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)及與檔案信息化相關(guān)的現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等，使檔案工作者具有運(yùn)用疾病預(yù)防控制檔案信息資源共享和信息技術(shù)手段加工處理、傳輸疾病預(yù)防控制信息的能力。二是加強(qiáng)檔案工作者預(yù)防醫(yī)學(xué)和公共衛(wèi)生知識(shí)的學(xué)習(xí)，使檔案工作者對(duì)疾病預(yù)防控制檔案信息化具有較高的理性認(rèn)知和敏感性。三是加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理相關(guān)知識(shí)和外語(yǔ)的學(xué)習(xí)，提高檔案工作者信息化管理水平。

3.2 提高認(rèn)識(shí) 加深對(duì)檔案信息化建設(shè)的理解各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)和理解檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，不能簡(jiǎn)單地把檔案文獻(xiàn)的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè)，而應(yīng)將檔案信息化工作的著重點(diǎn)放在加強(qiáng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)建設(shè)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案信息安全建設(shè)，以及對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有序的整理和管理之上，使檔案信息資源更好地為疾病預(yù)防控制工作和社會(huì)需求提供服務(wù)。

3.3 科學(xué)管理 加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入把現(xiàn)代化管理工作列入本單位重要達(dá)標(biāo)工作內(nèi)容來(lái)進(jìn)行考核、獎(jiǎng)懲，使本單位檔案現(xiàn)代化管理卓有成效，年年都有進(jìn)展。要增加一定的經(jīng)費(fèi)投入，配置與檔案管理模式現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件及管理系統(tǒng)，加快更新改造步伐。明確疾控檔案管理目標(biāo)，做到任務(wù)清楚，渠道通暢，實(shí)行計(jì)劃管理、信息管理和責(zé)任管理?？h(市)級(jí)疾控中心應(yīng)建立綜合檔案室，配備1～2 名專職人員，結(jié)合本區(qū)域的疾病預(yù)防控制工作實(shí)踐，進(jìn)行必要的硬件投入，要有符合要求的庫(kù)房，良好的閱檔環(huán)境，規(guī)范和檔案裝具和調(diào)閱檔案的必備工具等，按照《全國(guó)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)工作規(guī)范》關(guān)于檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定去執(zhí)行。

3.4 重點(diǎn)突破 加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)檔案信息的電子化加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作，以檔案信息資源的社會(huì)共享為目標(biāo)，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以電子文件管理為突破口，突出把握存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化這兩個(gè)工作重點(diǎn)。一是要進(jìn)一步規(guī)范電子文件的生成方式、生成格式、傳遞方式以及保管方式，把握好各類檔案的收集與鑒定、檔案著錄標(biāo)引格式以及有關(guān)專業(yè)術(shù)語(yǔ)、檔案種類劃分，注重網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，確保網(wǎng)絡(luò)的安全性與可靠性。二是電子化建設(shè)要著眼于提高疾病預(yù)防控制系統(tǒng)的整體水平。檔案信息電子化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。三是有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。目前，檔案信息電子化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)調(diào)配合，面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活庫(kù)”。四是做好電子文件的收集歸檔工作。電子檔案信息資源建設(shè)有兩個(gè)方面:一方面是對(duì)館藏檔案的數(shù)字化處理;另一方面是做好電子文件的收集歸檔。對(duì)于后者它是今后電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，做好電子文件的收集歸檔工作就成為電子檔案建設(shè)的重要前提和步驟。

3.5 拓展服務(wù) 實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的網(wǎng)絡(luò)化 在檔案服務(wù)工作中完全以電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息的組織，以檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檢索功能，向利用者提供內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案信息，使檔案服務(wù)工作中的時(shí)間與空間概念發(fā)生了巨大變化。不僅實(shí)現(xiàn)了檔案部門間的信息交流和資源共享，而且拓展了檔案利用服務(wù)的范圍，使檔案服務(wù)從封閉的機(jī)要服務(wù)轉(zhuǎn)向開(kāi)放服務(wù)，從為單純醫(yī)療機(jī)構(gòu)服務(wù)擴(kuò)展到為全社會(huì)服務(wù)，從單純?yōu)槟骋患部貦C(jī)構(gòu)服務(wù)擴(kuò)展到為廣大民眾服務(wù)。為適應(yīng)疾控事業(yè)發(fā)展的需要，檔案部門不能只作為保管部門，而應(yīng)成為疾病預(yù)防控制信息和知識(shí)的生產(chǎn)、再加工部門。檔案工作本身就是服務(wù)，做好服務(wù)工作，要求檔案工作者必須掌握疾病預(yù)防控制工作的服務(wù)要求和規(guī)律，優(yōu)化檔案信息資源配置，建立一個(gè)高效、規(guī)范的服務(wù)體系，更好地為地方疾病預(yù)防控制和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

總之，疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及面廣，建設(shè)周期長(zhǎng)。實(shí)施時(shí)應(yīng)制定目標(biāo)，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立良好的運(yùn)行機(jī)制，做到有效的組織和協(xié)調(diào)，分步、分階段進(jìn)行。注意積累和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以點(diǎn)帶面逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。最終實(shí)現(xiàn)計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源、數(shù)據(jù)資源、信息資源、知識(shí)資源的全面共享。