關(guān)于完善房產(chǎn)檔案信息查詢的研究

李萍

摘 要：房地產(chǎn)檔案信息是進(jìn)行房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房地征稅和房產(chǎn)交易等工作的必要信息依據(jù)，是整個(gè)房地產(chǎn)管理的基礎(chǔ)。因此，提高房地產(chǎn)檔案管理水平，完善檔案信息查詢制度，是檔案工作者必須面對(duì)的課題。通過(guò)介紹房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息的重要性，提出了完善檔案信息查詢的具體措施。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案信息；產(chǎn)權(quán)信息；信息查詢；制度完善

中圖分類(lèi)號(hào)：F293.33 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）03-0096-02

1 概述

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和城市化建設(shè)的不斷加快，房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)越來(lái)越活躍，為此，關(guān)于房地產(chǎn)權(quán)檔案信息的資訊也就頻繁出現(xiàn)在大眾的視野中。房地產(chǎn)檔案是除房地產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)外法律認(rèn)可的、確認(rèn)房地產(chǎn)權(quán)利歸屬、鑒證房地產(chǎn)權(quán)屬處置的唯一有效證明，是重要的法律依據(jù)?，F(xiàn)對(duì)完善房地產(chǎn)檔案信息查詢進(jìn)行分析研究，提出相關(guān)查詢問(wèn)題的解決方案，以滿足公眾對(duì)檔案利用的需求。

2 房產(chǎn)檔案信息在社會(huì)生活中的作用

房地產(chǎn)檔案關(guān)系到人民群眾的切身利益，特別是近幾年來(lái)，國(guó)家為了確保房地產(chǎn)市場(chǎng)可以健康有序發(fā)展，實(shí)行了一系列宏觀調(diào)控政策和惠民政策，涉及房貸、稅收、享受保障性住房資格、孩子入學(xué)、戶籍管理等各個(gè)方面，檔案信息查詢量倍增，房地產(chǎn)檔案的社會(huì)作用受到廣泛的關(guān)注。

2.1 是解決民事糾紛的原始依據(jù)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，因房產(chǎn)問(wèn)題引發(fā)的民事糾紛日益增多，并且由于房產(chǎn)所有權(quán)性質(zhì)的多樣化，導(dǎo)致了產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)的多元化，房地產(chǎn)糾紛呈逐年上升的趨勢(shì)。近年來(lái)，在解決因房產(chǎn)問(wèn)題引發(fā)的民事糾紛過(guò)程中，房產(chǎn)檔案管理部門(mén)主動(dòng)為公安、司法和檢察等部門(mén)提供查詢服務(wù)，為國(guó)家和個(gè)人挽回了大量財(cái)產(chǎn)損失，切實(shí)維護(hù)了集體和個(gè)人的權(quán)益。

2.2 是推進(jìn)城市建設(shè)的重要依據(jù)

近些年來(lái)，許多城市都開(kāi)展了大規(guī)模的城市改造，特別是一些老城市的老城區(qū)，急需拆除低矮破舊的舊樓房和平房，這不僅是為了改善市民的居住條件，更是為了改變城市容貌。在這項(xiàng)工作中，政府的投資力度并不是很大，往往是由房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)進(jìn)行商業(yè)運(yùn)作。開(kāi)發(fā)商在運(yùn)作每一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，都會(huì)進(jìn)行調(diào)查，摸清拆遷范圍內(nèi)的房產(chǎn)底數(shù)，以便進(jìn)行成本核算，然后再進(jìn)行方案設(shè)計(jì)。這時(shí)候，開(kāi)發(fā)商就必須要到房產(chǎn)檔案管理部門(mén)進(jìn)行調(diào)查，同時(shí)辦理拆遷凍結(jié)手續(xù)，確保拆遷工作順利完成，為政府和有關(guān)部門(mén)進(jìn)行拆遷安置、物業(yè)管理和房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)等提供依據(jù)，也為推進(jìn)城建重點(diǎn)工程建設(shè)掃清障礙。

2.3 息是推動(dòng)民生工程建設(shè)的直接依據(jù)

在國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策調(diào)控中，房產(chǎn)檔案管理部門(mén)可為群眾享受購(gòu)房補(bǔ)助、廉租住房補(bǔ)貼、取得經(jīng)濟(jì)適用房購(gòu)房資格和減免稅費(fèi)等出具查詢結(jié)果，復(fù)印房改房協(xié)議書(shū)和上手稅票等資料；為群眾解決家庭房產(chǎn)糾紛、遺失補(bǔ)辦房產(chǎn)證、順利開(kāi)展各類(lèi)經(jīng)營(yíng)、子女入學(xué)報(bào)名、異地購(gòu)房等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題出具權(quán)屬證明，滿足群眾的各項(xiàng)需求，解決群眾的燃眉之急，保障權(quán)利人的合法權(quán)益，切實(shí)發(fā)揮民生檔案的作用。

3 提高房產(chǎn)檔案信息查詢能力的必要性

隨著社會(huì)公眾對(duì)檔案利用需求的不斷擴(kuò)大，房產(chǎn)檔案查詢的內(nèi)容和方式也隨之發(fā)生著變化，不可避免地會(huì)出現(xiàn)種種問(wèn)題，亟需解決。

3.1 查詢出證環(huán)節(jié)易出現(xiàn)的問(wèn)題

近年來(lái)，房產(chǎn)檔案部門(mén)利用館藏檔案出具證明，這在廣大群眾解決戶口、工齡、工資、土地糾紛、減免稅費(fèi)、貸款和申請(qǐng)保障房等問(wèn)題中發(fā)揮了不可替代的憑據(jù)作用。但是，其中一部分人看中了檔案證明的這種獨(dú)特作用，想方設(shè)法騙取證明，造成了非常惡劣的社會(huì)影響。這種現(xiàn)象充分說(shuō)明現(xiàn)行的出證制度并不健全，特別是出證審核程序很不完善。這就提醒我們，應(yīng)當(dāng)不斷完善檔案館出證程序，以規(guī)范出證行為，保證檔案證明的真實(shí)性。

3.2 查詢工作帶來(lái)的法律責(zé)任問(wèn)題

隨著物權(quán)法的出臺(tái)，對(duì)個(gè)人財(cái)產(chǎn)的保護(hù)擺在了房產(chǎn)檔案人的面前。近幾年來(lái)，國(guó)家先后出臺(tái)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》《物權(quán)法》和《房屋登記簿管理試行辦法》等都對(duì)檔案查詢進(jìn)行了明確的規(guī)定。它們都規(guī)定，登記部門(mén)有對(duì)外提供房屋登記信息的責(zé)任和義務(wù)。但是，不容忽視的是，房屋登記信息里面的很多內(nèi)容都屬于以上法規(guī)規(guī)定的范疇：身份信息和房產(chǎn)擁有數(shù)量屬于個(gè)人隱私，軍產(chǎn)屬于國(guó)家秘密，很多企業(yè)房產(chǎn)屬于商業(yè)秘密，此類(lèi)信息一旦從房屋登記部門(mén)泄漏出去，那么，房屋登記部門(mén)就要承擔(dān)法律責(zé)任，嚴(yán)重者可能會(huì)被刑責(zé)。

3.3 可查詢房產(chǎn)信息存在擔(dān)負(fù)法律責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)

例如，權(quán)屬登記部門(mén)的工作人員受人之托，隨意查閱他人的房產(chǎn)檔案，并向社會(huì)透露；個(gè)別機(jī)關(guān)執(zhí)法人員，以公事、保密為由，不出具單位公函，隨意調(diào)閱；律師以代理為由，在未取得法院立案文書(shū)時(shí)，要求取證；不提供具體座落，只提供產(chǎn)權(quán)人姓名，大海撈針式的摸查；企事業(yè)單位在福利分房時(shí)，要求提供本單位職工房產(chǎn)狀況等。

4 建立房產(chǎn)檔案查詢制度的設(shè)想

房屋登記信息是允許有條件地進(jìn)行查詢的，并且對(duì)于公、檢、法等國(guó)家權(quán)力機(jī)構(gòu)也允許以姓名索引的模式進(jìn)行查詢。實(shí)際上，這就是檔案查詢的分級(jí)——等級(jí)不同，需要提供的內(nèi)容也不同。這個(gè)制度目前在房屋登記部門(mén)基本能夠執(zhí)行，但在內(nèi)部管理方面卻存在漏洞，容易形成信息泄密。因此，筆者認(rèn)為，房屋登記信息內(nèi)部管理應(yīng)該和對(duì)外查詢一致，在完善管理措施的基礎(chǔ)上，應(yīng)建立分級(jí)管理制度。

4.1 完善管理制度

完善管理制度主要包括以下幾個(gè)方面：①要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使其具有強(qiáng)烈的責(zé)任心，明確崗位職責(zé)；增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)，要讓工作人員認(rèn)識(shí)到泄漏信息造成的后果和可能會(huì)產(chǎn)生的危害；建立登記資料內(nèi)部利用管理制度，明確利用登記資料的條件和申請(qǐng)程序，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行檔案工作的管理和查詢。②出臺(tái)內(nèi)部資料查詢操作手冊(cè)，對(duì)涉及身份信息、用姓名索引等查詢的要嚴(yán)格操作程序，從思想上加強(qiáng)重視，在制度上加強(qiáng)管理。③在證明出具等環(huán)節(jié)，要實(shí)行雙人審核制度，保證檔案管理工作的規(guī)范化。

4.2 樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

房產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與稅務(wù)、銀行等部門(mén)密切聯(lián)系，根據(jù)利用者的要求和檔案利用的特點(diǎn)，規(guī)范查詢程序和流程，健全、完善檔案查閱制度。有針對(duì)性地制訂檔案風(fēng)險(xiǎn)防范措施，對(duì)檔案工作人員開(kāi)展思想政治教育和職業(yè)道德教育，杜絕因人情關(guān)系帶來(lái)的對(duì)檔案工作的不良影響，切實(shí)保障檔案利用者的合法權(quán)益。

4.3 強(qiáng)化管理措施

要確定館藏檔案的可利用范圍和利用程度的劃分，使屬于可利用范圍內(nèi)的檔案確實(shí)能夠被利用。對(duì)于司法、紀(jì)檢等部門(mén)辦案必須調(diào)閱不可利用檔案的，必須經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)審批同意后才可調(diào)閱；對(duì)于必須提供實(shí)物檔案的，檔案館要派專(zhuān)人調(diào)閱并陪同查閱。在歸還檔案時(shí)，還要逐頁(yè)逐字地與電子檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)。加強(qiáng)查閱室建設(shè)，例如可以安裝攝像頭，防止涂改、損毀檔案原件的情況發(fā)生。檔案證明資料出具應(yīng)按專(zhuān)人調(diào)檔、手工填寫(xiě)、經(jīng)辦簽字、印鑒歸口和領(lǐng)導(dǎo)審核的程序進(jìn)行，做到有據(jù)可查，確保從根本上消除管理漏洞。

4.4 設(shè)置查詢權(quán)限

房產(chǎn)信息系統(tǒng)的建設(shè)，讓不同人員擁有了不同的權(quán)限，數(shù)字簽名等模式終將會(huì)走上歷史的舞臺(tái)。登記部門(mén)可以依托數(shù)字信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)權(quán)限進(jìn)行限制分級(jí)，例如明確規(guī)定能夠利用姓名進(jìn)行索引或是能進(jìn)行模糊檢索的必須是檔案管理人員，并且要明確范圍，將權(quán)限責(zé)任落實(shí)到具體的操作者，做到權(quán)責(zé)一致；對(duì)于非檔案管理人員，要求其必須提供身份證件、座落或產(chǎn)權(quán)證號(hào)等內(nèi)容，否則不允許進(jìn)行模糊檢索。

4.5 建立利用“痕跡”

對(duì)于登記資料的泄漏，如果僅僅從制度和查詢?nèi)藛T自身約控上入手，是無(wú)法從根本上解決問(wèn)題的，所以，必須要有嚴(yán)格的監(jiān)督手段。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成資料利用日志就成為了重要的環(huán)節(jié)。在什么時(shí)間點(diǎn)、哪些人員對(duì)哪些內(nèi)容進(jìn)行了讀取，就成為必須留存的關(guān)鍵。檔案證明的出具，建議選用自動(dòng)生成的模板，因?yàn)檫@樣出具證明的時(shí)間點(diǎn)就可以精準(zhǔn)到分，可以首先解決人為因素的影響，另外就是可以利用留下的“痕跡”追責(zé)。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們必須要高度重視房地產(chǎn)檔案的管理，提高房地產(chǎn)檔案的信息化查詢能力，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作，為百姓提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)，以此促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速、健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]郭大明.房產(chǎn)檔案查詢、利用收費(fèi)問(wèn)題探討[J].黑龍江檔案，2011（01）.

[2]智璐璐.房屋產(chǎn)權(quán)檔案分類(lèi)法之比較研究[J].檔案管理，2012（05）.

〔編輯：曹月〕