如何做好高職院校檔案管理中的電子文件歸檔工作

劉曉燕

（四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 遂寧 629000）

如何做好高職院校檔案管理中的電子文件歸檔工作

劉曉燕

（四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 遂寧 629000）

高職院校在校內(nèi)各種黨政、人事、教學(xué)、學(xué)生、科研、財(cái)務(wù)等管理活動(dòng)中，形成大批需要?dú)w檔的電子文件。如何做好我們高職院校檔案管理工作，目前最需要解決的問(wèn)題就是如何做好這些電子文件的歸檔工作。

高校職院校;檔案管理；電子文件歸檔工作

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校管理中的廣泛應(yīng)用，使得各高職院校在各種黨政、人事、教學(xué)、學(xué)生、科研、財(cái)務(wù)等管理活動(dòng)中，形成大批需要?dú)w檔的電子文件，我校也不例外的出現(xiàn)這些問(wèn)題。如何做好我們高職院校檔案管理工作，目前最需要解決伯問(wèn)題就是如何做好這些電子文件的歸檔工作。

1 高職院校電子文件的含義及其特點(diǎn)

1.1 高職院校電子文件的含義

高職院校電子文件是指各高職院校的教師和學(xué)生在各種活動(dòng)中形成的，具有一定保存價(jià)值記錄，以計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、硬盤(pán)、磁盤(pán)、光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料、圖表等。它和普通文件一樣具有形成、管理、處置三個(gè)階段。它主要包括電子文書(shū)、電子報(bào)表、電子圖片、電子信件等。

1.2 高職院校電子文件的特點(diǎn)

1.2.1 形式多樣、信息錄入規(guī)范

在高職院校，電子文件信息的存在形式是多樣化的，它可以以電子文本文件形式存在，也可以以電子表格、電子圖形圖像、電子影像等多種形式存入歸檔和傳輸，是一種全方位的記憶和再現(xiàn)形式。在各個(gè)高職院校的電子文件歸檔管理系統(tǒng)中，如果我們要錄入信息，就只能根據(jù)電子文件歸檔管理系統(tǒng)的提示要求，填入相應(yīng)信息內(nèi)容，不能任意增添或改變錄入方式，否則信息將無(wú)法錄入，這樣使得我們錄入的相關(guān)信息既規(guī)范又準(zhǔn)確。如果我們?cè)诓僮髦?，將要?dú)w檔的電子文件的信息輸入不準(zhǔn)確、不完全，該系統(tǒng)就不能進(jìn)入下一個(gè)工作環(huán)節(jié)，從面阻礙電子文件信息的錄入，為了順利完成這項(xiàng)工作，檔案管理人員只有規(guī)規(guī)矩矩按規(guī)定及時(shí)錄入相關(guān)規(guī)范信息，從而使得高職院校電子文件信息錄入規(guī)范。

1.2.2 易于存儲(chǔ)、傳遞，并且存儲(chǔ)容量大

電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)很多，目前主要有各種光盤(pán)、U盤(pán)、計(jì)算機(jī)硬盤(pán)，特別是移動(dòng)硬盤(pán)。同時(shí)，電子文件的傳遞也非常方便快捷，它借助于網(wǎng)絡(luò)、電子郵件、F TP服務(wù)等多種渠道傳遞給相關(guān)人員。與紙制文件相比，電子文件借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，將存儲(chǔ)信息的容量大大增加，并且它通過(guò)信息壓縮等高科技技術(shù)，將電子文件的存儲(chǔ)容量增加幾何倍數(shù)，真正意義上實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)的海容量。

1.2.3 信息資源共享程度的提高，改變了工作效率

由于電子文件歸檔管理系統(tǒng)在各大高職院校的陸續(xù)使用，使得各高職院校各級(jí)黨政、行政、業(yè)務(wù)、教學(xué)、學(xué)生、科研等信息資源進(jìn)行信息平臺(tái)，達(dá)到信息資源共享，為各高職院校的師生們提供了隨時(shí)便捷的查找資源的平臺(tái)，使他們能迅速查找到自己想要的信息，為檔案使用者提供方便。高職院校利用校園網(wǎng)進(jìn)行檔案管理使數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)更可靠、更準(zhǔn)確，信息反饋更及時(shí)，并去掉了大量的手工管理，將檔案管理人員從繁雜、重復(fù)的低效率解放出來(lái)，提高了工作效率。另一方面，我們的廣大師生們?cè)谒麄兺瓿伤麄兊慕虒W(xué)、科研等任務(wù)后，如果要進(jìn)行教育教學(xué)的改革和創(chuàng)新，他們就可以通過(guò)電子文件歸檔管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)有的教學(xué)和科研等成果，去進(jìn)行創(chuàng)新和改革，從而達(dá)到少走彎路，多出成果。由些看來(lái)，高職院校電子文件歸檔管理系統(tǒng)的運(yùn)用，使得高職院校的相關(guān)信息資源達(dá)到共享，檔案利用者就可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查找所需信息資源，減少他們來(lái)往高職院校的時(shí)間和費(fèi)用，同時(shí)也能有效阻止假信息和假文憑的流竄，為凈化社會(huì)風(fēng)氣起到良好的作用。

1.2.4 易編輯修改、損壞和丟失

高校電子文件歸檔，借助于各種專(zhuān)業(yè)軟件，在里面很容易對(duì)電子文件進(jìn)行編輯和修改，而且很難發(fā)現(xiàn)其修改的痕跡。同時(shí)，電子文件保存對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件要求很高，如果一但達(dá)不到存儲(chǔ)要求，將很容易損傷載體，導(dǎo)致信息丟失，計(jì)算機(jī)病毒，人為破壞也很容易導(dǎo)致電子文件的損壞和丟失。

2 高職院校電子文件歸檔工作中存在的三個(gè)問(wèn)題

2.1 不健全的電子文件歸檔管理制度

就目前的形式，在絕大多數(shù)高職院校，電子文件的歸檔管理工作，仍存在著諸多問(wèn)題。就拿我們學(xué)院來(lái)說(shuō)，各個(gè)部門(mén)的電子文件的產(chǎn)生都是凌亂、無(wú)序的，而很多有價(jià)值需要?dú)w檔的電子文件資料卻流散在各自部門(mén)里，得不到快捷有效的處置，例如：各個(gè)系部的教學(xué)資料、科研成果；各個(gè)黨政、行政部門(mén)產(chǎn)生的電子；業(yè)務(wù)資料等等都沒(méi)有得到行之有效的歸檔管理。有的部門(mén)甚至在平時(shí)的文件處理中將要?dú)w檔的電子文件隨意修改、刪除。以上問(wèn)題的出現(xiàn)，絕大部分的高職院校是因?yàn)闆](méi)有健全的電了文件歸檔管理制度，沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度、管理原則、工作流程、崗位職責(zé)等等，從而使得各個(gè)部門(mén)的檔案管理工作者對(duì)電子文件歸檔的嚴(yán)重性認(rèn)識(shí)不全面，把該歸檔的電子文件流失掉，沒(méi)有保存。

2.2 收集需要?dú)w檔的電子文件難度大，保存環(huán)境要求高

在高職院校，要將電子文件換成可以利用的檔案其重要環(huán)節(jié)就是要將電子文件歸檔，將大量的各個(gè)部門(mén)產(chǎn)生的電子文件收集起來(lái)進(jìn)行歸檔，而要將這些電子文件收集起來(lái)，往往要跨越好幾個(gè)部門(mén)，使得電子文件收集工作難度大，就其原因：（1）在高職院校各個(gè)職能部門(mén)的工作環(huán)節(jié)大部分是相互交錯(cuò)的，難以界定其職責(zé)。例如，教務(wù)處與各個(gè)系部之間，教務(wù)處與科研處之間等等；（2）在高職院校各個(gè)產(chǎn)生電子文件的部門(mén)對(duì)其產(chǎn)生的電子文件什么時(shí)候收集歸檔不清楚，怎樣收集，它的步驟和具體的要求是什么也不明了，從而難以達(dá)到電子文件歸檔的要求和規(guī)范。在我們學(xué)院這方面問(wèn)題最嚴(yán)重的是各個(gè)系部，其次是各個(gè)行政部門(mén)。（3）一般高職院校的信息辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都不歸屬學(xué)校的檔案管理部門(mén)管理。例如：有些高職院校的信息辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在院辦，有的又在計(jì)算機(jī)科學(xué)系，有的又在現(xiàn)代教育系等等，使得電子文件管理與電子文件歸檔管理不成一個(gè)體系，相互不和諧、脫節(jié)。各個(gè)部門(mén)的電子文件收集起來(lái)后，一般是用硬盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)等存儲(chǔ)，這些存儲(chǔ)電子文件的載體的物理、化學(xué)性質(zhì)不穩(wěn)定，它們對(duì)溫度、濕度、磁場(chǎng)、光線、有害氣體等敏感，稍不注意就會(huì)受到破壞，這就要求電子文件檔案的保存環(huán)境要高。

2.3 電子文件的真實(shí)性難以保證，影響其可信度

電子文件檔案與紙制檔案是不一樣的，傳統(tǒng)的紙制檔案是以一種直觀形式存在，它的書(shū)寫(xiě)的痕跡很難模仿或改變，具有原始特點(diǎn)和法律憑證作用。而電子文件內(nèi)容與載體經(jīng)常發(fā)生結(jié)合形式的變化，如在傳輸或轉(zhuǎn)存中被改動(dòng)而不留任何痕跡，或是在拷貝復(fù)制時(shí)因?yàn)檩d體或讀寫(xiě)技術(shù)的不穩(wěn)性造成文件內(nèi)容丟失和變異，在高校電子文件檔案管理中也存在這些問(wèn)題。正因?yàn)殡娮游募恼鎸?shí)生難以保證，從而直接影響到電子文件檔案的可信度。

3加強(qiáng)高職院校電子文件歸檔工作的幾點(diǎn)建議

3.1 電子文件歸檔制度的健全和管理的規(guī)范

高職院校的電子文件歸檔管理法制化是高校的發(fā)展趨勢(shì)，是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，是高職院校依法治校的具體表現(xiàn)。只有將高職院校的電子文件歸檔管理制度健全后，才能將高職院校電子文件歸檔管理工作做好，我們可以依據(jù)國(guó)家有關(guān)電子文件檔案管理的法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)安全保護(hù)條例》等，結(jié)合自身特點(diǎn)、存在的問(wèn)題，找出與子對(duì)應(yīng)的辦法，制定出行之有效的高職院校檔案管理中的電子文件歸檔制度，并讓高職院校的各個(gè)電子文件產(chǎn)生部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行。另一個(gè)方面，要做到高職院校電子文件歸檔管理的規(guī)范化，須根據(jù)電子文件產(chǎn)生時(shí)的軟硬件不同，制定出統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，才能確保歸檔的電子文件有效利用。

3.2 協(xié)調(diào)好電子文件產(chǎn)生部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間的關(guān)系，做好電子文件檔案的保存環(huán)境

在高職院校，電子文件與紙制文件對(duì)比，歸檔過(guò)程和受制約的因素所涉及到的問(wèn)題就更加多，想只靠電子文件產(chǎn)成部門(mén)或只靠檔案管理部門(mén)是很困難的，只有協(xié)調(diào)這兩個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，才能保證高職院校的電子文件歸檔工作不脫節(jié)。在高職院校里，形成電子文件部門(mén)更是多，它包括黨政部門(mén)、行政部門(mén)、教務(wù)部門(mén)、教學(xué)系部、財(cái)務(wù)部門(mén)、科研部門(mén)等等，在這些部門(mén)里將產(chǎn)生大量的政策性文件、規(guī)章制度、教學(xué)相關(guān)文檔、學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)、評(píng)優(yōu)材料、困難資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、科研成果等電子文件。只有這些電子文件的形成部門(mén)來(lái)收集、整理、歸檔這些文件，才能保證這些電子文件形成檔案的質(zhì)量，因?yàn)橹挥兴麄儾胖肋@些電子文件的重要性，收藏的價(jià)值，形成的規(guī)律。這些電子文件形成后，我們的檔案管理部門(mén)就發(fā)揮作用了，他們利用他們所掌握的檔案管理工作原則和方法，按照相應(yīng)的檔案管理辦法，進(jìn)行把關(guān)和統(tǒng)籌管理，在做這個(gè)工作的同時(shí)，他們必須與電子文件產(chǎn)生部門(mén)協(xié)調(diào)好關(guān)系，并積極參與到相應(yīng)的工作中去，才能將電子文件檔案按要求歸檔，保證其完整性。因?yàn)殡娮游募鎯?chǔ)的載體大多是磁盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，物理、化學(xué)性質(zhì)不穩(wěn)定，對(duì)環(huán)境要求高，因些，檔案部門(mén)應(yīng)用專(zhuān)門(mén)的房間，在硬件和軟件設(shè)置上保證這些存儲(chǔ)物不被損壞，達(dá)到保存的永久性。

3.3 做好電子文件形成檔案過(guò)程的技術(shù)手段，建立起電子文件檔案使用的記錄制度

只有做好電子文件形成檔案過(guò)程的技術(shù)手段，才能保證其形成檔案過(guò)程中的質(zhì)量把關(guān)，在使用中要保障計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全、運(yùn)行安全等，可以設(shè)定登錄限制，使用文件權(quán)限控制等，建議最好是對(duì)服務(wù)器數(shù)據(jù)備一個(gè)份。要使高職院校的電子文件檔案在形成、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中，都有真實(shí)的相應(yīng)記錄，來(lái)證實(shí)電子文件檔案的原始真實(shí)性，使電子文件檔案從最初形成、到被開(kāi)發(fā)利用、最后到使用過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有記錄，就只有建立起電子文件檔案使用的記錄制度。制度一但形成，必須嚴(yán)格執(zhí)行，我們高職院校也只有嚴(yán)格執(zhí)行電子文件檔案使用記錄制度，才能達(dá)到我們的電子文件檔案的真實(shí)性和可信性。

[1]陳小芝.加強(qiáng)高校電子文件的歸檔管理[J].黑龍江史志. 2010,（1）.

[2]周海霞,李燕，李巍.淺談利用計(jì)算機(jī)對(duì)電子文檔進(jìn)行現(xiàn)代化管理的研究與思考[J].經(jīng)濟(jì)生活，2012，（11）.

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[5]楊紅巖.高校電子文檔科學(xué)化管理探析[J].科技檔案，2009，（2）.

How to Do Well in Electronic Documents File Archiving Work of File Mnagement in Higher Vocational Colleges

LIU Xiaoyan
（Sichuan Vocational and Technical College, Suining Sichuan 629000）

In Higher vocational colleges government, personnel, teaching, students, scientific research, financial and other management activities, a large number of electronic files need to archive. How to do well in file management, the key point is to do a good job in electronic documents file archiving.

Higher Vocational Colleges; File Management; Electronic Documents File Archiving Work

G718.5

A

1672-2094(2014)01-0135-03

責(zé)任編輯：張隆輝

2012-12-11

劉曉燕（1973-），女，四川遂寧人，四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員。研究方向：檔案管理。