鐵嶺綠萌貿易有限公司內部控制問題研究

孫 穎

(東北財經(jīng)大學 網(wǎng)絡教育學院，遼寧 大連 116025)

一、公司內部控制現(xiàn)狀問題分析

綠萌貿易有限公司 (簡稱“綠萌公司”)管理層對內部控制理解存在偏差，對存貨管理和往來款項管理等方面意識薄弱，在企業(yè)中管理人員由于受到傳統(tǒng)觀念的影響或是現(xiàn)實條件的制約，往往容易對內部控制產生錯誤的理解，在對企業(yè)進行管理時漠視內部控制的重要性。另外，責任的分工不明也對公司內部控制造成一定的影響。

1.企業(yè)對內部控制理解存在偏差

企業(yè)的內部控制制度對于該企業(yè)中的每一個成員來說都是有效的，任何人都需要遵守，沒有例外，包括制定內部控制的最高管理當局在內。該企業(yè)之所以內部管理混亂，就是因為一些領導破壞有關的職責分離、授權批準等控制制度，寬以待己，嚴以律人，認為內部控制只針對一般員工，和自己沒有關系。事實上，建立內部控制制度，保證內部控制系統(tǒng)有效運行是管理當局良好地履行對資產委托者的受托經(jīng)濟責任的有效方法。綠萌公司內部控制的根本出發(fā)點是為了滿足企業(yè)進行內部管理的需要，是管理控制系統(tǒng)的一部分，其根本作用在于衡量和糾正下屬人員的活動，以保證公司的發(fā)展符合計劃的要求，它要求按照目標和計劃，對工作人員的業(yè)績進行評價，找出消極偏差之所在，采取措施加以改進，以提高企業(yè)的經(jīng)營效率和效益，防止損失，保證企業(yè)預定目標的實現(xiàn)。所以，公司管理當局需盡快糾正錯誤觀念，不但要把建設有效的內部控制作為己任，更應在執(zhí)行過程中帶頭遵守內部控制制度的規(guī)定，一切按程序辦事，保證內部控制的有效性。

2.對內部控制重視不夠，內部控制成為擺設

很大一部分小企業(yè)家都是依靠機遇和冒險精神開始逐步完成原始積累的，而國有小企業(yè)的領導很大部分都是由行政部門調過來的，他們往往不太重視內部控制，對內部控制缺乏了解，內部控制意識不強，認為內部控制的建設和管理會制約企業(yè)的發(fā)展。雖然也有企業(yè)建立了內部控制制度，但沒有認識到其是一個動態(tài)的系統(tǒng)，隨著外部環(huán)境的變化，企業(yè)業(yè)務的拓展，原先完善的內控已不再適應企業(yè)的發(fā)展，當其出現(xiàn)問題時沒有及時加以糾正。甚至有的企業(yè)在不了解其自身情況的前提下，照搬其他企業(yè)的內部會計控制制度，把建立內部會計控制的目標定位在應付上級部門檢查上，不能很好地落實執(zhí)行，形同虛設。

3.風險意識差，往來款項管理不到位

由于社會經(jīng)濟環(huán)境的變化，企業(yè)間競爭越來越激烈，企業(yè)經(jīng)營風險不斷加大，然而從綠萌公司現(xiàn)狀來看，其風險意識并沒有提到應有的高度，管理人員的思想意識中更缺乏有效的風險防范管理機制，因此該企業(yè)抗風險能力較差。綠萌公司在這方面存在著很大的問題，為了能占領市場綠萌公司在對一些客戶的各項資料不十分了解的情況下，就和其發(fā)生經(jīng)濟上的業(yè)務往來，使公司在經(jīng)濟上受到損失。

4.不相融職位沒有分離，崗位設置缺乏牽制

在小企業(yè)中，由于企業(yè)規(guī)模小，企業(yè)出于成本等方面的考慮，盡可能少用人，用能人，經(jīng)常出現(xiàn)一個人來承擔多項工作，這其中就出現(xiàn)很多不相容職務于一身的情況。開票、收錢、填憑證、審核和記賬都由一個人來完成，從表象上看似乎步驟減少了，時間節(jié)省了，成本下降了，殊不知，這種違規(guī)操作既不能真正提高企業(yè)效率，還可能導致企業(yè)資金流失，滋生貪污舞弊行為，給企業(yè)的資產安全帶來很大的隱患。一個良好的信息系統(tǒng)應能確保組織中的每一個人都能清楚地知道其所承的特定職務。在眾多的企業(yè)中這一點做的并不是很好，在企業(yè)中往往存在一些誰都可以管又都可以不管的“自由”區(qū)域，這可以從一些事務處理的“踢皮球”現(xiàn)象看出。然而，出問題的往往是這些區(qū)域，出了問題以后常?；ハ嗤菩敦熑?，互相指責，最終不了了之，無法追究責任。

企業(yè)內部控制職能沒有發(fā)揮出來。內部控制依賴于企業(yè)的日常監(jiān)督，綠萌公司內部控制要求各人員對該企業(yè)內部的經(jīng)濟活動進行監(jiān)督，但是一些管理者經(jīng)常干預工作，工作人員受到管理者干預或利益的驅使，往往按管理者的意圖辦事，使內部控制一些規(guī)定無法履行。

5.信息流動與溝通不到位

綠萌公司在信息管理和溝通上存在很大的問題，經(jīng)常發(fā)生與上層領導或下面員工之間的信息溝通不到位。如每次訂貨與到貨日期都是月初制定的，但偶爾有改動的時候，管理人不能及時通知到員工，使員工不知情，不是員工等上大半天，就是貨車等上一陣子，造成不必要的經(jīng)濟損失。

6.治理結構不完善，無法形成有效內部控制體系

綠萌公司在控制活動中最大的一個薄弱環(huán)節(jié)就是考核獎懲機制不夠健全、有效。計劃可能是好的，但由于沒有去考核、去檢查或者說沒有認真的去考核去檢查，而只是搞形式，走過場，其執(zhí)行結果往往很差。無論我們的制度多么先進、多么完備，在沒有有效控制、考核的情況下，都很難發(fā)揮它應有的作用。

其中最高領導層是我公司的最終控制主體，決定公司的政策方針，對經(jīng)理層進行監(jiān)督，他們各負其責，協(xié)調運轉。而內部控制是該企業(yè)管理層為確保企業(yè)財產安全完整、提高會計信息質量、實現(xiàn)經(jīng)營管理目標而建立和實施的一系列具有控制職能的措施和程序。公司治理結構是內部控制的制度環(huán)境，其中的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都將無法形成對綠萌公司有效的內部控制執(zhí)行體系。

二、鐵嶺綠萌公司內部控制問題的解決對策

1.建立完整、科學的內部控制體系

建立完整、科學的內部控制體系以對綠萌公司實施全方位的控制要建立一套完整、科學的內控體系，需要在意識、制度、組織、人事等方面入手，在領導意識的層面上要注重“軟控制”(環(huán)境)的作用。

綠萌公司管理者及其他管理階層的執(zhí)行者對內部控制的態(tài)度、管理者的經(jīng)營風格、管理哲學、企業(yè)文化和內控意識等都是影響內部控制的重要因素。針對該企業(yè)的管理當局對內控的認知度低，內控意識較差的情況，內控環(huán)境方面宣傳和培訓力度必須加強。

2.提高內部控制，建立授權批準體系

授權批準是指企業(yè)在辦理各項經(jīng)濟業(yè)務時，應該經(jīng)過規(guī)定程序的授權批準。小企業(yè)應該建立授權批準體系，明確授權批準的范圍、層次、程序及責任。一方面，要強化該企業(yè)領導的會計法規(guī)意識，使之自覺遵守法律規(guī)定;另一方面，要建立內部控制管理領導責任制，將企業(yè)內部控制管理的好壞與主要領導的政績業(yè)績考核結合起來，層層負責，將內部控制管理工作落到實處。

3.加強往來款項管理，增強抗風險能力

在市場競爭日益激烈的今天，為擴大銷售量，賒銷作為一種促銷的手段，有著不可低估的作用。發(fā)生往來款使銷售和收款這兩種行為之間存在著一個結算周期，從而形成了應收賬款的成本，企業(yè)不得不墊支一定的資金和花費一定費用。所以，企業(yè)利用商業(yè)信用擴大銷售未必會增加利潤，因為成本會同時增加，增加應收賬款所產生的管理成本、壞賬損失成本和投資于應收賬款的機會成本等都是在增加賒銷時必須考慮的。對企業(yè)來說，管理應收賬款的目的就是在成本和利益之間得到最佳的信用政策，即利益與風險的取舍。當應收賬款商業(yè)信用所增加的銷售盈利大于運用信用政策所增加的成本時，可以運用信用政策，因此，信用政策、收賬政策和信用分析等成為應收賬款管理的主要內容。

4.實現(xiàn)職責分工控制

企業(yè)在設計、建立內部控制制度時應明確職責劃分，做到既不留死角又使各個崗位和人員之間不交叉、沖突，應讓每個員工了解自己的工作和要求，應當明確授權部門和人員的權限，禁止越權，并制定有明確的獎懲辦法，對違反企業(yè)管理制度的員工按規(guī)定進行處罰，在不能做到職責劃分的情況下，應當加強事后的檢查監(jiān)督。

5.加強信息流動與溝通

一個良好的信息系統(tǒng)有助于提高內部控制的效率和效果。企業(yè)須按某種形式及在某個時間之內，辨別、取得適當?shù)男畔?，并加以溝通，使員工順利履行其職責。信息系統(tǒng)不僅處理企業(yè)內部所產生的信息，同時也處理與外部的事項、活動及環(huán)境等有關的信息。

一個良好的信息系統(tǒng)應能確保組織中每個人均清楚地知道其所承擔的特定職務，一個良好的信息溝通系統(tǒng)不僅要有向下的溝通管道，還應有向上的、橫向的以及對外界的信息溝通管道。企業(yè)會計系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)最為重要的組成部分。企業(yè)的會計系統(tǒng)為企業(yè)提供成本信息、營運信息、生產信息和庫存信息等。因此，企業(yè)應加強會計系統(tǒng)及其他方面的信息溝通體系的建設。

6.完善公司治理結構，形成有效的內部控制執(zhí)行體系

完善公司治理結構。綠萌公司管理者應針對人員、財務、作業(yè)和組織的總體績效建立適當、有效的控制政策和控制措施，建立有效的控制系統(tǒng)。一個有效的控制系統(tǒng)應該是準確的、及時的、經(jīng)濟的、靈活的和易懂的。實行財務總監(jiān)委派制是完善內部控制的重要手段。首先，財務總監(jiān)通過對單位會計部門和會計人員的領導和控制，掌握會計系統(tǒng)的運行，對于單位重大的交易、資產變動等擁有審批權。其次，通過主持定期及非定期的單位內部審計，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營和會計方面已經(jīng)發(fā)生的或潛在的問題并采取相應措施。

改善人力資源的管理機制。良好的人力資源政策對培養(yǎng)該企業(yè)的員工，提高企業(yè)員工的素質，更好地貫徹和執(zhí)行內部控制有很大幫助。因此，綠萌公司的管理者和員工必須依靠人才市場，引入競爭機制來配置。在企業(yè)內部，根據(jù)市場競爭、優(yōu)勝劣汰的原則形成任人唯賢的用人機制，為該企業(yè)的發(fā)展壯大配置合格的人才。同時更要提高管理者的素質，管理者的素質直接影響到企業(yè)的行為，進而影響到該企業(yè)內部控制的效率和效果。

加強會計系統(tǒng)控制。會計系統(tǒng)控制主要是通過對會計主體所發(fā)生的各項能用貨幣計量的經(jīng)濟業(yè)務進行記錄、歸集、分類、編報等而進行的控制。對于小企業(yè)首先按照《會計法》要求設置會計賬簿，不做假賬;記賬、出納、保管等不相容業(yè)務，應盡量由不同人員擔任，如人員有限，也應保證管賬的不管錢，管錢的不管賬，同時應建立復核制度。

強化企業(yè)經(jīng)營風險意識，提高風險管理水平?，F(xiàn)代社會是一個競爭激烈的社會，每一個企業(yè)都面臨著成功的挑戰(zhàn)和失敗的風險，對風險的管理成本是綠萌公司管理的主要內容之一。風險影響著企業(yè)的生存和發(fā)展，也影響其在行業(yè)中的競爭力以及在市場上的聲譽和形象。所有的企業(yè)，不論其規(guī)模結構、性質或產業(yè)如何，其組織的不同層次都會遭遇風險，管理人員必須密切注意各層次的風險，并采取必要的管理措施。

綠萌公司的風險意識從總體上來說比較低，采取各種經(jīng)營決策時，往往很少考慮可能存在的風險。面對市場經(jīng)濟條件下的各種風險，必須加強企業(yè)的風險意識，只有企業(yè)意識到風險，才會主動采取措施，加強內部控制。風險的存在是實施控制的根本原因。

建立有效的管理信息系統(tǒng)。一個良好的信息和溝通系統(tǒng)可以使企業(yè)及時掌握營運狀況和組織中發(fā)生的各種情況，可以及時為企業(yè)員工提供履行職責所需的各種信息，從而使企業(yè)的經(jīng)營管理流暢進行下去。管理信息系統(tǒng)是指由人和計算機組成的能進行數(shù)據(jù)的收集、處理、存儲、輸出的系統(tǒng)。它通過對一個組織內部和外部數(shù)據(jù)的處理來獲得有關信息，以控制企業(yè)的行為。會計信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個最重要的子系統(tǒng)，是組織處理會計業(yè)務并為企業(yè)提供財務信息、定向信息和決策信息并輔助企業(yè)管理控制的有機整體。有效的管理信息系統(tǒng)可以及時地提供各方所需要的會計信息，提供企業(yè)各部門管理控制生產、考核工作成果以及提供企業(yè)高層決策人員制定經(jīng)營方針、制定規(guī)劃、進行決策所需的會計和管理信息。只有我們工作人員通過管理信息系統(tǒng)了解了該企業(yè)目前的狀況，才能對可能發(fā)生的異常情況做出反應，從而及時報告，以防止重大損失的發(fā)生。

構筑嚴密的企業(yè)內控體系。企業(yè)內部控制體系，具體應包括三個相對獨立的控制層次:第一個層次是在企業(yè)一線“供、產、銷”，全過程中融入相互牽制、相互制約的制度，建立以防為主的監(jiān)控防線。有關人員在從事業(yè)務時，必須明確業(yè)務處理權限和應承擔的責任，對一般業(yè)務或直接接觸客戶的業(yè)務，均要經(jīng)過復核，重要業(yè)務最好實行雙簽制，禁止一個人獨立處理業(yè)務的全過程。第二個層次是設立事后監(jiān)督，即在會計部門常規(guī)性的會計核算的基礎上，對其各個崗位、各項業(yè)務進行日常性和周期性的核查，建立以“堵”為主的監(jiān)控防線。事后監(jiān)督可以在會計部門內設立一個具有相應職務的專業(yè)崗位，配備責任心強、工作能力全面的人擔任此職，并納入程序化、規(guī)范化管理，將監(jiān)督的過程和結果定期直接反饋給財務部門的負責人。第三個層次是以現(xiàn)有的稽核、審計、紀律檢查部門為基礎，成立一個直接歸董事會管理并獨立于被審計部門的審計委員會。審計委員會通過內部常規(guī)稽核、離任審計、落實舉報、監(jiān)督審查企業(yè)的會計報表等手段，對會計部門實施內部控制，建立有效的以“查”為主的監(jiān)督防線。

以上三個層次構筑的內部控制體系對企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務和會計部門進行“防、堵、查”遞進式的監(jiān)督控制，對于及時發(fā)現(xiàn)問題，防范和化解企業(yè)經(jīng)營風險和會計風險，將具有重要的作用。

總之，加強綠萌公司內部控制從本質上來說是企業(yè)內部的問題，其根本動力應當來源于我們自身。

三、結束語

在我國加入WTO后，人民幣對美元升值及世界金融危機的大背景下，機會與挑戰(zhàn)并存的情況下，小企業(yè)應根據(jù)自身的特點和發(fā)展的目標相結合，找出需要解決的關鍵問題，只要各小企業(yè)重視內部會計控制制度建設，按照有效的內部控制制度標準不斷對其進行效益評價和修改，分析原因，總結經(jīng)驗，結合自身特點來開展工作，各小企業(yè)將會建立與健全適合自身發(fā)展的內部控制制度，推進企業(yè)的發(fā)展，完善企業(yè)公司治理結構，增強企業(yè)的競爭實力，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，小企業(yè)在激烈競爭的市場經(jīng)濟中也會有一席之地。目前，我國絕大多數(shù)企業(yè)都面臨著內部控制管理不完善的問題，一方面，企業(yè)的各階層領導對內部控制的認識不夠，另一方面對內部控制管理不嚴，造成對內部控制制度的存在偏差，公司業(yè)績小幅度的下調，甚至面臨虧損，生產經(jīng)營不正常等現(xiàn)象。

希望在不久的將來，內部控制不再是各個企業(yè)存在的主要問題，內部控制的方法會有更深一步的研究與改進，為我國企業(yè)與經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮巨大作用。

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