論“檔案的前身”文件的過(guò)程控制方法

摘 要：對(duì)于檔案的前身文件來(lái)說(shuō)，其質(zhì)量直接決定后來(lái)檔案的質(zhì)量，因此在文件階段對(duì)文件的過(guò)程控制顯得尤為重要，本文主要列舉了在文件控制階段的一些手段和方法，以此來(lái)提升文件質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：核電文檔 過(guò)程控制 管理方法

1 緒論

核電工程是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其接口復(fù)雜、工期長(zhǎng)、文件數(shù)量巨大、文件種類及版本繁多。文檔作為核電站建設(shè)各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，良好的文檔管理能夠有效地控制其工程質(zhì)量，文件的過(guò)程控制主要指對(duì)文件的編碼控制，文件接收、核對(duì)、分發(fā)、記錄、更新、臨時(shí)儲(chǔ)存、預(yù)歸檔。確保文件使用者能夠及時(shí)獲得適用、有效版本的文件，確保項(xiàng)目文件和資料充分滿足工程項(xiàng)目的正常運(yùn)作，為日后檔案工作打好基礎(chǔ)。

2文件過(guò)程控制方法及內(nèi)容

2.1日常檢查

文檔管理特別是文件控制階段基本實(shí)現(xiàn)了線上電子流程操作，文件基本電子受控，每日收發(fā)文及內(nèi)部文件處理通過(guò)文檔管理系統(tǒng)，因此建立日常檢查機(jī)制是基本要求。具體如下，在文檔管理系統(tǒng)中建立各類搜索模板，將當(dāng)日需處理文件及時(shí)搜索并處理，保證文件處理及時(shí)性的同時(shí)，可以將每日處理文件進(jìn)行屬性值檢查，搜索模板根據(jù)相應(yīng)搜索值建立，使用時(shí)直接點(diǎn)擊運(yùn)行，簡(jiǎn)單有效。

2.2月度自查

為進(jìn)一步規(guī)范文檔管理系統(tǒng)文件的管理，結(jié)合集團(tuán)公司的管理要求，每月對(duì)文檔管理系統(tǒng)中處理的所有通過(guò)正式渠道傳遞及正式發(fā)布的文件進(jìn)行月度自查，通過(guò)對(duì)系統(tǒng)中文件分發(fā)效率、分發(fā)準(zhǔn)確率、屬性值著錄準(zhǔn)確率、文件質(zhì)量抽查準(zhǔn)確率、版本控制有效性以及系統(tǒng)中文件夾及文件的路徑準(zhǔn)確率、信函（包括收函及發(fā)函）按期答復(fù)率等進(jìn)行檢查，并將檢查結(jié)果與上月數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，以及與公司要求達(dá)標(biāo)率進(jìn)行比對(duì)，并針對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行整改，將檢查結(jié)果以表格形式進(jìn)行展現(xiàn)，并最終形成月度自查報(bào)告。

2.3 利用質(zhì)量管理工具

在文控工作中利用STAR自檢： 由STOP、THINK、 ACT、 RIEW 這四個(gè)單詞的首字母組成，指在作業(yè)過(guò)程中應(yīng)不斷進(jìn)行思考、自我檢查與確認(rèn)。適用于任何作業(yè)活動(dòng)開(kāi)展前及執(zhí)行過(guò)程中，倡導(dǎo)質(zhì)疑的工作態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣椒ê蜏贤ǖ墓ぷ髁?xí)慣，加強(qiáng)事前事中自檢控制而不是依賴事后的質(zhì)量驗(yàn)收。

STAR 自檢有四個(gè)過(guò)程組成：即STOP- 停；THINK- 想；ACT- 做；REVIEW- 查明星自檢實(shí)施的主體是群體中的個(gè)體，它強(qiáng)調(diào)個(gè)體在預(yù)防人因失誤上的重要作用，因?yàn)閭€(gè)體既是人因失誤的制造者，同時(shí)又是人因失誤最直接、最有效的糾正者。

通過(guò)明星自檢能夠幫助我們杜絕“想當(dāng)然”意識(shí)，糾正習(xí)慣性的不良工作習(xí)慣和工作方法，嚴(yán)格執(zhí)行程序及作業(yè)指導(dǎo)性文件，減少不必要的人因失誤，養(yǎng)成“質(zhì)疑”的工作態(tài)度。

2.4 利用圖表趨勢(shì)圖進(jìn)行文控質(zhì)量分析

將每月文控自查報(bào)告總文件的準(zhǔn)確率和及時(shí)率匯總，并通過(guò)圖表形式表現(xiàn)出來(lái)，能清晰且直觀地得到本月與上月的變化趨勢(shì)，便于及時(shí)查找原因，通過(guò)經(jīng)驗(yàn)反饋進(jìn)行總結(jié)提高。圖表可以做整體的趨勢(shì)圖，也可以做個(gè)人趨勢(shì)圖，總體趨勢(shì)圖能一目了然看出文件控制質(zhì)量趨勢(shì)，個(gè)人趨勢(shì)圖便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)是哪些，并進(jìn)行分析哪些屬于人為錯(cuò)誤，哪些屬于系統(tǒng)問(wèn)題，對(duì)人為錯(cuò)誤進(jìn)行有針對(duì)性改正，對(duì)于系統(tǒng)問(wèn)題造成的錯(cuò)誤，要分析問(wèn)題產(chǎn)生原因并進(jìn)行表格登記，匯總常見(jiàn)問(wèn)題后向信息人員進(jìn)行反饋。

2.5 每月經(jīng)驗(yàn)反饋

每月結(jié)合月度自查結(jié)果及本月工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題以及其他渠道得到的反饋信息，進(jìn)行文控組內(nèi)經(jīng)驗(yàn)反饋，經(jīng)驗(yàn)反饋內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn)：

1）本月文控自查報(bào)告情況介紹，將報(bào)告主要情況對(duì)文控組全員進(jìn)行介紹，了解本月文控檢查情況；

2）自查報(bào)告錯(cuò)誤數(shù)據(jù)詳細(xì)說(shuō)明，將報(bào)告中具體錯(cuò)誤逐條列出，并標(biāo)出錯(cuò)誤原因，提示文控人員注意，避免相同錯(cuò)誤重復(fù)出現(xiàn)；

3）本月文控工作中通過(guò)各種渠道反饋得到的需要經(jīng)驗(yàn)反饋的事例；

4）各類文控相關(guān)管理要求宣貫，將本月發(fā)布的文控相關(guān)管理要求，統(tǒng)一集中進(jìn)行宣貫，起到強(qiáng)化效果。

2.6 文控應(yīng)急預(yù)案

文件控制階段對(duì)時(shí)效性要求較高，為迅速、有效地處置突發(fā)事件，并盡早予以防范，確保文件的及時(shí)傳遞和有效管理制定文控應(yīng)急預(yù)案。對(duì)于已基本完全采取線上編審批流程的文件，因系統(tǒng)故障，無(wú)法正常處理文件時(shí)，需文控人員在盡可能不影響系統(tǒng)后續(xù)流程前提下，手動(dòng)進(jìn)行某些操作，保證文件處理的及時(shí)、有效。文控應(yīng)急措施，主要包括以下幾點(diǎn)：

1）文件傳遞出現(xiàn)延遲

文檔管理系統(tǒng)同步出現(xiàn)延遲，文控人員需通知通信各方，暫通過(guò)郵箱進(jìn)行收發(fā)處理。

2）通過(guò)系統(tǒng)線上編審批生成的文件流程出現(xiàn)故障

文控人員需手動(dòng)添加編號(hào)及編審批人名及日期。

3）通過(guò)其他流程產(chǎn)生的各類文件在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)中出現(xiàn)故障

若緊急文件文控人員配合業(yè)務(wù)部門(mén)將線下生成紙質(zhì)文件電子掃描件上傳系統(tǒng)。

定期對(duì)發(fā)生的問(wèn)題，進(jìn)行梳理、匯總、及時(shí)進(jìn)行反饋，并組織文檔人員開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)，掌握各類正確操作處理方法，努力將隱患減少到最低限度，保障工程建設(shè)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

核電文檔管理人員必須具備較強(qiáng)的文檔管理能力，特別是對(duì)“檔案的前身”文件的過(guò)程控制需采取一定的措施和方法，保證文件階段的質(zhì)量，才能形成合格、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案，為核電廠的建設(shè)和安全生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)提供檔案和信息保障。當(dāng)然，要做好核電工程文控管理工作，只有上述內(nèi)部控制環(huán)節(jié)還不夠，還應(yīng)定期對(duì)參加單位進(jìn)行文檔管理監(jiān)督檢查，從源頭保證文件質(zhì)量。同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員的培訓(xùn)，切實(shí)提高核電文件控制管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1] DA/T28-2002 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

[2] EJ/T1225-2008核電文件檔案管理要求

作者：高林（1982-），女，山東煙臺(tái)人，大學(xué)本科，館員，國(guó)核工程有限公司。