高校學(xué)報檔案信息化管理芻議

楊春風(fēng)，陳海燕

（西南石油大學(xué)學(xué)報中心，四川 成都 610500）

高校學(xué)報檔案信息化管理芻議

楊春風(fēng)，陳海燕

（西南石油大學(xué)學(xué)報中心，四川 成都 610500）

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，高校學(xué)報檔案的管理工作也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時代要求，運用信息技術(shù)來管理學(xué)報檔案以及相關(guān)信息資料，提高學(xué)報利用效率，這是現(xiàn)在高校學(xué)報檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。針對這一現(xiàn)狀，對高校學(xué)報檔案的信息化現(xiàn)狀進行分析，探索目前學(xué)報檔案管理信息化程度不高的主要原因，提出完善學(xué)報檔案管理的信息化資料，提高相關(guān)管理人員的計算機應(yīng)用能力，進一步借鑒社會化的模式，加強體制的創(chuàng)新等措施。

高校；學(xué)報；檔案管理；信息化；標(biāo)準(zhǔn)化

學(xué)報是高校教學(xué)、科研水平的反映，而且隨著國家對高校教學(xué)質(zhì)量和科研成果的逐漸重視，學(xué)報的重要性越來越凸顯出來，“2008年8月由國家教育部頒發(fā)的27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》“出版類”檔案中寫著：“主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等?！笨梢?，高校學(xué)報具有重要的檔案價值，是一項重要的檔案資料，應(yīng)該很好地加以歸檔和管理[1]”高校的學(xué)報檔案管理已經(jīng)成為一項十分重要的工作，運用現(xiàn)代信息技術(shù)來處理、保存學(xué)報檔案，更深層次的挖掘利用效率，從而提高學(xué)?？蒲泻徒虒W(xué)的整體水平，已經(jīng)是當(dāng)前高校管理工作的當(dāng)務(wù)之急，不容忽視。

1 高校學(xué)報檔案工作的重要性

高校學(xué)報檔案是當(dāng)前學(xué)報管理工作的不可缺少的一部分，也是學(xué)校檔案管理的重要組成部分，其重要性毋庸置疑。首先，我國高等學(xué)校的中心工作是教學(xué)、科研，學(xué)報是學(xué)報教學(xué)科研成果的重要載體，學(xué)報檔案作為一種重要的信息資源，具有信息含量大、內(nèi)容新、傳遞快等特點，是科研成果順利進入市場的基礎(chǔ)和前提,對學(xué)校今后從事科學(xué)研究管理研究具有重要的參考借鑒作用[2]。其次，加強學(xué)報檔案管理對高校接受教育部本科教學(xué)評估中有著重要的現(xiàn)實意義；再者，高校的學(xué)報檔案管理可以讓各級相關(guān)部門系統(tǒng)地了解高校的教學(xué)成果和科研創(chuàng)新能力、制定相應(yīng)的教學(xué)、科研決策提供了可靠的信息資源；最后，高校學(xué)報管理對學(xué)報的辦刊質(zhì)量也具有不容忽視的重大意義。

2 高校學(xué)報檔案工作信息化的發(fā)展趨勢

在高校學(xué)報編輯、出版、發(fā)行的過程中，逐步留存了一系列具有保存價值的檔案資料，這都是高校學(xué)報管理工作的重要憑證。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式已經(jīng)逐漸普及，在高校的學(xué)報管理中，盡可能地運用先進的科學(xué)管理具有十分重要的意義[3]。首先，運用信息化的手段可以更進一步完善學(xué)報檔案資料；其次，從使用期限上開看，數(shù)字化的手段可以延長憑證的保存時間，最大限度地發(fā)揮檔案的價值；最后，高校檔案網(wǎng)絡(luò)化的前提是標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化是資源共享的捷徑,可以避免學(xué)報人力、物力的重復(fù)浪費，方便了相關(guān)部門的參考、查詢，把一些難以找到的資料變成大家可以共享的數(shù)據(jù)資料，因此，為高校學(xué)報檔案管理提供完善的信息化管理模式，提高這些檔案資料的再使用價值，已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。

2.1 目前學(xué)報檔案管理中存在的問題

高校學(xué)報檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化管理是當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢，但如何做好這一工作，如何將信息技術(shù)與本校的學(xué)報檔案管理模式結(jié)合起來，利用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計算機、掃描儀、數(shù)碼產(chǎn)品等實現(xiàn)對檔案資源的收集、存儲、檢索和管理，是擺在學(xué)報管理人員面前的一大難題。針對現(xiàn)狀分析，目前的學(xué)報檔案管理中還存在如下問題以及不足之處：

2.1.1 管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待于進一步提高

一方面，學(xué)報編輯部的主要工作是編輯、出版、發(fā)行，因此也大多數(shù)編輯人員把精力重點到學(xué)報質(zhì)量上，對“存檔”工作意識較為淡薄，認為不是“正事”只要做好編輯校對工作就行了。長此以往，造成了管理人員對學(xué)報檔案管理規(guī)范不了解，工作不積極的現(xiàn)狀。這一狀態(tài)在很大程度上使學(xué)報檔案工作成了整個編輯出版工作中最薄弱的環(huán)節(jié)。另一方面，學(xué)校檔案管理部門作為一個教學(xué)輔助單位，長期得不到學(xué)校的充分重視，往往由非專業(yè)人員構(gòu)成，因而在工作難免存在不少問題。首先，這個部門的工作人員常常不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人員，對這一領(lǐng)域的專業(yè)知識掌握不足，在這一崗位上也不能及時得到相應(yīng)的正規(guī)培訓(xùn)，大多都只能做做收集原始資料、整理檔案等初步的工作，對學(xué)報檔案簡單地進行整理分類、建檔保存的基本操作，缺乏進一步對其進行綜合開發(fā)利用的專業(yè)素養(yǎng)[4]。其次，由于服從學(xué)校的人事安排等原因，高校的學(xué)報檔案管理普遍存在管理人員變更頻繁、長期不固定等弊端，這樣往往會導(dǎo)致學(xué)報檔案的資料管理工作缺乏一致性，學(xué)報檔案殘缺不全、時間上缺乏連續(xù)性等，最終的結(jié)果就是等到要調(diào)用數(shù)據(jù)時難以找到原始資料，無從查證。

2.1.2 管理人員的思想觀念亟待轉(zhuǎn)變

由于高校的主要任務(wù)在于教學(xué)和科研，因此學(xué)報檔案管理人員往往會認為自己是教輔人員，工作即使再努力，也不會得到領(lǐng)導(dǎo)重視。這種思想觀念的存在也很大程度上影響了相關(guān)工作人員的工作熱情，經(jīng)常出現(xiàn)人員“在崗并不愛崗，在職并不盡職”的現(xiàn)象。這種情況常常會導(dǎo)致兩方面的問題：其一，相關(guān)人員難以安心本職工作，忽視本職工作的重要性，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠情緒。其二，在崗人員缺乏上進心，因而也就缺乏鉆研業(yè)務(wù)的精神動力，學(xué)習(xí)新知識的動力不足，難以適應(yīng)日新月異的知識更新。這一職能部門的主要工作是將學(xué)報檔案整理歸類并編寫卷綜等存儲備查，可以說，人員觀念的陳舊保守和不思進取是高校學(xué)報檔案管理存在的最大問題，在思想上習(xí)慣于傳統(tǒng)的簡單管理模式，業(yè)務(wù)上依賴于手工操作方法，對信息化管理認識不足。由于許多人員還沒有充分認識到檔案管理信息化的重要性，收集到的檔案資料長期束之高閣，很少有人問津，既沒有很好地分檔歸類，信息化處理文本信息、學(xué)報檔案信息更是無從談及，難以充分發(fā)揮檔案資料的價值[5]。就現(xiàn)狀來看，許多高校學(xué)報檔案管理工作囿于種種原因，大多仍然停留在收集、分類、歸檔、保管等基礎(chǔ)層面上，無論是檔案管理計算機軟件的開發(fā)應(yīng)用以及從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面都存在巨大的發(fā)展空間，同時也具有較大的難度，有待進一步提升。可以說，提高學(xué)報管理的整體水平已經(jīng)是當(dāng)前高校管理工作的當(dāng)務(wù)之急，不容忽視。

2.2 信息化學(xué)報檔案管理的優(yōu)勢

學(xué)報檔案的信息化管理，有助于宏觀信息的掌握及領(lǐng)導(dǎo)階層的決策分析。只有正確的數(shù)據(jù)資料才能導(dǎo)向科學(xué)合理的決策。隨著國家對高校科研成果的進一步重視，學(xué)報檔案的重要性也得到近一步體現(xiàn)。學(xué)報檔案是學(xué)報發(fā)展歷史演變軌跡的一種定格；所以，學(xué)報管理工作要得到不斷的改進與完善，就少不了檔案作為支撐材料和參考依據(jù)[6]。學(xué)報資料都有作為檔案保存的價值。從學(xué)報檔案的性質(zhì)來分析，信息化管理具有重要的優(yōu)勢。（1）學(xué)報檔案具有一次性建立、長期使用的價值。學(xué)報管理部門為學(xué)校建起信息化的學(xué)報檔案，學(xué)校即可多次、長期使用。（2）學(xué)報檔案的信息化管理更有利于科學(xué)管理。數(shù)字化和信息化的檔案資源的在存儲和調(diào)用方面的優(yōu)勢是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本所無法比擬的。（3）系統(tǒng)完善的檔案也便于數(shù)據(jù)分析，在需要時，可以為校方及更高層領(lǐng)導(dǎo)決策層提供更為全面真實、準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)資料。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代，高校可以利用高校學(xué)報資源與當(dāng)?shù)卣?、企業(yè)加強聯(lián)系，積極拓寬融資渠道。例如，幫助地方政府、企業(yè)出?？?為學(xué)校的信息化建設(shè)尋求足夠的資金來源。這一切，都依賴于學(xué)報檔案的信息化管理。由此看來，運用信息技術(shù)來處理、保存學(xué)報檔案已經(jīng)是一種勢在必行的發(fā)展趨勢，這一舉措有利于提高檔案資源的利用效率，使學(xué)報檔案管理的整體水平得到明顯提高。

3 信息化學(xué)報檔案管理策略分析

3.1 建立健全機制促進人員素質(zhì)的提高

信息化的學(xué)報檔案管理模式，首要的是提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力。從建立相應(yīng)的創(chuàng)新激勵機制入手，從進人用人制度、工資分配制度、獎金獎懲制度等入手，將個人業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高作為考核職工的重要指標(biāo)，有效激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性，使其充分發(fā)揮潛能。管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是信息化檔案管理效率高低的關(guān)鍵，也是起決定作用的因素。只有轉(zhuǎn)變觀念，摒棄那種認為檔案管理部門就是一個消化、安排閑置人員的部門的觀念，從引進人才的業(yè)務(wù)能力開始作出明確要求，并加強在崗人員的培訓(xùn)，不斷提高人員的檔案管理知識、信息資源的處理能力，使其掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，具備相關(guān)崗位需要的專業(yè)技能。

其次，學(xué)報檔案信息化也是社會進步發(fā)展的客觀要求，順應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的總體趨勢，忽視不斷學(xué)習(xí)就無法適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求。就學(xué)校的檔案管理人員而言，要想適應(yīng)新時期對這一工作的要求，就不能安于現(xiàn)狀，需要正視個人在知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力等方面的不足，抓住時機，不斷充實自己的檔案學(xué)專業(yè)知識和網(wǎng)絡(luò)化管理知識，提高檔案管理的能力，才能更好地適應(yīng)本職工作。應(yīng)注重將計算機網(wǎng)絡(luò)與檔案管理相結(jié)合，提高個人對專業(yè)軟件的應(yīng)用能力，注重學(xué)報檔案信息資源的收集、存儲、處理、調(diào)用、分析等綜合能力的培養(yǎng)，條件具備的人員還應(yīng)該積極參與學(xué)報檔案系統(tǒng)管理軟件的開發(fā)、調(diào)試，建立稿件數(shù)據(jù)庫、作者數(shù)據(jù)庫、審稿專家數(shù)據(jù)庫等，提供準(zhǔn)確、快捷數(shù)據(jù)資料，給學(xué)校管理部門，檔案的信息服務(wù)作用得以充分發(fā)揮。

最后，做好高校學(xué)報檔案的信息化管理，尤其要重視管理制度建設(shè)。完善的管理制度是做好工作的基本前提和有效保障，作為約束人們行為的有效準(zhǔn)則，健全有效的規(guī)章制度保障了我們相關(guān)工作的順利開展。因此建立一套完整的工作制度可以規(guī)范各方面的行為，例如學(xué)報檔案原始數(shù)據(jù)的收集、制作、整理、歸檔、保管等，電子登記簿登記內(nèi)容的規(guī)范性及統(tǒng)一性等。有些問題在傳統(tǒng)的檔案管理過程中已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗，然而有一些問題卻是隨著信息化的過程逐步產(chǎn)生的，都需要相關(guān)工作人員的及時處理，因而有效的制度保障至關(guān)重要。

3.2 利用信息技術(shù)完善學(xué)報檔案信息

高校學(xué)報檔案的信息化管理，首先重視信息的標(biāo)準(zhǔn)化。關(guān)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，李杰在相關(guān)論文中指出：“是指在實現(xiàn)檔案實體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過程中所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其內(nèi)容歸納主要有以下五個方面：（1）檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化；（2）檔案信息存儲標(biāo)準(zhǔn)化；（3）檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化；（4）檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化；（5）檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化?！边@五個方面是學(xué)報檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)[7]。與以往的歷史檔案不同的是，隨著高校學(xué)報的發(fā)展，高校的學(xué)報檔案也呈現(xiàn)了不少新的特征，主要表現(xiàn)為：在使用過程中，很多檔案數(shù)據(jù)資料需要及時更新和增加是高校學(xué)報檔案的一個特點。這就要求相應(yīng)的學(xué)報檔案數(shù)據(jù)庫的管理要實現(xiàn)保證學(xué)報檔案信息的實效性，檔案信息與學(xué)報期刊發(fā)行同時更新，同時，還要利用計算機強大的檢索功能，將期刊發(fā)行時間、卷數(shù)、期數(shù)等檔案管理中的各個要素都作為檢索條件，來編制有效的檢索工具，最終實現(xiàn)提供高效、便捷的查詢服務(wù)的目標(biāo)。如果在管理上不采用信息化的手段，傳統(tǒng)的手工編制的文本信息很難做到同步調(diào)整、更新，更無從談及及時的資源共享。這就要求學(xué)校學(xué)報檔案管理人員學(xué)會使用各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，及時收集各類檔案資料，及時錄入，及時更新數(shù)據(jù)，才能保證資料的時效性和使用價值。

高校學(xué)報檔案要實現(xiàn)真正意義上的信息化管理，還需要注重數(shù)據(jù)信息的及時性。一方面在于信息的采集，要求利用掃描儀、數(shù)碼相機等將原始資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案資料，數(shù)字化存儲是檔案信息化的基礎(chǔ)，要使檔案信息能夠及時實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這就要求學(xué)報檔案的管理人員能夠熟練操作各種現(xiàn)代化的設(shè)備、儀器，及時采集各種檔案資料，制作并錄入電腦中，形成數(shù)字化學(xué)報檔案[8]。只有這樣，才便于利用計算機進行分類、檢索、分析，建立起完整、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫。另一方面要注意信息的維護和及時更新，檔案管理的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫資料要隨著學(xué)報狀況的變動而同步更新，最終達到通過互聯(lián)網(wǎng)及校園局域網(wǎng)等實現(xiàn)對學(xué)報信息的統(tǒng)一管理。原始檔案經(jīng)信息化處理之后，再利用計算機建立數(shù)據(jù)庫，利用校園網(wǎng)來實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳遞與共享，這就要求必須建立完整的學(xué)報檔案的電子數(shù)據(jù)，便于專業(yè)人員能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進行加工、整理、運算、分析，運用現(xiàn)代信息技術(shù)來管理，最大限度地提高學(xué)報檔案的利用效率。學(xué)報檔案信息要為高校的管理者提供科學(xué)的決策依據(jù)，以便決策者能夠從多角度對相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析，以便相關(guān)職能部門能夠及時獲取信息、準(zhǔn)確把握科研和教學(xué)的發(fā)展成果，為管理部門的科學(xué)決策提供資料。

3.2 利用校園網(wǎng)真正實現(xiàn)信息一體化

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)絡(luò)資源日益朝著豐富和多樣化的方向發(fā)展，“信息集成自動化程度將迅速提高，電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是未來全球信息服務(wù)發(fā)展的基本標(biāo)志?！盵9]網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及也使高校辦公自動化得以現(xiàn)實，因此在高校學(xué)報檔案管理工作中，有必要利用先進的數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)高校學(xué)報檔案信息的資源共享，利用數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)的信息共享和數(shù)字化輸入輸出，在保障信息安全和資料保密的前提下，實現(xiàn)和國家主管機關(guān)、各院校之間的信息自由交流、查詢、下載，這將是高校學(xué)報檔案管理發(fā)展的必然趨勢。要真正實現(xiàn)這一目標(biāo)，高校學(xué)報檔案的管理就必須要注重兩個方面的問題：其一是要遵循國家標(biāo)準(zhǔn)，并借鑒社會上相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗，不能因為自己是高校，就忽視了行業(yè)內(nèi)信息化的發(fā)展；其二則是要借用學(xué)校其他部門的技術(shù)力量，辦公自動化要與檔案信息化建設(shè)同步進行，檔案部門自身的力量難以解決信息技術(shù)問題，因此，搞學(xué)報檔案管理不能閉封自守，要打破高校檔案工作的僵化封閉局面，尤其是注重利用現(xiàn)代化的設(shè)備和信息傳輸技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源共享。

在充分滿足學(xué)報檔案管理基本要求的前提下，在校園網(wǎng)上及時公開學(xué)校期刊出版、發(fā)行情況，這一做法，有利于全校師生對本校學(xué)報資源的關(guān)心和了解，也有利于增強師生各方對學(xué)校科研和教學(xué)成果的關(guān)注和關(guān)心，對于構(gòu)建和諧校園、促進關(guān)愛學(xué)校等校園文化的建設(shè)，將起到不可估量的作用。

4 結(jié)語

高校學(xué)報管理工作不再是是一種簡單的服務(wù)工作，在如今迅猛發(fā)展的信息化時代，學(xué)報檔案管理工作具有較高的專業(yè)性，也要求相關(guān)管理人員具有相當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)素質(zhì)，在實際工作中既有適應(yīng)學(xué)校發(fā)展又有解決實際問題的工作能力。如何讓高校學(xué)報檔案管理朝標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，為高校的進一步改革和教育事業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，也是值得全體管理及相關(guān)研究人員深思的重要論題。

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責(zé)任編輯：鄧榮華

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1672-2094(2014)04-0162-04

2014-06-10

楊春風(fēng)（1973-），女，湖北荊門人，西南石油大學(xué)學(xué)報中心編輯，碩士。研究方向：編輯學(xué)。