企業(yè)工程建設(shè)聲像檔案的收集、整理和利用

嚴(yán)萍

（萊蕪鋼鐵集團(tuán)公司，山東 萊蕪 276000）

企業(yè)工程建設(shè)聲像檔案的收集、整理和利用

嚴(yán)萍

（萊蕪鋼鐵集團(tuán)公司，山東 萊蕪 276000）

企業(yè)工程檔案反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過(guò)程，它在維護(hù)企業(yè)權(quán)益、發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、進(jìn)行技術(shù)改造等方面，都發(fā)揮著重要作用。當(dāng)前要做好這項(xiàng)工作，就要提高認(rèn)識(shí)，明確責(zé)任，發(fā)動(dòng)工程建設(shè)中的各個(gè)部門共同收集，還要掌握技巧，提高拍攝質(zhì)量。實(shí)踐證明，企業(yè)聲像檔案資料的搜集是前提，維護(hù)和保管是關(guān)鍵，利用和開發(fā)則是根本目的。因此，每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作都需要認(rèn)真做好。

企業(yè)工程建設(shè)；聲像資料；企業(yè)權(quán)益；企業(yè)發(fā)展；企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力

工程檔案是企業(yè)檔案的組成部分，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過(guò)程，它在維護(hù)企業(yè)權(quán)益、發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、進(jìn)行技術(shù)改造等各項(xiàng)工作中，都發(fā)揮著十分重要的作用。很多國(guó)有大型企業(yè)從“十五”到“十二五”期間的重點(diǎn)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)容多、時(shí)間跨度大，作為工程檔案的重要組成部分，工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)聲像檔案以其特殊的載體形式，保留下了整個(gè)工程各個(gè)重要施工節(jié)點(diǎn)的歷史瞬間，彌補(bǔ)了以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字檔案的不足。聲像檔案有直觀形象性、客觀真實(shí)性、藝術(shù)欣賞性、傳播廣泛性、記錄不可讀性、易復(fù)制轉(zhuǎn)移性等特征，這些特征給檔案文化傳播效果帶來(lái)重大影響。因此，做好聲像檔案的收集、保管與利用工作，尤為重要。應(yīng)以何種方式做好這些工作，以更好的形式發(fā)揮聲像檔案的作用呢？

一、企業(yè)聲像檔案收集的必要性

在工程建設(shè)中，圖紙能反映出來(lái)的僅僅是工程設(shè)計(jì)理念和施工目標(biāo)，對(duì)于大量的隱蔽工程無(wú)法反映；施工全階段的檔案資料，能精確地反映各工序包括隱蔽工程的各種檢測(cè)數(shù)據(jù)、感官質(zhì)量和檢查結(jié)論，但對(duì)于施工現(xiàn)場(chǎng)的復(fù)雜情況則是無(wú)法直觀的反映。聲像材料通過(guò)照片、錄像的形式彌補(bǔ)了這一不足。它可以從更多的角度展示整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程，從項(xiàng)目初期的方案論證，工程現(xiàn)場(chǎng)的原始地形地貌到項(xiàng)目的開工儀式，地基與基礎(chǔ)工程建設(shè)，主體結(jié)構(gòu)建設(shè)，裝飾裝修到最后的竣工驗(yàn)收，體現(xiàn)的是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。從這個(gè)過(guò)程中，我們可以看到一個(gè)完整的工程形象直觀地呈現(xiàn)出來(lái)。其中施工階段的聲像材料直觀地反映了工程質(zhì)量，是工程檔案的佐證，對(duì)于今后的工程質(zhì)量的可追溯、工程的評(píng)優(yōu)有重要的意義。在以前，聲像的拍攝者主要以宣傳部門為主，聲像檔案沒(méi)有專人收集、整理，只能從宣傳部門找到為數(shù)不多的“藝術(shù)”照片，致使大量的工程施工重要節(jié)點(diǎn)沒(méi)有錄像和照片，無(wú)法再現(xiàn)當(dāng)時(shí)工程建設(shè)的場(chǎng)景，留下了無(wú)法彌補(bǔ)的遺憾。因此更好地發(fā)揮聲像檔案的作用，及時(shí)收集是至關(guān)重要的。

二、企業(yè)聲像檔案的收集工作的主要環(huán)節(jié)

一是提高認(rèn)識(shí)，明確責(zé)任。首先應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到聲像檔案的重要性，不僅僅是應(yīng)付工程檔案的要求，應(yīng)將此項(xiàng)工作作為檔案管理的重要組成部分，落實(shí)到項(xiàng)目管理責(zé)任制中，明確職責(zé)和任務(wù)，由上而下地推動(dòng)工作的開展。

二是要加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)聲像檔案的歸檔意識(shí)。首先作為檔案管理人員，應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)聲像檔案工作意義、作用的認(rèn)識(shí)，盡職盡責(zé)地做好聲像檔案的收集與利用工作，起到領(lǐng)軍作用。

三是發(fā)動(dòng)工程建設(shè)中的各個(gè)部門共同收集，確保工程聲像材料的完整性。伴隨著信息時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)各部門的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、保存和利用。在這種情況下，如何保高效率、完整的保存好各個(gè)施工階段的聲像檔案，單靠檔案管理部門是不可能做到的。因此，工程檔案管理部門要改變閉門造車的狀況，打破工程施工各部門各自為政的局面，充分調(diào)動(dòng)起工程各個(gè)組成單位收集聲像檔案的積極性。比如，有些部門的工作同現(xiàn)場(chǎng)的建設(shè)聯(lián)系較為緊密，對(duì)工程的進(jìn)度了解的較為全面。他們親臨現(xiàn)場(chǎng)拍攝收集聲像材料既及時(shí)、快捷又安全?？梢钥紤]通過(guò)上級(jí)部門制定獎(jiǎng)勵(lì)制度，把聲像檔案管理變成各個(gè)單位的共同工作

四是掌握技巧、提高拍攝質(zhì)量。具體的拍攝人員應(yīng)該了解拍攝的目的和主題，要從畫面上就能體現(xiàn)出所要反映的規(guī)定內(nèi)容。如要反映工程的進(jìn)度變化，最好有固定的參照物，在同一位置定期拍攝；如要體現(xiàn)鋼筋的間距，應(yīng)在畫面中放尺測(cè)量間距，以求準(zhǔn)確顯示。目前，各工程項(xiàng)目部一般均配有攝影器材，因此照相一般由項(xiàng)目部工作人員就可完成，而錄像多為檔案室工作人員及宣傳部門的負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目人員熟悉工序、了解工程，所缺乏的只是攝影技巧，多多練習(xí)方可找準(zhǔn)感覺(jué)，就能拍攝出合乎要求的圖片；專業(yè)人士擅長(zhǎng)取景構(gòu)圖，但對(duì)工程缺乏了解，拍攝前應(yīng)充分溝通，明確主題和要求，拍攝前還應(yīng)有熟悉聲像檔案的人員陪同，避免出現(xiàn)畫面唯美卻言之無(wú)物的問(wèn)題。

三、企業(yè)聲像檔案的維護(hù)和保管

結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管。聲像檔案要求恒溫、恒濕。它的保管標(biāo)準(zhǔn)比其他檔案要求更高更嚴(yán)格。在保管中特別應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

一是聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用非磁性材料制成的柜架單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，還應(yīng)充分利用現(xiàn)代化科學(xué)手段，將照片數(shù)碼底片多做備份。

二是采用優(yōu)質(zhì)的檔案裝具。照片裝冊(cè)后立即放在箱柜中，錄像帶、光盤要裝進(jìn)特制的底片袋、光盤盒。

三是聲像檔案庫(kù)房的地面、墻壁及天花板涂層應(yīng)既不吸塵也不產(chǎn)生塵埃。塵埃量應(yīng)保持在每平方厘米不大于10個(gè)塵埃的標(biāo)準(zhǔn)，顆粒度不大于10μm。

四、企業(yè)聲像檔案資源的利用和開發(fā)探討

聲像檔案的保存價(jià)值在于利用，只有積極開發(fā)聲像檔案的利用價(jià)值，為宣傳和今后生產(chǎn)提供各種有價(jià)值的信息資源，才能充分體現(xiàn)出錄像和照片的珍貴和檔案本身所具有的歷史價(jià)值。

一是用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)軟件整理工程聲像檔案。利用照片直觀、形象、真實(shí)的特點(diǎn)，可通過(guò)照片展示。例如：在工程建設(shè)中，我們分階段獲取的照片，然后用幻燈片的形式把照片分時(shí)間段再以工程局部區(qū)域劃分整理出來(lái)，并且把各個(gè)重要接點(diǎn)的照片旁邊標(biāo)注加以說(shuō)明。這樣，既可以作為宣傳材料，又可以把照片很清晰的歸檔。

二是聲像檔案與文書檔案結(jié)合利用。照片檔案和文書檔案是兩種不同的載體，但這兩種不同載體所反映的內(nèi)容和信息又往往是同一事物或事件。單一的照片檔案有時(shí)表達(dá)的內(nèi)容不夠全面、詳實(shí)，如工程×年×月×?xí)r開工、×月×日廠房開始施工等重要時(shí)刻，能夠在提供照片、錄像檔案的同時(shí)，加以相關(guān)的文書檔案，即把時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容配與相應(yīng)的照片，將會(huì)更好地提高聲像檔案的利用價(jià)值。

三是開發(fā)聲像檔案，服務(wù)企業(yè)發(fā)展。聲像檔案作為檔案信息資源之一，如今已被企業(yè)廣泛利用。（1）工程管理部門在工程投標(biāo)、項(xiàng)目課題論證等方面利用我們檔案部門整理的聲像檔案采用了圖文并茂的PPT和彩色膠印的方式方法，有效地展示了雄厚的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，為該部門在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中承攬了多項(xiàng)高科技的工程項(xiàng)目。（2）施工單位在申報(bào)創(chuàng)優(yōu)工程時(shí)所制作的工程概況紀(jì)錄片，借閱并參照檔案部門整理的比較具有代表性的聲像檔案，可為工程順利通過(guò)創(chuàng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)提供有效的服務(wù)。（3）檔案部門利用聲像檔案形象生動(dòng)的介紹了和展示企業(yè)建廠幾十年所經(jīng)歷的重大歷史事件，很好地宣傳了企業(yè)的創(chuàng)業(yè)經(jīng)歷、科技實(shí)力和企業(yè)成就，提高了企業(yè)的社會(huì)知名度和社會(huì)美譽(yù)度。

綜上所述，聲像檔案的收集與整理是一項(xiàng)枯燥、寂寞的工作，需要工作人員默默無(wú)聞、不計(jì)報(bào)酬、與世無(wú)爭(zhēng)的工作作風(fēng)和態(tài)度來(lái)支撐。因?yàn)樗行问降臋n案的出彩之處，只能等到有了“利用”的機(jī)遇，才能顯露，也方能引起大家的關(guān)注，聲像檔案亦是如此。做好工程聲像檔案的收集、保管工作是整個(gè)聲像檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。通過(guò)我們的艱苦努力，確保企業(yè)的每一項(xiàng)工程建設(shè)完成后的聲像材料作為檔案永久保存，為本企業(yè)以及其他企業(yè)未來(lái)的工程建設(shè)留下寶貴的歷史參考資料，這是具有重要意義和應(yīng)該重視的工作。

因?yàn)槠髽I(yè)工程檔案反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過(guò)程，它在維護(hù)企業(yè)權(quán)益、發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、進(jìn)行技術(shù)改造等方面，都發(fā)揮著重要作用，所以當(dāng)前要做好這項(xiàng)工作，就要提高認(rèn)識(shí)，明確責(zé)任，發(fā)動(dòng)工程建設(shè)中的各個(gè)部門共同收集，還要掌握技巧，提高拍攝質(zhì)量。實(shí)踐證明，企業(yè)聲像檔案資料的搜集是前提，維護(hù)和保管是關(guān)鍵，利用和開發(fā)則是根本目的。因此，每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作都需要認(rèn)真做好。

（責(zé)任編輯：張希宇）

G275.9

A

2095—7416（2014）06—0065—02

2014-12-26

嚴(yán)萍，女，大學(xué)學(xué)歷，萊鋼集團(tuán)公司辦公室檔案科干部。