現(xiàn)代企業(yè)物資采購的監(jiān)督與控制探討

馬忠才

摘要：物資采購在整個現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)作過程中發(fā)揮著重要的作用。對其進(jìn)行有效的監(jiān)督與控制就會對企業(yè)的全套的物資采購進(jìn)行有效的監(jiān)控與評論。這樣既可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提高，又能保證企業(yè)處于持續(xù)、健康和高速的發(fā)展。本問主要論述了對企業(yè)的物資采購進(jìn)行有效控制和監(jiān)督的含義，主要監(jiān)督程序以及重要工作階段，并針對性地提出了進(jìn)行必要監(jiān)督與控制的舉措。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè) 物資采購 監(jiān)督與控制

隨著降級的發(fā)展和改革開放的推進(jìn)，企業(yè)也面臨著變革。企業(yè)要在激烈的競爭中求得生存，就必須加強(qiáng)管理。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，尤其要注重物資采購的監(jiān)督與控制，有效實(shí)現(xiàn)成本的控制和降低，最終達(dá)到經(jīng)濟(jì)效益的增強(qiáng)。目前，在企業(yè)的生產(chǎn)管理過程中存在著管理紕漏，弄虛作假的現(xiàn)象時有發(fā)生，導(dǎo)致市場秩序發(fā)生混亂。為此，企業(yè)一定要重視采購的監(jiān)督和管理，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的采購成果，為整個企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供內(nèi)在的保障。

一、現(xiàn)代企業(yè)物資采購的概述

物資采購主要是指對日常所需資料的采購，而非生產(chǎn)所需的資料。對其進(jìn)行監(jiān)督和控制就是對整個操作過程進(jìn)行評價。包括對內(nèi)部采購計劃、采購控制、采購合同、保管、結(jié)算等事宜的審核。對采購監(jiān)督和控制能夠?qū)①M(fèi)用降低，采購品質(zhì)提高，保證企業(yè)的各項(xiàng)效益，促使企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

二、對企業(yè)物資采購實(shí)施監(jiān)督的幾個過程

（一）采購的事前監(jiān)督

注重控制體系的內(nèi)部審核作用，做好事前監(jiān)督和預(yù)防性的控制。在采購之前，要指定周密的采購計劃，對相關(guān)的方面進(jìn)行事前的審核和監(jiān)督。主要方式為內(nèi)部自我評估、內(nèi)部審核、突發(fā)狀況報告和相關(guān)人員的反饋和投訴。

（二）對采購的事中監(jiān)督

現(xiàn)代企業(yè)中的監(jiān)督最只要的模式就是事中監(jiān)督。嚴(yán)格監(jiān)控各部門在進(jìn)行物資采購時所產(chǎn)生的成本、費(fèi)用。對物資采購項(xiàng)目的執(zhí)行狀況的監(jiān)督是指當(dāng)所購物資到達(dá)指定地點(diǎn)后，對其進(jìn)行相應(yīng)的檢驗(yàn)、入庫，記錄相應(yīng)的單價和貨款支付狀態(tài)，監(jiān)督采購行為的恰當(dāng)性和合法性。主要的內(nèi)容包括：審查采購部門是否按照既定的采購計劃和方式執(zhí)行采購操作；對采購的物資的品質(zhì)執(zhí)行監(jiān)督和控制。既要有獨(dú)自的質(zhì)監(jiān)部門進(jìn)行產(chǎn)品驗(yàn)收，又要防止相關(guān)人員出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象；生產(chǎn)物資是否與各種運(yùn)輸?shù)葐螕?jù)具有統(tǒng)一性；檢驗(yàn)物資是否出具驗(yàn)收質(zhì)檢報告；如出現(xiàn)物資缺損或者超量的現(xiàn)象，都是附帶相關(guān)的材料證明；對采購物資的價格進(jìn)行監(jiān)督。審查所購物資的價格是否與批準(zhǔn)的價位相符。審查一些原始單據(jù)上的價格是否與既定價格一致。如出現(xiàn)變動情況，是否經(jīng)過嚴(yán)格審核。

（三）對采購的事后監(jiān)督

事后監(jiān)督是指審核人員在提交相關(guān)報告后，有針對性的對其中的審計問題和建議進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，以實(shí)現(xiàn)對它們進(jìn)行改進(jìn)和更正。主要流程為：獲取相關(guān)的資料文件，主要包括：設(shè)計報告、供貨名錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等；拿到相關(guān)被審計單位的意見，進(jìn)行合理分析。針對被審查單位所有異議或者誤解、不進(jìn)行反饋的事件，要進(jìn)行逐一分析，采取必要措施；注重審計程序。對于一些重要的審計結(jié)果要采取多種方式，如現(xiàn)場調(diào)查、直接檢測、記錄、總結(jié)；對評估的結(jié)果進(jìn)行審查；提交最終報告。

三、物資采購監(jiān)督與控制過程中的幾項(xiàng)重要工作

（一）對采購計劃進(jìn)行監(jiān)督

采購計劃主要是由使用部門提出，由采購部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行批準(zhǔn)和確認(rèn)，代表了一種采購的審計。根據(jù)采購計劃，可以知曉實(shí)際需求以及虛報成分，用以確認(rèn)企業(yè)中的物資庫存和資金浪費(fèi)；通過采購計劃，可以實(shí)現(xiàn)對采購政策的執(zhí)行和貫徹。防止人為干涉采購行為的出現(xiàn)。

（二）對采購價格進(jìn)行監(jiān)督

為了便于采購行為的進(jìn)行，在執(zhí)行采購之前要制定和填寫相關(guān)的價格申報表，獲取相關(guān)負(fù)責(zé)人的審簽。審查人員要觀察審查的價格與市場價是否一致，有無虛報和假報的現(xiàn)象。同時還要注意產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)和售后的問題。同時，檢查價格表是否根據(jù)市場變化進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整，保證其合理性。

（三）對采購合同進(jìn)行的監(jiān)督

對采購合同的監(jiān)督是事前監(jiān)督的一項(xiàng)重要工作。需要相關(guān)部門建立完善的合同控制制度，對合同的使用加以限制。如果沒有經(jīng)過評審，合同不能履行，不能進(jìn)行結(jié)算。目的是對整個采購行為進(jìn)行規(guī)定和約束，防止相關(guān)經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生。

（四）對所采購的物資品質(zhì)的監(jiān)督

這一監(jiān)督只要是指對所夠物資的質(zhì)量進(jìn)行的審查和評審。要求質(zhì)監(jiān)部門要定期報送檢查單，由相關(guān)部門對價格進(jìn)行控制和核算，而后以書面的形勢報送采購部門，而后采購部門與供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)協(xié)商，防止出現(xiàn)高成本現(xiàn)象。

（五）對采購貨物的貨款的結(jié)算進(jìn)行的監(jiān)督

職能人員要對采購所涉及的相關(guān)單據(jù)實(shí)施監(jiān)管。首先要看票據(jù)是否正規(guī)，符合法律要求；其次要審查采購的數(shù)量和價格等因素是否與既定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。只有符合以上規(guī)定，才能給予辦理結(jié)算事宜。

四、我國企業(yè)物資采購監(jiān)督與控制存在的主要問題

（一）企業(yè)的相關(guān)采購人員素質(zhì)有待提高

人是物資采購行為的主體。在整個物資采購行為中，涉及的崗位頗多，如采購人員、財務(wù)人員、驗(yàn)收人員等。所購物資的質(zhì)量是否過關(guān)、價格是夠與市場相符、整個過程是夠規(guī)范都決定了企業(yè)的經(jīng)營。當(dāng)前，很多企業(yè)的采購人員不是專業(yè)人士，缺乏專業(yè)知識，缺乏對采購產(chǎn)品的認(rèn)識和了解，違反既定的采購規(guī)程。另外，有些人員缺乏責(zé)任感，缺少對物資的監(jiān)督和控制，一味追求低價，忽略品質(zhì)問題，給企業(yè)造成重大經(jīng)濟(jì)損失。

（二）采購流程存在不規(guī)范的情況

在目前的企業(yè)采購過程中，流程的不規(guī)范是主要的問題之一。沒有對整個流程做嚴(yán)格的規(guī)定，或者沒有嚴(yán)格執(zhí)行。例如，沒有確定明確的方案，缺乏相關(guān)的手續(xù)、記錄，在渠道上尋在不規(guī)范的的行為，而且情況相對嚴(yán)重。沒有完善的采購制度和規(guī)范上的約束，導(dǎo)致企業(yè)在實(shí)際的采購行為中計劃性差，超預(yù)算情況時有發(fā)生，甚至出現(xiàn)跨越預(yù)算直接采購的行為，導(dǎo)致企業(yè)在采購領(lǐng)域出現(xiàn)極為混亂的情況，這必然對企業(yè)的經(jīng)營造成影響。endprint

（三）對物資的采購缺乏監(jiān)督

在很多企業(yè)中，并沒有設(shè)立專門的采購監(jiān)督的職責(zé)部門，缺乏實(shí)際的監(jiān)管。通常情況下，都是采購者自行決定。缺乏正式的內(nèi)部管理制度以及審計和監(jiān)督規(guī)則。整個過程都是依靠供應(yīng)商和采購人的自覺性，沒有專人進(jìn)行管理。另外，對于采購合同也缺乏監(jiān)督。對于違反合同的事宜，沒有進(jìn)行及時有效的處理。對于一些質(zhì)量問題，也沒有做到及時發(fā)現(xiàn)和處理，最終給企業(yè)發(fā)展造成損失。

五、加強(qiáng)企業(yè)物資采購的監(jiān)督與控制的舉措

（一）嚴(yán)格控制物資采購的成本

采購成本是對現(xiàn)代企業(yè)產(chǎn)生影響的重要因素，要對其加強(qiáng)控制。如果企業(yè)的采購成本能夠?qū)崿F(xiàn)1%的降低幅度，就會帶動5%-10%的利潤的提升。尤其是采購成本在實(shí)際的平均銷售額中的比例逐漸增多的情況下。為此，成本的降低是實(shí)現(xiàn)利潤的基本要求。首先要貨比三家，實(shí)施比對性的采購。對采購的物資進(jìn)行綜合性的比較。這不但有利于供應(yīng)市場的合理競爭，活躍市場，而且還會提升物資的性價比，拓寬采購渠道，最終實(shí)現(xiàn)利潤的提升。其次，針對品種相對復(fù)雜、購買頻率高、難以大規(guī)模采購的物資，要先行對市場進(jìn)行行情考察，而后擬定相對時間內(nèi)的物資的價格情況，指定采購加護(hù)，嚴(yán)格控制采購成本。再次，對采購過程進(jìn)行的控制能夠有效節(jié)省開支，實(shí)現(xiàn)成本降低，贏得高額利潤。研究物資市場，針對企業(yè)特點(diǎn)，指定采購計劃，加強(qiáng)監(jiān)督和控制，避免盲目性和無計劃性，實(shí)現(xiàn)采購的高效、合理和科學(xué)化，降低企業(yè)運(yùn)行成本和支出，提高效率和利潤。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的采購人員，增強(qiáng)他們的實(shí)際業(yè)務(wù)能力

采購的業(yè)務(wù)知識很能力是采購人員的基本要求。企業(yè)要對采購人員進(jìn)行專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，加強(qiáng)教育和學(xué)習(xí)，提高基本素養(yǎng)。采購者要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和工作態(tài)度，較強(qiáng)的態(tài)度能夠有效促進(jìn)采購工作的完成。因此，在選拔采購人員時，要全方位考慮，選擇全面的人才。

（三）實(shí)現(xiàn)采購流程的規(guī)范化，保證渠道合理

只有建立規(guī)范的操作流程，才能保證物資的品質(zhì)，提高采購效率。首先，要根據(jù)企業(yè)的計劃來編制采購項(xiàng)目，嚴(yán)格執(zhí)行。其次，在實(shí)際操作中，要規(guī)范整個流程，選擇合適的供應(yīng)商，合理的價格，而后簽訂相應(yīng)的合同，確定質(zhì)量以及支付問題。建立嚴(yán)格的采購員的制度，規(guī)范其行為。最后，規(guī)定采購的標(biāo)準(zhǔn)和方式，保證采購員的整個工作都有章可循，最終實(shí)現(xiàn)采購行為的順利進(jìn)行。

（四）加強(qiáng)對采購行為的監(jiān)管，形成合理的采購制度

物資的采購影響著企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營，物美價廉的產(chǎn)品對企業(yè)來說是巨大的利潤。企業(yè)管理者首先注重采購工作，明確它的重要性，加強(qiáng)監(jiān)管，保證規(guī)范性。在具體的采購行為中，建立嚴(yán)格的采購制度和采購模式，執(zhí)行中注重監(jiān)管，促進(jìn)違規(guī)操作的調(diào)查和處理，避免弄虛作假的行為，嚴(yán)肅采購紀(jì)律。有利于企業(yè)形成優(yōu)越的工作環(huán)境，保證企業(yè)各項(xiàng)制度的實(shí)施和貫徹。

六、結(jié)束語

企業(yè)的物資采購是關(guān)乎企業(yè)經(jīng)營的重要因素，與企業(yè)運(yùn)營息息相關(guān)。要不斷加強(qiáng)企業(yè)對物資采購的監(jiān)管和控制。建立和完善物資管理制度，增強(qiáng)貫徹力度，才能保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營順利。

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