降低企業(yè)物資積壓的措施分析

賀映輝

（中國(guó)石化集團(tuán)公司 長(zhǎng)嶺分公司，湖南 岳陽(yáng)414012）①

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，企業(yè)自身需要不斷發(fā)展，物資供應(yīng)工作價(jià)值取向的首要任務(wù)已由過去的及時(shí)供應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)榘踩?、及時(shí)、經(jīng)濟(jì)。物資供應(yīng)部門成為了降低企業(yè)成本，提高企業(yè)效率，增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要部門。降低物資儲(chǔ)備，減少積壓物資的產(chǎn)生就顯得尤為重要。下面就企業(yè)物資造成的原因進(jìn)行分析并提出改進(jìn)對(duì)策。

一、影響企業(yè)物資積壓的主要因素

1.物資需求計(jì)劃不準(zhǔn)確，個(gè)性化非標(biāo)產(chǎn)品凌亂。需求計(jì)劃是根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、工程建設(shè)需要編制并審核確定的一定時(shí)期所需物資的具體安排，主要解決需要什么、需要多少、何時(shí)需要等問題。需求計(jì)劃提報(bào)不準(zhǔn)確造成的物資錯(cuò)誤采購(gòu)、重復(fù)采購(gòu)和不及時(shí)采購(gòu)，不僅難以滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和工程建設(shè)的需求，還可能造成采購(gòu)物資無使用方向，形成庫(kù)存積壓。

需求計(jì)劃提報(bào)不嚴(yán)謹(jǐn)，隨意性較大，隨意變更時(shí)間或數(shù)量，從而導(dǎo)致部分材料數(shù)量過高與部分材料短缺同時(shí)發(fā)生，庫(kù)存積壓與短缺同時(shí)存在，成本上升但卻效率低下。設(shè)計(jì)變更多，實(shí)際工作中，設(shè)計(jì)變更是常態(tài)，而此時(shí)如果采購(gòu)已經(jīng)完成，勢(shì)必造成積壓?，F(xiàn)狀表明：因計(jì)劃調(diào)整、設(shè)計(jì)變更、工程剩余等需求計(jì)劃不準(zhǔn)確是造成企業(yè)物資積壓的主要原因。

工程設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化程度低。同一材料在國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)中有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等；在國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)方面涉及美標(biāo)、歐標(biāo)、日標(biāo)和國(guó)際標(biāo)化組織標(biāo)準(zhǔn)等。對(duì)應(yīng)一個(gè)特定的技術(shù)問題，例如產(chǎn)品尺寸，往往有多種標(biāo)準(zhǔn)可以采用，設(shè)計(jì)單位及個(gè)人會(huì)根據(jù)各自長(zhǎng)期積累的經(jīng)驗(yàn)各自選擇。物資供應(yīng)部門采購(gòu)材料時(shí)因標(biāo)準(zhǔn)化程度低，必須多品種采購(gòu)，同時(shí)需要采購(gòu)儲(chǔ)備的材料品種多，容易造成積壓。

2.積壓物資責(zé)任劃分不明確。一直以來物資積壓的主體由物資供應(yīng)部門負(fù)責(zé)，計(jì)劃提報(bào)部門、審核部門、設(shè)計(jì)部門等都不承擔(dān)積壓的責(zé)任，而物資積壓的源頭卻是來自于這些部門，因?yàn)榉e壓考核與計(jì)劃提報(bào)脫鉤使得計(jì)劃申報(bào)不準(zhǔn)確得不到約束，導(dǎo)致需求計(jì)劃提報(bào)隨意性較大。供應(yīng)部門為了防止及處理積壓采取過很多的手段和方法，如制定最低儲(chǔ)備定額、廠家回購(gòu)、利庫(kù)代用、ABC庫(kù)存管理，有一定的效果，但無法從根本上減少物資的積壓。而且大部分方法都是事后處理，工作的重點(diǎn)放在了處理積壓上，年年處理年年增加，無法從根本上解決積壓的形成。

3.供應(yīng)商關(guān)系不穩(wěn)定。供應(yīng)商是企業(yè)重要的外部資源，是防控風(fēng)險(xiǎn)的“牛鼻子”，是控制物資采購(gòu)成本的重要因素。企業(yè)普遍忽視了與供應(yīng)商的合作關(guān)系，傳統(tǒng)物資采購(gòu)普遍認(rèn)為企業(yè)與供應(yīng)商是對(duì)立的，在采購(gòu)中過多強(qiáng)調(diào)競(jìng)爭(zhēng)。在與供應(yīng)商交流的過程中注重的是如何壓低價(jià)格，彼此不能做到互相信任，雙方都視對(duì)方為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手而不是合作伙伴，導(dǎo)致雙方之間的合作只是臨時(shí)的或者短期的合作關(guān)系，這種狀態(tài)下競(jìng)爭(zhēng)多于合作，促使雙方不能夠抱著合作共贏的態(tài)度，也就在一定程度上阻礙了自身的發(fā)展和進(jìn)步，從而導(dǎo)致企業(yè)在生產(chǎn)建設(shè)及檢（維）修出現(xiàn)突發(fā)狀況，或市場(chǎng)物資短缺時(shí)，因與供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系無法保證供應(yīng)，必須儲(chǔ)備大量的物資，從而造成積壓。

二、降低物資積壓的措施

根據(jù)上述分析，針對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)管理中普遍存在的主要問題對(duì)物資積壓的影響，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)：

1.嚴(yán)格需求計(jì)劃管理，控制物資積壓源頭。首先，推進(jìn)物資需求計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)產(chǎn)品設(shè)計(jì)選型標(biāo)準(zhǔn)化和物資代碼標(biāo)準(zhǔn)化：物資供應(yīng)部門與設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、機(jī)動(dòng)、工程部門共同研究，統(tǒng)一物資的技術(shù)規(guī)范和采購(gòu)要求，減少個(gè)性化和非標(biāo)產(chǎn)品，盡量選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品。物資供應(yīng)部門及時(shí)地將相似相同類物資的碼統(tǒng)一，刪除多余的碼，杜絕計(jì)劃提報(bào)部門在ERP上選擇物碼時(shí)發(fā)生差錯(cuò)。提高需求計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)化，有利于物資統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，減少個(gè)性化需求，有利于物資供應(yīng)部門集合需求，形成采購(gòu)規(guī)模，降低采購(gòu)成本，減少儲(chǔ)備物資的種類和數(shù)量，降低儲(chǔ)備規(guī)模，減少積壓。第二，規(guī)范提報(bào)要素，詳細(xì)填列物資編碼、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、需求數(shù)量、需用時(shí)間、技術(shù)參數(shù)、用途等要素。第三，規(guī)范提報(bào)時(shí)間及審批流程。保證供應(yīng)部門有合理采購(gòu)周期。第四，供應(yīng)部門加強(qiáng)對(duì)需求計(jì)劃提報(bào)人員的培訓(xùn)工作，指導(dǎo)需求計(jì)劃提報(bào)人員按要求提報(bào)。物資供應(yīng)部門計(jì)采人員一方面要對(duì)物資市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)研，深入了解物資情況，掌握其市場(chǎng)行情和資源狀況；另一方面提前介入設(shè)計(jì)，主動(dòng)與需求單位、設(shè)計(jì)及相關(guān)部門溝通，強(qiáng)化計(jì)劃的前期工作深度。對(duì)物資需求的特性進(jìn)行分析，運(yùn)用線性回、指數(shù)加權(quán)、移動(dòng)平均等方法，建立數(shù)學(xué)模型，繪制物資消耗情況分布圖，掌握物資消耗規(guī)律，為及時(shí)準(zhǔn)確提報(bào)需求計(jì)劃，實(shí)施科學(xué)采購(gòu)提供依據(jù)。同時(shí)物資供應(yīng)部門在項(xiàng)目施工前組織項(xiàng)目部、施工單位、設(shè)計(jì)方、監(jiān)理等相關(guān)部門人員，對(duì)圖紙及工程所需材料的型號(hào)、數(shù)量、材質(zhì)進(jìn)行會(huì)審，對(duì)發(fā)現(xiàn)的一些問題及時(shí)進(jìn)行協(xié)商，減少部分物資供應(yīng)過程當(dāng)中的設(shè)計(jì)變更現(xiàn)象的發(fā)生，避免部分材料形成的積壓和浪費(fèi)，有效地為企業(yè)爭(zhēng)取更大效益。

2.加強(qiáng)物資需求計(jì)劃執(zhí)行的跟蹤反饋和考核、界定積壓物資責(zé)任主體。物資需求計(jì)劃提報(bào)后，物資部門要擔(dān)負(fù)計(jì)劃落實(shí)及監(jiān)督的任務(wù)，對(duì)物資計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。一是供應(yīng)部門應(yīng)積極應(yīng)用ERP信息化管理的科學(xué)方法，提高物資計(jì)劃管理的工作效率。每月月底供應(yīng)部門對(duì)本月物資計(jì)劃的執(zhí)行結(jié)果匯總統(tǒng)計(jì)，編制統(tǒng)計(jì)報(bào)告，對(duì)未能完成的計(jì)劃進(jìn)行分析說明；并將統(tǒng)計(jì)報(bào)告反饋，便于車間了解計(jì)劃完成情況，有效避免計(jì)劃的重復(fù)上報(bào)；計(jì)劃審核部門組織計(jì)劃提報(bào)部門、物資供應(yīng)部門等根據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)告，共同分析物資計(jì)劃的準(zhǔn)確性與及時(shí)性，從中挖掘計(jì)劃執(zhí)行中的問題，以便不斷改進(jìn)物資計(jì)劃管理。二是定期召開物資供應(yīng)例會(huì)，對(duì)在執(zhí)行材料計(jì)劃的過程中，積極與生產(chǎn)部門、機(jī)動(dòng)部門、施工單位聯(lián)系，及時(shí)掌握項(xiàng)目施工過程中的一些隱蔽計(jì)劃及生產(chǎn)建設(shè)中出現(xiàn)的應(yīng)急搶修材料計(jì)劃或追加計(jì)劃、刪減計(jì)劃以及制定計(jì)劃時(shí)無法考慮到的一些工程材料及其它物資等，及時(shí)做好物資平衡，靈活調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)對(duì)刪減的計(jì)劃及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，避免形成新的積壓。

強(qiáng)化需求計(jì)劃考核，界定積壓物資責(zé)任主體。物資供應(yīng)部門每月通報(bào)庫(kù)存動(dòng)態(tài)和積壓控制情況，每季度開展庫(kù)存結(jié)構(gòu)分析，每半年進(jìn)行經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。促進(jìn)計(jì)劃提報(bào)單位和管理部門自主管理，從源頭上減少計(jì)劃的臨時(shí)性、隨意變更性。明確使用單位作為物資需求提報(bào)單位，設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、技術(shù)、機(jī)動(dòng)等部門作為需求計(jì)劃審批單位，是儲(chǔ)備資金占用的責(zé)任主體。物資供應(yīng)部門作為儲(chǔ)備歸口管理部門，負(fù)責(zé)儲(chǔ)備物資的統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)度、平衡利庫(kù)。物資供應(yīng)部門每月匯總分析需求計(jì)劃提報(bào)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性情況，對(duì)計(jì)劃編報(bào)不準(zhǔn)確、計(jì)劃審核不嚴(yán)格、計(jì)劃提報(bào)不執(zhí)行、計(jì)劃變更不及時(shí)等原因形成的積壓物資，逐筆逐項(xiàng)建立管理臺(tái)帳，對(duì)相關(guān)責(zé)任單位和部門進(jìn)行考核通報(bào)，按企業(yè)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法進(jìn)行獎(jiǎng)懲。如因需求計(jì)劃提報(bào)不及時(shí)、不準(zhǔn)確，影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、工程建設(shè)或造成物資積壓的，應(yīng)追究需求計(jì)劃提報(bào)單位、審核部門以及當(dāng)事人的責(zé)任。因設(shè)計(jì)不準(zhǔn)和設(shè)計(jì)變更產(chǎn)生的積壓，由設(shè)計(jì)部門承擔(dān)積壓責(zé)任；因無計(jì)劃或超計(jì)劃采購(gòu)產(chǎn)生的積壓，由物資供應(yīng)管理部門承擔(dān)積壓責(zé)任。

3.加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理，轉(zhuǎn)變物資儲(chǔ)備方式，改進(jìn)資源占有方式。供應(yīng)商關(guān)系管理是指運(yùn)用供應(yīng)鏈管理思想，通過搜尋、考核、評(píng)價(jià)等方式，對(duì)作為企業(yè)重要外部資源的供應(yīng)商分層次建立合作關(guān)系，并對(duì)其關(guān)系進(jìn)行管理和維護(hù)的活動(dòng)。實(shí)行供應(yīng)商資格預(yù)審制及供應(yīng)商許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄制，將其優(yōu)勢(shì)產(chǎn)品列入可供應(yīng)產(chǎn)品目錄。對(duì)每個(gè)有交易的供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)量化考核，建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)量化評(píng)價(jià)體系。考核得分由整體實(shí)力、供應(yīng)量、合同執(zhí)行情況、網(wǎng)上報(bào)價(jià)率、獎(jiǎng)懲等5個(gè)部分組成。對(duì)考核優(yōu)秀的供應(yīng)商在招投標(biāo)、付款、供應(yīng)份額上給予傾斜，不斷培養(yǎng)優(yōu)秀的主力供應(yīng)商群體，并逐步與之建立穩(wěn)定的合作關(guān)系。

通過與優(yōu)秀供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的關(guān)系，保證資源的獲取。企業(yè)不再需要儲(chǔ)備大量的物資，企業(yè)可以通過供應(yīng)商管理庫(kù)存、聯(lián)合管理庫(kù)存、供應(yīng)商寄售等新型的儲(chǔ)備方式，推進(jìn)物資儲(chǔ)備由占有資源向控制資源轉(zhuǎn)變，從而企業(yè)不再需要儲(chǔ)備大量的庫(kù)存，控制了物資積壓的產(chǎn)生。

4.網(wǎng)上共享庫(kù)存，促進(jìn)積壓閑置物資的充分利用。中石化各企業(yè)間使用相同的ERP系統(tǒng)，應(yīng)充分利用此優(yōu)勢(shì)，公開各企業(yè)的庫(kù)存信息，建立積壓物資信息平臺(tái)。加大積壓閑置物資資源信息的深度和廣度，減少調(diào)撥環(huán)節(jié)，在有備件需求時(shí)，雙方直接聯(lián)系，直接交易。兄弟企業(yè)的信息溝通和業(yè)務(wù)交流，橫向建立庫(kù)存對(duì)調(diào)劑到兄弟企業(yè)的庫(kù)存物資，堅(jiān)持實(shí)行質(zhì)量全檢制度，確保調(diào)劑物資符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，能夠安全使用，從而有效地減少企業(yè)物資積壓，又促進(jìn)了資源的有效利用，提高了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

5.群策群力，多渠道處理庫(kù)存積壓，實(shí)行積壓物資使用獎(jiǎng)勵(lì)。一是為加快庫(kù)存積壓的消化利用，每季度組織企業(yè)技術(shù)、工程、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)管理等相關(guān)部門如開對(duì)接會(huì)，集中會(huì)審季度采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)積壓或存在積壓風(fēng)險(xiǎn)的庫(kù)存物資逐項(xiàng)制訂處置辦法和改代、設(shè)計(jì)、修復(fù)使用運(yùn)行計(jì)劃。二是物資部門每月將企業(yè)一年以上庫(kù)存物資目錄在網(wǎng)頁(yè)上公布，對(duì)可代替使用的積壓物資，鼓勵(lì)各單位在確保使用效果的前提下優(yōu)先使用，有效降低積壓物資數(shù)量，并在物資管理工作績(jī)效考核中給予加分獎(jiǎng)勵(lì)，提高各責(zé)任主體單位降庫(kù)工作的積極性。三是與供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議采購(gòu)合同時(shí)必須簽署工程物資回購(gòu)協(xié)議條款。工程項(xiàng)目完工后，物資供應(yīng)部門應(yīng)盡快清點(diǎn)末使用物資，積極與供應(yīng)商聯(lián)系回購(gòu)事宜。對(duì)回購(gòu)積極的供應(yīng)商在下一年度框架招標(biāo)評(píng)標(biāo)時(shí)給予分?jǐn)?shù)獎(jiǎng)勵(lì)，加大框架協(xié)議分額。

降低企業(yè)物資積壓，需要不斷探索和循序漸進(jìn)，只有具備健全完善的制度、扎實(shí)有序的工作和嚴(yán)格科學(xué)的管理，加強(qiáng)物資供應(yīng)隊(duì)伍的建設(shè)，努力打造一支學(xué)習(xí)型物資供應(yīng)隊(duì)伍，才能減少物資積壓的產(chǎn)生，安全、及時(shí)、經(jīng)濟(jì)地保證物資供應(yīng)，增強(qiáng)企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力。