高校干部人事檔案“三齡一歷”失真現(xiàn)象研究

鄭亞輝

（安徽科技學(xué)院 人事處，安徽 鳳陽 233100）

“三齡”是指年齡、黨齡、工齡；“一歷”是指學(xué)歷，包括學(xué)位。干部的“三齡一歷”是干部人事檔案中的基本信息，能夠直觀反映干部的基本情況，在干部選拔任用、職稱評聘、退休等方面發(fā)揮著重要作用。因此，高校干部人事檔案管理工作應(yīng)始終堅持掌握“三齡一歷”認(rèn)定的政策，強化干部人事檔案過程管理，建立完善相關(guān)規(guī)章制度，保證“三齡一歷”等重要信息真實、準(zhǔn)確，切實發(fā)揮其應(yīng)有的作用。本文通過分析高校干部人事檔案“三齡一歷”失真現(xiàn)象及其產(chǎn)生的原因，嘗試提出解決問題的辦法。

一、“三齡一歷”失真現(xiàn)象

干部人事檔案的性質(zhì)、特點和檔案管理的要求決定了在填寫本人出生時間、參加工作時間、入黨時間及學(xué)歷學(xué)位等信息時應(yīng)真實準(zhǔn)確，并且要前后一致。但在“三齡一歷”審核過程中，時常出現(xiàn)部分干部填寫的內(nèi)容不同程度地存在著與檔案記載不符情況，并多數(shù)表現(xiàn)為年齡越填越小，黨齡、工齡越填越長，學(xué)歷（學(xué)位）越填越高等。如某高校在2009年對其擁有的879卷人事檔案進(jìn)行復(fù)查時發(fā)現(xiàn)，年齡失真的有165卷、黨齡失真的有17卷、工齡失真的有42卷、學(xué)歷失真的有3卷，“三齡”同時失真的有3卷，“三齡一歷”同時失真的有1卷。

“三齡一歷”失真現(xiàn)象既會對檔案的真實性、嚴(yán)肅性造成嚴(yán)重影響，也會對干部選拔任用工作造成影響，還會給干部本人在辦理工資審批、退休等工作時帶來很大麻煩，進(jìn)而影響到干部本人的切身利益。

二、“三齡一歷”失真現(xiàn)象原因分析

干部人事檔案管理中出現(xiàn)“三齡一歷”內(nèi)容失真的現(xiàn)象既有客觀原因也有主觀原因，主要有以下幾個方面：一是因自身利益需要而故意虛填“三齡一歷”內(nèi)容。如在入學(xué)、升學(xué)、參軍、招工、提干、退休等工作中，故意將年齡改大或填小以符合條件，有的為了參加房改或工資改革而把參加工作時間填早，有的把進(jìn)修班學(xué)習(xí)經(jīng)歷填成統(tǒng)招學(xué)歷學(xué)位等。“三齡一歷”失真中，因自身利益需要而故意虛填信息的居多。二是因個人對政策把握不清等原因造成“三齡一歷”填寫失真。有時填寫材料時把出生時間填寫陽歷時間、有時填寫陰歷時間，從而導(dǎo)致出生時間前后不一致；有的對入黨時間政策把握不準(zhǔn)，有時填預(yù)備黨員時間，有時填預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正時間，造成入黨時間失真；有的在填寫相關(guān)表格或存檔材料時因故本人不能填寫而委托他人代填，代填人因不能準(zhǔn)確了解當(dāng)事人情況而填寫錯誤造成失真。三是因少數(shù)工作人員不熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)或工作疏忽造成的失誤。四是少數(shù)單位在沒有認(rèn)真調(diào)閱檔案或發(fā)現(xiàn)干部“三齡一歷”出現(xiàn)不一致時沒有實地調(diào)研而為干部出具相關(guān)證明材料時造成的失真。

三、解決問題的方法

“三齡一歷”認(rèn)定工作是一項政策性極強的工作，不僅關(guān)系到檔案管理工作的嚴(yán)肅性，也關(guān)系到高校每個干部的切身利益。因此，要嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)文件精神，客觀公正、實事求是地去審查、核實干部的“三齡一歷”信息。要嚴(yán)把認(rèn)定關(guān)，確保干部人事檔案能夠準(zhǔn)確全面地反映干部基本信息。

（一）嚴(yán)格把握“三齡一歷”認(rèn)定政策

1．出生年月的認(rèn)定

出生年月的認(rèn)定分為以下幾種情況：

（1）2006年10月15日以前，依據(jù)檔案記載，按照中共中央組織部、原國家人事部、公安部《關(guān)于辦理干部退(離)休等手續(xù)時認(rèn)定出生日期問題的通知》(組通字〔1990〕24號)和相關(guān)政策規(guī)定進(jìn)行認(rèn)定，即“出生年月以干部人事檔案中記載的時間為準(zhǔn)。若有涂改或者在檔案中填寫過兩個以上出生年月的，一般以檔案中最早填寫的出生年月為準(zhǔn)；若干部本人能夠提供原始的《醫(yī)學(xué)出生證明》、戶籍檔案（戶籍檔案形成時間應(yīng)早于檔案中最早形成的檔案材料時間），應(yīng)按照干部管理權(quán)限對出生年月前后記載不一致的進(jìn)行組織認(rèn)定，認(rèn)定時以提供的證明為準(zhǔn)，戶口簿或身份證上的出生年月只作為參考，而且形成的認(rèn)定材料應(yīng)歸在本人的干部人事檔案中。對于曾經(jīng)因故將出生年月改動的，凡再要求改回的，一律不予辦理?！盵1]

（2）2006年10月15日以后，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行中共中央組織部、人事部、公安部《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字〔2006〕41號文件規(guī)定。對個別干部的出生年月前后記載不一致的，應(yīng)該以干部人事檔案和戶籍檔案中最先記載的出生年月為依據(jù)，目前多數(shù)以干部人事檔案最先記載為依據(jù)，干部個人不得隨意更改，今后凡干部本人要求確定或更改出生年月的，均不再辦理。

（3）2006年10月15以前已經(jīng)經(jīng)過組織認(rèn)定但手續(xù)不完備的，依據(jù)檔案記載，根據(jù)組通字〔1990〕24號文件規(guī)定，已經(jīng)對當(dāng)事人的出生年月進(jìn)行認(rèn)定并記載在本人的檔案中，但未按組織程序告之本人，致使本人不知情，現(xiàn)本人提出異議的，應(yīng)該辯證地處理，即對于本人能提供相應(yīng)證明材料，而且經(jīng)組織核實材料真實有效的，應(yīng)予以認(rèn)定；其他情況一律按組通字〔2006〕41號文件執(zhí)行。

2．參加工作時間的認(rèn)定

招干、招工的，以招干招工登記表批準(zhǔn)的時間為參加工作時間；大中專院校分配的，以進(jìn)編核定的時間為參加工作時間；大中專院校畢業(yè)后通過公開招考的，以錄用審批表批準(zhǔn)的時間為參加工作時間；部隊退伍戰(zhàn)士、轉(zhuǎn)業(yè)干部以批準(zhǔn)入伍的時間為參加工作時間；大學(xué)生畢業(yè)后錄用到企業(yè)或者企業(yè)管理的事業(yè)單位工作的，應(yīng)該按照工資管理相關(guān)規(guī)定，以繳納社會保險的時間作為參加工作時間，對于在企業(yè)工作未繳納養(yǎng)老保險的，應(yīng)不予認(rèn)定參加工作時間。

3．入黨時間的認(rèn)定

黨的十二大以前入黨的，若有預(yù)備期的，按當(dāng)時黨章關(guān)于預(yù)備黨員預(yù)備期開始時間的規(guī)定認(rèn)定；若無預(yù)備期的，按上級黨委批準(zhǔn)的入黨時間認(rèn)定。黨的十二大以后入黨的，按支部大會通過吸收其為預(yù)備黨員的時間認(rèn)定。

4．學(xué)歷（學(xué)位）的認(rèn)定

以畢業(yè)（學(xué)位）證和畢業(yè)學(xué)校的相關(guān)學(xué)籍材料為準(zhǔn)。相關(guān)學(xué)籍材料包括招生管理部門簽發(fā)的報考、錄取審批表和就讀學(xué)校審批的畢業(yè)生登記表等。材料不全或缺少相關(guān)簽章的，不承認(rèn)學(xué)歷（學(xué)位），只認(rèn)定為干部學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）經(jīng)歷。

（二）狠抓干部人事檔案過程管理

1．歸檔材料收集要認(rèn)真及時

歸檔材料收集既要認(rèn)真又要及時。檔案管理人員應(yīng)采用定期集中收集和不定期經(jīng)常性收集相結(jié)合的方法，嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料歸檔有關(guān)規(guī)章制度，及時收集材料，確保檔案材料內(nèi)容完備齊全。同時應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，對內(nèi)容不實、字跡不清、殘缺不全、不符合歸檔要求的材料，不予歸檔。

2．材料歸檔和信息審核登記要細(xì)致

一是嚴(yán)格按要求鑒別歸檔的相關(guān)材料。對新接收的檔案材料，要采取逐件逐項的核對方法，確保材料真實完整。若發(fā)現(xiàn)材料內(nèi)容不齊全、手續(xù)不完備或不規(guī)范的，暫不歸檔，并及時通知形成材料的部門補送或補辦手續(xù)，再視情況進(jìn)行規(guī)范性處理。對材料信息來源、時間和對象不明的，要立即調(diào)查核實，并要把調(diào)查核實后的材料及時歸檔。二是要對歸檔材料中的“三齡一歷”信息進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的審核登記。根據(jù)檔案原始記錄，全面慎重地核查干部檔案材料，逐一核對干部檔案材料中涉及“三齡一歷”的記載，發(fā)現(xiàn)有前后沖突的情況，應(yīng)做好登記并進(jìn)行追蹤核查。

3．歸檔材料信息和查找問題要準(zhǔn)確

一是對政策要心中有數(shù)，了解掌握認(rèn)定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。對工齡長、年齡大和檔案情況較復(fù)雜的干部，應(yīng)在嚴(yán)格核查檔案資料信息的基礎(chǔ)上，向有關(guān)單位、部門查找相關(guān)證明或材料，對資料進(jìn)行綜合客觀分析，同時和干部本人及時溝通，依據(jù)有關(guān)政策規(guī)定進(jìn)行認(rèn)定，確?！叭g一歷”信息準(zhǔn)確無誤。二是要利用檔案材料前后信息是否能互相印證去鑒別檔案資料，就是當(dāng)檔案中記載的“三齡一歷”信息出現(xiàn)前后不一致的現(xiàn)象時，應(yīng)利用檔案中最早的記載信息去綜合分析，排除相關(guān)因素，進(jìn)而去確定“三齡一歷”信息。

4．歸檔材料信息審核和確認(rèn)要慎重

一是對出生日期、參加工作時間、入黨時間有涂改現(xiàn)象的，一個通過談話等方式及時與干部本人核實，填寫審核確認(rèn)登記表，并經(jīng)本人簽字認(rèn)可、加蓋組織人事部門公章后方可裝入本人檔案，作為歸檔材料。二是對前后不一致的，應(yīng)實事求是地去核查并分析檔案材料中的邏輯關(guān)系，重點對檔案中本人填寫最多的“三齡”信息與最早記載的信息進(jìn)行比對為依據(jù)去認(rèn)證。三是“三齡”信息多處涂改且前后不一致現(xiàn)象較多的，一方面要及時與干部本人談話，另一方面要求干部本人對檔案中“三齡”信息多次涂改和前后不一致的情況進(jìn)行書面說明，并提供相關(guān)原始材料和證明去支撐個人認(rèn)可的“三齡”信息，最后由組織根據(jù)政策，結(jié)合實際情況去認(rèn)定。

（三）建立健全相關(guān)管理制度

要有效解決干部人事檔案“三齡一歷”失真問題必須不斷建立健全管理制度。一是建立公示制度。根據(jù)干部本人檔案的實際情況，對“三齡一歷”信息審核認(rèn)定后，要在干部本人所在單位實行公示。特別是新到崗、新提拔的干部，以便單位教職員工了解和掌握其情況，便于監(jiān)督。二是建立責(zé)任追究制度。在實際工作中，“三齡一歷”失真一個重要原因是當(dāng)事人弄虛作假或工作失誤，并且成本低，基本沒有追責(zé)、問責(zé)。因此，應(yīng)建立失真懲罰制度，既要對弄虛作假的干部本人進(jìn)行懲罰，也要對幫助其弄虛作假或工作失誤的干部進(jìn)行懲罰。三是建立主動送交干部檔案材料歸檔及材料甄別的工作制度。在實際工作中，要充分發(fā)揮兼職檔案員的收集和甄別作用，各單位兼職檔案員要將收集的干部人事檔案材料進(jìn)行甄別，有疑議的要及時與當(dāng)事人、檔案管理人員溝通，并定期、不定期地將收集的檔案材料移交給干部人事檔案室。上述制度建立后，應(yīng)加強執(zhí)行力度，確保真正發(fā)揮其作用。

高校干部人事檔案“三齡一歷”失真現(xiàn)象雖普遍存在，對干部人事檔案工作造成消極影響，但通過加強干部人事檔案管理、強化干部人事檔案審核，可以逐步減少和消除高校干部人事檔案“三齡一歷”失真現(xiàn)象，使高校干部人事檔案管理工作走上健康發(fā)展之路，并為組織上做好干部選拔任用和為各類人才提供檔案工資記載、職稱評聘等優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

[1]萬輝，朱海濤.解讀干部檔案的陽光管理之路[J].職業(yè)，2013（1）：116-117.