門診藥房藥品數(shù)量、金額管理體會(huì)

彭 燕，鄭青燕，徐明霞，張玲莉，宋金春

0 引言

醫(yī)院門診藥房是醫(yī)院藥劑科的重要組成部分，藥品數(shù)量、金額管理是衡量門診藥房藥品管理水平的重要指標(biāo)。隨著計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，我院藥房藥品管理正由金額管理逐漸向數(shù)量、金額雙重管理過渡，藥品管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。在實(shí)際工作中，藥品管理的相應(yīng)措施和制度、藥學(xué)工作者良好的職業(yè)素質(zhì)也是藥品數(shù)量、金額管理的重要保障。本文主要從藥房管理中導(dǎo)致金額和數(shù)量不準(zhǔn)的因素分析入手，尋找有效的解決問題方式，減少工作誤差，保障藥房有序的管理，提高藥師工作效率。

1 藥房工作流程管理的難點(diǎn)問題[1]

1.1 藥房藥品的領(lǐng)用 我院門診藥房藥品領(lǐng)用主要是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在醫(yī)院藥庫領(lǐng)藥。其基本的操作流程：藥房負(fù)責(zé)人通過電腦向藥庫提交“藥品請(qǐng)領(lǐng)單”——藥庫管理員在藥庫電腦對(duì)單據(jù)進(jìn)行確認(rèn)發(fā)藥——藥房負(fù)責(zé)人對(duì)藥品確認(rèn)入庫——藥房藥品電腦數(shù)據(jù)自動(dòng)生成。如果出現(xiàn)藥庫藥品數(shù)量不足時(shí)，藥庫管理員會(huì)調(diào)整單據(jù)，而藥房電腦上的原始單據(jù)不變，如此容易造成藥房收到的藥品與請(qǐng)領(lǐng)單不一致。而且由于藥庫在同一天同一時(shí)間段內(nèi)向多個(gè)藥房送藥，還會(huì)出現(xiàn)藥品錯(cuò)送的情況。因此，在收藥過程中，人工核藥工作顯得尤為重要，發(fā)現(xiàn)藥品名稱、規(guī)格或數(shù)量不符時(shí)，應(yīng)及時(shí)向藥庫倉管員反映，及時(shí)調(diào)整藥品入庫單，確保實(shí)物和電子單據(jù)入庫量一致。

對(duì)于某些日用量很大的品種，由醫(yī)藥配送公司直接配送至藥房，負(fù)責(zé)人在發(fā)票上簽字后，配送員再把發(fā)票送到藥劑科財(cái)務(wù)室由庫管人員入庫。如果配送員未能及時(shí)把發(fā)票送到財(cái)務(wù)室，將致使藥房藥品賬物不符。

1.2 處方確認(rèn)準(zhǔn)確性 處方確認(rèn)準(zhǔn)確性沒有引起藥劑人員的足夠重視，直接影響藥品銷售數(shù)量的準(zhǔn)確性，也直接影響到藥品的領(lǐng)用、消耗的準(zhǔn)確性。

1.2.1 未確認(rèn)處方的問題 我院開展電子處方后，藥房每天都有留存處方。留存處方一部分是收費(fèi)后實(shí)際沒有取藥，一部分是處方漏確認(rèn)等其他原因造成。一般留存處方產(chǎn)生的原因：①因部分農(nóng)村患者對(duì)電子處方不熟悉，醫(yī)生告知不詳細(xì)，患者付款后不知道取藥；②作廢、退藥重開發(fā)票引起的留存處方；③漏確認(rèn)引起的留存處方。

1.2.2 誤確認(rèn)處方問題 誤確認(rèn)處方是指已劃價(jià)的藥物處方，但由于患者或醫(yī)生醫(yī)囑改變等原因，患者未取藥而藥房人員誤點(diǎn)引起的。

1.2.3 發(fā)藥錯(cuò)誤的原因 由于藥劑工作人員業(yè)務(wù)不熟，對(duì)外觀易混淆的藥物辨識(shí)不清，或具有相同商品名不同規(guī)格的藥物誤發(fā)等原因。

由于以上發(fā)藥環(huán)節(jié)疏漏的存在，影響藥房窗口系統(tǒng)處方自動(dòng)分配，因此出現(xiàn)處方已經(jīng)確認(rèn)，藥品沒有發(fā)出，也未重新入賬的情況，影響了藥品銷售數(shù)量準(zhǔn)確性。

1.3 藥品的盤虧盤盈[2]每次盤點(diǎn)均會(huì)出現(xiàn)一些藥品或多或少的情況。雖然盤點(diǎn)的清單都留存?zhèn)浒福⒉桓鶕?jù)盤點(diǎn)對(duì)藥品進(jìn)行平賬處理，即不做調(diào)整。因此，長期以來，數(shù)月甚至數(shù)年的盤點(diǎn)誤差始終存在。這部分多出或缺失的藥品就掛在賬上，有的不能銷售(多出部分)，有的交完款無藥可付(少的部分)。每次盤點(diǎn)時(shí)還要比對(duì)上一次盤點(diǎn)，分析是歷史性誤差還是新的誤差。這都是管理工作不便之處。

1.4 由于計(jì)算機(jī)軟件設(shè)計(jì)還不夠完善，導(dǎo)致藥品數(shù)量、金額相符率不夠理想 例如當(dāng)藥品庫存>0時(shí)，即使藥品庫存數(shù)小于劃價(jià)數(shù)，系統(tǒng)也能正常劃價(jià)，但是不能確認(rèn)發(fā)藥。由此而導(dǎo)致的退費(fèi)問題，不得不用空入藥品數(shù)據(jù)的方式來解決。這非常不利于藥房藥品管理和工作效率的提高。

另外，在實(shí)際工作中，為便于臨床科室及時(shí)搶救患者，醫(yī)院允許臨床科室到藥房借藥。由于臨床科室信息系統(tǒng)和藥房信息系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性不高，科室借藥無法走電腦流程，而是憑科室負(fù)責(zé)人或當(dāng)班人簽字的借條借藥。這部分藥品沒在賬上，數(shù)量多且時(shí)間長，給藥品數(shù)量管理帶來很大的影響。藥品不能實(shí)時(shí)對(duì)準(zhǔn)，藥師點(diǎn)藥時(shí)需要回憶或反復(fù)查對(duì)借條。不僅導(dǎo)致藥品賬物不符，而且降低藥房工作效率，增加劃價(jià)差錯(cuò)率。

2 加強(qiáng)日常管理工作，完善相關(guān)制度

針對(duì)以上工作中的難點(diǎn)問題，藥房和藥庫工作人員共同制定相關(guān)政策。嚴(yán)格操作流程，把疏漏最小化，嚴(yán)格控制藥品金額和數(shù)量的差錯(cuò)率在允許范圍以內(nèi)[3]。

在電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，改進(jìn)劃價(jià)程序，當(dāng)藥品庫存少于劃價(jià)數(shù)時(shí)，增加系統(tǒng)報(bào)警信息，提示劃價(jià)藥師注意數(shù)量不足，以減少退藥情況發(fā)生。輸液等由供貨商直接配送的藥物可以采取虛擬入庫方式，即單據(jù)送抵藥庫管理員之前，由藥房負(fù)責(zé)人虛擬入庫，建立專用入庫本，記錄虛擬入庫記錄，并采用特殊顏色筆跡(常用紅筆)標(biāo)注入庫日期、品種、數(shù)量。這樣確保藥物送達(dá)后，賬物相吻合。當(dāng)藥庫員正式上賬后，藥房負(fù)責(zé)人通過上賬單，再次虛擬退庫，抵消掉虛擬入庫所增加的電腦庫存量，并同時(shí)劃去虛擬入庫記錄，用藍(lán)色筆記錄日期。這樣既保證電腦庫存維持和實(shí)物相符合，又做到有據(jù)可循，在藥品數(shù)量理論實(shí)際出入較大時(shí)易于查找原因，根據(jù)記錄很快識(shí)別操作的誤差點(diǎn)。

在大領(lǐng)藥日，嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)藥員與核對(duì)員雙人復(fù)核的領(lǐng)藥制度，同時(shí)，藥品進(jìn)入門診藥房后，再由雙人驗(yàn)收上架，確認(rèn)無誤后進(jìn)行電腦入庫確認(rèn)[4]。

藥學(xué)人員在劃價(jià)時(shí)，要關(guān)注藥品動(dòng)態(tài)庫存，避免無藥可發(fā)；因劃錯(cuò)價(jià)致使患者多交錢的，可先與患者協(xié)商用其他藥品抵消差額，并報(bào)告藥房負(fù)責(zé)人對(duì)相關(guān)藥品作出退庫和入庫處理。如患者不同意用藥品抵消差額，則按退藥流程給予退費(fèi)，并登記退費(fèi)情況，打印藥品清單以便復(fù)查。

嚴(yán)格執(zhí)行雙人復(fù)核的調(diào)配流程，發(fā)藥的關(guān)鍵崗位必須安排業(yè)務(wù)熟練的有兩年以上工作經(jīng)驗(yàn)的藥師擔(dān)任，樹立藥房工作人員的責(zé)任心。新員工加入門診藥房，首先進(jìn)行崗位培訓(xùn)，識(shí)別外觀易混淆藥物，學(xué)習(xí)本藥房內(nèi)同名不同規(guī)格的品種，了解商品名稱類似，藥物作用類似，處方書寫類似的藥物，最大程度上減少了漏發(fā)、多發(fā)、錯(cuò)發(fā)藥現(xiàn)象。

設(shè)立藥品緩存區(qū)，存放患者忘取的藥品，既方便患者隔天取藥，又方便藥品清查。

工作中發(fā)現(xiàn)破損、霉變或過期藥品，要存放到破損箱里，另外，每天對(duì)藥房的破損藥物登記造冊(cè)，報(bào)告給藥房負(fù)責(zé)人，每周二、周五集中進(jìn)行更換，做相應(yīng)的退庫處理。

針對(duì)藥品在病區(qū)和各藥房之間的藥品調(diào)撥環(huán)節(jié)容易造成賬務(wù)不符的情況，藥房主任嚴(yán)格調(diào)撥制度。每次操作均由指定負(fù)責(zé)人在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中操作，并由領(lǐng)藥科室人員簽字備案。杜絕各業(yè)務(wù)科室的換藥業(yè)務(wù)，緊急情況需要借藥的，必須經(jīng)藥劑科主任審批，同時(shí)在系統(tǒng)中扣除所借藥品數(shù)量后，方可借藥出庫。同時(shí)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)(通常設(shè)定時(shí)間為1周)，借藥科室及個(gè)人將藥品歸還藥庫，辦理入庫手續(xù)。緊缺藥品則隨時(shí)調(diào)換，保障了賬物相符。

嚴(yán)格按照《處方管理辦法》調(diào)配藥品，是保證藥品賬物相符率的基本要求。藥房劃價(jià)人員要仔細(xì)審核醫(yī)師開具的處方，如有任何疑問或者發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)與醫(yī)師溝通，避免錯(cuò)劃；劃價(jià)完成后，應(yīng)再次核對(duì)藥品及數(shù)量是否與處方一致。藥品調(diào)劑要嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，配藥、發(fā)藥時(shí)做到“四查十對(duì)”(參見處方管理辦法第三十七條)[5]，避免漏發(fā)、重發(fā)、錯(cuò)發(fā)。

及時(shí)、徹底盤點(diǎn)藥品是藥品數(shù)量、金額準(zhǔn)確率的保證和重要的管理手段之一。對(duì)于貴重藥品和特殊管理的麻醉藥品、精神藥品，需每日盤點(diǎn)，如有不符，應(yīng)當(dāng)天查找原因并加以解決；其他藥品進(jìn)行不定期盤查；藥品效期每月一查，登記近效期藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、效期，聯(lián)系臨床科室及時(shí)使用或與該藥用量大的藥房調(diào)撥使用或做退貨處理；每季度末進(jìn)行藥品全盤。為防止漏盤、錯(cuò)盤，可先進(jìn)行預(yù)盤查，在最終盤查時(shí)輸入藥品數(shù)據(jù)，以確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)差異明顯的藥品，暫不輸入數(shù)據(jù)，把藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額制作成表，藥房負(fù)責(zé)人簽字，向藥劑科主任申請(qǐng)，由信息中心調(diào)整庫存，庫存調(diào)整平衡后定期打印庫存差異表盤點(diǎn)核實(shí)[6]。

完善藥品領(lǐng)用、調(diào)配、發(fā)放、調(diào)撥借用、退藥、報(bào)損、盤點(diǎn)等藥品管理相關(guān)制度，藥學(xué)人員嚴(yán)守崗位紀(jì)律，保證藥品管理工作井井有條。

3 討論

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，是藥房藥品管理最為關(guān)鍵的一環(huán)，其合理性和穩(wěn)定性是藥品數(shù)量、金額準(zhǔn)確的根本，藥房實(shí)踐過程中推進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件設(shè)計(jì)系統(tǒng)的不斷改進(jìn)，使其更具實(shí)用性，促進(jìn)藥品數(shù)量、金額管理的科學(xué)化和規(guī)范化[7]。

雖然計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在不可避免的缺陷，但藥房工作人員可以針對(duì)其漏洞，增加人工錄入的過程，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)工作欠缺，使其趨于完善。藥品數(shù)量、金額管理水平反映出門診藥房調(diào)劑工作質(zhì)量的高低。藥品管理事務(wù)繁多，完善藥品管理的相關(guān)制度，促使藥品管理制度化、規(guī)范化是保證門診藥房藥品賬物相符的前提。在我院還未完全實(shí)現(xiàn)電子處方管理的情況下，藥品的領(lǐng)發(fā)、處方調(diào)配、盤點(diǎn)均由人工操作。藥學(xué)人員業(yè)務(wù)能力的提高和良好的職業(yè)素質(zhì)的養(yǎng)成將利于藥品數(shù)量、金額管理取得良好成效。

門診藥房藥品數(shù)量管理的核心是對(duì)藥品數(shù)量、金額和人的三重管理，依托網(wǎng)絡(luò)管理軟件為核心，加強(qiáng)制度和人員的管理，必定能對(duì)藥房管理起到積極的作用，使醫(yī)院藥品管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、制度化[8-9]。

4 小結(jié)

藥品管理工作瑣碎而繁雜，只有不斷完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立合理有效的藥房管理制度，才能實(shí)現(xiàn)藥品數(shù)量和金額管理的較高水準(zhǔn)。尤為關(guān)鍵且重要的環(huán)節(jié)是充分發(fā)揮藥房工作人員的主觀能動(dòng)性，彌補(bǔ)由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或管理方面的漏洞，減少不必要的錯(cuò)誤和遺漏，實(shí)現(xiàn)高水平的藥房管理。

參考文獻(xiàn)：

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