淺析企業(yè)檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

陳海燕

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，對(duì)企業(yè)管理工作有了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，作為一個(gè)企業(yè)，怎樣能充分運(yùn)用好檔案管理，并通過(guò)完善的管理和應(yīng)用讓其發(fā)揮作用和價(jià)值。怎樣更好的為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供有力的幫助，這是每一個(gè)企業(yè)所面臨的問(wèn)題，如何抓住企業(yè)檔案管理的關(guān)鍵，總結(jié)出常見(jiàn)的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施，如何更好的抓好檔案管理呢？筆者就上述問(wèn)題，提出了自己的一些對(duì)策和見(jiàn)解。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；存在問(wèn)題；解決對(duì)策

企業(yè)檔案管理是在企業(yè)的日常工作中最基礎(chǔ)性的工作，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的完善和企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的不斷提高，企業(yè)檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的作用和價(jià)值逐漸的在變大在提升。企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展提供了重要的基礎(chǔ)參考數(shù)據(jù)，是企業(yè)的核心資源庫(kù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，對(duì)企業(yè)管理工作有了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，作為一個(gè)企業(yè)，怎樣能充分運(yùn)用好檔案管理，并通過(guò)完善的管理和應(yīng)用讓其發(fā)揮作用和價(jià)值。怎樣更好的為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供有力的幫助，這是每一個(gè)企業(yè)所面臨的問(wèn)題，如何抓住企業(yè)檔案管理的關(guān)鍵，總結(jié)出常見(jiàn)的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施，如何更好的抓好檔案管理呢？筆者就上述問(wèn)題，提出了自己的一些對(duì)策和見(jiàn)解。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中的主要問(wèn)題

1.企業(yè)的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)不僅需要有一支專(zhuān)業(yè)的檔案干部隊(duì)伍，并且這支隊(duì)伍整體文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要隨著時(shí)代和企業(yè)的發(fā)展不斷的學(xué)習(xí)和進(jìn)步，并以足夠的能力適應(yīng)新形勢(shì)檔案管理的要求。當(dāng)前，能夠充分發(fā)揮檔案管理作用，深入挖掘檔案內(nèi)在價(jià)值，在檔案基礎(chǔ)上深入開(kāi)發(fā)研究的人才十分緊缺，這需要我們企業(yè)在日常工作中要注意加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)學(xué)校和素質(zhì)提高。

2.當(dāng)前的檔案管理手段方法相對(duì)落后。有部分企業(yè)的檔案管理依然運(yùn)用的是落后的手工整理。檔案管理工作人員要對(duì)立卷歸檔的文件整理編目管理。傳統(tǒng)落后的手工整理，占用了管理員開(kāi)發(fā)和編研的時(shí)間，管理工作不僅機(jī)械、費(fèi)時(shí)、費(fèi)工，而且效率特別低。同時(shí)受檔案管理室條件限制，不能滿(mǎn)足多面開(kāi)發(fā)查閱，不能提高檢查速度，不能確保查閱的準(zhǔn)確率和全面率。有配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備的企業(yè)檔案管理部門(mén)，表面上實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理，但實(shí)際上機(jī)構(gòu)的文件整理辦法，統(tǒng)計(jì)范圍、運(yùn)用價(jià)值、作用等諸多方面都沒(méi)有起到實(shí)質(zhì)性的作用。甚至有部分企業(yè)的檔案管理目標(biāo)和運(yùn)行機(jī)制系統(tǒng)建設(shè)設(shè)計(jì)單一，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代綜合應(yīng)用處理能力。需要?dú)w檔的文件數(shù)量隨著企業(yè)的發(fā)展壯大日益增多，檔案利用量不斷提高，迫切需要改變當(dāng)前局面，急需改進(jìn)落后的檔

3.檔案檢索效率低。檔案檢索方式有兩種。一種是手工檢索，另一種是計(jì)算機(jī)檢索。在目前，有很大一部分企業(yè)仍然運(yùn)用傳統(tǒng)的手工檢索。很多企業(yè)檢索管理部門(mén)在手工檢索上下了不少功夫，編制了多種形式的檢索工具。遺憾的是檢索工具的核心不在于多，而在于精，對(duì)編制檢索工作有一個(gè)錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，造成既浪費(fèi)了人力、又降低了效率的問(wèn)題。

4.歸檔的檔案不完整。很多企業(yè)存在這種情況，因?yàn)槿藛T更換交替。銜接不吻合，再加上管理員責(zé)任心不強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高導(dǎo)致大批沒(méi)有來(lái)及整理歸檔的文件資料，積壓、丟失沒(méi)有統(tǒng)一的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題。剛接手的檔案管理員因?yàn)閷?duì)檔案的認(rèn)識(shí)不全面，業(yè)務(wù)不熟練，等因素，這些問(wèn)題嚴(yán)重管理工作的開(kāi)展。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策

1.提高企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。

2.規(guī)范企業(yè)檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化工作責(zé)任。建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個(gè)門(mén)類(lèi)、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開(kāi)展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（1）強(qiáng)化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。一要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。將那些較細(xì)心勤快、熱愛(ài)檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來(lái)，企業(yè)及上級(jí)部門(mén)要從政治上愛(ài)護(hù)、生活上關(guān)心他們，鼓勵(lì)他們要干一行、愛(ài)一行、專(zhuān)一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時(shí)，要考慮到保持檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理員，確保該隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)性。二要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要積極選送檔案干部參加檔案部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。

（2）提高檔案工作人員的社會(huì)服務(wù)意識(shí)?，F(xiàn)在，企業(yè)還普遍存在檔案意識(shí)淡薄的現(xiàn)象。要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的社會(huì)服務(wù)意識(shí)教育，增強(qiáng)提高檔案資源利用的自覺(jué)性。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)，在檔案利用的深度和廣度上下功夫。檔案室可以分門(mén)別類(lèi)地匯編社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、科技、法律等方面的信息，編撰揭示市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律及走向的資料，對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行分析整理，總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)性材料等等，供不同的需求者選用，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源利用方面的主動(dòng)服務(wù)。

（3）大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，積極主動(dòng)為企業(yè)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。要跟蹤企業(yè)重點(diǎn)工作，及時(shí)了解需求，挖掘檔案資源，及時(shí)編輯檔案匯編資料，為企業(yè)創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、產(chǎn)品研發(fā)提供參考。有條件的企業(yè)要充分利用檔案信息舉辦專(zhuān)題展覽或制作多媒體宣傳品，為企業(yè)爭(zhēng)創(chuàng)品牌效益、建設(shè)企業(yè)文化、開(kāi)展員工教育、塑造企業(yè)形象服務(wù)。要加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和管理軟件的開(kāi)發(fā)。檔案管理軟件應(yīng)具備適應(yīng)多種文件存儲(chǔ)格式、支持實(shí)時(shí)瀏覽、具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、鑒定銷(xiāo)毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿(mǎn)足企業(yè)文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開(kāi)發(fā)利用的需要。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題分析，讓人們充分掌握好他們之間的微妙關(guān)系，有利于如何去處理和發(fā)展；認(rèn)識(shí)到在處理它們之間的關(guān)系時(shí)而存在的問(wèn)題，加以改善，做到全面地、徹底地解決檔案管理中的問(wèn)題，加強(qiáng)各個(gè)方面的管理，提高工作效率及保證工作的質(zhì)量。

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