企業(yè)檔案信息化管理研究

白香云

摘要：信息時代，做好企業(yè)信息化檔案管理尤為重要?？砂l(fā)揮檔案信息綜合應用優(yōu)勢，對企業(yè)發(fā)展管理、經營決策、生產建設起到良好的促進作用。為此，本文就企業(yè)檔案信息化管理展開研究，通過現(xiàn)狀分析制定科學有效的實踐管理策略，對提升檔案管理綜合水平，強化企業(yè)核心競爭力，令其實現(xiàn)又好又快的全面發(fā)展，有重要的實踐意義。

關鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）04-00-01

一、前言

信息時代，企業(yè)資源種類更為豐富，對于信息檔案應用需求日益龐大，因此對企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求。為適應時代特征，企業(yè)檔案管理應有效的打破傳統(tǒng)工作模式，開展信息化管理，創(chuàng)新工作手段，方能為企業(yè)龐大的生產建設、繁重的經營管理工作提供更多便利，開創(chuàng)高效優(yōu)質的信息服務應用環(huán)境，實現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理開展信息化建設的科學必要性

新時期，各行業(yè)企業(yè)快速發(fā)展，建設規(guī)模持續(xù)擴充，構成的檔案類別與總量漸漸增加，企業(yè)要想在多變復雜的檔案之中探尋有價值信息便需要開創(chuàng)信息化管理工作環(huán)境。檔案管理信息化核心基礎為信息資源，做好開發(fā)利用尤為重要。而該環(huán)節(jié)則受到開發(fā)應用時效性以及廣泛性的影響?？偨Y來講，現(xiàn)代企業(yè)實施檔案管理即企業(yè)檔案的全面信息化管理。現(xiàn)代化信息技術的快速發(fā)展應用可持續(xù)擴充企業(yè)檔案總體儲存信息量，尤其是豐富應用的縮微技術、掃描處理、光盤技術，更是令檔案信息總量越發(fā)龐大，存儲密度較紙質檔案信息高出多倍。通常紙質文件用于記錄文字以及圖表等數(shù)據(jù)信息，而電子檔案卻可在相同的文檔之中同步登記文字以及動畫、視頻、聲音等各類信息。對比來講，應用較少的空間便可存儲龐大信息，同時開發(fā)應用速度較快、體現(xiàn)了良好的便利性。該類特征不但可提升企業(yè)信息檔案的應用交流以及共享水平，還可擴充檔案管理服務范疇領域。為此企業(yè)檔案信息化管理變成現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的大勢所趨。不僅是符合時代特征的必有途徑，同時也是企業(yè)持續(xù)全面發(fā)展的客觀需要，可良好的提升企業(yè)信息化檔案管理整體服務水平。

三、企業(yè)檔案信息化管理建設工作狀況

企業(yè)檔案信息化管理建設過程中，常常出現(xiàn)資源開發(fā)有限，交流以及共享水平不高的問題。具體表現(xiàn)在下述幾個方面。企業(yè)管理工具軟件無法符合檔案信息應用管理需要，沒能適應屬性、特征以及職能各異的資源管理工作標準。當前企業(yè)還沒開發(fā)研究出可符合自身發(fā)展需求的檔案管理一體化工作系統(tǒng)軟件。企業(yè)實施信息化建設階段中，基于基層單位會基于自身需要開發(fā)各自的軟件系統(tǒng)，進而形成了數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一、無法互用的問題。同時，企業(yè)檔案信息化管理還呈現(xiàn)出基礎工作欠缺規(guī)范性，資源共享性不足的問題。檔案管理首要核心為業(yè)務工作規(guī)范性，應創(chuàng)建完善健全的檔案工作標準，確保應用工具軟件的清晰有序，不應令系統(tǒng)以及網絡建設存在各行其是的問題，這樣只能導致層次不一，影響服務水平以及資源開發(fā)與共享。實踐工作中還存在檔案著錄工作細則沒有良好相容的問題，系統(tǒng)軟件無法良好的移植，進而影響了檔案管理信息化的發(fā)展建設進程。另外，企業(yè)檔案管理工作中還存在儲存技術相對滯后，收集匯總數(shù)字化手段無法良好規(guī)范的問題。

四、企業(yè)檔案信息化管理科學策略

（一）完善基礎建設，優(yōu)化局域網系統(tǒng)。企業(yè)檔案管理信息化化，事實上為全面應用計算機網絡手段技術，借助網絡的創(chuàng)建運行，良好的打破檔案信息、各類應用資源所有方限制，創(chuàng)建便利化同時可控、可用的檔案信息網絡應用體系。為提升信息化管理水平，企業(yè)應優(yōu)化局域網系統(tǒng)建設，通過數(shù)字簽名、良好的信息認證、有效的身份校驗以及完善的加密保護，令企業(yè)之中各個聯(lián)網電腦均可依據(jù)應用需求實時在本機中自動搜尋完成錄入并存儲在服務器之中的信息檔案。企業(yè)還應利用局域網進行國際互聯(lián)，進而實現(xiàn)更為廣泛的信息資源開發(fā)、收集以及綜合應用。

（二）優(yōu)化物理歸檔管理。應用優(yōu)秀的磁介質檔案信息存儲設施，可良好的應對電子文檔以及信息化檔案管理工作中出現(xiàn)的失漏問題。電子信息文檔的綜合一體化應用管理為數(shù)字化信息檔案有效歸檔的途徑方式，主體利用計算機網絡系統(tǒng)管理實現(xiàn)，為一類便捷快速的有效方法。通常企業(yè)應在做完邏輯歸檔之后，將所需歸檔電子信息文檔匯總下載至檔案館可安全完整存儲的脫機介質之中，進而實現(xiàn)良好的物理歸檔，可確保數(shù)字化檔案信息各類數(shù)據(jù)內容、應用背景、原始數(shù)據(jù)的全面整體性，令其不會由于時過境遷而丟失掉文件信息構成的背景以及具體運行環(huán)境。

（三）完善企業(yè)信息檔案資源管理建設。企業(yè)應科學應用計算機、網絡技術，完善檔案機讀目錄信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理建設，提升檔案信息檢索應用整體服務質量。企業(yè)檔案應依據(jù)我國以及各地區(qū)省市檔案局頒布的有關電子文件、公文信息的儲存管理、歸檔相關工作要求標準，積極全面的開發(fā)與不斷推廣符合企業(yè)特征、發(fā)展屬性、現(xiàn)實需求的信息化檔案管理工作軟件。強化對本單位基層部門電子信息文件的匯總收集、規(guī)范整理、有效歸檔、綜合保管、全面應用、科學鑒定以及銷毀處理等環(huán)節(jié)的引導、控制與監(jiān)督。應良好體系具有保存應用價值的電子檔案的原始性、精準性、整體性、可靠性以及可識別性，進而夯實電子文檔信息的法律憑證基礎地位。再者，企業(yè)應創(chuàng)建優(yōu)質的歸檔電子信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不斷推動管理檔案向著數(shù)字化方向發(fā)展，應強化當前文件信息的服務建設，創(chuàng)建現(xiàn)行檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及全文數(shù)據(jù)庫。通過高效科學的計算機信息化管理，完成網絡查詢以及便利應用，進而真正為企業(yè)單位、各類不同用戶提供更為便利快捷、人性化、豐富性的檔案信息服務，推進企業(yè)贏取競爭主動，實現(xiàn)快速持久發(fā)展。

五、結語

總之，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理應立足當下，樹立長遠目標，開創(chuàng)信息化建設的有利條件，全面應用現(xiàn)代化信息技術手段，嘗試企業(yè)檔案資源高效性、信息化應用管理的全新途徑與創(chuàng)新方式。同時，應有效的匯總各類紙質檔案、豐富的光盤音像資料、數(shù)字化檔案資源，快速創(chuàng)建形成集檔案信息應用開發(fā)、檢索處理等豐富功能于一身的服務管理體系，激發(fā)網絡系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理工作中的核心效用價值，進而令檔案信息化管理發(fā)展進程全面提速，創(chuàng)設明顯的經濟效益與社會效益。

參考文獻：

[1]徐玉琴.加強企業(yè)檔案管理工作的幾點作法[J].華章，2011（10）.

[2]盧紅梅.淺談企業(yè)檔案管理工作[J].現(xiàn)代商業(yè)，2010（36）.

[3]楊帆.信息技術的應用給企業(yè)檔案管理工作帶來活力[J].中小企業(yè)管理與科技，2009（15）.

[4]劉勝利，趙鐵良.對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江史志，2009（9）.endprint