淺談住房公積金業(yè)務檔案收集中存在的問題與對策

滕瑋

摘 要：檔案收集并不是簡單的收資料，檔案收集是檔案管理工作的基礎，收集工作的完整性、真實性、原始性都直接關系到后續(xù)檔案管理的質(zhì)量與價值。本文從住房公積金業(yè)務檔案收集環(huán)節(jié)入手，淺述住房公積金業(yè)務檔案收集的特殊性與重要性以及在收集中存在的問題并提出相應的解決對策。

關鍵詞：住房公積金業(yè)務檔案；收集管理

隨著城鎮(zhèn)住房保障制度的不斷完善，住房公積金的惠民、利民政策幫助許多中低收入家庭職工圓了住房夢，增強了廣大職工繳存、使用住房公積金的意識。隨著公積金業(yè)務的不斷拓展，近年來形成了大量的業(yè)務檔案，住房公積金業(yè)務檔案指住房公積金繳存、轉移、支取、計息、個人貸款等相關業(yè)務辦理中形成的文件材料。作為專業(yè)檔案目前國家尚未出臺相應的住房公積金專業(yè)檔案管理標準及辦法，在實際工作中，業(yè)務檔案管理暴露出許多問題，現(xiàn)就住房公積金業(yè)務檔案在收集環(huán)節(jié)上存在的問題與解決對策作一簡單探討。

住房公積金業(yè)務檔案收集的特殊性與重要性

住房公積金業(yè)務檔案的收集不等同與一般文書檔案的收集，都在次年的年初有個固定的收集結點，有按年度接收的如公積金繳存、支取檔案；也有按年度結合隨時接收的，如住房公積金個人貸款檔案。住房公積金個人貸款檔案存在著貸前審核收集與貸后跟蹤收集的特殊性，一份貸款檔案在完全辦結前始終處于動態(tài)管理，特別是貸后跟蹤要經(jīng)過多次材料的收集和整合，根據(jù)貸款人的不同貸款期限各不相同，辦理周期長的可達30年，在這漫長的動態(tài)管理中，收集環(huán)節(jié)凸顯重要，貸前審核的各類申請資料以及貸后跟蹤的擔保變更、撤保、抵押材料料等，只要少收一份材料都將直接影響到個人貸款檔案的完整與真實性，給日后作為法律依據(jù)的貸款憑證造成不可估量的后果。住房公積金個人貸款檔案保留的是當事人的歷史真跡，具有原始性和法律憑證驗證性，在當事人發(fā)生違約，不能履行貸款權利與義務，致使住房公積金存在風險時，當事各方均可以貸款檔案為憑據(jù)，采取相應的法律行為，使風險降到最低限度。對于住房公積金管理中心，貸款檔案的真實、完整程度直接決定著對逾期還款的催收力度。而業(yè)務檔案收集的完整性決定著貸款檔案的憑證價值與參考價值。

1 住房公積金業(yè)務檔案收集中存在的問題

1.1 缺乏統(tǒng)一的管理制度

對住房公積金業(yè)務檔案的管理，全國至今沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理辦法，國務院《住房公積金管理條例》對公積金檔案管理沒有明確規(guī)定，而作為國家民生檔案之一，檔案部門也沒有制定專門的管理辦法，致使住房公積金業(yè)務檔案處于各地自行管理的混亂狀態(tài)，甚至同一系統(tǒng)下各縣（市）住房公積金管理分中心的管理方式都各不同，各行其是的做法不可避免會出現(xiàn)收集管理上的不規(guī)范與缺失，直接影響了業(yè)務檔案的質(zhì)量。

1.2 缺乏規(guī)范的管理標準

對業(yè)務檔案管理缺乏標準、規(guī)范性。就收集環(huán)節(jié)而言，住房公積金業(yè)務檔案至今沒有標準、統(tǒng)一的歸檔范圍和明確的分類方案。各住房公積金管理中心根據(jù)自身業(yè)務的開展情況收集業(yè)務檔案，致使業(yè)務檔案的組成內(nèi)容各不相同，哪些是應該收集歸檔的材料、歸入哪個業(yè)務類別都沒有清晰明確的標準，收集基礎不扎實自然影響后續(xù)的整理歸檔工作。

1.3 缺乏高素質(zhì)的專職檔案管理人員

住房公積金管理中心大多沒有專職檔案員，缺乏檔案專業(yè)知識，業(yè)務技能普遍不高。多數(shù)檔案員兼職機關文秘、辦公室內(nèi)勤等事務，本身工作就十分繁忙，檔案人員平時根本無暇顧及檔案工作，更無法了解業(yè)務檔案的形成特點，對于業(yè)務檔案的收集總是處于被動接收狀態(tài)，無論從接收數(shù)量還是質(zhì)量上都缺乏鑒別能力，沒有好原料哪來好產(chǎn)品，收集環(huán)節(jié)的好壞直接影響到業(yè)務檔案的完整性以及住房公積金民生檔案數(shù)據(jù)庫的建立。

2 有效解決業(yè)務檔案收集問題的具體對策

2.1 加強制度建設，實現(xiàn)統(tǒng)一管理

針對目前住房公積金業(yè)務檔案管理不規(guī)范，標準不統(tǒng)一的現(xiàn)象，住房公積金主管部門應加強重視，積極會同檔案部門，依據(jù)《住房公積金管理條例》及《檔案法》規(guī)定，制定住房公積金民生檔案的管理辦法，推行一套操作性強、科學統(tǒng)一的住房公積金民生檔案管理標準，只有制度規(guī)范，標準統(tǒng)一，才可能實現(xiàn)住房公積金業(yè)務檔案的科學化、規(guī)范化、標準化

2.2 加強領導重視，強化檔案意識

住房公積金業(yè)務檔案的收集僅僅靠檔案員微薄的力量是難以做好的，必須得到單位領導的大力支持與幫助。一是加強領導重視，一把手領導親自掛帥，成立檔案管理工作領導小組。二是健全檔案管理網(wǎng)絡，配置專職檔案員，分層逐級明確責任人，各業(yè)務處室確定業(yè)務檔案聯(lián)絡員，定期向檔案室移交辦結業(yè)務資料。三是開展業(yè)務檔案專題知識講座，強化全員檔案意識，避免職能部門為方便工作私自收藏應交未交檔案。全方位、多層次強化業(yè)務檔案收集意識，提高業(yè)務檔案收集率。

2.3 拓展創(chuàng)新思想，拓寬收集渠道

住房公積金業(yè)務檔案的特殊性要求檔案員在收集環(huán)節(jié)要結合實際，拓展思路，采取多種形式，以靈活多樣的方式爭取檔案資源。檔案員要熟悉掌握業(yè)務歸檔范圍，細心觀察，通過單位年度、月度工作計劃、專項業(yè)務開展計劃、總結等材料隨時收集業(yè)務檔案資料。同時，要開動腦筋，走出檔案室，深入業(yè)務部門變被動接收為主動出擊，在歲末年初之際與各業(yè)務科室主動對接，收集補充上一年度“帳內(nèi)賬外”業(yè)務資料。對于特殊業(yè)務檔案要及時對接前臺業(yè)務，做到隨時收集，不缺不漏。

2.4 加強檔案管理人員素質(zhì)建設

檔案工作者的綜合素質(zhì)直接關系到檔案管理工作的質(zhì)量，住房公積金業(yè)務檔案關系到廣大職工權益的保障，也是化解資金放貸風險的重要憑證，因此檔案工作者不僅要熟悉檔案管理業(yè)務，更要了解住房公積金相關業(yè)務流程，在收集工作中才能具備甄別檔案材料的能力。同時，在收集工作中要求檔案員具備熱心、專心、細心、耐心的工作態(tài)度和不怕煩瑣、敢于“厚臉皮”向各職能科室收集資料的責任意識。同時，積極參與各類檔案培訓，思想上不斷與時俱進，業(yè)務上不斷精益求精，努力擴展知識層面，提升檔案業(yè)務技能。endprint