OA系統(tǒng)運(yùn)行下新建高職院校二級(jí)系部信息管理有效性分析*

黃加敏

(東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 東莞 523000)

OA(Office Automation)是辦公自動(dòng)化的英文簡(jiǎn)稱，它是基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人機(jī)互動(dòng)的信息處理系統(tǒng)，以提高行政管理效率、達(dá)到科學(xué)有效管理為目的。20世紀(jì)80年代末以來(lái)，OA共經(jīng)歷了起步、應(yīng)用、發(fā)展三個(gè)階段，在政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、高校的應(yīng)用日漸普及。以東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，該學(xué)院于2009年成立，2012年開始引入OA系統(tǒng)。作為一項(xiàng)新生事物，新建高職院校內(nèi)各級(jí)人員對(duì)OA系統(tǒng)也經(jīng)歷了一個(gè)從陌生、適應(yīng)到熟悉的過(guò)程，但由于運(yùn)行時(shí)間短，適逢新建高職院校的快速發(fā)展，OA系統(tǒng)的運(yùn)行還有不盡人意的方面。本文嘗試在新建高職院校推行OA系統(tǒng)運(yùn)行的大背景下考查其對(duì)下屬二級(jí)系部信息管理有效性的影響及存在問題，并給出有關(guān)建議。

一、OA系統(tǒng)的信息處理功能

OA系統(tǒng)其中一個(gè)重要的功能就是信息處理。一般來(lái)說(shuō)，OA系統(tǒng)包括了個(gè)人辦公、公文處理、發(fā)文傳閱、督辦管理、會(huì)議管理、公共事務(wù)、公共信息等模塊，主要應(yīng)用于個(gè)人日程管理、信息發(fā)布、公文傳閱辦理、事務(wù)申請(qǐng)。每一個(gè)模塊都涉及了大量的信息，囊括了信息處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，如起草信息、送審信息、批閱信息、發(fā)布信息、獲取信息和處理信息等方面，系統(tǒng)內(nèi)每一節(jié)點(diǎn)所處的位置不同對(duì)應(yīng)信息管理的角色也不同。

二、OA系統(tǒng)運(yùn)行下新建高職院校二級(jí)系部信息管理現(xiàn)狀

為了推進(jìn)內(nèi)涵式發(fā)展，當(dāng)前高職院校內(nèi)部普遍推行二級(jí)管理，將大量事權(quán)向二級(jí)系部下放。二級(jí)系部因此成為高職學(xué)院內(nèi)部信息處理的一個(gè)最小單元，而事權(quán)的擴(kuò)展意味著二級(jí)系部信息處理量的急速增加。因此在OA系統(tǒng)運(yùn)行的背景下，如何有效地對(duì)這些信息進(jìn)行處理，切實(shí)達(dá)到提高行政工作效率的目的，是各高職院校二級(jí)系部關(guān)注的重點(diǎn)之一。

而現(xiàn)實(shí)情況是，由于OA系統(tǒng)推行的時(shí)間短，系統(tǒng)本身的不完善，再加上人為方面的原因，導(dǎo)致目前新建高職院校二級(jí)系部對(duì)信息的處理缺乏有效性，具體表現(xiàn)為：

1.缺乏專職管理人員

限于人員的限制，二級(jí)系部不可能像學(xué)院層面那樣成立專門的辦公室、配置專門的人員分門別類地負(fù)責(zé)處理OA系統(tǒng)上的各類信息，而是由行政或教學(xué)管理人員兼任聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)接收各類OA公文。由于同時(shí)還兼任其他工作，這些聯(lián)絡(luò)員自然難以集中精力應(yīng)付處理紛至沓來(lái)的大量公文信息，信息處理的有效性自然大打折扣。

2.沒有形成有效的管理模式

在大部分新建高職院校里，OA系統(tǒng)仍然算是比較新穎的事物，許多從業(yè)人員對(duì)其運(yùn)行仍處于摸索階段，業(yè)務(wù)熟練程度參差不齊，對(duì)信息的處理很多時(shí)候還是從以往的工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，沒有針對(duì)OA系統(tǒng)運(yùn)行下信息處理的特點(diǎn)形成有效的管理模式，導(dǎo)致信息處理效率低下，缺乏有效性。

3.過(guò)于依賴非正式信息傳播渠道

盡管各高職院校都在全力推廣OA系統(tǒng)的應(yīng)用，但是在廣大教職工中間，對(duì)OA系統(tǒng)的運(yùn)行仍抱有一定的懷疑。有調(diào)研表明，在OA系統(tǒng)運(yùn)行的初期，上線率偏低是普遍存在的情況，實(shí)行坐班制的行政人員還好，但絕大多數(shù)教師由于日常上課的原因，上線率偏低的情況仍然十分突出。由于上述情況的存在，再加上移動(dòng)設(shè)備的廣泛應(yīng)用，在許多二級(jí)系部?jī)?nèi)部，信息的傳播還是十分依賴QQ、飛信等非正式渠道，形成了QQ等方式為主、OA為輔的局面，信息處理的有效性幾乎得不到體現(xiàn)。

三、高職院校二級(jí)系部信息管理缺乏有效性的原因分析

1.人員認(rèn)識(shí)不到位

由于OA系統(tǒng)在新建高職院校推行的時(shí)間較短，校內(nèi)各級(jí)人員對(duì)其運(yùn)行都存在著一個(gè)適應(yīng)的過(guò)程，對(duì)OA系統(tǒng)運(yùn)行下信息處理的理解和認(rèn)識(shí)不夠深入，不熟悉自然會(huì)下意識(shí)的進(jìn)行排斥，導(dǎo)致使用意識(shí)淡薄。此外，傳統(tǒng)的辦公方式雖然費(fèi)時(shí)費(fèi)力，但是人們已經(jīng)普遍習(xí)慣和接受，成為頭腦中根深蒂固的觀念。這種思想上的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致OA系統(tǒng)沒能充分的發(fā)揮其優(yōu)越性，信息管理談何有效？

2.信息處理不及時(shí)

信息處理的有效與否與信息處理的是否及時(shí)有著密切的關(guān)系。換而言之，信息處理得及時(shí)、正確，意味著信息能夠被充分的消化，說(shuō)明信息的處理是有效的。由于事權(quán)的擴(kuò)大，新建高職院校二級(jí)系部需要與學(xué)院各行政管理層進(jìn)行對(duì)接，每天通過(guò)OA系統(tǒng)接收來(lái)自學(xué)院內(nèi)部和外部各樣的公文信息的數(shù)量是十分巨大的，如此龐大的信息量如果處理不及時(shí)的話，必然對(duì)其信息處理的有效性產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

3.業(yè)務(wù)操作不熟練

許多新建的高職院校為了盡快提高行政管理效率，都在不遺余力地推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但在一定程度上存在急功近利、重建設(shè)輕管理的思想，OA系統(tǒng)推行之初，只希望盡快推廣，實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，對(duì)相關(guān)人員的使用前培訓(xùn)流于片面，只注重對(duì)基本操作的培訓(xùn)，許多人員業(yè)務(wù)操作還沒完全熟悉，就必須帶著邊摸索邊適應(yīng)的心態(tài)“上崗”。負(fù)責(zé)OA運(yùn)行的人員的業(yè)務(wù)操作都不熟練，怎么能要求一般人員也能熟悉運(yùn)用OA系統(tǒng)，更談不上說(shuō)能有效的處理龐大的信息量了。

4.信息反饋環(huán)節(jié)缺失

信息處理是否有效的另外一個(gè)指標(biāo)就是信息反饋環(huán)節(jié)是否存在，是否發(fā)揮了作用。信息從上往下的傳達(dá)過(guò)程中，我們可以從OA系統(tǒng)的流程管理里面看到信息的流轉(zhuǎn)情況，方便我們掌握信息的動(dòng)向，及時(shí)處理文件?？墒窃谀壳暗膶?shí)際應(yīng)用中，可以發(fā)現(xiàn)在OA系統(tǒng)內(nèi)部缺失這樣的一個(gè)信息反饋環(huán)節(jié)：在信息的橫向傳達(dá)過(guò)程中，我們無(wú)法掌握傳達(dá)出去的信息是否已經(jīng)傳達(dá)到需要處理信息的人員手中，只能通過(guò)面談、電話、QQ、短信等手段進(jìn)行確認(rèn)。

5.系統(tǒng)功能不完善

許多新建高職院校的成立時(shí)間短，許多內(nèi)部架構(gòu)和事務(wù)還沒完全理順。為了施行辦公自動(dòng)化，這些高職院校要不直接購(gòu)買相關(guān)現(xiàn)成的辦公系統(tǒng)，要不對(duì)現(xiàn)成系統(tǒng)結(jié)合自身特點(diǎn)進(jìn)行適當(dāng)?shù)母脑臁５请S著發(fā)展的逐漸深入、層次的逐漸拔高，原來(lái)的OA系統(tǒng)漸漸表現(xiàn)出與實(shí)際工作不相符的情形，而系統(tǒng)的升級(jí)和完善又是“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的事情，需要進(jìn)行整體規(guī)劃和全局統(tǒng)籌，不是短時(shí)間就能完全解決的，如此一來(lái)，信息管理的有效性自然要打折扣了。

四、如何提高二級(jí)系部信息管理工作的有效性

盡管在運(yùn)行的初期會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問題，但OA系統(tǒng)在廣大高職院校的推廣應(yīng)用是大勢(shì)所趨，這是不容置疑的事實(shí)。為了充分發(fā)揮其功效，提高二級(jí)系部信息管理的有效性，更好地服務(wù)部各項(xiàng)工作，我們可以從以下方面努力，進(jìn)一步推進(jìn)二級(jí)系部信息管理有效性進(jìn)程。

1.加強(qiáng)OA系統(tǒng)應(yīng)用的推廣工作，改變錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)

在許多新建高職院校，OA系統(tǒng)可以算得上是新穎的事物，而人們往往對(duì)新事物存在著天然的抵觸。為了消除人員的抵觸，讓他們?cè)谑煜は到y(tǒng)的同時(shí)也對(duì)使用OA系統(tǒng)的必要性及重要性有充分的了解，必須加大宣傳推廣工作的力度。具體到二級(jí)系部來(lái)說(shuō)，首先要從系部負(fù)責(zé)人入手，部門“一把手”的重視是OA系統(tǒng)暢順運(yùn)行的前提和保證。只有系部負(fù)責(zé)人認(rèn)可并習(xí)慣網(wǎng)絡(luò)辦公，以身作則，才能調(diào)動(dòng)下面的人使用新系統(tǒng)的積極性，才能要求他們盡可能地使用OA辦公系統(tǒng)處理各類信息；其次要加強(qiáng)對(duì)廣大基層人員，主要是二級(jí)系部普通教師的宣傳工作，他們才是信息處理的主體，各項(xiàng)工作最后還得由他們具體落實(shí)，因此可以采取現(xiàn)場(chǎng)講座、宣傳板報(bào)、視頻演示等多種方式讓他們認(rèn)識(shí)到OA辦公系統(tǒng)的便利性， 從而打消其顧慮，更好地接受并運(yùn)用OA系統(tǒng)。

2.加強(qiáng)OA系統(tǒng)使用的培訓(xùn)工作，提升操作水平

我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前新建高職院校二級(jí)系部信息管理缺乏有效性，很大一部分原因在于各級(jí)人員業(yè)務(wù)操作的不熟練，導(dǎo)致信息處理的不及時(shí)。為了解決該問題，必須進(jìn)一步加強(qiáng)OA系統(tǒng)使用的培訓(xùn)工作，同時(shí)在進(jìn)行的過(guò)程中避免出現(xiàn)“一刀切”的情況，即為了工作的簡(jiǎn)便和易操作性，降低成本，而對(duì)系統(tǒng)信息處理每一節(jié)點(diǎn)的每個(gè)人施以同樣的培訓(xùn)內(nèi)容。這項(xiàng)工作必須從整個(gè)學(xué)院層面上進(jìn)行統(tǒng)籌實(shí)施，第一步就是OA系統(tǒng)的主管部門要將整個(gè)OA系統(tǒng)的用戶分門別類，對(duì)不同的用戶群進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。以二級(jí)系部的OA信息員為例，他們主要是對(duì)上對(duì)外接收各級(jí)文件，對(duì)內(nèi)對(duì)下根據(jù)工作要求分發(fā)文件，對(duì)他們的培訓(xùn)則要求要熟悉甚至精通OA系統(tǒng)，全面掌握收發(fā)文件的所有流程，以及出現(xiàn)常見問題如何進(jìn)行解決等內(nèi)容。對(duì)廣大教師而言，對(duì)他們的培訓(xùn)則要求能夠準(zhǔn)時(shí)收文，并及時(shí)作出回復(fù)，掌握撰寫各類辦公申請(qǐng)的格式和流程。只有分門別類地做好培訓(xùn)工作，讓OA系統(tǒng)所有環(huán)節(jié)上的用戶都能夠掌握其所應(yīng)掌握的系統(tǒng)的操作方法，這樣才能順利推動(dòng)辦公自動(dòng)化的進(jìn)程，從而提高信息處理的效率和有效性。

3.加強(qiáng)OA系統(tǒng)軟硬件建設(shè)，完善系統(tǒng)功能

每一所高職院校采用和推廣的OA系統(tǒng)并不完全符合自身的實(shí)際情況，由于系統(tǒng)自身軟硬件的問題所造成信息處理缺乏有效性的問題，也應(yīng)被學(xué)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所重視。像上文提到的影響二級(jí)系部信息處理有效性的其中兩個(gè)因素：信息反饋環(huán)節(jié)缺失和系統(tǒng)功能不完善就是由于系統(tǒng)軟硬件自身的問題所帶來(lái)的具體表現(xiàn)。對(duì)于OA系統(tǒng)的建設(shè)，高職學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)層必須立足實(shí)際，講究實(shí)效，隨著學(xué)院工作重點(diǎn)的階段性變化而對(duì)OA系統(tǒng)軟硬件進(jìn)行切實(shí)有效的改造，使之更適合所處階段的工作實(shí)際；還要堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理，從技術(shù)、人員、財(cái)務(wù)、設(shè)備等方面提供充分的保障，不斷完善OA系統(tǒng)的功能，使之能更好地服務(wù)學(xué)院及二級(jí)系部信息管理工作，切實(shí)提高行政管理的效率。

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