談高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)

王存喜，楊玉楓

(華北科技學(xué)院，北京東燕郊 101601)

0 引言

隨著高校離退休教職工數(shù)量和信息量的不斷增加，相關(guān)檔案的整理、查找、數(shù)據(jù)更新等方面工作效率和效能低下的狀況使得離退休人員電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)迫在眉睫。借助于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)的離退休人員電子檔案管理系統(tǒng)能克服傳統(tǒng)工作方式下存在的不足［1］。利用離退休人員電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于分門(mén)別類的離退休人員信息進(jìn)行自動(dòng)處理，把結(jié)果置于信息系統(tǒng)中，學(xué)校可以據(jù)此進(jìn)行離退休教職工的服務(wù)管理。

1 高校離退休人員電子檔案系統(tǒng)的重要性和必要性

1.1 離退休人員電子檔案系統(tǒng)建設(shè)是高校信息化建設(shè)的一個(gè)組成部分

隨著高校的信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，高校的信息化工作主要包括教學(xué)管理信息化、學(xué)生電子檔案系統(tǒng)建設(shè)、人事管理信息化、辦公自動(dòng)化、電子圖書(shū)館等等［2］，屬于高校工作中不可或缺的重要部分的離退休工作也同樣需要適應(yīng)信息化的進(jìn)程。

1.2 離退休人員電子檔案系統(tǒng)建設(shè)是高校離退休工作發(fā)展的必然趨勢(shì)

離退休人員電子檔案建設(shè)有利于提高離退休服務(wù)管理水平并與高校各項(xiàng)信息管理工作對(duì)接。高校各職能部門(mén)和離退休人員就可根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行查詢和處理各種信息［3］。這樣可以大大加快有關(guān)離退休服務(wù)管理的工作效率，從而顯著提高離退休教職工服務(wù)管理水平。

1.3 建設(shè)和實(shí)現(xiàn)離退休人員電子檔案管理系統(tǒng)，有利于服務(wù)管理工作人員的綜合素質(zhì)提高

將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到高校離退休服務(wù)管理工作中，不僅要求離退休服務(wù)管理工作人員具有傳統(tǒng)的踏實(shí)肯干的工作作風(fēng)，而且還要掌握現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的操作技能，促使他們提高信息管理和網(wǎng)絡(luò)水平。實(shí)現(xiàn)離退休人員電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和管理，很多繁瑣性的事務(wù)性工作可以減少，離退休服務(wù)管理工作人員可以靜下心來(lái)思考和創(chuàng)新服務(wù)管理的新方法和新模式，研究一些離退休服務(wù)管理工作的課題，提高自身的服務(wù)管理水平。

1.4 便于離退休工作人員與服務(wù)群體進(jìn)行有效溝通

在日常服務(wù)管理工作中，工作人員應(yīng)該隨時(shí)與離退休教職工進(jìn)行溝通和交流，獲取信息、處理信息、反饋信息，從而采用行之有效的服務(wù)管理方法進(jìn)行工作。在傳統(tǒng)的服務(wù)管理模式下、服務(wù)管理工作人員主要通過(guò)走訪面談、書(shū)信交談、電話詢問(wèn)、集體座談、聽(tīng)取子女意見(jiàn)、設(shè)置意見(jiàn)箱等方式與離退休人員進(jìn)行交流與溝通［4］，這些交流方式雖然比較直接，但是有時(shí)獲得的信息不夠準(zhǔn)確，會(huì)影響信息處理結(jié)果。離退休人員信息系統(tǒng)建設(shè)后，服務(wù)管理人員可以充分利用網(wǎng)絡(luò)的及時(shí)性、靈活性、虛擬性和動(dòng)態(tài)交互性等特點(diǎn)，便于相互間有效溝通，全面了解和掌握離退休人員的生活學(xué)習(xí)要求、心理需求和精神追求。

2 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)的內(nèi)容

高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)內(nèi)容應(yīng)該將離退休教職工的個(gè)人基本信息和子女親屬信息全部?jī)?nèi)容包含其中［5］。根據(jù)我校的情況，具體來(lái)說(shuō)應(yīng)該分成以下幾個(gè)組成部分。

2.1 離退休教職工基本信息電子檔案分系統(tǒng)

設(shè)置在冊(cè)的離退休教職工的基本信息，包括姓名、電子照片、性別、身份證號(hào)、年齡、民族、學(xué)歷、籍貫、參加工作時(shí)間、退(離)休的確定及時(shí)間、退(離)休前所在單位、職稱及職務(wù)、去世等自然和在職的基本信息。主要由人事部門(mén)登錄和管理。

2.2 離退休教職工健康信息電子檔案分系統(tǒng)

離退休教職工健康信息檔案系統(tǒng)應(yīng)由校醫(yī)院來(lái)建設(shè)、完善和更新。系統(tǒng)包括除個(gè)人基礎(chǔ)信息外，主要內(nèi)容有生活習(xí)慣、以往病史、診治情況、家族病史、現(xiàn)病史、體檢結(jié)果、保健、預(yù)防接種、隨訪登記及疾病的發(fā)生、發(fā)展、治療過(guò)程等內(nèi)容［6］。對(duì)教職工住院及醫(yī)藥費(fèi)報(bào)銷審核情況有詳細(xì)記錄。同時(shí)要確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性、科學(xué)性和實(shí)用性。

2.3 離退休教職工工資信息分系統(tǒng)

該系統(tǒng)主要記錄離退休教職工工資、補(bǔ)貼以及慰問(wèn)金等信息的管理，同時(shí)記錄每年工資、補(bǔ)貼以及慰問(wèn)金變動(dòng)的情況及說(shuō)明。主要由人事部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)

2.4 離退休教職工住址及親屬情況信息分系統(tǒng)

離退休教職工住址及親屬信息系統(tǒng)也是整個(gè)系統(tǒng)組成的重要部分，是與離退休教職工進(jìn)行相互聯(lián)系的重要渠道。離退休教職工的及其配偶住址及居住面積、子女的家庭住址、電話、手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱以及配偶、子女的工作單位地址和電話、QQ號(hào)、微信號(hào)等聯(lián)系方式應(yīng)詳細(xì)記錄其中。由離退休服務(wù)管理部門(mén)來(lái)進(jìn)行登錄、管理和更新。

2.5 離退休教職工政治面貌信息分系統(tǒng)

離退休教職工的政治面貌信息系統(tǒng)內(nèi)容要包括參加各黨派、協(xié)會(huì)、團(tuán)體組織的名稱，時(shí)間，地點(diǎn)。以及在其組織中所擔(dān)任的職務(wù)等信息。由高校組織部負(fù)責(zé)管理更新系統(tǒng)。

2.6 離退休教職工走訪、困難記錄分系統(tǒng)

離退休教職工生病住院需要進(jìn)行探視、春節(jié)前到離休干部家中進(jìn)行慰問(wèn)、重陽(yáng)節(jié)慰問(wèn)全部離退休教職工、教師節(jié)看望德高望重的老教授、離退休教職工去世到家中看望遺屬等走訪工作需要進(jìn)行安排并記錄在案。有些特殊家庭、困難家庭需要得到學(xué)校的幫扶、組織的關(guān)懷和溫暖，學(xué)校每年要進(jìn)行困難教職工走訪慰問(wèn)、大病救助、老黨員慰問(wèn)及困難黨員補(bǔ)助等工作同樣也需要量化的依據(jù)。

2.7 離退休教職工個(gè)人情況及事跡分系統(tǒng)

離退休教職工的個(gè)人情況及事跡指本人(包括在崗)從事的工作崗位、特長(zhǎng)、興趣愛(ài)好、獲得的各種榮譽(yù)稱號(hào)，以及退休后發(fā)揮余熱的崗位，受過(guò)的獎(jiǎng)勵(lì)和處分;家庭成員的有軍、烈屬等等涉及到政治審查需要向組織說(shuō)明的一些信息。

3 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題

高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性、綜合性、創(chuàng)新性的工程。建立完整的高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)，不論是決定離退休服務(wù)管理宏觀決策、還是服務(wù)管理方案的具體實(shí)施有著不可替代的作用。對(duì)促進(jìn)建設(shè)和諧校園、實(shí)現(xiàn)信息現(xiàn)代化高校起著十分重要的作用。高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)在建設(shè)中應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題:

3.1 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)信息采集方式的多樣性與信息準(zhǔn)確性

離退休教職工信息數(shù)據(jù)的采集大致可以分為以下幾類;一是人事部門(mén)確保自然情況及檔案中提取所需信息的準(zhǔn)確性;二是網(wǎng)絡(luò)、電話、書(shū)信及上門(mén)采集信息數(shù)據(jù)，通過(guò)與本人逐一核實(shí)，了解親屬情況、健康狀況、個(gè)人事跡及個(gè)人困難等數(shù)據(jù)信息。盡力保證數(shù)據(jù)的全面與準(zhǔn)確［7］;三是整理相關(guān)工作情況材料。匯總走訪、慰問(wèn)情況，個(gè)人困難(問(wèn)題)的解決情況。

3.2 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)性與及時(shí)更新

高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)不是一朝一夕的事情，更不是哪一個(gè)部門(mén)的事情。為此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，要成立高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)管理小組。離退休人員的數(shù)據(jù)信息是在不斷的變化，所以電子檔案系統(tǒng)建設(shè)中的幾個(gè)分系統(tǒng)要及時(shí)準(zhǔn)確的更新并形成聯(lián)動(dòng)。

3.3 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的保密性

離退休教職工的電子信息是離退休人員的檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，是獲取、管理和利用檔案信息資源的重要手段。然而，由于網(wǎng)絡(luò)的高分散性和信息的易拷貝性以及信息保密意識(shí)的薄弱，導(dǎo)致檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理存在疏漏。在信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，檔案信息的采集、存儲(chǔ)、編研與資源共享等都存在泄密的可能。為此涉及到離退休信息的工作人員要樹(shù)立高度的保密意識(shí)，同時(shí)在電子檔案系統(tǒng)中設(shè)置保密程序，防止離退休人員信息外泄事件的發(fā)生［8］。要采取限制離退休教職工個(gè)人和管理人員的權(quán)限，實(shí)行使用信息的簽名負(fù)責(zé)制。確保離退休教職工信息系統(tǒng)的保密性。

4 結(jié)論

高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)可以提供有關(guān)離退休人員的各類信息的統(tǒng)計(jì)、篩選和分析情況。為有針對(duì)性地做好離退休管理服務(wù)工作提供了準(zhǔn)確的量化依據(jù)極大提高了離退休工作人員的工作效率。為更好地做好離退休服務(wù)管理工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。對(duì)促進(jìn)高校建設(shè)現(xiàn)代化信息大學(xué)、構(gòu)建和諧校園起到積極的作用。

［1］ 劉曉梅.企業(yè)離退休人員檔案管理和服務(wù)的思考［J］.群文天地，2012，(4):210

［2］ 王存喜.淺析學(xué)生電子檔案系統(tǒng)建設(shè)［J］.北京檔案，2010，(5):118－ 119.

［3］ 邵軍.成都大學(xué)離退休干部信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］.四川:電子科技大學(xué)，2011.

［4］ 晉南，石蓓.新時(shí)期電子檔案管理工作淺談［J］.陜西檔案2013，(4):22 －23.

［5］ 鄧靜波.離退休人員紙質(zhì)與電子檔案之間保護(hù)技術(shù)的聯(lián)系［J］.卷宗，2013，(6):324－325.

［6］ 劉麗紅 .淺談電子檔案管理［J］.考試周刊，2013，(35):141.

［7］ 蔡國(guó)慶 .淺談電子檔案管理［J］.黑河學(xué)刊，2014，(3):113.

［8］ 王新.離退休人員檔案信息系統(tǒng)建設(shè)［J］.城市建設(shè)，2013，(9):64.