基于就業(yè)需求導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案管理體系構(gòu)建

徐 益，周劍輝，申彥舒

(1.湖南人文科技學(xué)院 檔案館，湖南 婁底417000;2.湖南人文科技學(xué)院 圖書館，湖南 婁底417000)

2008 年，教育部和國(guó)家檔案局發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》(第27 號(hào)令)，明確高等學(xué)校檔案管理歸檔范圍增設(shè)“學(xué)生類”。從而，正式確立了學(xué)生檔案工作在高校檔案管理中的地位，同時(shí)意味著高校學(xué)生檔案管理從國(guó)家層面有了制度保障。

高校檔案管理是畢業(yè)生就業(yè)工作重要的組成部分。在目前大學(xué)生就業(yè)實(shí)行“市場(chǎng)導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、自主擇業(yè)”的市場(chǎng)化機(jī)制下［1］，學(xué)生檔案則成為用人單位與個(gè)人雙向選擇，用人單位選拔、錄用、考核和晉升的重要憑證，具有舉足輕重的作用。在就業(yè)形勢(shì)日益嚴(yán)峻的今天，探索適應(yīng)就業(yè)需求的高校學(xué)生檔案管理的新模式，開發(fā)學(xué)生檔案就業(yè)服務(wù)新功能，對(duì)促進(jìn)學(xué)生就業(yè)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)和指導(dǎo)意義。

一 高校學(xué)生檔案就業(yè)服務(wù)功能的體現(xiàn)

學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成部分。它具有記載個(gè)人經(jīng)歷，表明個(gè)人行政隸屬關(guān)系以及為個(gè)人提供相關(guān)人事服務(wù)的依據(jù)等三種基本功能。而在目前大學(xué)生就業(yè)市場(chǎng)化機(jī)制影響下，學(xué)生檔案又被賦予了第四功能——就業(yè)服務(wù)功能，且在學(xué)生的發(fā)展和就業(yè)過程中發(fā)揮了十分重要的作用。

(一)推介作用

高校學(xué)生檔案真實(shí)記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、成長(zhǎng)經(jīng)歷，從不同側(cè)面較全面地、客觀地反映了學(xué)生思想品格，政治表現(xiàn)，心理體能，技能水平，獎(jiǎng)懲評(píng)優(yōu)，鑒定評(píng)價(jià)，以及個(gè)人特長(zhǎng)、誠(chéng)信、實(shí)習(xí)、就業(yè)和社會(huì)實(shí)踐、公益文體及能力等情況，為用人單位選拔、招聘人才提供了最原始的資料。

在就業(yè)招聘過程中，用人單位更多的是通過查閱學(xué)生檔案材料對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行考察。因此，檔案材料以其權(quán)威性成為溝通畢業(yè)生與用人單位就業(yè)雙向選擇的可靠橋梁。一份全面、詳實(shí)能反映學(xué)生全貌的檔案材料對(duì)用人單位的強(qiáng)烈吸引力，以及由此產(chǎn)生的推介作用是毋庸置疑的。

(二)考證作用

高校學(xué)生檔案是對(duì)學(xué)生德、智、體、美、勞諸方面量化管理的真實(shí)寫照和原始記錄，動(dòng)態(tài)地反映一個(gè)學(xué)生的綜合表現(xiàn)，具有客觀、真實(shí)、可信的特點(diǎn)。準(zhǔn)確完整、齊全規(guī)范的檔案材料能全面、真實(shí)地反映大學(xué)生的綜合素質(zhì)和整體形象，再現(xiàn)大學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間德、智、體、美、勞等方面的真實(shí)情況，避免了過去“憑印象、摸腦袋”對(duì)學(xué)生作出的不客觀、不公正的評(píng)價(jià);能讓用人單位通過原始材料來(lái)考證學(xué)生的綜合素質(zhì)，對(duì)學(xué)生做出準(zhǔn)確的判斷;能為學(xué)生在校期間獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定，組織發(fā)展，助學(xué)貸款，評(píng)優(yōu)推薦，就業(yè)及今后的定崗、升遷、晉級(jí)、出國(guó)深造等提供重要的參考;同時(shí)，也可以為了解學(xué)生家庭及社會(huì)關(guān)系等相關(guān)情況提供重要依據(jù)。

(三)保障作用

自從我國(guó)開展了人事制度改革，招聘制度也隨之普遍使用。部分用人單位在錄用人員時(shí)，或不調(diào)檔案，或不轉(zhuǎn)戶口，導(dǎo)致許多畢業(yè)生輕視檔案的重要性。但隨著國(guó)家人事制度改革向縱深發(fā)展，人事檔案管理也步入規(guī)范化管理階段。畢業(yè)生就業(yè)后的落戶，社會(huì)保險(xiǎn)的辦理，轉(zhuǎn)正定級(jí)，職稱申報(bào)，學(xué)歷認(rèn)證等都必須考證人事檔案，甚至畢業(yè)生繼續(xù)深造，報(bào)考公務(wù)員都要以人事檔案為依據(jù)。

而現(xiàn)今作為高校學(xué)生檔案主體的畢業(yè)生，檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案持可有可無(wú)的態(tài)度，畢業(yè)后或?qū)n案長(zhǎng)期存放學(xué)校，或遺棄在當(dāng)?shù)亟逃?、人才市?chǎng)，有的甚至連檔案去向不明也不聞不問，還有更多地是置于家中束之高閣。這一切都成為了妨礙高校深化檔案管理改革和發(fā)展以及畢業(yè)生就業(yè)、晉升、出國(guó)、公考等的消極因素。另外，畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞方式也一直困擾著學(xué)生檔案管理部門。有關(guān)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式一直以來(lái)國(guó)家都沒有制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞無(wú)章可循。各個(gè)部門自成一體，隨意性較大，使得畢業(yè)生檔案難以正常轉(zhuǎn)遞。有些單位存在“有檔無(wú)人”、“有人無(wú)檔”甚至檔案丟失等現(xiàn)象。鑒于此，學(xué)生檔案管理部門應(yīng)不斷強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)，規(guī)范學(xué)生檔案管理，及時(shí)做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。規(guī)范管理和有效利用對(duì)于保障學(xué)生個(gè)人的合法權(quán)益意義重大。

二 現(xiàn)行高校學(xué)生檔案管理對(duì)學(xué)生就業(yè)的負(fù)面影響

近幾年來(lái)，高校學(xué)生檔案工作在推進(jìn)學(xué)生就業(yè)方面做了一些積極的努力。但由于長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)學(xué)生檔案一直沿襲著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下的管理模式，無(wú)法反映高校學(xué)生檔案改革的成果，更難以適應(yīng)大學(xué)生就業(yè)市場(chǎng)的需求，潛伏在高校學(xué)生檔案管理內(nèi)部的危機(jī)逐一暴露出來(lái)。

(一)效應(yīng)危機(jī)［2］

為積極應(yīng)對(duì)日益嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)，許多高校紛紛以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向，調(diào)整專業(yè)方向，改革教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)計(jì)劃，以形成獨(dú)具特色的教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)模式。這對(duì)于大學(xué)生盡快適應(yīng)社會(huì)有著十分重要的意義。雖然如此，作為展示教學(xué)內(nèi)容、彰顯學(xué)生個(gè)性的高校學(xué)生檔案卻并沒有得到應(yīng)有的重視。大多學(xué)生檔案收集的內(nèi)容十幾年一成不變，信息面窄量小，重政治表現(xiàn)、主觀評(píng)價(jià)，輕綜合能力記載、客觀素質(zhì)評(píng)價(jià)。對(duì)綜合表現(xiàn)、素質(zhì)拓展等方面基本沒有涉及，能反映學(xué)生個(gè)性特點(diǎn)的如學(xué)生的人際交往、身心健康、誠(chéng)信品德以及科技創(chuàng)新、社會(huì)實(shí)踐、組織能力、文體活動(dòng)等內(nèi)容嚴(yán)重缺失，即算某些內(nèi)容有少量記載，但內(nèi)容也殘缺不全;或流于形式，或千篇一律，無(wú)法給用人單位甄別、選拔人才提供參考，致使畢業(yè)生錯(cuò)失了就業(yè)機(jī)會(huì)或影響其在就業(yè)市場(chǎng)的公平競(jìng)爭(zhēng)。

(二)實(shí)效性危機(jī)［2］

目前，許多高校、用人單位包括學(xué)生本身普遍對(duì)學(xué)生檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案意識(shí)薄弱。在學(xué)校層面，普遍認(rèn)為，學(xué)生檔案管理自畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞出去之后，便與學(xué)校方面再無(wú)任何關(guān)聯(lián)，根本沒有考慮后續(xù)的跟蹤服務(wù)和就業(yè)信息反饋，從而丟棄了為學(xué)校教學(xué)改革提供最重要參考的依據(jù)，導(dǎo)致學(xué)校專業(yè)設(shè)置與社會(huì)需求嚴(yán)重脫節(jié)，人才需求出現(xiàn)結(jié)構(gòu)性失衡。在用人單位層面，尤其是私營(yíng)企業(yè)、“三資”企業(yè)在錄用員工時(shí)，根本無(wú)需調(diào)閱檔案，錄用后更無(wú)需遷移檔案，造成“人檔分離”的局面。而對(duì)于畢業(yè)生來(lái)說(shuō)，除了考取公務(wù)員、被事業(yè)單位錄用或繼續(xù)深造的學(xué)生能認(rèn)識(shí)到檔案的重要性外，其他大多數(shù)學(xué)生對(duì)檔案持無(wú)所謂的態(tài)度。

針對(duì)上述問題，我們不難發(fā)現(xiàn)，陳舊的管理模式和檔案流轉(zhuǎn)中沿用的“檔隨人走”的原則對(duì)學(xué)生檔案管理造成的不良影響。在校期間學(xué)生檔案材料大多散見于各個(gè)部門、班主任或者學(xué)生本人手中，直到學(xué)生畢業(yè)前夕才集中收集、歸檔。而學(xué)生擇業(yè)、就業(yè)活動(dòng)早在畢業(yè)前就開始了。當(dāng)用人單位需要學(xué)校提供詳實(shí)、全面的學(xué)生檔案時(shí)，學(xué)校無(wú)法提供;當(dāng)用人單位接收到檔案時(shí)，許多信息卻已嚴(yán)重滯后。檔案的滯后性使檔案利用失去了其原本的價(jià)值。這種落后的學(xué)生檔案管理模式致使檔案利用率不斷降低，進(jìn)而嚴(yán)重影響了大學(xué)生的就業(yè)和擇業(yè)。

(三)信任危機(jī)［2］

近年來(lái)，部分高校出于某種功利性目的，或希望獲得優(yōu)質(zhì)生源，或片面追求高就業(yè)率，抑或?yàn)楂@取社會(huì)信譽(yù)和效應(yīng)，不惜違背原則，在學(xué)生檔案上弄虛作假?；虼鄹目荚嚦煽?jī)，粉飾不及格成績(jī)，任意擴(kuò)大學(xué)生干部職數(shù)和獲獎(jiǎng)面，畢業(yè)前突擊撤銷處分或處分材料不歸檔，或?yàn)楫厴I(yè)生開具假證明，提供不實(shí)推薦信。還有些畢業(yè)生為順利就業(yè)，私自涂改成績(jī)，編造虛假工作經(jīng)歷，制作假獎(jiǎng)狀或獲獎(jiǎng)證書騙取用人單位的信任，用不正當(dāng)手段謀取就業(yè)機(jī)會(huì)等等。諸如此類現(xiàn)象，如果不能及時(shí)加以糾正，不僅會(huì)對(duì)高校學(xué)生就業(yè)公平機(jī)制造成極壞的影響，更會(huì)妨礙學(xué)生檔案管理可持續(xù)發(fā)展，同時(shí)，高校失信于用人單位后，用人單位就不再會(huì)信任高校推薦的學(xué)生，這將使學(xué)生檔案管理和畢業(yè)生就業(yè)工作陷入惡性循環(huán)。

三 基于就業(yè)需求導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案管理體系的構(gòu)建

(一)基于就業(yè)需求導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案內(nèi)容重構(gòu)

2008 年《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布前，許多高校一直沿用陳舊的管理模式，學(xué)生檔案歸檔材料總是成績(jī)單、體檢表、畢業(yè)生登記表和黨團(tuán)關(guān)系“老四樣”。檔案內(nèi)容體系從未更新，檔案內(nèi)容千人一面，無(wú)個(gè)性而言。隨著科技的進(jìn)步、社會(huì)的發(fā)展，原有的學(xué)生檔案內(nèi)容已不能滿足用人單位對(duì)人才選拔的要求，檔案信息與用人單位存在供求矛盾，無(wú)法真正做到“人盡其才”。因此，學(xué)生檔案管理部門應(yīng)以就業(yè)需求為導(dǎo)向，針對(duì)本單位學(xué)生檔案內(nèi)容收集中存在的問題，結(jié)合各校的特色，設(shè)計(jì)出能反映學(xué)生個(gè)性的檔案內(nèi)容。筆者擬從“基本信息”、“德”、“能”、“勤”、“績(jī)”等5 個(gè)方面進(jìn)行設(shè)計(jì)，具體應(yīng)涵蓋以下內(nèi)容:

“基本信息”:高中檔案:高考報(bào)名表、錄取表、畢業(yè)生登記表;個(gè)人特長(zhǎng):特長(zhǎng)生招考表或相關(guān)證明、創(chuàng)作作品等;身心狀況:體檢表、體能測(cè)試登記表、心理測(cè)試、團(tuán)體輔導(dǎo)等記錄;日常行為等。

“德”:思想素質(zhì):黨(團(tuán))校培訓(xùn)、黨(團(tuán))申請(qǐng)書和思想?yún)R報(bào)等;道德品質(zhì):助人為樂、志愿活動(dòng)等經(jīng)歷;誠(chéng)信教育:考試舞弊、借貸、還貸記錄和信用情況記錄等;進(jìn)取精神:競(jìng)聘、競(jìng)選或擔(dān)任學(xué)生干部情況記錄等;素質(zhì)拓展:參加團(tuán)委、學(xué)生會(huì)等組織的活動(dòng)，參加社會(huì)實(shí)踐、社團(tuán)等活動(dòng);獎(jiǎng)懲情況:獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)勵(lì)、處分文件;評(píng)語(yǔ)鑒定:個(gè)人自我鑒定、班級(jí)、班主任、院系評(píng)語(yǔ)等。

“能”:科技創(chuàng)新:參與科研項(xiàng)目情況、參加科技文化創(chuàng)新活動(dòng)及獲獎(jiǎng)情況、參加各種競(jìng)賽及獲獎(jiǎng)情況;學(xué)術(shù)水平:論文發(fā)表、發(fā)明、創(chuàng)作及獲獎(jiǎng)情況、參加學(xué)術(shù)活動(dòng)記錄;組織能力、管理能力、工作能力:擔(dān)任學(xué)生干部經(jīng)歷、組織、參加活動(dòng)的記錄;生涯與職業(yè)規(guī)劃:職業(yè)技能培訓(xùn)與考核、各種上崗證明或記錄、社會(huì)實(shí)踐記錄和證明等。

“勤”:工作表現(xiàn):擔(dān)任學(xué)生干部或完成學(xué)校交辦的任務(wù)履職和完成情況;見習(xí)、實(shí)習(xí)情況:實(shí)習(xí)、見習(xí)工作記錄及完成情況;實(shí)習(xí)教案、見習(xí)日志;實(shí)習(xí)、見習(xí)鑒定和評(píng)優(yōu)材料等。

“績(jī)”:學(xué)習(xí)成績(jī):各科成績(jī)單、學(xué)位申請(qǐng)表;選修課合格證;技能水平:各種考級(jí)、資格申請(qǐng)表、合格證或成績(jī)單;畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)等。

(二)基于就業(yè)需求導(dǎo)向的“雙軌制”學(xué)生檔案管理模式的創(chuàng)新

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)高校畢業(yè)生檔案一直采取畢業(yè)生離校前夕再集中整理歸檔的管理方式。這種手工管理手段，收集的資料多、渠道廣，建檔時(shí)間短、工作量大，容易因突擊整理造成檔案的錯(cuò)裝、漏裝或者轉(zhuǎn)遞不及時(shí)甚至錯(cuò)投等情況。更為嚴(yán)重的是，檔案信息提供滯后，使檔案利用率大大降低，給學(xué)生就業(yè)和擇業(yè)帶來(lái)很大的負(fù)面影響。

在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，手工管理檔案的傳統(tǒng)模式已不能滿足現(xiàn)代學(xué)生檔案管理和大學(xué)生就業(yè)的需求。電子檔案管理以其檢索速度快、查找便捷、查準(zhǔn)率和查全率高、存儲(chǔ)量大、使用壽命長(zhǎng)、加工成本低等優(yōu)勢(shì)在現(xiàn)代學(xué)生檔案管理中顯示出強(qiáng)大的生命力。它不僅能滿足用人單位全面、及時(shí)、便捷地獲取畢業(yè)生檔案信息的需求，提高畢業(yè)生的就業(yè)和擇業(yè)機(jī)率，還能通過電子檔案管理系統(tǒng)跟蹤畢業(yè)生就業(yè)信息，及時(shí)反饋人才需求信息，適時(shí)指導(dǎo)高校調(diào)整人才培養(yǎng)計(jì)劃，加快教學(xué)計(jì)劃、內(nèi)容、方式、方法的改革與調(diào)整，為在校學(xué)生就業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。與此同時(shí)，還能減輕管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。因此，在信息不對(duì)稱的就業(yè)環(huán)境下，檔案管理部門更應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)強(qiáng)大的信息管理功能，建立學(xué)生電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。按照檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范學(xué)生檔案管理從錄入、審核、查詢、修改到打印的整個(gè)流程，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)學(xué)生檔案實(shí)行迅速、有效、多角度的管理，努力推進(jìn)紙質(zhì)和電子檔案并存的“雙軌制”管理模式。

(三)基于就業(yè)需求的學(xué)生檔案信息服務(wù)一站式平臺(tái)的構(gòu)建

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校學(xué)生檔案管理部門應(yīng)積極推進(jìn)學(xué)生檔案的信息化管理。根據(jù)各個(gè)學(xué)校的具體情況，成立由檔案、招生、就業(yè)、學(xué)工、教務(wù)和各院系等部門組成的“學(xué)生檔案管理服務(wù)中心”，通過校內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，構(gòu)建“學(xué)生檔案信息服務(wù)一站式平臺(tái)”，對(duì)學(xué)生檔案從入校初的源頭收集，到大學(xué)中的及時(shí)補(bǔ)充，以至畢業(yè)時(shí)的檔案轉(zhuǎn)遞、畢業(yè)后的檔案跟蹤和信息反饋等全過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)而通過整合全校的檔案資源實(shí)現(xiàn)資源共享，全方位地滿足就業(yè)市場(chǎng)的各種需求。

同時(shí)，為滿足就業(yè)市場(chǎng)對(duì)學(xué)生檔案的個(gè)性化需求，檔案管理部門還可在“學(xué)生檔案信息一站式服務(wù)平臺(tái)”上開辟“就業(yè)交流互動(dòng)區(qū)”。用人單位既可在此長(zhǎng)期發(fā)布就業(yè)信息，又可隨時(shí)隨地了解預(yù)錄人員各個(gè)方面的真實(shí)狀況。學(xué)生也可在此向用人單位展示個(gè)人風(fēng)采。另外，為完善學(xué)生檔案內(nèi)容指標(biāo)體系，還可通過增設(shè)個(gè)性化模塊，開通“畢業(yè)生信息發(fā)布區(qū)”。通過該模塊編輯個(gè)人信息，根據(jù)個(gè)人特點(diǎn)發(fā)布求職信息，利用可視技術(shù)對(duì)個(gè)人特長(zhǎng)技能、人生規(guī)劃、經(jīng)驗(yàn)經(jīng)歷、成果作品、獲獎(jiǎng)證書和自薦書等進(jìn)行處理;并根據(jù)各自的操作水平和興趣愛好制作個(gè)性檔案，存儲(chǔ)在平臺(tái)中任用人單位調(diào)用，為大學(xué)生和用人單位搭建全天候的交流與合作平臺(tái)，同時(shí)也為雙向選擇節(jié)約了成本。

［1］張濤，楊飛.以就業(yè)為導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案管理方法優(yōu)化探究［J］.蘭臺(tái)世界，2014(11)：19-20.

［2］練紅珍.就業(yè)視角下的高校學(xué)生檔案實(shí)效性管理研究［J］.檔案與建設(shè)，2011(8)：21-23.