探討高校后勤內(nèi)控制度審計

古志文

摘要：加強管理，努力降低成本，提高工作效率和效益，是高校后勤持續(xù)發(fā)展的根本。有效的管理，是在后勤經(jīng)營業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)進行內(nèi)部控制審計，確保資產(chǎn)的安全完整，防止欺詐和舞弊行為，保證后勤各項業(yè)務(wù)合規(guī)合法有序開展。

關(guān)鍵詞：高校后勤 內(nèi)控制度 審計

校后勤社會化改革后，集團內(nèi)部組成了“中心”或“公司”，以社會經(jīng)營者身份參與競爭和有償服務(wù)。各“中心”或“公司”的經(jīng)營和核算是相對獨立的，但他們經(jīng)營使用的資產(chǎn)如場地、設(shè)備、水電、資源卻是學(xué)校提供的。在這種情況下，高校內(nèi)審部門應(yīng)如何開展對后勤集團業(yè)務(wù)的審計，本文結(jié)合筆者工作實際，談一些粗略的看法。

一、內(nèi)部控制審計的主要內(nèi)容

建立健全內(nèi)部控制制度是實施單位內(nèi)部有效管理、有效監(jiān)督的關(guān)鍵。在高校后勤集團內(nèi)部，管理控制是進行有效管理的基礎(chǔ)，會計監(jiān)督是對管理控制的反映，審計監(jiān)督是對管理控制有效性的審查評價。內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)的產(chǎn)物，它是組織經(jīng)營管理者為了能夠維護財產(chǎn)物資的安全、完整，保證會計信息的真實、可靠，保證經(jīng)營管理活動的經(jīng)濟性、效益性和效果性以及保證遵守各項法律法規(guī)，而對經(jīng)營管理活動進行調(diào)整、檢查和制約所形成的內(nèi)部管理機制，是組織為實現(xiàn)管理目標而形成的自律系統(tǒng)。因此，加強對后勤集團內(nèi)控制度的審計，是非常必要的。

檢查內(nèi)容主要包括集團內(nèi)部貨幣資金（包括現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金）、存貨、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)、對外投資、經(jīng)營收入、經(jīng)營成本費用以及收益分配等方面制度是否完善、是否得到有效執(zhí)行，并采用多種審計方法來檢查、驗證其內(nèi)控制度執(zhí)行的效果性，從而評價整體管理水平，并查找其存在的薄弱環(huán)節(jié)，提出有效、合理整改意見或建議，最終實現(xiàn)審計以監(jiān)督體現(xiàn)服務(wù)的職能作用。

二、執(zhí)行內(nèi)部控制制度審計

在審計案例中，本文以貨幣資金內(nèi)控制度審計為例，結(jié)合筆者多年的工作實踐，談?wù)勅绾尉唧w實施各個環(huán)節(jié)的審計。

（一）貨幣資金內(nèi)部控制概述

根據(jù)貨幣資金存放地點及用途的不同，貨幣資金分為庫存現(xiàn)金、銀行存款及其他貨幣資金。由于貨幣資金是集團流動性最強的資產(chǎn)，集團必須加強對貨幣資金的管理，建立良好的貨幣資金內(nèi)部控制，以確保全部應(yīng)收取的貨幣資金均能收取，并及時正確的予以記錄；全部貨幣資金支出是按照經(jīng)批準的用途進行的，并及時正確的予以記錄；庫存現(xiàn)金、銀行存款報告正確，并得以安全保管；準確預(yù)測集團正常經(jīng)營所需的貨幣資金收支額，確保集團有充足又不過剩的貨幣資金余額。一般而言，一個良好的貨幣資金內(nèi)部控制應(yīng)達到以下幾點：（1）貨幣資金收支與記賬的崗位分離；（2）貨幣資金收支要有合理、合法的憑據(jù)；（3）全部收支及時準確入賬，并且支出要有核準手續(xù)；（4）控制現(xiàn)金坐支，當日收入現(xiàn)金應(yīng)及時送存銀行；（5）按月盤點現(xiàn)金，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，以做到賬實相符；（6）加強對貨幣資金收支業(yè)務(wù)的內(nèi)部審計。

（二）貨幣資金審計重點檢查內(nèi)容

1.貨幣資金業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點檢查是否存在貨幣資金業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。

2.貨幣資金授權(quán)審批制度的執(zhí)行情況。重點檢查貨幣資金支出的授權(quán)審批手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批行為。

3.支付款項印章的保管情況。重點檢查是否存在辦理付款業(yè)務(wù)所需的全部印章交由一人保管的現(xiàn)象。

4.票據(jù)的保管情況。重點檢查票據(jù)的購買、領(lǐng)用、保管手續(xù)是否健全、票據(jù)保管是否存在漏洞。

5.對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的貨幣資金內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)當及時采取措施，加以糾正和完善。

（三）對內(nèi)控制度執(zhí)行情況進行測試檢查（以庫存現(xiàn)金為例）

1.核對庫存現(xiàn)金日記賬與總賬的金額是否相符，檢查非記賬本位幣現(xiàn)金的折算匯率及折算金額是否正確。審計人員測試現(xiàn)金余額的起點是，核對庫存現(xiàn)金日記賬與總賬的金額是否相符。如果不符，應(yīng)查明原因，必要時應(yīng)建議做出適當調(diào)整。

2.監(jiān)盤庫存現(xiàn)金。監(jiān)盤庫存現(xiàn)金是證實資產(chǎn)負債表中貨幣資金項目下所列庫存現(xiàn)金是否存在的一項重要審計事項。審計人員對庫存現(xiàn)金的監(jiān)督盤點最好實施突擊性的檢查，時間最好選擇在上午上班前或下午下班時，盤點的范圍一般包括單位內(nèi)部經(jīng)管的現(xiàn)金。將盤點金額與庫存現(xiàn)金日記賬余額進行核對，如有差異，應(yīng)要求集團查明原因，必要時應(yīng)提請集團做出調(diào)整；如無法查明原因，應(yīng)要求集團按管理權(quán)限批準后做出調(diào)整。

3.分析集團日常庫存現(xiàn)金余額是否合理，關(guān)注是否存在大額未繳存的現(xiàn)金。

4.抽查大額庫存現(xiàn)金收支。檢查大額現(xiàn)金收支的原始憑證是否齊全、原始憑證內(nèi)容是否完整、有無授權(quán)批準、記賬憑證與原始憑證是否相符、賬務(wù)處理是否正確、是否記錄于恰當?shù)臅嬈陂g等項內(nèi)容。

5.抽查資產(chǎn)負債表日前后若干天的、一定金額以上的現(xiàn)金收支憑證實施截止測試。集團資產(chǎn)負債表的貨幣資金項目中的庫存現(xiàn)金數(shù)額，應(yīng)以結(jié)賬日實有數(shù)額為準。因此，審計人員必須驗證現(xiàn)金收支的截止日期，以確定是否存在跨期事項、是否應(yīng)考慮提出調(diào)整建議。

6.檢查庫存現(xiàn)金是否在財務(wù)報表中做出恰當列報。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，庫存現(xiàn)金在資產(chǎn)負債表的“貨幣資金”項目中反映，審計人員應(yīng)在實施上述審計程序后，確定“庫存現(xiàn)金”賬戶的期末余額是否恰當，進而確定庫存現(xiàn)金是否在資產(chǎn)負債表中恰當披露。

（四）結(jié)合案例進行評審分析

某高校審計部門于2009年6月派出審計組，對后勤集團2008年財務(wù)收支進行審計。

1.審計組對被審計單位的內(nèi)部控制制度進行了了解和測試，并在審計工作底稿中記錄了有關(guān)情況，摘錄如下：

（1）貨幣資金業(yè)務(wù)。該集團財務(wù)專用章由專人保管，分管財務(wù)的總經(jīng)理個人印章由其授權(quán)辦公室主任梁某保管；對重要貨幣資金支付業(yè)務(wù)，實行集體決策；現(xiàn)金收入及時存入銀行，特殊情況下，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究批準后，方可坐支現(xiàn)金；銀行存款余額調(diào)節(jié)表由出納員李某負責(zé)定期編制。

（2）銷售與收款業(yè)務(wù)。該集團負責(zé)主營業(yè)務(wù)收入和應(yīng)收賬款的會計張某不經(jīng)手貨幣資金；但負責(zé)采購審批的劉某同時又涉及銷貨業(yè)務(wù)的執(zhí)行及款項的收取和支付。

（3）內(nèi)部人員分工。該集團財務(wù)部門有3位員工要進行合理分工，以承擔(dān)下列8項工作，分工結(jié)果應(yīng)符合內(nèi)部控制制度的要求。①記錄并保管總賬。②記錄并保管應(yīng)付賬款明細賬。③記錄并保管應(yīng)收賬款明細賬。④記錄貨幣資產(chǎn)日記賬。⑤記錄、填寫支票。⑥發(fā)出銷貨退回及折讓款項通知書。⑦調(diào)節(jié)銀行存款日記賬和銀行存款對賬單。⑧保管并送存現(xiàn)金收入。

2.上述內(nèi)控制度中存在的缺陷及理由說明。

（1）貨幣資金業(yè)務(wù)中，現(xiàn)金收入經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后，可以坐支，違反了現(xiàn)金管理條例，現(xiàn)金是不能坐支的。銀行存款余額調(diào)節(jié)表由出納員李某定期編制，違反了不相容職務(wù)分離的原則，銀行存款余額調(diào)節(jié)表應(yīng)由出納員以外的人員定期編制。

（2）銷售與收款業(yè)務(wù)中，負責(zé)采購審批的劉某同時又涉及銷貨業(yè)務(wù)的執(zhí)行及款項的收取和支付，不符合授權(quán)的原則。

（3）內(nèi)部人員分工審計建議：

上述①⑥⑦項，即記錄并保管總賬、發(fā)出銷貨退回及折讓款項通知書、調(diào)節(jié)銀行存款日記賬和銀行存款對賬單三項工作由總賬會計或綜合會計人員擔(dān)當。理由：按內(nèi)控制度的要求，分工總體原則應(yīng)將不相容職務(wù)恰當劃分，即記錄應(yīng)收賬款明細賬的應(yīng)與發(fā)出銷售退回及折讓的款項通知書的分開，否則可能發(fā)生貪污或挪用貨款等舞弊行為，所以第⑥項與第③項工作要分開。

上述②③項，即記錄并保管應(yīng)付賬款明細賬、記錄并保管應(yīng)收賬款明細賬二項工作由管理明細賬的會計擔(dān)當。理由：記錄并保管總賬的應(yīng)與記錄并保管明細賬、日記賬的分開，所以第①項與②③項工作應(yīng)由不同的人承擔(dān)。

上述④⑤⑧項，即記錄貨幣資產(chǎn)日記賬，記錄、填寫支票，保管并送存現(xiàn)金收入三項工作由出納員擔(dān)當。理由：調(diào)節(jié)銀行存款日記賬和銀行存款對賬單的工作要與記錄、保管送存貨幣的工作分開，否則可能發(fā)生偷借銀行賬戶等違法行為，所以第⑦項與④⑤⑧項工作應(yīng)分開。

三、結(jié)語

對于整個后勤集團來說，如果缺乏健全的控制制度，必然造成經(jīng)濟管理混亂，工作效率不高，財產(chǎn)損失浪費以及經(jīng)營效益低下。因此，更新審計理念，推行“監(jiān)督”和“服務(wù)”并重，在審計業(yè)務(wù)中，不僅需要開展以真實性、合規(guī)性為導(dǎo)向的財務(wù)審計和管理審計，更需要實施以內(nèi)部控制和提高效益為導(dǎo)向的內(nèi)控審計及效益審計。

總之，高校后勤的內(nèi)部控制制度審計，是對其生產(chǎn)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)的各項管理活動及過程進行獨立的、客觀的、綜合的、建設(shè)性、面向未來的審查與評價；為管理層提供準確信息，規(guī)避風(fēng)險，有利于正確決策；保證后勤集團的各項管理活動運行正確，維護國有資產(chǎn)保值增值，使后勤集團走上良性發(fā)展的軌道，為其依附的主體——高等學(xué)校提供更加有力的后勤保障。J

參考文獻：

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