科研檔案信息資源的開發(fā)與利用

舒 濤

（成都大學檔案館，四川成都 610106）

一 科研檔案信息資源開發(fā)與利用的意義

科研檔案信息資源是科研活動的真實記錄，是知識創(chuàng)新、科技創(chuàng)新以及成果轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)和依據(jù)［1］。立項背景、研發(fā)思路、核心技術(shù)、參數(shù)指標、工序流程、控制措施、結(jié)論報告，都是科研檔案信息資源的重要組成部分，它們通過文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等載體表現(xiàn)為文件材料，具有憑證作用。可以為保護科研成果的所有權(quán)及正確處理科研工作中的各種權(quán)益提供法律依據(jù);可以為科研信息資源的開發(fā)與利用提供物質(zhì)基礎(chǔ)，促進廣泛的科研交流;可以為后期的科研活動提供參考，充分發(fā)揮其潛在價值;還可以有效避免重復研發(fā)。科研檔案管理人員收集、整理科研檔案信息資源要與科研活動同步，以避免信息資料在研發(fā)過程中遺失或損壞。完整的信息資源經(jīng)過后期分析編研、數(shù)據(jù)處理，可供檢索、開發(fā)與利用。科研檔案信息資源的開發(fā)利用，一方面可以促進科研成果直接轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟效益;另一方面，科研人員在檢索、開發(fā)與利用某一科研檔案信息資源的過程中，可能觸類旁通、發(fā)散思維，產(chǎn)生新的研發(fā)課題，或者舉一反三，突發(fā)靈感，對研發(fā)課題中一直沒能解決的問題豁然開朗，疑難迎刃而解。因此，最大限度地開發(fā)科研檔案信息資源，是科研檔案管理人員的重要職責，是實現(xiàn)科研工作“創(chuàng)新化、產(chǎn)業(yè)化”的保證。

二 科研檔案信息資源開發(fā)與利用的現(xiàn)狀及其原因

目前，科研檔案信息資源的開發(fā)與利用大多停留在較低層次，科研檔案信息資源中所蘊含的知識信息沒能被充分地挖掘。主要原因一是認識問題。首先是領(lǐng)導不重視。認為科研檔案不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，只要把科研檔案保管好不出事就可以了，因而在人員、設(shè)備、資金等方面配置較低。表現(xiàn)在經(jīng)費投入不夠，辦公環(huán)境差，庫房狹窄，設(shè)備老化陳舊，管理人員年齡偏大。其次是管理人員則認為領(lǐng)導不重視，部門在單位的地位又不高，做多做少、做好做賴都一個樣，既然如此，多一事不如少一事，沒有必要費力勞神，只要按部就班做好傳統(tǒng)的收集整理與查詢服務，能夠滿足基本的工作需要就可以了。二是軟件硬件滯后?？蒲泄ぷ魅招略庐?，發(fā)展迅猛，而現(xiàn)有的科研檔案管理人員無論政治道德素養(yǎng)、業(yè)務綜合素質(zhì)、運用現(xiàn)代信息技術(shù)能力、創(chuàng)新意識均跟不上發(fā)展的需要。表現(xiàn)為:法律意識比較淡薄，對科研檔案的保密意識不強，依法治檔、依法辦事的自覺性主動性不高，思想方面趨于保守，對現(xiàn)狀比較滿足，缺乏上進心和開拓創(chuàng)新精神，管理水平不高，服務效率低下，研發(fā)能力、計算機應用能力不強，綜合素質(zhì)不高。加上計算機網(wǎng)絡設(shè)備等硬件落后，科研檔案信息資源編研技術(shù)手段不高，編研出來的成果檔次較低，缺乏多次編研和深層次編研，編研過程又往往注重數(shù)量輕視質(zhì)量，利用率不高，成果的轉(zhuǎn)化慢而且少，閑置浪費現(xiàn)象驚人，科研檔案信息資源的高層次管理人員嚴重缺乏。

三 科研檔案信息資源開發(fā)利用的對策

科研檔案蘊含著豐富的知識信息，應多渠道、多形式加強科研檔案信息資源的開發(fā)與利用，對人才培養(yǎng)和科研工作具有重要的意義。

（一）提高歸檔意識，加強制度建設(shè)

科研活動一般都要經(jīng)過論證、立項、實施、驗收、推廣等過程，形成周期從幾個月到幾年甚至幾十年［2］。檔案材料的匯總雖然是在科研活動結(jié)束之后完成的，但每一份材料卻產(chǎn)生于不同的階段，即所謂科研檔案形成于科研活動過程之中，完成于結(jié)題之后，只有加強過程歸檔才能保證材料的完整性，提升歸檔質(zhì)量。然而科研人員長期以來形成的習慣是注重科研的數(shù)量、經(jīng)費，注重科研實驗和科研實踐，注重科研成果的發(fā)表與獲獎，忽視科研活動相關(guān)資料的積累，忽視科研文獻資料的收集與歸檔，歸檔意識淡薄。不少科研人員將獲獎證書、專利證書、論著等科研成果視為個人私有財產(chǎn)，有的甚至把其中重要的部分，如合同、協(xié)議等據(jù)為己有，在科研檔案管理人員的一再催促下才極不情愿地延期歸檔。其實，科研人員既是科研檔案形成的主體，也是科研檔案利用的最大群體與最大的受益者，及時完整歸檔對他們只有益處。為避免科研檔案殘缺不全，確保歸檔順利，在實際工作中應以制度來規(guī)范，實行科研檔案項目負責人立卷歸檔責任制，強化他們的歸檔意識。

健全科研檔案管理制度，是科研檔案工作順利開展、科學規(guī)范管理的可靠依據(jù)和根本保證［3］。要做好科研檔案信息資源的開發(fā)利用，必須建章立制，建立一套行之有效的管理制度。在執(zhí)行過程中，以制度管人，憑規(guī)矩辦事，包括科研活動從開始到結(jié)題整個過程的材料管理，明確收集內(nèi)容、歸檔時間、整理方法、立卷方式、保管程序、利用服務等，同時要建立相應的激勵措施，引導科研檔案管理人員自覺主動地認真工作，通過目標體系的建立、實現(xiàn)、考核等管理制度，做到責任任務明確，目標指標量化，分配考核掛鉤，成果獎罰兌現(xiàn)，并且營造弘揚先進、鞭策落后的氛圍，通過樹立標兵、展示成果、獎勵先進等活動，大張旗鼓地宣傳報道優(yōu)秀科研檔案管理人員，讓他們在工作中有充分的成就感和榮譽感，激發(fā)他們在今后的工作中最大限度地發(fā)揮自身的潛能，為開發(fā)科研檔案信息資源做出新的貢獻。

（二）加大繼續(xù)教育力度，提高科研檔案管理人員的綜合素質(zhì)

一是要加強職業(yè)道德教育，對科研檔案管理人員進行愛國主義教育和人生觀價值觀教育。以馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，用優(yōu)秀的品質(zhì)高尚的思想引導、帶動他們，要求科研檔案管理人員熱愛檔案工作，要有事業(yè)心責任感，要愛崗敬業(yè)，忠于職守，對待工作要有默默無聞、甘于奉獻的精神?？蒲袡n案管理既是一項基礎(chǔ)性的工作，又是一項服務性的工作［4］［5］。面對收集、整理、編目、提供利用等大量繁瑣的工作，科研檔案管理人員要樹立全心全意的服務意識，注重積累。在服務過程中要有耐心，誠信務實，實事求是，對檔案材料認真核實，保證其真實可靠，不能憑主觀臆斷，更不能隨意編造，這是對科研檔案管理人員的基本要求。二是要加強業(yè)務培訓，提高綜合素質(zhì)。信息時代新知識、新技術(shù)層出不窮，提供機會讓科研檔案管理人員走出去，多與同行交流，開闊他們的視野，學習先進的管理方式并加強學習能力的培養(yǎng)，在學習基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識的同時，要注重新知識、新技能的學習，主動提升專業(yè)技能，包括編目能力、編研能力、信息咨詢服務能力、交流溝通能力、概括總結(jié)能力、發(fā)展創(chuàng)新能力等等。而計算機應用能力的高低則直接關(guān)系到工作的效率與質(zhì)量，以多媒體技術(shù)為標志的現(xiàn)代信息處理技術(shù)的推廣和應用，正在改變科研檔案的管理模式和服務手段，電子文件歸檔、電子檔案管理以及數(shù)字信息處理技術(shù)都需要具備計算機網(wǎng)絡知識，大量的科研檔案信息資源必須在網(wǎng)絡環(huán)境下才能快速地查詢檢索，因而提升網(wǎng)絡環(huán)境下處理信息的能力是當務之急。三是要引進人才。高學歷、高層次復合型人才的引進，是改變科研檔案管理隊伍現(xiàn)狀的最好方式，是優(yōu)化現(xiàn)有人才隊伍結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵，也是提升科研檔案信息資源開發(fā)利用的最佳途徑。

（三）保護知識產(chǎn)權(quán)，做好密級降解工作，擴大開發(fā)利用范圍

科研檔案是科研工作最為原始的資料，其中蘊含著大量鮮活的知識信息，作為一種信息的載體，其核心是技術(shù)信息。保護知識產(chǎn)權(quán)法律意識的普及以及長期受到的國防保密教育，固化了人們對科研檔案保密性的理解，普遍認為科研檔案是保密的，是不能對外公開的。即使因為工作需要查詢某方面的信息，辦理手續(xù)也會相當繁瑣復雜。在這種認識下，為了減少不必要的麻煩，對一些可查可不查的信息，大多數(shù)人選擇了不查，這是長期以來人們對科研檔案利用形成的偏見。正是受到這種不正確認識的影響，致使科研檔案信息資源的開發(fā)利用受到很大的束縛。與此同時，科研檔案除了具有保密性的一面，還有時效性的一面?？蒲袡n案的時效性，是指一項科研成果，在一段時間和一定范圍內(nèi)是需要保密的，但是經(jīng)過一定時間之后，一旦被更新的技術(shù)取代，原有技術(shù)就無需保密，屬于解密或降密的范疇，因而保密只是暫時、局部和相對的。在實際工作中要正確認識科研檔案的保密性，并做好密級降解工作，以擴大開發(fā)利用范圍。首先要加大宣傳力度，去除“就檔案論檔案”、“為保管而保管，重保管輕利用”的消極被動思想，樹立積極主動的服務意識。其次，要正確處理好開發(fā)利用與密級降解以及知識產(chǎn)權(quán)的關(guān)系，按照相關(guān)規(guī)定在一定范圍內(nèi)及時做好科研檔案密級降解工作，在不違背《檔案法》并充分保護科研人員科研成果的所有權(quán)、使用權(quán)及處置權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上，注重開發(fā)科研檔案信息資源，使其價值得到最大限度的開發(fā)與利用。同時要做好科研成果的宣傳報道，通過舉辦各種展覽，展示科研檔案知識，教育與啟迪廣大科研愛好者，提升科研檔案的社會價值與經(jīng)濟價值。

（四）做好橋梁與跟蹤服務工作

科研檔案管理要從重視實體檔案管理轉(zhuǎn)變到重視科研檔案信息資源的管理上來，要主動為用戶服務并跟蹤用戶需求。重復研發(fā)，在今天絕不是個別現(xiàn)象，究其原因，主要是信息不暢，缺乏相應的平臺供科研人員交流學術(shù)信息造成的。為避免科研人員盲目申報項目，減少不必要的勞動，科研檔案管理人員要及時對結(jié)題的科研檔案進行編研編目，主動為科研人員提供檢索查詢服務。同時，注重收集供求信息，積極發(fā)布科研成果需求信息，為科研人員和用戶架起溝通的橋梁，以便更好地推動科研成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力。在此基礎(chǔ)上，持續(xù)跟蹤科研活動，繼續(xù)開發(fā)科研檔案信息資源，為科研工作者再次利用提供保證。

解放思想、打破傳統(tǒng)觀念、大力發(fā)展科研檔案信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)資源共享，為社會造福，既是科研工作的需要，也是體現(xiàn)科研檔案的價值和生命力所在。

:

［1］姜平．試論科技檔案信息資源開發(fā)利用［J］，黑龍江史志，2011（21）:28－29．

［2］孫曉云．高校科技檔案管理工作與高校科研工作［J］．黑龍江高教研究，2004（8）:44 －45．

［3］李伶，鄔雪軍．應重視高校科技檔案的開發(fā)利用［J］．蘭臺世界，2005（5）:19－20．

［4］王成東．淺談高校檔案信息資源開發(fā)與利用［J］．哈爾濱學院學報，2006（4）:139－140．

［5］戴蘊威．高?？萍紮n案開發(fā)利用的問題與對策［J］．時珍國醫(yī)國藥，2005（8）:796．