《臨床外科雜志》網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)功能及網(wǎng)站維護(hù)淺析

汪雪琴 譚龍 黎文

(湖北省醫(yī)學(xué)會 《臨床外科雜志》編輯部，湖北 武漢 430071)

網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)是通過以權(quán)限管理為基礎(chǔ)的編者、作者和專家立體交流的網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)稿件編輯管理流程的無紙化操作，即將稿件處理過程和編輯痕跡進(jìn)行自動記錄，并實(shí)現(xiàn)稿件、作者、專家等豐富的數(shù)據(jù)庫的多向聯(lián)動[1]。因此，該系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)期刊編輯、作者、專家于一體的網(wǎng)絡(luò)化、協(xié)作化、角色化的編輯處理稿件業(yè)務(wù)平臺。選用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)是期刊適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，是實(shí)現(xiàn)期刊數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳播和個性化利用的目標(biāo)。為此，筆者結(jié)合《臨床外科雜志》編輯部使用瑪格泰克期刊采編系統(tǒng)的工作實(shí)際，對期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的功能及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等進(jìn)行相關(guān)分析，以期為網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)更好地服務(wù)于科技期刊提供參考。

一、《臨床外科雜志》網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)功能

《臨床外科雜志》編輯部于2009年開始使用北京瑪格泰克科技發(fā)展有限公司開發(fā)的Magtech?稿件采編系統(tǒng)，具有稿件遠(yuǎn)程處理、網(wǎng)刊發(fā)布、網(wǎng)站等功能，對提高編輯部工作效率，方便作者投稿，擴(kuò)大稿源，提升期刊影響力起著積極作用。經(jīng)過改進(jìn)和完善，該系統(tǒng)從Ver1.0版發(fā)展至目前的Ver2.0版，是目前期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)商業(yè)軟件中技術(shù)最成熟、功能較完善的專業(yè)化期刊采編系統(tǒng)，在我國8000余種學(xué)術(shù)期刊群中，特別是醫(yī)藥行業(yè)，擁有600余家用戶[2]。

(一)作者工作界面管理

首次投稿的作者需登錄《臨床外科雜志》編輯部網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)網(wǎng)址，依次輸入姓名、單位、地址、聯(lián)系電話及郵箱等基本信息進(jìn)行注冊，注冊成功后即可進(jìn)入本刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)。進(jìn)入作者工作界面，呈現(xiàn)出“投稿須知”、“論文模板”、“版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議”、“作者投修改稿說明”、“作者查看校樣說明”、“稿件狀態(tài)說明”等文檔，以指導(dǎo)作者更快更好地進(jìn)行稿件相應(yīng)處理。

第一，作者在線投稿。系統(tǒng)有“向?qū)酵陡濉焙汀傲斜硎酵陡濉边x項。作者可根據(jù)自己的習(xí)慣和需要進(jìn)行選擇。當(dāng)稿件投送成功后，系統(tǒng)會自動向作者注冊時所留的常用郵箱發(fā)送收稿回執(zhí)，告知作者文章編號、審稿費(fèi)及單位介紹信的收繳情況等信息。在本刊使用期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)之前，作者都是通過郵寄紙質(zhì)稿件的方式投稿，通過使用該系統(tǒng)后，作者投稿既簡易、安全，又節(jié)省費(fèi)用，同時避免因投遞問題而丟失的可能性，提高了作者的投稿成功率。

第二，作者在線查稿。進(jìn)入界面后，系統(tǒng)提供“最新投稿”、“編輯部正在處理稿件”、“未入庫退稿的稿件”、“未完成投稿”、“需要修改稿件”、“經(jīng)審理后退稿”、“駁回重投的稿件”、“看校樣稿件”、“已經(jīng)錄用的稿件”等選項，作者點(diǎn)擊相應(yīng)內(nèi)容即進(jìn)入子窗口，從而查詢所要了解的信息。既使作者實(shí)實(shí)在在感受到了方便快捷，也使編輯從以前的“熱線咨詢電話”中得到解放，從而提高了編輯工作效率。

第三，系統(tǒng)自動反饋信息功能。即使作者未進(jìn)入該系統(tǒng)查詢，稿件的操作進(jìn)程和處理結(jié)果都會以郵件的形式向作者郵箱發(fā)送，包括稿件錄用時的錄用證明、稿件定版后的PDF可修改格式校樣、論文發(fā)表費(fèi)函等。該系統(tǒng)設(shè)計的整個操作平臺能滿足投稿作者的所有功能需要，因而得到廣大作者的一致好評和認(rèn)可，經(jīng)過近幾年的運(yùn)作，本刊新稿投稿量呈逐年穩(wěn)定上升趨勢。

(二)審稿專家工作界面管理

審稿專家憑賬號和密碼進(jìn)入該系統(tǒng)。

第一，該系統(tǒng)有“審稿須知”和“復(fù)審須知”等提示，能幫助審稿專家了解審稿程序和注意事項。

第二，審稿專家可在此界面修改自己的個人信息，同時可進(jìn)行“審稿人”、“作者”和“編委”角色切換，以滿足審稿專家的不同需要。

第三，該系統(tǒng)可顯示新送審稿件篇數(shù)、未完成審理稿件、需要復(fù)審的稿件、超時稿件、已審稿件，以及編輯部針對某稿文章給審稿專家的信息和留言，這樣可以提醒審稿專家及時進(jìn)行稿件相關(guān)處理。在使用期刊在線投稿系統(tǒng)前，編輯部需將送審稿件從郵局發(fā)信寄至專家通訊地址，往往專家需要拿到紙質(zhì)稿件后才能進(jìn)行稿件審理。使用該系統(tǒng)后，只要能連接網(wǎng)絡(luò)，專家即可進(jìn)行審稿，大大提高了專家的審稿速度和審稿質(zhì)量，從而有效縮短稿件的處理周期，減少出版滯后現(xiàn)象。

(三)編輯工作界面管理

編輯工作界面管理主要包括一些內(nèi)容：①手工登記新稿。輸入稿件基本信息和稿件內(nèi)容，并將新作者加入作者庫；系統(tǒng)將自動進(jìn)行新稿或重復(fù)稿件的檢索，并自動檢索新作者或是老作者。②稿件提交。收稿后第一時間就能將新登記的稿件提交給相應(yīng)的責(zé)任編輯。③稿件送審。將稿件按專業(yè)內(nèi)容分類，在系統(tǒng)審稿專家?guī)熘羞x擇專業(yè)對口的專家審理。這樣能夠縮短稿件周轉(zhuǎn)時間，避免稿件遺漏現(xiàn)象。④稿件退修。編輯在系統(tǒng)里進(jìn)行此項操作，系統(tǒng)會自動將退修意見以郵件的形式發(fā)送給作者。⑤編輯加工。將修改好的稿件進(jìn)行方正排版并轉(zhuǎn)為PDF形式后回傳給作者校對。⑥催交費(fèi)用。編輯根據(jù)文章所占篇幅，結(jié)合文章所屬欄目擬催繳版面費(fèi)函，系統(tǒng)自動以郵件方式向作者發(fā)送。⑦稿件退稿。對不符合刊登的稿件，編輯整理退稿意見以郵件的形式發(fā)送作者。⑧稿件歸檔處理。對刊出稿件，按期進(jìn)行歸檔處理，并可自動統(tǒng)計當(dāng)期版面費(fèi)，同時按時間段對退稿進(jìn)行歸檔處理。⑨統(tǒng)計分析。對稿件、審稿、作者、審稿人、編輯工作量、編委工作量以及參考文獻(xiàn)情況等項目進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，以便為編輯部進(jìn)行決策分析提供參考。

(四)網(wǎng)刊發(fā)布平臺

網(wǎng)刊發(fā)布平臺主要包括以下內(nèi)容：①開通期刊在線閱讀，包括最新錄用、當(dāng)期目錄、下期目錄、論文檢索、過刊瀏覽、論文下載排行、論文點(diǎn)擊排行。②提供相關(guān)下載。目前《臨床外科雜志》設(shè)有投稿須知、版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議等內(nèi)容。③設(shè)有期刊介紹、編委會信息、期刊訂閱、廣告合作、新聞公告、友情鏈接等欄目?！杜R床外科雜志》十分重視網(wǎng)刊發(fā)布平臺工作，及時更新網(wǎng)頁內(nèi)容，使網(wǎng)頁充滿生命力，以期增強(qiáng)宣傳力度，提高網(wǎng)頁瀏覽量，擴(kuò)大刊物的知名度。

二、網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)網(wǎng)站維護(hù)分析

網(wǎng)站維護(hù)是指網(wǎng)站優(yōu)化體系中一切與網(wǎng)站后期動作有關(guān)的維護(hù)工作。如《臨床外科雜志》采編系統(tǒng)的維護(hù)工作，包括功能改進(jìn)、頁面修改、安全管理、內(nèi)容更新、網(wǎng)站推廣等內(nèi)容。期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)在受益于網(wǎng)絡(luò)化的同時也面臨著來自網(wǎng)絡(luò)安全的威脅。一旦系統(tǒng)遭到病毒攻擊或入侵將會導(dǎo)致信息和網(wǎng)絡(luò)資源的破壞，造成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓，這對編輯部會造成嚴(yán)重?fù)p失。因此，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)站維護(hù)工作應(yīng)得到足夠重視[4]。

盡管《臨床外科雜志》的期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)運(yùn)行比較穩(wěn)定，但在實(shí)際使用過程中也出現(xiàn)一些問題，如作者通過網(wǎng)絡(luò)上傳附件尤其是內(nèi)存較大的圖片容易失敗、審稿專家操作平臺提示稿件成功審理但進(jìn)入編輯界面卻無法正常顯示以及同篇稿件系統(tǒng)重復(fù)提交審理的情況等。為適應(yīng)雜志發(fā)展需要，2012年將使用的Magtech?稿件采編系統(tǒng)由Ver1.0升級到Ver2.0，使系統(tǒng)的功能得到更新和完善，并在具體操作中將系統(tǒng)的維護(hù)工作做到日?；统B(tài)化，從而保障期刊采編系統(tǒng)的正常運(yùn)行，使雜志網(wǎng)站達(dá)到既定的宣傳效果。

第一，硬件的防護(hù)。常見硬件防護(hù)措施是配置防火墻和使用入侵檢測系統(tǒng)等。防火墻技術(shù)是保護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全的重要技術(shù)，其原則是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)部在網(wǎng)絡(luò)入口處設(shè)置訪問認(rèn)證，只有被訪用戶的訪問認(rèn)證符合期刊采編系統(tǒng)設(shè)置的安全規(guī)則時才可被訪問。對于那些不符合要求的訪客，防火墻將外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行隔離來保障內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全。

第二，系統(tǒng)維護(hù)。網(wǎng)站的系統(tǒng)維護(hù)中，網(wǎng)站服務(wù)器和系統(tǒng)程序的維護(hù)是重點(diǎn)。因此，必須進(jìn)行定期檢查并及時更新以保證其始終處于安全工作狀態(tài)。

第三，數(shù)據(jù)維護(hù)。數(shù)據(jù)維護(hù)包括數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出以及數(shù)據(jù)的后臺維護(hù)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立相對全面的數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，這樣在遇到突發(fā)狀況時也可及時恢復(fù)，從而保證網(wǎng)站的正常運(yùn)行。

第四，網(wǎng)頁維護(hù)。網(wǎng)頁維護(hù)是網(wǎng)站前臺維護(hù)的重點(diǎn)，一般包括對網(wǎng)頁內(nèi)容、頁面模版、網(wǎng)站結(jié)構(gòu)進(jìn)行及時的更新和改善等內(nèi)容。同時，還要對網(wǎng)站的鏈接進(jìn)行審查，確認(rèn)其是否有效，以便隨時進(jìn)行維護(hù)。

第五，其他項目的維護(hù)。包括域名續(xù)費(fèi)、網(wǎng)站空間、網(wǎng)站流量報告等的關(guān)注和跟進(jìn)。

三、使用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的效果分析

結(jié)合《臨床外科雜志》編輯部的工作實(shí)際，認(rèn)為使用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)后產(chǎn)生如下效果：一是實(shí)現(xiàn)期刊稿件采編業(yè)務(wù)的流程化和自動化管理，促進(jìn)期刊采編業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)手工模式向自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化辦公模式的轉(zhuǎn)化。二是解除編輯人員集中辦公的束縛，實(shí)現(xiàn)在線審稿、在線業(yè)務(wù)處理、在線查詢，以及編輯、作者、讀者互動交流。三是利用互聯(lián)網(wǎng)搭建多元信息傳播的期刊門戶網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)與期刊網(wǎng)站模塊的功能整合，拓寬用戶傳遞和獲取信息的空間。實(shí)現(xiàn)這些功能，可以有效縮短信息傳遞和反饋的周期，提高編輯部工作效率，免除作者漫長而焦慮的時間等待。并節(jié)省了材料、人工等費(fèi)用，大大降低了成本。就影響范圍而言，它對于降低編輯部投資成本，縮短文章發(fā)表時間，避免學(xué)術(shù)資源浪費(fèi)，促進(jìn)學(xué)術(shù)期刊發(fā)展，繁榮學(xué)術(shù)研究和推進(jìn)科研工作，都有著十分重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]李安娣.期刊稿件網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的建立[J].冶金信息導(dǎo)刊，2006(5).

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[3]許育彬，楊智全，宋亞珍.關(guān)于科技期刊在線投稿系統(tǒng)使用的建議[J].編輯學(xué)報，2010(3).

[4]趙延紅，高毅軍，郭俊，等.醫(yī)院網(wǎng)站維護(hù)及其重要性[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志，2010(10).

[5]程維紅.2007-2011年中國科協(xié)科技期刊網(wǎng)站建設(shè)進(jìn)展[J].中國科技期刊研究，2012(4).