軍隊(duì)科技期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的應(yīng)用

林平 秦江敏 王榮

(空軍預(yù)警學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，湖北 武漢 430019)

近年來，面對(duì)科技期刊數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的迅猛發(fā)展，以中文核心期刊為代表的各類科技期刊編輯部，都紛紛建立了屬于自己的獨(dú)立的網(wǎng)站，大力發(fā)展網(wǎng)絡(luò)投稿、審稿、編稿的采編系統(tǒng)[1～6]。軍隊(duì)科技期刊作為軍隊(duì)科研學(xué)術(shù)成果發(fā)布和交流的載體，肩負(fù)著促進(jìn)軍工科技發(fā)展、加強(qiáng)軍隊(duì)內(nèi)外學(xué)術(shù)成果交流的使命。但調(diào)查顯示，在互聯(lián)網(wǎng)上，除醫(yī)學(xué)學(xué)報(bào)外，軍隊(duì)科技期刊使用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的幾乎沒有。以采用北京瑪格泰克科技發(fā)展有限公司的網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)為例，僅有4個(gè)軍隊(duì)科技期刊(包括本刊在內(nèi))在使用，其中在互聯(lián)網(wǎng)上開放了網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的只有1個(gè)，且信息更新滯后，內(nèi)容不全。以該刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)中的過刊為例，創(chuàng)刊22年，過刊從2001年開始錄入。雖然2001～2010年的過刊錄入完整，但2009年的信息有誤，錄入時(shí)，僅2009年第4期顯示為19卷，其他5期則顯示18卷。2011年缺第12期，2012年僅錄入了第7期，2013年仍未見錄入。其他兩刊與本刊一樣，網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)是建立在軍隊(duì)內(nèi)部網(wǎng)上，由于各網(wǎng)站之間的鏈接不暢通，訪問受到諸多限制，導(dǎo)致期刊在科研學(xué)術(shù)成果交流上的作用大打折扣。隨著越來越多的軍隊(duì)科技期刊面向國內(nèi)、國際公開發(fā)行，其采編工作逐漸從“向內(nèi)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皟?nèi)外兼顧”，軍隊(duì)科技期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的開發(fā)使用勢(shì)在必行。

一、網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的主要優(yōu)勢(shì)

(一)提高了編審工作效率

傳統(tǒng)的工作方式是手工操作，從投稿、審稿、修改各個(gè)環(huán)節(jié)，花費(fèi)時(shí)間較多，即使是通過網(wǎng)絡(luò)在線傳遞方式，也要求雙方或多方同時(shí)在線才能實(shí)現(xiàn)。而采用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)作者隨時(shí)注冊(cè)、投稿；專家能及時(shí)看到編輯部送審的稿件；編輯通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)收稿、處理稿件，并能及時(shí)了解多篇稿件的處理情況，大大提高了工作效率。

(二)規(guī)范了編輯部內(nèi)部管理

由于網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)幾乎整合了整個(gè)編輯部的工作，并進(jìn)行分塊管理，這對(duì)編輯部的管理效率有了極大的提高。①稿件管理，包括稿件流程、稿件處理情況，系統(tǒng)對(duì)每個(gè)流程設(shè)置了時(shí)限以及超時(shí)提醒，編輯部可以對(duì)稿件的各個(gè)階段實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)跟蹤；②人員信息管理，編輯部根據(jù)系統(tǒng)提供的作者和審稿專家的各類信息，對(duì)其進(jìn)行分類，有利于創(chuàng)建更適合期刊發(fā)展的作者庫和審稿專家?guī)欤虎劢y(tǒng)計(jì)分析，包括對(duì)稿件的刊出周期、基金比例、學(xué)科分類、錄用率等的統(tǒng)計(jì)，通過分析結(jié)果，可以明確組稿方向、重點(diǎn)及作者群定位；④溝通聯(lián)系，系統(tǒng)設(shè)置了多達(dá)36種單據(jù)，涉及了可能面臨的幾乎所有的來往交流，而且這些單據(jù)的內(nèi)容既可以直接發(fā)送給相關(guān)的人員，又可以根據(jù)需要修改內(nèi)容發(fā)送，不但節(jié)約了時(shí)間，還能體現(xiàn)個(gè)性化。

(三)增加了編審?fù)该餍?/h3>

系統(tǒng)自動(dòng)在網(wǎng)上顯示審稿專家的審稿意見、作者論文的修改稿以及編輯對(duì)稿件的處理意見，以便作者能及時(shí)了解稿件的處理進(jìn)展。同時(shí)，系統(tǒng)還自動(dòng)在每個(gè)處理階段利用E-mail通知作者，使其能夠隨時(shí)上網(wǎng)查閱，及時(shí)了解稿件所處的流程階段，以及每個(gè)階段計(jì)劃完成時(shí)間、實(shí)際完成時(shí)間及處理結(jié)果，作者不需要咨詢就可以及時(shí)了解稿件的情況。這樣既能做到公開、透明，又能使作者可看、可感。

(四)擴(kuò)大了期刊影響

網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)機(jī)機(jī)對(duì)接，可以不限時(shí)間、不限地域地實(shí)現(xiàn)訪問。系統(tǒng)自動(dòng)生成最新的期刊目錄，在網(wǎng)站上及時(shí)發(fā)布，并通過網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)計(jì)，記錄電子期刊在線訂閱讀者，第一時(shí)間通過 E-mail 發(fā)送到他們的電子郵箱，從而有效地?cái)U(kuò)大了期刊的影響范圍，提升了影響力。

二、基于軍訓(xùn)網(wǎng)的期刊采編系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)分析

目前，軍隊(duì)科技期刊未使用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)主要有4個(gè)方面的原因：①軍隊(duì)科技期刊采用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行模式，編輯不用為“生存”擔(dān)心，市場競爭壓力小，且期刊的發(fā)展與編輯部的利益不直接掛鉤，缺乏動(dòng)力；②由于安全性和保密性要求[7]，軍隊(duì)科技期刊處于相對(duì)比較封閉式的運(yùn)作模式，造成編輯人員開放、交流意識(shí)不強(qiáng)，較少學(xué)習(xí)、借鑒國內(nèi)外期刊的經(jīng)驗(yàn)和信息[8]；③欠缺技術(shù)支持，軍訓(xùn)網(wǎng)是獨(dú)立于互聯(lián)網(wǎng)的軍隊(duì)局域網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的技術(shù)人員無法直接遠(yuǎn)程訪問，因此對(duì)其數(shù)據(jù)庫維護(hù)是一個(gè)十分棘手的問題；④經(jīng)費(fèi)不足，網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)需要有獨(dú)立的服務(wù)器作為數(shù)據(jù)支撐硬件，除了技術(shù)支持，還需經(jīng)費(fèi)支撐，軍隊(duì)科技期刊雖不用為“生存”擔(dān)心，但普遍存在辦刊經(jīng)費(fèi)不足的情況。

筆者以在《空軍預(yù)警學(xué)院學(xué)報(bào)》(以下簡稱《學(xué)報(bào)》)一年來的工作實(shí)踐為例，分析軍隊(duì)科技期刊使用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。

(一)簡化工作流程

《學(xué)報(bào)》根據(jù)日常工作流程，在系統(tǒng)中設(shè)置了各類通知(包括收稿、初審、外審、退修等各個(gè)階段的處理通知)、論文的相關(guān)規(guī)范(如投稿指南、修改須知、圖表編排、審稿要求等)，還提供了各種表格的下載(如保密表、文責(zé)自負(fù)表)以及學(xué)報(bào)聯(lián)系方式等。作者、審稿專家、編輯人員都能同時(shí)看到網(wǎng)上發(fā)布的通知，減少了咨詢、解答的時(shí)間，避免了不必要的遺漏。同時(shí)，還能通過網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)及時(shí)了解過刊、現(xiàn)刊及下期錄用情況，對(duì)于可刊發(fā)的論文設(shè)立錄用通知自動(dòng)生成系統(tǒng)，供作者打印。網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)自帶有稿件統(tǒng)計(jì)分析、人員信息統(tǒng)計(jì)分析以及工作量統(tǒng)計(jì)分析等程序，極大程度地減少了編輯人員工作量，降低了出錯(cuò)率，提高了效率。

(二)細(xì)化工作責(zé)任

在稿件登記入庫、初審、外審、編輯加工、組稿、發(fā)稿等方面，每個(gè)流程階段網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)都設(shè)置了處理人和責(zé)任人，并規(guī)定了具體的完成時(shí)間?！秾W(xué)報(bào)》編輯部根據(jù)網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)特性，實(shí)行了系統(tǒng)管理專人制、數(shù)據(jù)維護(hù)專業(yè)制、期刊分期責(zé)任制、期刊終審主編制等制度。①系統(tǒng)管理專人制，每個(gè)編輯都有自己的登錄名，可以隨時(shí)登錄系統(tǒng)開展工作，但系統(tǒng)相關(guān)內(nèi)容的設(shè)置、期刊信息的更新發(fā)布等，均由專人負(fù)責(zé)，其他編輯不能私自修改；②數(shù)據(jù)維護(hù)專業(yè)制，數(shù)據(jù)庫是由計(jì)算機(jī)專業(yè)的教員進(jìn)行維護(hù)，其他人員不能擅自修改；③期刊分期責(zé)任制，《學(xué)報(bào)》為雙月刊，共有2個(gè)責(zé)任編輯，每個(gè)責(zé)任編輯負(fù)責(zé)3期；④期刊終審主編制，每篇稿件最后由主編終審，終審后定稿交由責(zé)任編輯。

(三)優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

《學(xué)報(bào)》主要面向?qū)W院教員及學(xué)員。在使用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)前，一般通過紙質(zhì)期刊傳播，發(fā)行范圍有限，雖有電子版，但主要依托圖書館系統(tǒng)，沒有專人維護(hù)，瀏覽量極少。使用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)后，由《學(xué)報(bào)》編輯部負(fù)責(zé)，直接通過學(xué)院主頁進(jìn)入，上傳過刊、現(xiàn)刊，及時(shí)公布最新錄用論文，增強(qiáng)了時(shí)效性，不僅院內(nèi)，軍訓(xùn)網(wǎng)其他用戶也可以直接登陸瀏覽、下載、投稿。啟用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)以來，平均日訪問數(shù)已達(dá)763次，投稿率同比增長了14%。

(四)固化優(yōu)勢(shì)資源

一方面是審稿專家隊(duì)伍，在使用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)之前，《學(xué)報(bào)》主要是由編委及編輯部根據(jù)各學(xué)科情況選擇相關(guān)的專家、教授作為審稿專家。由于部分審稿專家科研、教學(xué)任務(wù)重，所以審稿周期較長；在使用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)后，利用該系統(tǒng)“自薦為本刊審稿人”的功能，《學(xué)報(bào)》的審稿專家隊(duì)伍空前壯大，一批優(yōu)秀博士、博士后自薦為審稿專家。由審稿返回情況來看，他們熟知學(xué)科前沿、專業(yè)知識(shí)扎實(shí)、認(rèn)真負(fù)責(zé)、思維敏捷、樂于與作者交流，為審稿專家隊(duì)伍注入新鮮的活力。另一方面是作者隊(duì)伍，依托編審系統(tǒng)，編輯部對(duì)作者的相關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，例如根據(jù)作者基本信息了解作者的專業(yè)，通過稿件質(zhì)量了解作者的學(xué)術(shù)水平，通過退修論文了解作者的學(xué)術(shù)態(tài)度等，綜合分析上述“痕跡”，可對(duì)作者群分類管理，有針對(duì)性的加強(qiáng)溝通聯(lián)系，形成可持續(xù)發(fā)展的作者庫。

三、軍隊(duì)科技期刊采用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)需把握的問題

作為軍隊(duì)科技期刊，《學(xué)報(bào)》的網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)依附于軍訓(xùn)網(wǎng)，在享受網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)強(qiáng)大服務(wù)功能的同時(shí)，也存在很大的局限性，需進(jìn)一步研究解決，以期通過編審系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用為軍隊(duì)科技期刊數(shù)字化、信息化建設(shè)提供強(qiáng)大“引擎”。

(一)加大期刊數(shù)據(jù)庫建設(shè)與共享力度

網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的一個(gè)最大優(yōu)勢(shì)就是論文查重和參考文獻(xiàn)鏈接。隨著學(xué)術(shù)反腐風(fēng)日益強(qiáng)盛，對(duì)學(xué)術(shù)不端行為也日益重視，網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)可以極為有效地抑制學(xué)術(shù)不端行為。一篇論文投入系統(tǒng)，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)以萬方等數(shù)據(jù)庫為摹本，對(duì)其進(jìn)行查重，從而有效抑制了抄襲、一稿多投等學(xué)術(shù)不端行為，為凈化學(xué)術(shù)氛圍起到了重要作用。而基于軍訓(xùn)網(wǎng)的《學(xué)報(bào)》期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)隸屬于軍隊(duì)局域網(wǎng)，沒有互聯(lián)網(wǎng)上龐大的論文數(shù)據(jù)庫作為支撐，查重和參考文獻(xiàn)鏈接功能基本形同虛設(shè)。應(yīng)爭取組織支持，聯(lián)合軍隊(duì)科技期刊，加大共享力度。同時(shí)，還可以與系統(tǒng)開發(fā)者(如北京瑪格泰克)協(xié)商，根據(jù)軍訓(xùn)網(wǎng)的特點(diǎn)，開發(fā)出更適合軍隊(duì)科技期刊使用的網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)。

(二)加強(qiáng)對(duì)審稿專家與作者的指導(dǎo)

對(duì)于審稿專家和作者而言，軍隊(duì)科技期刊的網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)還是一個(gè)比較新鮮的事物，對(duì)其缺乏認(rèn)知度。有的審稿專家由于年齡偏大，熟悉網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)需花費(fèi)較長時(shí)間；而軍隊(duì)院校的學(xué)員自由學(xué)習(xí)時(shí)間少、上網(wǎng)有限，沒有足夠時(shí)間去熟悉網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)。所以審稿專家和作者在使用該系統(tǒng)時(shí)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，或是不會(huì)上傳資料，亦或是信息填寫不完整，影響網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的使用。因此，應(yīng)在系統(tǒng)使用界面上增設(shè)簡潔明了的使用指南，同時(shí)，采用電話、郵件等方式與審稿專家、作者溝通，對(duì)他們進(jìn)行指導(dǎo)，幫助其完成資料上傳工作。對(duì)在系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的比較普遍的問題進(jìn)行收錄、歸納，制成“系統(tǒng)使用常見問題解答”放置到《學(xué)報(bào)》網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)主頁，供審稿專家和作者查詢。

(三)注重網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人際情感交流

良好的人際情感交流既是工作的基礎(chǔ)，也是工作的潤滑劑。傳統(tǒng)的工作方式，一般是作者通過網(wǎng)上通訊工具如QQ等，與在線編輯人員進(jìn)行聯(lián)系、溝通，或通過電話聯(lián)系。無論哪種方式，都可以實(shí)現(xiàn)作者、編輯人員的實(shí)時(shí)互動(dòng)。而網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)辦公速度快、效率高、無時(shí)空要求，且系統(tǒng)帶有龐大的模板數(shù)據(jù)庫，與審稿專家和作者的聯(lián)系可以直接調(diào)用模板。長此以往，編輯人員與作者、審稿專家、讀者的溝通趨于模板化、形式化，互動(dòng)少，不利于情感的傳遞與交流。因此，每年《學(xué)報(bào)》都要評(píng)選優(yōu)秀審稿專家、優(yōu)秀論文作者、先進(jìn)組稿單位等，以此加強(qiáng)與審稿專家、作者的互動(dòng)交流，提高彼此的積極性。對(duì)于院外的作者，《學(xué)報(bào)》通過短訊等方式把稿件所處的每個(gè)流程及時(shí)告知予作者，并在作者論文刊出后，及時(shí)寄出樣刊及信函。通過電話、登門拜訪等方式，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的編輯人員、作者、審稿專家以及編委會(huì)成員之間的溝通與交流，使整個(gè)編輯過程都處在一個(gè)良好的情感信息循環(huán)往復(fù)的回路里。

四、結(jié)語

隨著國家科技期刊數(shù)字化的快速發(fā)展，在軍訓(xùn)網(wǎng)上采用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)不僅能提升期刊信息化管理水平，而且還能提高期刊編校工作的效率，對(duì)提高軍校科技期刊的學(xué)術(shù)質(zhì)量、擴(kuò)大期刊的影響力具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，可為軍內(nèi)發(fā)行的軍?？萍计诳瘜?shí)行開放辦刊提供參考和借鑒。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡英奎,王秀玲,呂賽英,等.學(xué)術(shù)期刊編輯服務(wù)科研的策略[J].編輯學(xué)報(bào),2011(2).

[2]成文,李玲,莊曉瓊,等.網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的作用、存在問題及解決措施——以《華南師范大學(xué)學(xué)報(bào)》(自然科學(xué)版)為例[J].科技與出版,2012(8).

[3]李鵬,韓餛,游蘇寧.采用稿件網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)對(duì)期刊論文發(fā)表時(shí)滯的影響——以《中華神經(jīng)科雜志》為例[J].中國科技期刊研究，2010(2).

[4]楊洋.科技期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)應(yīng)用研究[J].情報(bào)科學(xué),2011(6).

[5]張科,王景發(fā).期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)研發(fā)及系統(tǒng)功能分析[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào),2008(4).

[6]黃崇亞,張武寧.期刊網(wǎng)絡(luò)采編辦公系統(tǒng)在編輯實(shí)踐中的應(yīng)用分析[J].科協(xié)論壇：下半月,2009(9).

[7]司順奇.軍隊(duì)科技期刊的開放與保密約束[J].編輯學(xué)報(bào)，2011(2).

[8]秦江敏,王榮,林平,等.軍隊(duì)12種技術(shù)院校學(xué)報(bào)2005-2008年主要評(píng)價(jià)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析[J].中國科技期刊研究，2010(6).