科技期刊稿件退修信的撰寫

劉剛 李朝前 陳曉鋒 劉洪華

(武漢鋼鐵(集團(tuán))公司研究院 科技期刊編輯部，湖北 武漢 430080 )

科技期刊稿件退修是將稿件退給作者，請(qǐng)作者根據(jù)審稿意見將稿件進(jìn)行修稿的一道工序，是編輯溝通作者的一個(gè)重要途徑[1]，屬于科技期刊編輯工作的重要環(huán)節(jié)。做好科技期刊稿件退修工作，能夠提升稿件的質(zhì)量和學(xué)術(shù)水平，進(jìn)而提高科技期刊的質(zhì)量和競(jìng)爭(zhēng)力。而做好稿件退修工作的關(guān)鍵是退修信的撰寫，退修信是作者修改稿件的依據(jù)，是責(zé)任編輯的重要任務(wù)[2]。稿件退修信是一個(gè)綜合性的意見，它包括外審專家審稿意見、終審意見和編輯自己的意見。因此，科技期刊編輯應(yīng)從專家審稿意見的加工整理、主編意見的消化吸收和編輯自主意見出發(fā)，全面整合成一個(gè)綜合意見，以便作者通盤考慮、全面修改，從而提高稿件修改質(zhì)量。

一、專家審稿意見的加工整理

專家審稿是科技期刊“三審制”極其重要的環(huán)節(jié)，專家審稿意見是鑒定稿件質(zhì)量和決定稿件錄用與否的重要依據(jù)[3]。由于科技期刊的性質(zhì)，專家審稿意見應(yīng)該包括定性評(píng)價(jià)和具體意見相結(jié)合的形式，較好的專家審稿意見一般應(yīng)該包括：審稿專家在對(duì)稿件做出科學(xué)、正確、客觀的評(píng)價(jià)后，要寫明同意推薦的審稿結(jié)論意見。在此前提下，同時(shí)對(duì)稿件中出現(xiàn)的諸如課題研究背景交代不清、技術(shù)理論觀點(diǎn)不夠正確、結(jié)構(gòu)不甚清晰、敘述缺乏邏輯、數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯(cuò)、推論不夠嚴(yán)謹(jǐn)、圖表數(shù)據(jù)與文字?jǐn)⑹霾环懽鞑惶?guī)范、語(yǔ)句欠通順甚至出現(xiàn)錯(cuò)別字等明顯不足之處，均應(yīng)逐一列出，提出應(yīng)進(jìn)一步修改的意見和建議。

但由于審稿專家個(gè)體差異較大，審稿風(fēng)格迥異，導(dǎo)致有的審稿意見，或寥寥數(shù)語(yǔ)、言之無(wú)物；或模棱兩可，含混不清；或兩外審專家意見沖突；如果不加處理將這些意見轉(zhuǎn)給作者，作者則不知所云，無(wú)從下手修改[4]。因此，需要對(duì)專家審稿意見仔細(xì)研讀后，進(jìn)行一定的加工整理，加工整理時(shí)應(yīng)遵循以下原則。

第一，適度性原則。外審專家的審稿過(guò)程，是一種智力投入過(guò)程，他們付出了一定的時(shí)間和精力，無(wú)論審稿專家給出什么樣的審稿意見，編輯都應(yīng)尊重審稿專家的勞動(dòng)成果。但直接將專家審稿意見原樣復(fù)印或掃描給作者的做法并不可取，科技期刊編輯應(yīng)在尊重專家審稿意見的基礎(chǔ)上，進(jìn)行適度加工。

第二，清晰性原則。對(duì)專家審稿意見進(jìn)行加工整理，最終目的是將要求作者修改的地方或要與作者商榷的問(wèn)題告訴作者，以幫助作者修改稿件，提高修改質(zhì)量和效率，最終達(dá)到期刊出版要求。審稿意見如果太簡(jiǎn)單、太籠統(tǒng)，則作者無(wú)從修改；如晦澀難懂，含混不清，則影響修改效率。因此，編輯應(yīng)該將專家的審稿意見加工整理成清晰明了的意見。

第三，可修改性原則。對(duì)于有些專家提出的審稿意見，需要作者補(bǔ)充的內(nèi)容超出了作者能力范圍或時(shí)效性時(shí)間內(nèi)不能有效補(bǔ)充，導(dǎo)致作者無(wú)法修改。因此，科技期刊編輯應(yīng)該將專家審稿意見加工整理成可修改、易操作的意見，以便作者修改或補(bǔ)充。

第四，易接受性原則?？萍计诳庉嫅?yīng)樹立“作者是上帝”的服務(wù)理念，加強(qiáng)退修過(guò)程中對(duì)作者服務(wù)的意識(shí)。而體現(xiàn)在退修信的撰寫上，編輯應(yīng)體現(xiàn)出對(duì)作者的人文關(guān)懷，轉(zhuǎn)述專家審稿意見時(shí)，應(yīng)采取與作者平等交流的態(tài)度，盡量采用商量式的口吻，多用“請(qǐng)”、“建議”、“希望”等謙辭；避免用強(qiáng)制性的語(yǔ)氣，不用諸如“必須”、“務(wù)必”、“一定”等詞語(yǔ)[5]，將專家審稿意見加工整理成作者易于接受的意見。

第五，統(tǒng)一性原則。專家審稿意見僅代表專家個(gè)人對(duì)稿件的學(xué)術(shù)評(píng)判，是從個(gè)人立場(chǎng)出發(fā)；編輯在撰寫退修信時(shí)，是從編輯部和期刊的立場(chǎng)出發(fā)。因此，編輯在加工整理專家審稿意見時(shí)，應(yīng)發(fā)揮自己的主體能動(dòng)性，細(xì)致做好從專家意見到編輯部意見的轉(zhuǎn)化[6],使三個(gè)意見有機(jī)地統(tǒng)一，使之更加符合期刊的辦刊宗旨、學(xué)科特長(zhǎng)、欄目設(shè)置等。對(duì)于有多個(gè)外審專家的稿件，應(yīng)整合調(diào)整多個(gè)專家的意見并以編輯部統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行綜合平衡。

二、終審意見的消化吸收

主編或編委會(huì)終審是科技期刊“三審制”最后一個(gè)環(huán)節(jié)，是對(duì)初審和外審意見進(jìn)行核定，進(jìn)一步解決初審、外審中未能解決的問(wèn)題，全面評(píng)價(jià)文稿的政治性、專業(yè)價(jià)值、學(xué)術(shù)價(jià)值、編寫格式標(biāo)準(zhǔn)化程度，最終對(duì)稿件采納與否做出取舍。

因?yàn)榻K審是對(duì)稿件內(nèi)容質(zhì)量全面負(fù)責(zé)，如認(rèn)為稿件尚有問(wèn)題或發(fā)現(xiàn)編輯初審和專家外審中還有未解決的事項(xiàng)，可以提出異議，請(qǐng)外審專家重新考慮，或請(qǐng)另外專家重審，或另行處理。此外，終審者還應(yīng)根據(jù)期刊的情況，協(xié)調(diào)各個(gè)專業(yè)、各個(gè)欄目稿件的質(zhì)量或數(shù)量，否決學(xué)術(shù)性不高或科學(xué)性、前瞻性不足的稿件[7]。因此，編輯需要消化吸收終審意見，并綜合初審和外審意見，將之轉(zhuǎn)給作者。消化吸收終審意見時(shí)，需要遵循以下原則。

第一，明確性原則。終審意見一般給予作者明確的答復(fù)，是錄用，是修改，還是退稿。編輯在加工終審意見時(shí)，也應(yīng)明確告知作者需要具體修改的地方，切記抽象、籠統(tǒng)，讓作者摸不著頭腦，無(wú)法下手修改。

第二，全面性原則。因?yàn)榻K審意見是對(duì)稿件質(zhì)量做出全面評(píng)價(jià)，補(bǔ)充編輯初審和專家外審中未發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，從政治質(zhì)量、學(xué)術(shù)質(zhì)量方面進(jìn)行全面考慮，編輯在消化吸收終審意見時(shí)，要從政策法規(guī)、辦刊宗旨、世界觀及道德規(guī)范、創(chuàng)新性、科學(xué)性、導(dǎo)向性、實(shí)用性、保密性等各個(gè)方面全面核查，有遺漏的問(wèn)題要全面補(bǔ)充，因此要遵循全面性原則。

第三，前瞻性原則。編輯在消化吸收終審意見時(shí)，還要根據(jù)期刊已刊出文章的情況，充分考慮到期刊的學(xué)科配置、欄目設(shè)置等情況。如期刊在已刊出或已通過(guò)審稿待發(fā)表的文章中出現(xiàn)了大量關(guān)于某一細(xì)分專業(yè)或某一專題的文稿，而其稿件質(zhì)量等同或研究方法相似，但主編或編委會(huì)終審時(shí)未注意到這種現(xiàn)象，再發(fā)表這些方面的文章則毫無(wú)意義。這就需要編輯或編輯部進(jìn)行取舍，最好是編輯與終審者聯(lián)系，請(qǐng)終審者重新考慮終審意見。這就是編輯要遵循前瞻性原則。

三、編輯自主意見

科技期刊稿件退修信一般是由編輯來(lái)撰寫，編輯在加工整理外審意見、消化吸收主編意見的基礎(chǔ)上，加上編輯的自主意見。編輯在撰寫退修信時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮編輯的主觀能動(dòng)性，在整合外審和復(fù)審意見的基礎(chǔ)上，全面核查外審和終審審稿未涉及的問(wèn)題。在撰寫編輯自主意見時(shí)，可以遵循以下原則。

第一，統(tǒng)一性原則。和加工整理外審意見一樣，編輯在退修信中加入編輯自己的意見時(shí)，也要遵循統(tǒng)一性原則。因?yàn)槭窃谌婧瞬橥鈱徍徒K審審稿意見的基礎(chǔ)上，主要起補(bǔ)充作用，充分考慮外審和終審意見中未發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，使意見和諧統(tǒng)一。

第二，先期介入性原則。退修稿件是完成審稿程序，且最終決定刊用的稿件。這就決定了在稿件完成退修后，稿件最終刊用的可能性很大。編輯在稿件通過(guò)審稿后，就要進(jìn)行編輯加工。而退修信一般是由編輯來(lái)撰寫，所以編輯需要從編輯加工的角度早期介入。編輯可以從內(nèi)容加工方面，如政治性、法律性、科學(xué)性、保密性等問(wèn)題進(jìn)行核查；可以從技術(shù)加工方面，如插圖、表格、量和單位的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字和字母的規(guī)范化、參考文獻(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)化等問(wèn)題進(jìn)行核查；可以從文字加工方面，如明顯的病語(yǔ)病句、不合理的篇章結(jié)構(gòu)等問(wèn)題進(jìn)行核查；最后編輯將這些問(wèn)題統(tǒng)一歸納，加入到退修信中。

四、 外審和終審意見的加工整理方法

第一，通讀法。通讀法是指在審稿意見的加工整理中，通過(guò)對(duì)審稿意見的通讀，找出其中文字不通順的地方，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)審稿意見存在的問(wèn)題。通讀法能較易發(fā)現(xiàn)中文文獻(xiàn)中的錯(cuò)字、缺字、語(yǔ)法錯(cuò)誤、單詞錯(cuò)誤等簡(jiǎn)單性錯(cuò)誤，然后再進(jìn)行一定的潤(rùn)色，使審稿意見的表述更恰當(dāng)，與期刊風(fēng)格統(tǒng)一。

第二，對(duì)照法。對(duì)照法是指在審稿意見的加工中，對(duì)審稿意見中引用或摘錄文中的部分內(nèi)容進(jìn)行對(duì)比，在對(duì)比的過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)審稿意見與稿件內(nèi)容不一致的問(wèn)題。如核查審稿意見中指出的問(wèn)題章節(jié)號(hào)是否與文中一致，核查審稿意見中的公式物理量、外文字母等易混淆的內(nèi)容是否與文中一致，核查多位審稿專家關(guān)于文中表述是否一致等。 通過(guò)核查和加工，可以使審稿意見的表述更準(zhǔn)確、更具體。

第三，調(diào)整法。對(duì)于表述重復(fù)啰唆、重點(diǎn)不突出的審稿意見，可以進(jìn)行簡(jiǎn)化，使之表述簡(jiǎn)潔明快；對(duì)于表述太簡(jiǎn)潔、問(wèn)題不具體、未指明如何修改的審稿意見，可以在理解審稿人原意(或與審稿專家交流)和認(rèn)真理解稿件的基礎(chǔ)上，進(jìn)行一定的補(bǔ)充。如審稿意見只指出文中一處有某種問(wèn)題，而編輯核查后發(fā)現(xiàn)文中多處存在這種問(wèn)題，這時(shí)編輯可以補(bǔ)充指出這些問(wèn)題，使審稿意見更全面、更有指向性，以便作者修改。

五、撰寫退修信應(yīng)注意的問(wèn)題

第一，要有誠(chéng)懇的態(tài)度。態(tài)度誠(chéng)懇是寫好退修信的關(guān)鍵[8]。撰寫退修信時(shí)，態(tài)度誠(chéng)懇，語(yǔ)氣謙遜，平等對(duì)待作者，可以給作者期刊的好印象，這體現(xiàn)出期刊一種人文關(guān)懷，同時(shí)也反映了科技期刊編輯的職業(yè)素養(yǎng)。

第二，要進(jìn)行時(shí)間控制。在退修信的撰寫上，編輯要有項(xiàng)目管理的思維，針對(duì)不用的稿件及審稿意見，對(duì)稿件的退修時(shí)間進(jìn)行控制。如將審稿意見以網(wǎng)絡(luò)(期刊采編系統(tǒng))或郵件的形式返回作者，使作者盡快收到審稿意見著手修改，以對(duì)出版的時(shí)效性進(jìn)行控制。

第三，要強(qiáng)調(diào)修改的針對(duì)性。較好的審稿意見是逐條指出稿件中存在的問(wèn)題，作者需要修改的地方一目了然；同時(shí)，返修回編輯部的稿件要能讓審稿者也很明確看出修改了哪些地方?！靶薷恼f(shuō)明”不失為一種好辦法，科技期刊可以在退修信上強(qiáng)調(diào)作者寫一份“修改說(shuō)明”，最好是針對(duì)逐條審稿意見，修稿的地方進(jìn)行逐一對(duì)應(yīng)說(shuō)明，這樣不僅提高了修改質(zhì)量，還提高了審稿者的工作效率。

第四，修改稿的質(zhì)量控制。對(duì)于大學(xué)碩士或博士生，或項(xiàng)目參加人所寫的稿件，如果稿件中有作者的導(dǎo)師或所在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人署名，可以在退修信中請(qǐng)其導(dǎo)師或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)原稿、修改稿進(jìn)行確認(rèn)，這樣可以保證稿件的內(nèi)容質(zhì)量。

撰寫良好和易于作者接受的退修信，不僅可以提高作者的稿件修改質(zhì)量，還可以幫助作者提高科技論文的寫作水平，甚至對(duì)作者在今后的科研工作中產(chǎn)生積極影響?？萍计诳庉嬙谧珜懲诵扌诺耐瑫r(shí)，既提高了自己寫作和表達(dá)水平，又提高了自己的審稿能力和編輯素養(yǎng)。

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