關(guān)于做好約稿后續(xù)服務(wù)的實(shí)踐與思考

王銀平

(中國氣象局武漢暴雨研究所 《暴雨災(zāi)害》編輯部，湖北 武漢 430074)

當(dāng)前，稿源競爭日趨激烈，約稿已成為眾多科技期刊社(編輯部)求生存、謀發(fā)展最重要的對策之一。稿件約到手并不意味著約稿工作結(jié)束，約稿人(專指科技期刊編輯)如果滿足于做成“一錘子買賣”，必然會使約稿對象(包括業(yè)內(nèi)專家、名流或新秀等)對該期刊喪失投稿熱情乃至信心，還可能造成期刊社(編輯部)聲譽(yù)受損，進(jìn)而加劇優(yōu)秀稿源流失。實(shí)踐證明，后續(xù)服務(wù)是約稿工作的延續(xù)，約稿工作也需要后續(xù)服務(wù)來鞏固。強(qiáng)調(diào)做好約稿后續(xù)服務(wù)，目的是著眼長遠(yuǎn)，以圖下回再約；要點(diǎn)是在服務(wù)細(xì)節(jié)上動腦筋、在服務(wù)質(zhì)量上下功夫。筆者基于從事《暴雨災(zāi)害》編輯出版經(jīng)歷，結(jié)合其他期刊社(編輯部)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，思考如何做好約稿后續(xù)服務(wù)。

一、特稿特辦，優(yōu)稿先審，縮短審稿周期

約稿的審稿周期最能反映約稿后續(xù)服務(wù)質(zhì)量。目前，大多數(shù)期刊社(編輯部)都采用了稿件采編系統(tǒng)，審稿流程大致包括編輯初審、同行專家復(fù)審、反饋專家審稿意見、退回作者修改、主編終審等環(huán)節(jié)。有文獻(xiàn)報道[1]，國內(nèi)知名科技期刊的審稿期大都在數(shù)月至半年、甚至達(dá)到一年。如果約稿的審稿期也要一年半載或更長，就與自然來稿無別，這顯然不利于今后的約稿工作和不斷吸引優(yōu)質(zhì)稿源。自然來稿或約稿，審稿流程并無區(qū)別，但要縮短約稿的審稿周期，只能通過強(qiáng)化約稿后續(xù)服務(wù)來實(shí)現(xiàn)。

一方面，期刊社(編輯部)對約稿(特別是重要約稿)要敢于“開綠燈”，允許“特稿特辦”、“優(yōu)稿先審”。約稿一旦到手，要在第一時間安排編輯初審，對延期初審“零容忍”。筆者曾在2013年9月上旬向廣西一位業(yè)內(nèi)資深首席預(yù)報員約了一篇稿件，收到其初稿時正值“十一”長假前夕，筆者絲毫不敢懈怠，馬不停蹄，加班加點(diǎn)，對這篇約稿進(jìn)行了認(rèn)真初審，并將初審意見從網(wǎng)上發(fā)給作者后再以短信通知作者。“沒想到你們的工作效率這么高，我非常感動。你們悉心為作者著想，令人欽佩，特致敬意。謝謝！”這是該作者在長假后上班的第一天給筆者發(fā)來的一條熱情洋溢的致謝短信?？梢?，第一時間對約稿進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的編輯初審，展示給約稿對象的是一種雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)和作者至上的服務(wù)態(tài)度，必然給其留下深刻印象。

另一方面，約稿人要設(shè)法讓同行專家按時審回稿件。讓同行專家按時審回稿件是所有審稿流程中編輯較難把握和最希望加速的一個環(huán)節(jié)。首先，遴選合適的審稿專家?？蓮钠诳?編輯部)已建立的審稿專家?guī)熘刑暨x，也可從該稿列出的參考文獻(xiàn)作者中挑選本學(xué)科領(lǐng)域具有較高學(xué)術(shù)造詣的專家作為審稿人，還可請約稿對象推薦數(shù)名審稿人，再從中謹(jǐn)慎挑選。其次，提醒審稿專家及時收稿。在稿件采編系統(tǒng)給審稿專家發(fā)送審稿函的同時，編發(fā)審稿函內(nèi)容類似的、更簡潔的手機(jī)短信，懇請審稿專家收到短信后回復(fù)。如果審稿專家一兩天內(nèi)未予回復(fù)，再電話告知，這樣就能避免審稿專家不能及時收稿而延誤評審。第三，強(qiáng)化稿件采編系統(tǒng)的功能，督促評審專家按時返回審稿意見。評審專家往往不能按時返回對約稿的評審意見，這是一件令約稿人深感棘手的問題。《華南理工大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版)》的做法值得借鑒，他們在采編系統(tǒng)中將專家審稿時間設(shè)置為3周，并在審稿通知中寫明審稿意見按時返回的日期，當(dāng)系統(tǒng)日期到了“希望審回時間”，若審稿專家還未提交評審意見，系統(tǒng)自動給專家發(fā)送催審?fù)ㄖ?，自動催審?周內(nèi)倘若還沒收到專家評審意見或回復(fù)函，編輯立即改送其他專家審稿[2]。不過，筆者認(rèn)為，在改送其他專家審稿前，編輯不宜過于強(qiáng)勢，最好能征詢原審專家的意見，以留下回旋余地。

二、既查漏補(bǔ)缺，也錦上添花，盡職盡責(zé)做好初審

盡管約稿的學(xué)術(shù)質(zhì)量和寫作質(zhì)量相對較高，但作為約稿人的編輯，也不應(yīng)止步于稿件約到手后直接讓其進(jìn)入專家評審環(huán)節(jié)，而放棄或輕視初審。初審是編輯必須履行的重要職責(zé)之一。在編輯工作實(shí)踐中，編輯必須對直接從創(chuàng)作者而來的思想成果進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼?、編修、輯佚，從而使之更順利便捷地為社會讀者所接受[3]。誠然，約稿對象的專業(yè)水平和學(xué)術(shù)見解是約稿人難以企及的，但編輯在論文格式規(guī)范、結(jié)構(gòu)編排、圖表美化以及語言文字感悟和處理上具有比較優(yōu)勢，這決定了編輯在提高約稿質(zhì)量上可以并能有所作為。

筆者注意到，有的約稿對象可能對約稿意圖未完全理解、出于人情以欠成熟稿件或自己所帶學(xué)生的稿件應(yīng)付、在編輯部再三催促之下匆忙草就或其他原因，都會造成約稿中的瑕疵(與學(xué)術(shù)質(zhì)量無關(guān))，如邏輯關(guān)聯(lián)不緊、過渡照應(yīng)缺失、插圖質(zhì)量不高、表達(dá)不嚴(yán)謹(jǐn)以及口語化、筆誤等毛病。因此，筆者對待約稿，初審?fù)葘ψ匀粊砀甯鼑?yán)格、更仔細(xì)、更謹(jǐn)慎。只要約稿人盡職盡責(zé)、認(rèn)真細(xì)致，完全有能力將約稿中的瑕疵盡數(shù)消除。在筆者看來，盡職盡責(zé)做好初審工作最能顯示約稿后續(xù)服務(wù)水平，初審不僅是查漏補(bǔ)缺，還可“錦上添花”，如果說約稿過程體現(xiàn)的是編輯的情商與涵養(yǎng)，那么編輯的智商與學(xué)養(yǎng)則需要通過初審來體現(xiàn)。

值得一提的是，即使約稿人在初審時對稿件的規(guī)范和潤色付出大量卓有成效的服務(wù)，也不宜主動向約稿對象“表功”或“訴苦”，如果約稿對象體察到了稿件經(jīng)編者之手前后質(zhì)量的改觀，一般都會在適當(dāng)?shù)臅r候以適當(dāng)?shù)姆绞秸媲械?、發(fā)自內(nèi)心地對編輯的勞動表示感激，如打電話、發(fā)短信、發(fā)郵件或委托他人轉(zhuǎn)達(dá)等。

三、以最短時間、在最近一期刊物上給予優(yōu)先發(fā)表

稿件能否盡快發(fā)表是作者最關(guān)心的問題。幫助作者了卻心愿的最佳服務(wù)措施，無疑是以最短時間、在最近一期刊物上對其稿件給予優(yōu)先發(fā)表。何況，用最快的速度讓新理論、新技術(shù)、新觀點(diǎn)與讀者見面，是吸引優(yōu)秀文章，逐漸使編輯部具有較強(qiáng)競爭優(yōu)勢的有效方法之一[1]。

以最短時間、在最近一期刊物上優(yōu)先發(fā)表約稿，期刊社(編輯部)應(yīng)妥善處理以下事宜: 第一是不因主編工作繁忙而耽誤稿件終審，約稿一旦通過同行專家評議，就應(yīng)將其納入“快速通道”或“綠色通道”，及時提交主編終審后優(yōu)先發(fā)表。第二是嚴(yán)格遵守約定、決不食言，對預(yù)先有約定的約稿，承諾什么時間、哪一期發(fā)表，就要設(shè)法兌現(xiàn)；即使萬一因特殊情況而不能兌現(xiàn)承諾，除及時告知稿件延期發(fā)表的原因外，還要真誠道歉，求得約稿對象諒解，并給出萬無一失的新承諾。第三，不因發(fā)表費(fèi)影響約稿優(yōu)先發(fā)表?？萍计诳蠖嗍杖≌撐陌l(fā)表費(fèi)，而且隨著刊物“級別”提高，發(fā)表費(fèi)數(shù)額也相應(yīng)提高[4]，這對無課題經(jīng)費(fèi)資助的約稿無疑是一種不小的負(fù)擔(dān)。從吸引優(yōu)秀稿件的角度出發(fā)，對這類稿件一律免收發(fā)表費(fèi)。尤其對非品牌期刊來說，名人名家稿件無疑是稀缺資源，其稿件投到別的刊物照樣不難發(fā)表，只有讓約稿對象切實(shí)感受到給予約稿相較自然投稿的特殊服務(wù)，約稿對象才可能樂意接受期刊社(編輯部)的下次約稿。

四、采用彈性標(biāo)準(zhǔn)，提前支付稿酬

對約稿實(shí)行優(yōu)稿優(yōu)酬，既是對作者勞動的尊重和勞動價值的肯定，也是對知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，有利于吸引高水平作者并優(yōu)化稿源，有利于擴(kuò)大刊物的知名度和影響力，有利于提高刊物質(zhì)量并促其可持續(xù)發(fā)展。如《家庭醫(yī)生》、《手機(jī)維修》等廣東名刊，通過實(shí)行優(yōu)稿優(yōu)酬，不僅期刊質(zhì)量均有了長足提高、期刊訂數(shù)上揚(yáng)、經(jīng)濟(jì)效益增長，而且創(chuàng)出了品牌[5]。

約稿既為優(yōu)稿，理應(yīng)優(yōu)酬，這體現(xiàn)在2個方面: 一是采用彈性稿酬標(biāo)準(zhǔn)，基于專家對約稿的綜合評審意見，基本可判斷作者付出的勞動以及稿件價值和預(yù)期的社會影響，若綜合評審意見為“可發(fā)表”、“修改后發(fā)表”、“修改后再審”，約稿的質(zhì)量依次降低，其稿酬標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有區(qū)別，對高質(zhì)量約稿的稿酬可相應(yīng)提高。二是提前支付稿酬，約稿多來自專家、名流或新秀，他們一般不看重物質(zhì)利益，但期刊社(或編輯部)仍可在稿酬支付的提前度上“做文章”。提前支付稿酬，具體說，既可在簽訂約稿合同或達(dá)成口頭約稿協(xié)議之前預(yù)付，對信得過的約稿對象尤其是那些治學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拇蠹?，只要其答?yīng)撰稿，就可先期支付一定數(shù)額或全額稿酬，也可在稿件通過同行專家評審之后支付，如果專家評議意見是“可發(fā)表”或“修改后發(fā)表”，在轉(zhuǎn)達(dá)這一審稿結(jié)果時順帶支付稿酬，還可隨作者校對論文清樣時向約稿對象支付稿酬。

對約稿采用彈性標(biāo)準(zhǔn)、提前支付稿酬，其作為一項(xiàng)服務(wù)措施，實(shí)行起來并不難，關(guān)鍵是如何落到實(shí)處。為此，一是依法辦刊，嚴(yán)格執(zhí)行《著作權(quán)法》和國家版權(quán)局《出版文字作品報酬規(guī)定》中的相關(guān)規(guī)定，切實(shí)保障作者獲得稿酬的權(quán)利，杜絕少支付或晚支付作者稿酬的做法；二是改變以往稿酬支付“一刀切”的模式，代之以優(yōu)稿優(yōu)酬市場化運(yùn)作模式，適時引進(jìn)適合市場經(jīng)濟(jì)的稿酬機(jī)制[6]；三是加強(qiáng)期刊社(或編輯部)內(nèi)部管理，本著以人為本、彰顯人情味的服務(wù)理念，完善稿酬結(jié)算與寄發(fā)制度，確保約稿作者的稿酬提前到位。

五、及時請作者自校清樣和贈送樣刊

及時請作者自校清樣也是做好約稿后續(xù)服務(wù)的一項(xiàng)重要措施。作者自校清樣，不僅可發(fā)現(xiàn)排版中的錯誤或遺漏，還可對編輯在稿件內(nèi)容、格式、邏輯、標(biāo)準(zhǔn)化等方面所做的修改再作斟酌，期刊社(編輯部)理應(yīng)為作者自校清樣提供細(xì)致周到的服務(wù)?！侗┯隇?zāi)害》編輯部的做法是，通過稿件采編系統(tǒng)或電子郵件將三校稿制成PDF電子清樣發(fā)給作者，同時建議作者在審閱清樣稿發(fā)現(xiàn)問題較多時，就直接打印出紙質(zhì)稿并對其更正后郵寄回編輯部；若改動不大，作者只需采取電話或網(wǎng)上回復(fù)，不必郵寄紙質(zhì)清樣稿，但需要對修改內(nèi)容、修改位置、如何修改交待清楚，并提供文字依據(jù)。另外，提醒作者，為保持版面完整和美觀，若無原則性問題，盡量不使稿件內(nèi)容增刪量過大。筆者偶有發(fā)現(xiàn)，有的約稿作者在自校清樣時，對編輯在稿件中所作的有關(guān)規(guī)范化處理并不理解甚至抵觸，面對這樣的作者，編輯更要誠懇、謙遜、寬容，耐心解釋，避免發(fā)生口角，通過彼此間交流與溝通消除分歧[7]。

樣刊是作者勞動心血和科研成果的見證，作者收到了樣刊才是一次約稿過程和行為的終止。作者從知道自己的論文可以發(fā)表后，就必然有一個期盼和等待的過程，只有見到了樣刊，心里才有一種踏實(shí)感、滿足感和成就感。科技期刊贈予作者當(dāng)期樣刊是一種約定俗成的行業(yè)慣例，承載著作者的期待、收獲、榮譽(yù)、寄托等太多精神需求；贈予樣刊不僅是科技期刊編輯出版工作的重要環(huán)節(jié)，也是與作者溝通的重要渠道，可以拉近辦刊人與作者的關(guān)系，增強(qiáng)科技期刊的親和力和凝聚力[8]。對約稿而言，贈送樣刊意義重大，更要服務(wù)到位: 一要快，盡量替作者辦理特快專遞；二要全，保證給約稿每個署名作者都寄送當(dāng)期樣刊，一個也不遺漏；三要回訪，樣刊寄出后，立即發(fā)短信告知作者注意查收，數(shù)天之后預(yù)計作者可能已收到，再發(fā)短信或打電話給作者詢問是否收到，若其仍未收到，承諾再寄。這些細(xì)節(jié)，既表明期刊社(編輯部)認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，也反映出不厭其煩、細(xì)致入微的服務(wù)熱誠。

約稿后續(xù)服務(wù)措施，做起來并不難，難的是做好做細(xì)。時刻準(zhǔn)備為約稿對象提供細(xì)致入微的人性化服務(wù)應(yīng)成為科技期刊編輯的良好職業(yè)習(xí)慣，這種習(xí)慣的養(yǎng)成，除了需要努力踐行上述具體措施以及健全服務(wù)制度之外，還要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識和明確的服務(wù)思路。有了這種習(xí)慣，做好整個約稿服務(wù)工作也會得心應(yīng)手。

參考文獻(xiàn)：

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