科技期刊論文參考文獻(xiàn)的核查與校對(duì)方法

鄭霞 徐軍 王宇 嚴(yán)燦

(武漢材料保護(hù)研究所 材料保護(hù)雜志社，湖北 武漢 430030)

科技期刊作為一種知識(shí)載體，它的參考文獻(xiàn)有嚴(yán)格的著錄原則。各類(lèi)文獻(xiàn)(期刊、專(zhuān)著、專(zhuān)利、論文集等)的文后參考文獻(xiàn)的著錄已有國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)[1～3],論文作者和期刊編輯都應(yīng)熟練掌握，并嚴(yán)格執(zhí)行。由于作者對(duì)規(guī)范化的著錄格式不夠了解和重視，造成論文的參考文獻(xiàn)部分格式混亂，導(dǎo)致參考文獻(xiàn)的功能未能極致發(fā)揮。實(shí)際工作中科技期刊論文參考文獻(xiàn)常出現(xiàn)著錄項(xiàng)不全、著錄項(xiàng)不準(zhǔn)確、著錄格式不規(guī)范等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了論文的整體質(zhì)量，大大降低了編校效率，還給讀者追蹤檢索帶來(lái)不便。因此，準(zhǔn)確快速地審查論文參考文獻(xiàn)存在的問(wèn)題，檢索文獻(xiàn)真實(shí)來(lái)源，從而對(duì)其著錄格式進(jìn)行正確編校，發(fā)揮參考文獻(xiàn)應(yīng)有的作用與功效，是編輯重要且十分有意義的工作內(nèi)容。現(xiàn)筆者根據(jù)工作實(shí)踐，主要針對(duì)順序編碼制著錄形式存在的問(wèn)題，總結(jié)出一些核查與校對(duì)的方法以供同仁參考。

一、科技期刊參考文獻(xiàn)的作用及引用原則

參考文獻(xiàn)作為科技期刊論文不可缺少的部分，其為作者的論點(diǎn)提供有力的證據(jù)，精練文字、節(jié)約篇幅，增加論文的信息量，反映論文的真實(shí)科學(xué)依據(jù)，既體現(xiàn)了作者對(duì)他人勞動(dòng)的尊重，又表明了學(xué)術(shù)的繼承性和嚴(yán)肅性，是編輯、審稿專(zhuān)家、讀者鑒別論文價(jià)值水平的重要信息。參考文獻(xiàn)還為讀者、審稿專(zhuān)家提供了與論文相關(guān)的文獻(xiàn)信息以便檢索，從而達(dá)到共享信息資源、推動(dòng)科技進(jìn)步的作用。

此外，參考文獻(xiàn)還是科技信息人員進(jìn)行信息研究和文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)研究的重要依據(jù)。凡引有資料的文獻(xiàn)，均應(yīng)列入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)表，說(shuō)明其來(lái)源。

近年來(lái)有關(guān)參考文獻(xiàn)引用原則的探討逐漸增多，目前提出最多的有全面性、時(shí)效性、代表性和公正性原則等[4，5]。這些原則對(duì)作者著錄、編輯核查均有極大指導(dǎo)意義?；趨⒖嘉墨I(xiàn)的作用，筆者認(rèn)為真實(shí)可靠和引用內(nèi)容相關(guān)有效也是基本的、不可忽視的參考文獻(xiàn)引用原則。

二、編輯核查及校對(duì)的方法

(一)標(biāo)引序號(hào)的有序性

我國(guó)大部分科技期刊采用的是順序編碼制，其要求文章正文部分(包括圖、表及其說(shuō)明)所引用的文獻(xiàn)按在文中出現(xiàn)的先后順序用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編碼，并將序號(hào)置于方括號(hào)中，以上標(biāo)形式(右上角)直接放在引文之后，而相應(yīng)的參考文獻(xiàn)表中各篇文獻(xiàn)按序號(hào)依次編排。

編校過(guò)程中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)正文中標(biāo)引序號(hào)混亂，如正文中標(biāo)引序號(hào)有16，而文后參考文獻(xiàn)僅有15條；再如正文中標(biāo)引序號(hào)從6直接跳躍至8，缺少文獻(xiàn)7。這些可能是作者寫(xiě)作時(shí)遺漏或文章修改、編審過(guò)程中正文內(nèi)容刪減而文后參考文獻(xiàn)未及時(shí)相應(yīng)修改所致。

文章編審過(guò)后，編輯在給作者發(fā)送修改意見(jiàn)的同時(shí)，應(yīng)提醒其注意相關(guān)參考文獻(xiàn)的變動(dòng)并作出相應(yīng)修改。對(duì)于明顯的標(biāo)引序號(hào)錯(cuò)誤，如果不存在其他方面的矛盾，編輯也可以直接修改。經(jīng)編輯仔細(xì)核對(duì)梳理仍存疑義的位置，需與作者溝通確認(rèn)。

(二)著錄格式的規(guī)范性

著錄項(xiàng)不全、著錄信息不準(zhǔn)確是編校參考文獻(xiàn)著錄中出現(xiàn)最多的問(wèn)題。對(duì)于熟練掌握參考文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)的編輯來(lái)說(shuō)，核查該類(lèi)問(wèn)題并非難事。然而，要對(duì)其進(jìn)行校對(duì)并補(bǔ)充修改使其準(zhǔn)確完整卻并不簡(jiǎn)單。

1．著錄項(xiàng)不全

參考文獻(xiàn)著錄缺項(xiàng)和項(xiàng)目不全的形式很多，如：作者姓名僅列出1位，其余用“等”代替；期刊類(lèi)文獻(xiàn)僅列出卷數(shù)或期數(shù)；起止頁(yè)碼缺失或只有起頁(yè)碼等。查閱紙質(zhì)版文獻(xiàn)以實(shí)現(xiàn)檢索不僅費(fèi)時(shí)而且很多文獻(xiàn)甚至已無(wú)法查找，該法對(duì)編輯補(bǔ)全核對(duì)著錄信息來(lái)說(shuō)實(shí)用性不強(qiáng)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索引擎，如baidu，google等進(jìn)行檢索以補(bǔ)全校對(duì)著錄信息是最簡(jiǎn)捷的方式，然而作為編輯應(yīng)抱有嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的態(tài)度，因此還需進(jìn)一步檢索出原文；但網(wǎng)絡(luò)搜索引擎仍可作為初次檢索、豐富檢索信息的重要途徑。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)是獲取原始文獻(xiàn)最有效、最直接的方法。國(guó)內(nèi)常用的文獻(xiàn)檢索網(wǎng)站有中國(guó)知網(wǎng)、萬(wàn)方，國(guó)外常用的文獻(xiàn)檢索網(wǎng)站有荷蘭Elsevier公司的www.sciencedirect.com，美國(guó)化學(xué)會(huì)的http://pubs.acs.org，德國(guó)Springer公司的http://www.springerlink.com等。這些網(wǎng)站含有大量文獻(xiàn)信息，對(duì)于文獻(xiàn)檢索十分全面。不足的是這些網(wǎng)站絕大部分免費(fèi)的數(shù)據(jù)庫(kù)僅提供了摘要，有些文獻(xiàn)信息(如期刊文獻(xiàn)的起止頁(yè)碼)往往需要進(jìn)入網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫(kù)付費(fèi)下載到全文才能知曉，而編輯核查校對(duì)文獻(xiàn)著錄信息并不需要閱讀全文，因此該法檢索有時(shí)比較昂貴。

筆者在從事參考文獻(xiàn)著錄核查校對(duì)工作中，注意到大學(xué)圖書(shū)館的電子資源相當(dāng)豐富，對(duì)于檢索著錄信息十分實(shí)用便捷。如武漢大學(xué)圖書(shū)館的電子資源門(mén)戶(hù)信息就相當(dāng)全面，分類(lèi)也十分清晰，在其“電子期刊導(dǎo)航”欄目中直接輸入期刊名稱(chēng)就可進(jìn)行期刊鏈接(中文、外文期刊均可)，再根據(jù)期刊的出版年份、卷數(shù)、期數(shù)等信息，就可查找出文獻(xiàn)相關(guān)著錄信息而無(wú)需下載全文(特別是對(duì)外文文獻(xiàn))，是補(bǔ)全作者姓名、卷數(shù)、期數(shù)、起止頁(yè)碼等的非常便利的檢索途徑。

目前可用的專(zhuān)利文獻(xiàn)、標(biāo)準(zhǔn)信息文獻(xiàn)檢索網(wǎng)站也很齊全，如可通過(guò)各專(zhuān)利機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站(歐洲專(zhuān)利局專(zhuān)利檢索網(wǎng)站、Delphion知識(shí)產(chǎn)權(quán)網(wǎng)、世界知識(shí)產(chǎn)權(quán)組織的IPDL、美國(guó)國(guó)家專(zhuān)利與商標(biāo)局USPTO的網(wǎng)站、國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局的專(zhuān)利檢索平臺(tái)、中國(guó)專(zhuān)利信息網(wǎng)等)檢索專(zhuān)利文獻(xiàn)，通過(guò)各種標(biāo)準(zhǔn)的檢索網(wǎng)站(國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化組織ISO Online、中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)網(wǎng)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)、美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)學(xué)會(huì)等)檢索標(biāo)準(zhǔn)信息文獻(xiàn)[6，7]，從而將著錄項(xiàng)補(bǔ)全。

2.著錄信息不準(zhǔn)確

由于作者對(duì)文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)不熟悉或?qū)λ墨I(xiàn)的著錄信息把握不準(zhǔn)，編輯核查校對(duì)過(guò)程中經(jīng)常會(huì)碰到著錄信息有誤的情況，多體現(xiàn)在文獻(xiàn)類(lèi)型標(biāo)識(shí)有誤、期刊文獻(xiàn)的卷期混淆、外文作者的姓和名混淆等方面。

或許是因?yàn)閷?zhuān)著[M]、學(xué)位論文[D]、會(huì)議論文集[C]、報(bào)告[R]的文后參考文獻(xiàn)編排格式均為“[序號(hào)]主要責(zé)任者.文獻(xiàn)題名[文獻(xiàn)類(lèi)型標(biāo)識(shí)].出版地:出版者，出版年.起止頁(yè)碼.”，這幾者文獻(xiàn)類(lèi)型標(biāo)識(shí)混淆的情況比較常見(jiàn)，需要編輯留心重視。最直觀的鑒別方法是通過(guò)文獻(xiàn)題名及出版者判斷，例如學(xué)位論文的出版者多為大學(xué)而專(zhuān)著的出版者多為出版社，再如會(huì)議論文集類(lèi)型的文獻(xiàn)題名多有“會(huì)議論文集”字樣。另外，網(wǎng)絡(luò)搜索引擎也是校對(duì)文獻(xiàn)類(lèi)型標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤的效率很高的方法。

期刊文獻(xiàn)的卷期著錄信息混淆，如卷數(shù)加括號(hào)跟在出版年份之后而期數(shù)缺失、期數(shù)不加括號(hào)而卷數(shù)缺失、卷數(shù)和期數(shù)位置互換等，這些錯(cuò)誤對(duì)文獻(xiàn)的檢索影響較大。如果編輯具有豐富的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)本領(lǐng)域的期刊背景有足夠的了解，可能很快就能看出問(wèn)題。例如：著錄文獻(xiàn)信息為“李文鑫，范冠博，潘秉鎖，等.低溫鍍鐵影響因素研究[J].材料保護(hù)，2014，2:57-59.”，其中的“2”是卷還是期可結(jié)合期刊名稱(chēng)判斷，期刊《材料保護(hù)》辦刊時(shí)間較長(zhǎng)，因此至2014年不可能才出版第2卷，作者提供的著錄信息中的“2”很有可能就是期數(shù)?？梢?jiàn)，經(jīng)驗(yàn)的積累對(duì)編校工作十分重要。這就要求編輯在碰到不太熟悉又有疑義的文獻(xiàn)著錄信息時(shí)不僅應(yīng)認(rèn)真求證，在得出真實(shí)信息后還應(yīng)擴(kuò)展豐富信息內(nèi)容，從而轉(zhuǎn)變?yōu)榫庉嬜陨淼臉I(yè)務(wù)儲(chǔ)備。

參考文獻(xiàn)著錄中作者姓名出錯(cuò)的概率也很高，尤其是外文文獻(xiàn)作者的姓和名混淆的情況比較多見(jiàn)。很多文獻(xiàn)著錄格式要求外文文獻(xiàn)作者姓名中姓用全稱(chēng)而名用縮寫(xiě)。對(duì)于外文功底不強(qiáng)、對(duì)外國(guó)文化背景不夠了解的作者來(lái)說(shuō)，可能很難把握哪是姓哪是名，特別是那些小語(yǔ)種的或是很長(zhǎng)的姓名。作為編輯，除了要掌握編輯技能，鞏固加強(qiáng)外語(yǔ)、外國(guó)文化學(xué)習(xí)也是很有必要的，如了解英語(yǔ)中的姓和名的由來(lái)、熟知英語(yǔ)中常見(jiàn)的姓和名等。另外，一篇文章中經(jīng)常會(huì)引用同一位作者或同一個(gè)課題組的多篇文章，若發(fā)現(xiàn)2條文獻(xiàn)中作者姓名的拼寫(xiě)有差別，就應(yīng)仔細(xì)核對(duì)。只著錄了部分作者而后面沒(méi)加“等”或“et al”標(biāo)示的情況也是參考文獻(xiàn)作者姓名著錄不準(zhǔn)確的一種表現(xiàn)。這可能是因?yàn)橛械淖髡哒J(rèn)為只要列出第一作者就能檢索文獻(xiàn)，為了圖方便，對(duì)參考文獻(xiàn)的著錄標(biāo)準(zhǔn)了解不夠。根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，在參考文獻(xiàn)表中3人以上多作者應(yīng)列出前3人，后加“等”或“et al”。對(duì)于編輯來(lái)說(shuō)，可能無(wú)法很直觀地辨別作者是否有未列出的參考文獻(xiàn)作者姓名，這就需要作者自己重視、認(rèn)真核查，因此編輯應(yīng)提醒作者注意這一點(diǎn)。

(三)其他問(wèn)題

1.標(biāo)引內(nèi)容與著錄信息不相符

正文標(biāo)引處所討論的內(nèi)容與文獻(xiàn)著錄信息不相符也是編輯核查校對(duì)過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題。例如：正文中有“低于中國(guó)期刊網(wǎng)收錄的3919種科技期刊的自引率〉0.200，占總數(shù)的14.30，與莫京的研究報(bào)道結(jié)果一致[9]”；而文后參考文獻(xiàn)著錄為“[9]劉雪立，方紅玲，周志新，等.我國(guó)不同自引率科技期刊文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)特征的對(duì)照研究”。很顯然，正文標(biāo)引處為“莫京”的研究報(bào)道，而文后著錄的參考文獻(xiàn)作者卻非其人。再如：正文中有“鍍鋅板的復(fù)合無(wú)鉻鈍化目前已有較多研究[4]”，而從文后著錄的參考文獻(xiàn)的題名來(lái)看該文獻(xiàn)研究的是銅的鈍化。因此，編輯在閱稿過(guò)程中不能將文后參考文獻(xiàn)部分與前文脫離，在編校正文的同時(shí)，對(duì)于文中引用參考文獻(xiàn)的地方，應(yīng)對(duì)照結(jié)合文后參考文獻(xiàn)著錄校對(duì)。

2.同種引源的參考文獻(xiàn)書(shū)寫(xiě)不統(tǒng)一

編校過(guò)程中同種引源的參考文獻(xiàn)不統(tǒng)一的問(wèn)題也應(yīng)引起編輯重視。多篇文獻(xiàn)出自同種期刊，刊名的書(shū)寫(xiě)格式不統(tǒng)一，如有的文獻(xiàn)中刊名為Surface and coatings technology，有的卻為Surface & coatings technology或Surf.Coat.Technol。再如文獻(xiàn)中期刊名“Metal finishing”和“Metal Finishing”，首字母的大小寫(xiě)不統(tǒng)一。另外，某種期刊每年出版1卷，而出自該期刊的多篇文獻(xiàn)，其著錄信息中出版年份相同但卷數(shù)不同，這也是編輯需要斟酌之處。以上這些都要求編輯在審查校對(duì)完每條文獻(xiàn)著錄后，從整體上再次核查參考文獻(xiàn)著錄部分，包括發(fā)現(xiàn)重復(fù)著錄的參考文獻(xiàn)。

三、編校工作的作者參與

編校工作有時(shí)僅靠編輯是無(wú)法完成的，它離不開(kāi)作者的參與，編輯不僅需要加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，還需要與作者溝通，共同提高稿件質(zhì)量。具體到參考文獻(xiàn)著錄的核查與校對(duì)中，當(dāng)然也是如此。授人以魚(yú)，不如授人以漁。編輯有責(zé)任和義務(wù)對(duì)作者進(jìn)行宣傳和適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)、培訓(xùn)，使其重視引文的質(zhì)量，正確地引用和著錄參考文獻(xiàn)。編輯可通過(guò)電子郵件、書(shū)信、電話(huà)等途徑向作者宣傳介紹參考文獻(xiàn)的標(biāo)注方法，強(qiáng)調(diào)參考文獻(xiàn)著錄的重要性。相信隨著作者對(duì)參考文獻(xiàn)著錄的逐漸重視與了解，參考文獻(xiàn)的著錄定會(huì)越來(lái)越規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，作者隊(duì)伍的整體寫(xiě)作水平也會(huì)逐漸提高，從而使科技期刊論文的整體質(zhì)量有一定的改善。

參考文獻(xiàn)：

[1]GB/T 7714—2005，文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則[S].

[2]ISO 690，文獻(xiàn)工作文后參考文獻(xiàn)內(nèi)容、形式與結(jié)構(gòu)[S].

[3]ISO 690-2，信息與文獻(xiàn) 參考文獻(xiàn)第2部分:電子文獻(xiàn)部分[S].

[4]王平.參考文獻(xiàn)引用原則的探討[J].編輯學(xué)報(bào)，2004(1).

[5]陶范.參考文獻(xiàn)的應(yīng)用應(yīng)遵循代表性原則[J].編輯學(xué)報(bào)，2008(6).

[6]于東霞.試談如何核查科技論文的參考文獻(xiàn)[J].編輯之友，2011(S2).

[7]中國(guó)編輯學(xué)會(huì)全國(guó)出版專(zhuān)業(yè)職業(yè)資格考試辦公室.全國(guó)出版專(zhuān)業(yè)職業(yè)資格考試輔導(dǎo)教材——出版專(zhuān)業(yè)實(shí)務(wù)初級(jí)(2007版)[M].武漢：崇文書(shū)局，2007.