構(gòu)建企業(yè)標準化管理體系的意義及方法探討

■文/莊 稼

所謂企業(yè)標準化就是“為在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、管理范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對實際的或潛在的問題制定共同的和重復使用的規(guī)則的活動?！痹谶@里所指的活動包括建立和實施企業(yè)標準體系，制定企業(yè)標準和貫徹實施各級標準的過程。實踐證明，誰掌握了標準，誰就掌握了市場的話語權(quán)。一個企業(yè)只有推行標準化，才能實現(xiàn)管理的科學化。

建立和實施企業(yè)標準化管理體系的意義在于：

1．企業(yè)標準化管理體系的建立，對于促進企業(yè)管理和技術(shù)全面進步，提升企業(yè)管理水平，提高產(chǎn)品質(zhì)量和檔次，增強企業(yè)市場競爭力和產(chǎn)品市場占有率等方面具有極其重要的作用。

2．推行企業(yè)標準化管理體系有利于規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的管理行為，降低生產(chǎn)成本，提高產(chǎn)品質(zhì)量，提升生產(chǎn)效益。產(chǎn)品質(zhì)量是企業(yè)基礎(chǔ)工作的綜合反映，在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，影響產(chǎn)品質(zhì)量的因素很多，企業(yè)通過一系列的標準來規(guī)范操作行為和作業(yè)流程，從而控制各種影響質(zhì)量的因素，以減少或消除質(zhì)量缺陷的產(chǎn)生；一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量缺陷，也能及時發(fā)現(xiàn)并采取糾正措施。

3．只要真正實施企業(yè)標準化管理體系，就能更好地為顧客提供質(zhì)量可靠、滿意的產(chǎn)品，進而提升品牌的美譽度和知名度，無形中為企業(yè)創(chuàng)造出巨大的財富。

建立企業(yè)標準化管理體系，一是首先要提高對“標準”重要性的認識。在產(chǎn)品經(jīng)濟界素有“三流企業(yè)賣產(chǎn)品，二流企業(yè)賣品牌，一流企業(yè)賣標準”之說，在經(jīng)濟全球化的大趨勢下，標準已演化為參與國內(nèi)、國際市場競爭必不可少的“利器”。隨著我國經(jīng)濟、社會、科技的快速發(fā)展和人民生活水平的不斷提高，我國標準化工作面臨適應(yīng)國內(nèi)外社會快速發(fā)展的嚴峻挑戰(zhàn)。大力宣傳實施標準戰(zhàn)略、加快采用國際標準和國外標準的步伐，加快建立健全統(tǒng)一權(quán)威的標準體系，既是滿足人民群眾日益增長的物質(zhì)文化生活的需要，也是發(fā)展對外貿(mào)易，積極參與國際合作與競爭的需要，顯而言之，只要提高對標準的認識，才能激發(fā)自覺參加企業(yè)標準化工作的積極性和自覺性。

其次做好企業(yè)標準化工作要立足一個“實”字，企業(yè)標準化工作是一項系統(tǒng)工程，要取得好的成效，認識是前提，隊伍是關(guān)鍵。建立健全企業(yè)標準化機構(gòu)是基礎(chǔ)。這里所講的這個“實”字，是指的既要做到機構(gòu)“實”，又要做到內(nèi)容“實”。要做好企業(yè)標準化工作，企業(yè)首先成立企業(yè)標準化工作領(lǐng)導小組，任命管理者代表，應(yīng)設(shè)立標準化專（兼）機構(gòu)——標準化辦公室，實行“一把手”工程，配備專（兼）標準化人員，努力做到統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、指導監(jiān)督、考核檢查等工作，使標準化工作在組織機構(gòu)上形成一個完整的工作體系。做到內(nèi)容“實”。就是企業(yè)建立的技術(shù)、管理、工作標準體系、標準明細表和依據(jù)標準明細表所編制的技術(shù)、管理、工作標準的內(nèi)容既要符合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的實際，規(guī)定的各項標準又具有符合性、適宜性和可操作性。

再次是做好企業(yè)標準化工作要加大一個“宣”字，在企業(yè)標準化工作中，構(gòu)建企業(yè)標準體系不是看的，而是實際工作執(zhí)行的。再好的標準要想讓員工做到，首先要讓員工知道。為此做好宣傳教育培訓工作尤為重要，要采取舉辦標準化基礎(chǔ)知識學習培訓班和標準化知識討論會等形式，突出抓好員工素質(zhì)的提高。通過學習培訓。標準化的一個顯著好處就是改進產(chǎn)品過程和服務(wù)的適用性，使企業(yè)獲得更大的成功。

四是做好企業(yè)標準化工作要突出一個“查”字，建立起的標準化體系是否發(fā)揮作用，關(guān)鍵在執(zhí)行。標準體系只有在不斷運行中方可得以完善，在完善后方可更有效地服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營、管理。為保證企業(yè)建立的標準體系持續(xù)有效運行，企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況制定標準化工作監(jiān)督檢查考核機制，查明和消除不合格的原因，采取糾正措施，防止不合格再發(fā)生。持續(xù)改進應(yīng)按照P－D－C－A循環(huán)管理模式進行。持續(xù)改進包括日常持續(xù)改進和評價、確認評審后的持續(xù)改進。檢查結(jié)果與工資掛鉤，確保各類標準得到有效執(zhí)行。

由于每個企業(yè)的實際狀況不同，對建立企業(yè)標準化體系存在一些困難，因此，筆者就建立和完善企業(yè)標準化體系的方法，提出企業(yè)標準化流程管理的模式，以供大家探討。

從近年企業(yè)標準化建設(shè)與創(chuàng)新實踐來看，企業(yè)標準體系在建設(shè)、運轉(zhuǎn)、提升過程中存在若干難題：工具方法不完善制約了標準立、改、廢管理；員工需要的僅是部分標準或標準的部分條款，標準繁多難以落實；工作標準很難隨崗位實施動態(tài)調(diào)整；難以實現(xiàn)技術(shù)標準、管理標準、工作標準這“三大”標準的有效協(xié)同和持續(xù)改進。

實施標準化流程管理方案，可以解決傳統(tǒng)標準體系建設(shè)中存在的問題?；凇袄砬宄?、管起來、持續(xù)優(yōu)化”理念，對企業(yè)標準化流程進行全面梳理，整合優(yōu)化制度、組織崗位、業(yè)務(wù)表單等要素，構(gòu)建企業(yè)標準體系，實現(xiàn)“三大”標準協(xié)同。主要方法概述如下：

1．理清業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，為標準體系構(gòu)建奠定基礎(chǔ)

流程體系建設(shè)是標準體系建設(shè)的基礎(chǔ)。根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略構(gòu)建企業(yè)完整流程架構(gòu)，引入流程管理平臺，梳理崗位、角色、表單等要素，確保各流程要素既可動態(tài)引用又可動態(tài)修改。通過統(tǒng)一的、規(guī)范的建模方式，規(guī)范表述流程環(huán)節(jié)、工作內(nèi)容、職責劃分、管理要求等內(nèi)容，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程可描述、可操作、可分析、可衡量。

通過實施流程要素分析，可輔助企業(yè)開展制度優(yōu)化、崗位優(yōu)化、流程改進、信息系統(tǒng)功能提升等工作。例如，通過制度與流程關(guān)聯(lián)的方式，可直觀體現(xiàn)流程是否有制度支撐以及不同制度對同一流程、不同制度條款對同一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的要求。通過定量、定性分析，可輔助業(yè)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)制度沖突、缺失、重復等問題。

2．理清崗位與流程關(guān)系，為工作標準自動生成奠定基礎(chǔ)

為實現(xiàn)組織、崗位、業(yè)務(wù)之間協(xié)調(diào)、動態(tài)、便捷調(diào)整，形成相對穩(wěn)定的崗位工作標準，可采用流程角色體系設(shè)計方案。通過角色設(shè)計實現(xiàn)流程和組織的松耦合管理，確保同一套流程在全公司范圍內(nèi)適用。通過流程角色與崗位職責匹配，建立起崗位、權(quán)限、角色、流程之間的連接關(guān)系，消除組織、崗位變動對流程的影響，有效地支持企業(yè)組織變革。

當組織結(jié)構(gòu)、崗位發(fā)生變動時，僅調(diào)整角色與崗位的對應(yīng)關(guān)系，管理要求便可以通過崗位手冊落實至新的崗位，為員工提供業(yè)務(wù)執(zhí)行依據(jù)，有效地解決員工手中“幾張紙”問題。

3．實施端到端流程優(yōu)化，提升企業(yè)核心業(yè)務(wù)競爭力

局部最優(yōu)未必全局最優(yōu)。在對流程進行梳理和優(yōu)化的基礎(chǔ)上，需要針對企業(yè)核心業(yè)務(wù)，跨部門梳理端到端流程。將末級流程通過接口銜接，通過分析接口關(guān)系、崗位配置、單據(jù)流向等，發(fā)現(xiàn)和解決流程斷點問題。在此基礎(chǔ)上，確定業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制點、制定管控措施，優(yōu)化流程及管理要求，消除專業(yè)、層級壁壘，提升企業(yè)核心業(yè)務(wù)競爭力。

4．以流程體系為基礎(chǔ)，構(gòu)建企業(yè)標準體系

標準與業(yè)務(wù)高度融合是標準落地的基礎(chǔ)。通過實施管理制度、標準、流程一體化解決方案，可以將非結(jié)構(gòu)化的制度以及標準文件轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，在企業(yè)實施標準化的平臺中實現(xiàn)對制度、標準內(nèi)容的管理。將制度、標準與流程進行匹配，可實現(xiàn)“三大”標準基于流程的協(xié)同。

流程手冊包含了執(zhí)行標準化流程所需的全部要求，以流程手冊為基礎(chǔ)編寫管理標準，可保證管理標準與業(yè)務(wù)的融合，實現(xiàn)制度向管理標準的轉(zhuǎn)化和提升。崗位手冊包含了崗位工作相關(guān)的全部要求，通過流程管理平臺可自動將崗位手冊轉(zhuǎn)化為工作標準，保證崗位標準是崗位業(yè)務(wù)執(zhí)行和考核的依據(jù)，并能夠隨崗位、業(yè)務(wù)的變化實現(xiàn)工作標準的便捷、動態(tài)調(diào)整。

5．通過多管理體系融合確保標準落地執(zhí)行

以流程梳理為基礎(chǔ)，可建立風險體系和控制體系。在業(yè)務(wù)流程體系“理清楚”基礎(chǔ)上，對企業(yè)風險進行識別，將風險點、控制措施與流程進行匹配，將風險控制意識貫徹到業(yè)務(wù)執(zhí)行中，有效防范經(jīng)營風險和法律風險，提升企業(yè)依法治企水平。

以流程梳理為基礎(chǔ)，可建立流程績效體系。實施流程績效考核，將對最終結(jié)果的考評細化到形成過程，推動績效管理向注重工作過程與結(jié)果并重的考核方式轉(zhuǎn)變，提升考核的客觀性和科學性，實現(xiàn)員工與企業(yè)共同發(fā)展。

以流程梳理為基礎(chǔ)，可建立關(guān)鍵績效監(jiān)控和分析體系，采集關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)關(guān)鍵流程執(zhí)行狀況進行跟蹤，查找運營瓶頸，持續(xù)優(yōu)化和改進業(yè)務(wù)流程，提升企業(yè)整體運營效率。

總之，以流程梳理為基礎(chǔ)，開展企業(yè)標準體系建設(shè)，通過建立流程與標準、崗位的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實現(xiàn)“三大”標準基于流程的協(xié)同和動態(tài)管理，促進標準落地。以流程管理為基礎(chǔ)，實現(xiàn)制度、標準、風控、績效等多體系的統(tǒng)一管理，可促進不同管理體系相互融合、相互依托和協(xié)同改進，有效提升企業(yè)管理水平。