無紙化原始記錄系統(tǒng)RecMIS在計量工作中的應(yīng)用*

方　正　余海洋　潘　義　張　毅　袁　禮　劉　慶　張　雯

(中國測試技術(shù)研究院，成都 610021)

0　引言

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子計算機已經(jīng)成為當代主要辦公工具之一，這就為無紙化辦公創(chuàng)造了必要條件。無紙化辦公是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計算機傳媒進行辦公，可以實現(xiàn)不用紙張和筆進行各種業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理，從而達到節(jié)能減排的目的。在計量工作中工作人員需經(jīng)常前往客戶實驗室及儀器設(shè)備運行現(xiàn)場，受計算機攜帶不方便及相關(guān)原始記錄軟件安全防偽等性能不完善的影響，電子原始記錄系統(tǒng)尚未在計量工作中得到廣泛應(yīng)用。隨著電子計算機日益小型化及軟件研發(fā)工作的深入，計量工作中廣泛使用電子原始記錄系統(tǒng)正成為可能，從而實現(xiàn)無紙化辦公響應(yīng)國家節(jié)能減排政策。

中國測試技術(shù)研究院化學(xué)研究所基于國家相關(guān)計量檢定規(guī)程和校準規(guī)范等技術(shù)文件的要求，利用先進的信息技術(shù)建立了新型無紙化原始記錄系統(tǒng)RecMIS系統(tǒng)。借助便攜式(臺式)計算機錄入檢定校準過程中的全部原始數(shù)據(jù)，RecMIS系統(tǒng)能夠自動生成與紙質(zhì)原始記錄版式一致的Word版電子原始記錄。與傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄相比，RecMIS系統(tǒng)具有防改動、防偽、方便快捷和節(jié)能環(huán)保等優(yōu)點；同時，通過局域網(wǎng)實現(xiàn)了在線數(shù)據(jù)的校對、審核，具有修改痕跡查詢功能，保證了原始記錄數(shù)據(jù)的可靠性和保密性，從而完全滿足國家相關(guān)規(guī)程規(guī)范等技術(shù)文件的要求，實現(xiàn)了無紙化網(wǎng)絡(luò)辦公。

1　RecMIS系統(tǒng)在質(zhì)量管理中的應(yīng)用

當前，質(zhì)量管理人員在原始記錄存檔方面已廣泛使用電子計算機來備份儲存原始記錄掃描件及證書文件等，而完整電子原始記錄的安全性由于受到人們的質(zhì)疑尚未得到推廣使用。RecMIS系統(tǒng)完全解決了電子原始記錄在質(zhì)量管理中的安全保密及過程可控等問題，并且在原始記錄有效性驗證方面做出了創(chuàng)新。

1.1　科學(xué)管理

RecMIS系統(tǒng)依據(jù)CNAS-CL01:2006(ISO/IEC 17025:2005)《檢測和校準實驗室能力認可準則》[1]以及JJF 1069-2012《法定計量檢定機構(gòu)考核規(guī)范》[2]的要求構(gòu)架，適用于實驗室質(zhì)量保證體系的信息化系統(tǒng)，可以推動計量工作流程的規(guī)范化，協(xié)助質(zhì)量管理的合理運行?；谟嬃抗ぷ鞯男枰?，根據(jù)計量檢定規(guī)程或校準規(guī)范的要求完成原始記錄，協(xié)助實驗室建立和保持識別、收集、索引、存取、存檔、存放、維護和清理質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的程序，為計量工作中實驗室管理建立完善的質(zhì)量保證體系。如圖1為RecMIS系統(tǒng)工作流程圖。

圖1　無紙化原始記錄系統(tǒng)RecMIS工作流程圖

1.2　雙重加密數(shù)據(jù)安全可靠

CNAS-CL01:2006(ISO/IEC 17025:2005)《 檢測和校準實驗室認可準則》 4.13條記錄的控制中規(guī)定：所有記錄應(yīng)清晰明了，并以便于存取的方式存放和保存在具有防止損壞、變質(zhì)、丟失的適宜環(huán)境的設(shè)施中；記錄可存在于任何形式的載體上，例如硬拷貝或電子媒體。另外，在JJF 1069—2012《法定計量檢定機構(gòu)考核規(guī)范》5.5中明文規(guī)定：機構(gòu)應(yīng)有程序來保護和備份以電子形式存儲的記錄，并防止未經(jīng)授權(quán)的侵入或修改。

RecMIS系統(tǒng)為防止無關(guān)人員進入系統(tǒng)對原始數(shù)據(jù)進行訪問，使用用戶名登錄ID及密碼雙重加密技術(shù)，用戶可設(shè)定關(guān)聯(lián)本人電子簽名唯一的登錄ID及密碼，通過ID及密碼雙重身份驗證對用戶授權(quán)。并且RecMIS系統(tǒng)可根據(jù)身份驗證對不同人員賦予不同的原始記錄操作權(quán)限。因此RecMIS系統(tǒng)電子原始記錄的電子簽名與手寫簽名具有同等的“唯一性”。通過正確使用并管理登錄ID及密碼，可達到對系統(tǒng)信息安全管理目地。

1.3　電子記錄過程的更改可控

CNAS-CL01:2006中4.13.2.3 條規(guī)定：“當記錄中出現(xiàn)錯誤時，每一錯誤應(yīng)劃改，不可擦涂掉，以免字跡模糊或消失，并將正確值填寫在其旁邊。對記錄的所有改動應(yīng)有改動人的簽名或簽名縮寫。對電子存儲的記錄也應(yīng)采取同等措施，以避免原始數(shù)據(jù)的丟失或改動?！盧ecMIS系統(tǒng)內(nèi)置版本跟蹤及痕跡保留技術(shù)，具有紙質(zhì)記錄的全部功能，可保留記錄歷次修改痕跡，完全滿足準則要求，與傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄相比在防改動、防偽方便優(yōu)勢明顯。RecMIS電子原始記錄系統(tǒng)是對計量過程及結(jié)果的紀實，在數(shù)據(jù)防改動、防偽方面有以下特點：

1)記錄上的原始數(shù)據(jù)原樣保留，不隨意刪除或更改，所輸出的Word文檔記錄在所改動的數(shù)據(jù)項上加劃改符號。

2)使用Word批注功能對改動后的數(shù)據(jù)或信息能夠清晰的識別，并且在所改動的信息處生成修改人的姓名信息，讓所形成的Word文檔原始記錄能一目了然。

3)RecMIS系統(tǒng)對所形成的記錄上的任何信息均不會產(chǎn)生刪除而丟失初始信息，包括后來改動或附加的信息，只要鍵入信息也會保留刪除或改動痕跡；對記錄的更改只能通過增加信息的方式來實現(xiàn)。

4)經(jīng)RecMIS系統(tǒng)提交后形成的電子記錄必須經(jīng)過相關(guān)權(quán)限人授權(quán)方能修改，且修改痕跡全部保留。

RecMIS系統(tǒng)電子原始記錄的更改如圖2所示。

圖2　經(jīng)授權(quán)修改的Word文檔原始記錄(部分)

1.4　可對原始記錄有效性進行驗證

RecMIS系統(tǒng)能夠驗證電子原始記錄在輸出后是否被他人修改。通過系統(tǒng)對該功能的驗證，可以保障電子原始記錄在存儲、傳輸過程中的數(shù)據(jù)安全，防止對電子記錄的非法訪問及隨意改動，確保所輸出的Word電子文檔原始記錄內(nèi)容的原始性和真實性。

2　RecMIS系統(tǒng)在原始記錄控制及數(shù)據(jù)控制中的應(yīng)用

RecMIS系統(tǒng)是基于國家相關(guān)檢定規(guī)程或校準規(guī)范等技術(shù)文件的要求建立的無紙化原始記錄系統(tǒng)，在構(gòu)建系統(tǒng)后臺模塊時將CNAS-CL01:2006(ISO/IEC 17025:2005)《檢測和校準實驗室認可準則》及JJF1069-2012《法定計量檢定機構(gòu)考核規(guī)范》對原始記錄及數(shù)據(jù)的控制相關(guān)要求融入其中，通過對RecMIS系統(tǒng)的擴展，該系統(tǒng)可以廣泛應(yīng)用于計量工作中的各類儀器設(shè)備。

2.1　Word文檔原始記錄及證書生成自動快捷

RecMIS系統(tǒng)無紙化原始記錄對所包含的信息運算處理過程是通過計算機后臺程序由系統(tǒng)完成，與傳統(tǒng)紙質(zhì)原始記錄相比，不需要通過其它一系列手段對所包含的信息進行額外的運算加工處理，具有在計量過程中真正做到收集記錄數(shù)據(jù)的真實性、準確性、及時性，能方便快捷的進行數(shù)據(jù)整理、審核和保存，滿足對原始數(shù)據(jù)管理的要求。

當原始記錄已經(jīng)被核驗通過，即可生成原始記錄所對應(yīng)的Word文檔證書，該證書可直接通過計量工作中廣泛應(yīng)用的證書管理系統(tǒng)出具。在證書生成功能模塊中填寫原始記錄對應(yīng)的證書編號后，即可輸出原始記錄的Word文檔。如圖2為經(jīng)檢測人員使用RecMIS系統(tǒng)授權(quán)修改出廠編號及樣品制造廠等原始記錄信息后所輸出Word文檔格式原始記錄(部分)。

2.2　實現(xiàn)無紙化辦公

RecMIS系統(tǒng)按照國家計量檢定規(guī)程或校準規(guī)范的要求，將各類儀器設(shè)備的Word紙質(zhì)版原始記錄模版導(dǎo)入到后臺原始記錄模版定義工具，儲存于電腦服務(wù)器中。檢測人員只需輸入正確ID及密碼就可使用該電子原始記錄系統(tǒng)對原始數(shù)據(jù)錄入/授權(quán)修改，核驗人員同樣經(jīng)身份驗證可對所持開放權(quán)限下的原始記錄進行復(fù)核。同時可使用該系統(tǒng)生成相應(yīng)記錄的Word文檔證書。

在實驗室外進行現(xiàn)場檢測時，可以利用便攜式電腦使用預(yù)先下載入電腦中的離線原始記錄系統(tǒng)記錄檢測過程產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)，通過聯(lián)網(wǎng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)后即可完成核驗、證書生成等過程。因此原始記錄的電子化指日可待，通過電子原始記錄實現(xiàn)無紙化辦公，達到節(jié)能減排的目地。

2.3　方便快捷檢索原始記錄信息

RecMIS系統(tǒng)可通過用戶委托單號/條碼號/用戶名稱/設(shè)備名稱等在訪問人的授權(quán)范圍內(nèi)對所有的電子記錄和處理結(jié)果進行訪問和檢索，通過原始數(shù)據(jù)管理界面顯示，直觀的展示原始記錄各項目包含的信息，方便快捷。

2.4　可自動計算評定測量結(jié)果的不確定度

在依據(jù)校準規(guī)范對儀器進行校準過程中須對測量結(jié)果的不確定度進行評定，在合成標準不確定度時需對測量結(jié)果的不確定度分別進行A類評定及B類評定[3]，在評定過程中需要涉及大量數(shù)據(jù)計算[4～5]，費事費力。使用RecMIS系統(tǒng)同樣能通過后臺測量結(jié)果的不確定度評定模塊實現(xiàn)自動評定測量結(jié)果的不確定度。在使用電子原始記錄錄入檢定數(shù)據(jù)時也可自動判定結(jié)果合格與否，從而生成檢定證書或檢定結(jié)果通知書。

3　結(jié)束語

RecMIS系統(tǒng)根據(jù)計量工作的需要針對不同的儀器設(shè)備按照國家檢定規(guī)程或校準規(guī)范要求制作相應(yīng)格式的電子原始記錄，是對計量工作的過程及結(jié)果的紀實，可有效、快捷地記錄計量工作中產(chǎn)生的一切信息資料。RecMIS系統(tǒng)應(yīng)用于計量工作中實現(xiàn)了無紙化辦公，優(yōu)化了工作流程，節(jié)省了辦公成本，提高了辦公效率。隨著越來越多的信息以數(shù)字或電子的形式儲存和維護，未來世界無紙化辦公將會更加普及，以RecMIS系統(tǒng)為代表的無紙化辦公系統(tǒng)為計量管理工作的進一步發(fā)展指出了方向。

[1]中國合格評定國家認可委員會.CNAS-CL01:2006(ISO/IEC 17025:2005)《檢測和校準實驗室能力認可準則》

[2]國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督檢驗檢疫總局.JJF1069-2012 《法定計量檢定機構(gòu)考核規(guī)范》

[3]國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督檢驗檢疫總局.JJF 1059.1—2012《測量不確定度評定與表示》

[4]劉慶, 邵志新.回歸分析的直線擬合不確定度探討[J], 中國測試, 2009, 35(3):41-44

[5]丁海銘.自動旋光儀示值誤差測量不確定度的評定[J], 計量技術(shù), 2004(2):58-59