高校管理信息化建設(shè)有效策略研究

蔡德紅

(鞍山師范學(xué)院教育科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，遼寧鞍山114007)

計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)的快速發(fā)展已滲透到人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，高校管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，管理創(chuàng)新與教育創(chuàng)新并重，在管理實(shí)踐中確立現(xiàn)代管理思想，努力實(shí)現(xiàn)高校管理信息化，提高高校管理人員素質(zhì)，實(shí)行信息化高校管理模式和運(yùn)行機(jī)制，推進(jìn)高校管理改革進(jìn)程，改善高校管理效能。

一、高校管理信息化建設(shè)迫在眉睫

教育信息化時(shí)代的到來(lái)，高校管理作為支持和服務(wù)教育活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，其現(xiàn)代化與信息化建設(shè)已迫在眉睫。高校管理在先進(jìn)的技術(shù)和方法所提供的便捷基礎(chǔ)上，帶給我們更多的應(yīng)該是價(jià)值觀念的更新和思維方式的變革，是高校管理創(chuàng)新的前提，從而帶動(dòng)整個(gè)高校的發(fā)展。

(一)共享管理信息資源為高校管理服務(wù)

信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于高校管理，使高校管理職能得到更好的發(fā)揮，改革與創(chuàng)新高校管理目標(biāo)使高校培養(yǎng)出具有信息時(shí)代特征的高素質(zhì)人才，為培養(yǎng)創(chuàng)新型人才開(kāi)展高校各項(xiàng)工作;高校是科學(xué)研究的陣地，樹(shù)立信息化科研管理機(jī)制，為產(chǎn)生更多、更好的創(chuàng)新型研究成果服務(wù)。高校對(duì)教師和學(xué)生的管理工作涉及諸多部門(mén)，例如人事處、教務(wù)處、科技處、財(cái)務(wù)處、學(xué)生處等都有很多相同數(shù)據(jù)的采集需求，高校管理信息化信息資源共享將給管理人員帶來(lái)不言而喻的便利，避免管理人員重復(fù)性工作，避免浪費(fèi)不必要的人力與財(cái)力，工作效率得到大幅提高。

(二)高校管理規(guī)范化是高校管理工作的重點(diǎn)

信息技術(shù)的普及，軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)相對(duì)成熟，管理信息系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于高校管理，實(shí)現(xiàn)高校管理方式信息化，將大量的管理信息進(jìn)行系統(tǒng)管理，讓信息的采集、分類(lèi)、存儲(chǔ)、加工、共享成為輕而易舉之事。高校管理信息化為實(shí)現(xiàn)高校規(guī)范化管理提供保障，高校繁雜的事務(wù)處理工作要求做到統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范成績(jī)管理，簡(jiǎn)化選課管理等，確保管理流程規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)公正、公開(kāi)、公平地執(zhí)行統(tǒng)一規(guī)章制度的保障。

(三)調(diào)動(dòng)管理人員積極性，促進(jìn)高校創(chuàng)新發(fā)展

信息技術(shù)將高校管理工作進(jìn)行了重組，管理人員的數(shù)量和分工都發(fā)生了變化，組織機(jī)構(gòu)的科學(xué)設(shè)置將對(duì)工作效率產(chǎn)生重要影響，重復(fù)、繁瑣的工作經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)化更高效、更靈活，充分體現(xiàn)高等學(xué)校知識(shí)勞動(dòng)者的智慧。思想和理念是實(shí)施改革與創(chuàng)新的基礎(chǔ)，高校實(shí)行信息化管理是一種理念，真正將其應(yīng)用于實(shí)際工作中才能夠?qū)⒏咝９芾砉ぷ餍畔⒒龅綄?shí)處，使信息化為高校管理服務(wù)，用科技的力量將管理人員從繁雜的日常事務(wù)中解放出來(lái)。依托高校管理信息化建設(shè)，精簡(jiǎn)高校組織管理機(jī)構(gòu)，合理劃分管理人員工作職責(zé)，擴(kuò)大其工作范圍，避免由于工作人員分工過(guò)細(xì)，工作范圍過(guò)窄而造成的組織機(jī)構(gòu)間的重疊、工作效率降低等問(wèn)題，進(jìn)而調(diào)動(dòng)管理人員的積極性和創(chuàng)造性，為高校創(chuàng)新發(fā)展提供更大的空間。

(四)高校管理信息化為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)

管理人員是信息化管理的主要參與者，信息化管理對(duì)管理人員提出了更高的要求，樹(shù)立良好信息意識(shí)、創(chuàng)新精神，加強(qiáng)信息化管理工具培訓(xùn)，提升信息化管理水平是管理信息化實(shí)施的保證［1］。真實(shí)、有效、及時(shí)的信息源是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的依據(jù)，需要快速、準(zhǔn)確收集大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以供統(tǒng)計(jì)、處理和分析。如果依靠管理人員手工完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)則耗時(shí)、費(fèi)力;如果單憑表面現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)經(jīng)驗(yàn)做決策則有判斷失誤的可能。

二、高校管理信息化建設(shè)的制約因素

新時(shí)期高校辦學(xué)規(guī)模逐步擴(kuò)大，同時(shí)高校管理信息化建設(shè)的軟、硬件技術(shù)基礎(chǔ)日趨成熟，現(xiàn)代化的高校管理對(duì)高校發(fā)展帶來(lái)巨大的推動(dòng)作用，但仍存在不盡如人意的方面需要我們認(rèn)真面對(duì)。

(一)高校管理信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)期性

高校信息化管理的結(jié)果能夠產(chǎn)生顯著的效益，而信息化建設(shè)過(guò)程中會(huì)遇到多種多樣的問(wèn)題和困難，不可能一蹴而就，如沒(méi)有制定明確、長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，建設(shè)中將導(dǎo)致建設(shè)進(jìn)展緩慢的現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)不重視，管理人員積極性差等問(wèn)題。建設(shè)過(guò)程需要系統(tǒng)性、完整性、科學(xué)性的保證，沒(méi)有按部就班的建設(shè)就沒(méi)有預(yù)期的理想藍(lán)圖［2］。

(二)觀念上重視程度不夠影響高校管理信息化建設(shè)

習(xí)慣于傳統(tǒng)管理工作方式的人員對(duì)信息化管理工作持懷疑態(tài)度，排斥新的信息化管理工作方式，組織管理人員學(xué)習(xí)信息化管理技術(shù)，了解信息化管理的便利，掌握信息化管理流程，樹(shù)立高校管理信息化意識(shí)，從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)到信息化管理帶給我們的影響，使管理人員愿意，樂(lè)于使用信息管理系統(tǒng)完成管理工作，使管理工作真正實(shí)現(xiàn)信息化。

(三)工作方式的改變制約信息化管理工作的開(kāi)展

學(xué)習(xí)新知識(shí)的惰性是高校信息化管理中存在的一個(gè)普遍性問(wèn)題。要完成管理信息化必須掌握一整套新技術(shù)，與原來(lái)的管理工作方式差別巨大。轉(zhuǎn)變過(guò)程中管理工作出現(xiàn)的差錯(cuò)更是給信息化管理工作的推進(jìn)帶來(lái)強(qiáng)大阻力，管理人員很容易放棄新的信息化管理工作方式而半途而廢。而管理人員繁忙的工作性質(zhì)限制了學(xué)習(xí)新技能的時(shí)間和機(jī)會(huì)，成為高校管理工作信息化建設(shè)的制約因素。

(四)孤立的信息系統(tǒng)制約信息化管理工作成效

工作效率是管理工作的生命線。例如高校對(duì)學(xué)生進(jìn)行各類(lèi)考試報(bào)名的信息采集，學(xué)生自行上報(bào)信息，表格中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)姓名輸入錯(cuò)誤、身份證號(hào)碼有誤等情況，通常工作人員需要逐一校對(duì)，如果各部門(mén)能夠從教務(wù)處學(xué)生信息庫(kù)當(dāng)中調(diào)取相關(guān)信息就會(huì)輕松解決上述問(wèn)題。信息化管理系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)各部門(mén)、各模塊間的信息共享，以減少工作任務(wù)，簡(jiǎn)化工作流程，容易獲取所需信息，而信息系統(tǒng)間的聯(lián)系是隱性的，不經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)人員的指導(dǎo)管理人員很難掌握其使用要領(lǐng)，形成管理信息化建設(shè)工作中的一條鴻溝。

(五)組織管理制度對(duì)高校管理信息化建設(shè)的制約

縱向?qū)哟蔚慕M織管理結(jié)構(gòu)限制了高校管理信息化工作的推進(jìn)，組織管理部門(mén)的交叉可以簡(jiǎn)化工作內(nèi)容，同時(shí)給服務(wù)對(duì)象也帶來(lái)便捷，由于組織管理結(jié)構(gòu)的限制使得信息共享無(wú)法實(shí)現(xiàn)，信息化工作流程形同虛設(shè);同時(shí)由于高校工作制度特殊性，高校管理人員更新頻率高，流動(dòng)性強(qiáng)，使得剛剛熟悉業(yè)務(wù)的人員離開(kāi)管理崗位，給高校管理信息化建設(shè)帶來(lái)重重困難。

三、高校管理信息化建設(shè)的有效策略

(一)制定長(zhǎng)期建設(shè)規(guī)劃是高校管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

管理信息化是一項(xiàng)創(chuàng)新性的工作，高校管理信息化建設(shè)不是一項(xiàng)短期行為，要做好打持久戰(zhàn)的思想準(zhǔn)備，由管理信息化建設(shè)的自身特點(diǎn)決定了這項(xiàng)工作開(kāi)展要分階段、分層次進(jìn)行，逐項(xiàng)帶動(dòng)，進(jìn)而完成管理全面信息化建設(shè)工作［3］。避免孤立的管理工作給管理信息化建設(shè)產(chǎn)生的制約，排除各部門(mén)溝通不暢帶來(lái)的信息化管理重復(fù)建設(shè)問(wèn)題。技術(shù)部門(mén)、管理人員、領(lǐng)導(dǎo)者、任課教師等全體高校工作參與者都需要參與到管理信息化建設(shè)工作中來(lái)，從思想上、行動(dòng)上配合信息化管理工作，制定長(zhǎng)期建設(shè)規(guī)劃為持續(xù)開(kāi)展此項(xiàng)工作奠定良好的工作基礎(chǔ)。

(二)管理人員與技術(shù)人員良好溝通是高校信息化管理的前提

管理信息化工作具有發(fā)展性，在這一過(guò)程中管理工作由表面的信息化到逐漸深入的信息處理，將使管理人員的工作化繁為簡(jiǎn)。管理人員熟悉管理工作，各個(gè)環(huán)節(jié)的任務(wù)、關(guān)聯(lián)以及配合都需要與技術(shù)人員進(jìn)行良好的溝通，以使得信息化管理工具能夠?qū)崿F(xiàn)日常管理工作需要，技術(shù)人員也需要了解管理人員的工作要求以完成技術(shù)實(shí)現(xiàn)。

(三)管理人員信息化工作能力是高校管理信息化建設(shè)的保障

目前，高校管理人員同樣具備高學(xué)歷、高層次，因此他們已具備較高的信息素養(yǎng)，為高校管理信息化提供了可能，其參與高校的信息化管理工作只需要熟悉工作流程，學(xué)習(xí)信息化管理工具的使用方法、技巧，以更快、更好地適應(yīng)高校管理信息化。同時(shí)高校的人事制度使得管理人員流動(dòng)性較大，需要提供以老帶新等傳幫帶的方式使新加入管理隊(duì)伍的人員盡快掌握信息化管理技術(shù)，適應(yīng)信息化管理的工作方式。

(四)變革組織管理結(jié)構(gòu)為高校管理信息化

建設(shè)提供條件

目前普遍存在的縱向的層次化組織管理結(jié)構(gòu)不利于信息的橫向傳遞，制約著高校管理信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展，必須變革組織管理結(jié)構(gòu)，鼓勵(lì)創(chuàng)新工作方式，科學(xué)分工，提高高校管理工作的效率和質(zhì)量。

面對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)，樹(shù)立信息化管理工作理念，利用網(wǎng)絡(luò)信息管理工具，搭建管理信息化平臺(tái)，創(chuàng)建新型、高效的資源管理工作模式，以高校管理信息化建設(shè)推動(dòng)高校管理改革與創(chuàng)新，為高等教育培養(yǎng)創(chuàng)新型人才和知識(shí)創(chuàng)新提供平臺(tái)和空間。

［1］樊謙.高校管理中存在的問(wèn)題分析與改革思考［J］.電子制作，2013(16):274.

［2］劉秉政.現(xiàn)階段我國(guó)高校管理信息化存在的問(wèn)題及對(duì)策研究［D］.華東理工大學(xué)，2013.

［3］高艷.高校管理信息化建設(shè)問(wèn)題探討［J］.新西部，2010(20):128－129.