立足秘書崗位 提升工作水平

李霞

摘 要：辦公室作為一個(gè)組織的綜合辦事機(jī)構(gòu)，其工作特性決定了它在單位組織運(yùn)行中有著重要地位和作用。要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，辦公室秘書必須立足崗位，提升工作水平，充分發(fā)揮參謀決策、綜合協(xié)調(diào)、組織保障三大職能，以保障政令暢通及組織各項(xiàng)工作的順利運(yùn)行，并在工作中不斷提升秘書自身的創(chuàng)新意識(shí)，為工作開創(chuàng)新的局面。

關(guān)鍵詞：秘書；參謀；協(xié)調(diào)；保障

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）01-0120-02

辦公室扮演著承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)八方的重要角色，既是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手，更是聯(lián)系群眾的橋梁紐帶，辦公室秘書的重要性不言而喻。這就要求其必須具有較強(qiáng)的溝通能力、執(zhí)行能力、公關(guān)能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力和統(tǒng)籌規(guī)劃能力，還要具備高瞻遠(yuǎn)矚的領(lǐng)導(dǎo)才華，充分發(fā)揮參謀決策、綜合協(xié)調(diào)、組織保障三大職能。下面將立足秘書崗位的角度，淺談如何提升辦公室工作水平。

1 服務(wù)前移，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手

牢固樹立大局意識(shí)和主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，把企業(yè)的中心工作作為辦公室關(guān)注和服務(wù)的重點(diǎn)，把更多的精力放在服務(wù)公司領(lǐng)導(dǎo)決策和抓決策的貫徹落實(shí)上，竭力找準(zhǔn)參謀助手的立足點(diǎn)和著力點(diǎn)。自覺將自身工作置于企業(yè)工作前沿，主動(dòng)研究帶有全局性、戰(zhàn)略性和前瞻性的問題，參與改革戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)策略的制訂，發(fā)揮好參謀助手的作用。

作為辦公室秘書，工作必須要細(xì)致化：①在提高預(yù)見性上下功夫，必須做到想領(lǐng)導(dǎo)所想，察領(lǐng)導(dǎo)未察，力爭(zhēng)在某些情況的把握上先于領(lǐng)導(dǎo)，做到未雨綢繆；②引入時(shí)間管理，從實(shí)際出發(fā)，做好公司領(lǐng)導(dǎo)每天、每周、每月乃至每年的工作計(jì)劃和安排，列出每一時(shí)間單位內(nèi)的工作，排出優(yōu)先次序，合理分配，突出重點(diǎn)，確認(rèn)完成時(shí)間，并適當(dāng)安排“不被干擾”的時(shí)間，使領(lǐng)導(dǎo)不受任何干擾地進(jìn)行戰(zhàn)略決策和工作部署；③制訂并推行信息請(qǐng)示匯報(bào)制度，提高管理水平和效率；④對(duì)于各類會(huì)議及時(shí)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要，做到對(duì)公司決策準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行傳達(dá)。

2 深入調(diào)研，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

作為辦公室秘書，在日常工作中，要認(rèn)真貫徹公司和領(lǐng)導(dǎo)的決定，吃透上情、把握下情，必須深入調(diào)研，走進(jìn)現(xiàn)場(chǎng)，進(jìn)一步加強(qiáng)督查催辦工作，把理論和實(shí)踐緊密結(jié)合在一起，確保及時(shí)準(zhǔn)確地督辦公司決策，在保證全公司政令暢通、推動(dòng)決策落實(shí)方面應(yīng)發(fā)揮不可或缺的作用。

重點(diǎn)圍繞公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中心開展工作：①要堅(jiān)持陪同公司領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)辦公，及時(shí)整理辦公信息，并按時(shí)間節(jié)點(diǎn)和要求對(duì)整改任務(wù)進(jìn)行督查和通報(bào)；②要定期定議題下基層調(diào)研，做好日常信息和材料的收集工作；③認(rèn)真聽取基層領(lǐng)導(dǎo)和職工的意見、建議，包括一些焦點(diǎn)、熱點(diǎn)問題，一方面為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，另一方面為高質(zhì)量地完成各類文稿的起草積累素材；④對(duì)于辦公會(huì)議確定的各類工作，要抓好落實(shí)情況，并及時(shí)將落實(shí)情況反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)。

3 立足全局，協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，提高服務(wù)水平

辦公室是公司重要的樞紐部門，需要對(duì)公司內(nèi)外的許多工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、溝通，這就決定了辦公室具有工作繁雜、服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)。除了日常事務(wù)性工作外，經(jīng)常有突發(fā)性和臨時(shí)性的事件需要及時(shí)處理，這就要求辦公室秘書協(xié)調(diào)并獲得公司內(nèi)外相關(guān)部門和人員的配合及支持。在協(xié)調(diào)過程中，辦公室秘書始終堅(jiān)持凡事與大家多溝通，多聯(lián)系，不搞獨(dú)立，不搞分離，以圓滿完成工作為目標(biāo)，與所有相關(guān)方團(tuán)結(jié)一致，共同努力，確保工作按計(jì)劃順利開展。

在工作中，辦公室一方面要加強(qiáng)公司內(nèi)部各單位之間的密切協(xié)作，確保政令暢通；另一方面要做好公關(guān)和外聯(lián)工作，與政府部門、企事業(yè)單位建立和保持良好的關(guān)系，提升公司形象，提高社會(huì)地位。特別是在公司一些重大活動(dòng)的組織、重要會(huì)議的安排、對(duì)外接待、公務(wù)用車的調(diào)派等方面，充分考慮和協(xié)調(diào)內(nèi)外各方面的關(guān)系，做到事前準(zhǔn)備好，事中服務(wù)好，事后改善好，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，讓客人滿意。

4 規(guī)范管理，提高工作效率

從基礎(chǔ)工作入手，進(jìn)一步強(qiáng)化建章立制工作，為規(guī)范治企夯實(shí)基礎(chǔ)。辦公室秘書要適應(yīng)公司機(jī)構(gòu)、人員調(diào)整和機(jī)制建設(shè)要求，本著規(guī)范、科學(xué)、嚴(yán)格治企的方針，制訂、修編、完善部門規(guī)章制度。將各項(xiàng)工作內(nèi)容認(rèn)真梳理，落實(shí)人員責(zé)任，規(guī)范工作程序，嚴(yán)格績(jī)效考核管理，營(yíng)造起“凡事有人管理，凡事有人落實(shí)，凡事有人考核”的良好氛圍。根據(jù)各項(xiàng)工作制度和流程，強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，細(xì)化內(nèi)部工作，明確崗位職責(zé)，杜絕工作失誤的發(fā)生。

狠抓日常工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化建設(shè)，不論是辦文、辦會(huì)還是辦事，都要保證質(zhì)量和效率。為了讓公司主要領(lǐng)導(dǎo)集中精力想大事、抓大事，要加強(qiáng)對(duì)重要活動(dòng)、重要文件、重要會(huì)議、重大事項(xiàng)、重要接待任務(wù)和上下左右關(guān)系等方面的綜合協(xié)調(diào)管理工作，在以下三方面工作上下功夫。

4.1 做好“辦文”工作，提高工作質(zhì)量

做好“辦文”的工作，按要求高質(zhì)量完成好各類型匯報(bào)材料、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、計(jì)劃、總結(jié)、信息等的起草、上報(bào)工作。

4.2 做好“辦會(huì)”工作，提高企業(yè)形象

做好“辦會(huì)”的工作，圓滿完成公司各類型會(huì)議的會(huì)務(wù)組織、會(huì)議服務(wù)、接待活動(dòng)。確保會(huì)議的高效性和接待的規(guī)范化，接待服務(wù)要做到文明、周到、大方、得體。為提高企業(yè)形象，要加大商務(wù)禮儀知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)力度，提升接待服務(wù)水平，把優(yōu)質(zhì)服務(wù)上升到規(guī)范服務(wù)，最終定格在品牌服務(wù)。

4.3 做好“辦事”工作，提升工作效率

做好“辦事”的工作，在公文處理、印章管理、費(fèi)用預(yù)算、督辦督查及領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)工作中，做到“實(shí)”“快”“勤”?！皩?shí)”，即求實(shí)。要真正了解實(shí)情，落實(shí)工作進(jìn)展程度，掌握基層信息，樹立實(shí)事求是的思想，深入一線，去聽、去看、去問，從不同側(cè)面了解和掌握實(shí)情，實(shí)事求是地反饋信息?！翱臁保纯旖?。牢固樹立時(shí)間觀念、效率觀念，辦事不拖拉、不疲沓，以只爭(zhēng)朝夕的緊迫感和責(zé)任感，做到當(dāng)日事當(dāng)日畢，急事急辦，特事特辦，好中求快，快中求好?！扒凇?，即勤快。眼勤、手勤、口勤、腿勤、腦勤，處處留心，遇事多問，經(jīng)常想想，隨時(shí)記記，做到心中有數(shù)，以勤補(bǔ)拙，努力完成領(lǐng)導(dǎo)交給的各項(xiàng)工作。

此外，辦公室秘書要嚴(yán)格遵守公司保密紀(jì)律，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，確保不泄漏公司任何機(jī)密。

5 學(xué)習(xí)創(chuàng)新，開創(chuàng)辦公室工作新局面

學(xué)無止境，辦公室秘書在緊張的工作之余，要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)公文寫作、行為規(guī)范、電腦操作和經(jīng)營(yíng)管理等方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)各項(xiàng)工作都要做到心中有數(shù)，避免工作中出差錯(cuò)。在進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)的同時(shí)，也要進(jìn)行文化修養(yǎng)的灌輸，學(xué)會(huì)做人做事，既要學(xué)會(huì)在“動(dòng)”中干事，在“靜”中總結(jié)提高，也要使個(gè)人的知識(shí)、技能、性格、能力、品格、素質(zhì)適應(yīng)部門工作要求，逐步養(yǎng)成良好習(xí)慣，做事有分寸，工作積極主動(dòng)。

為了適應(yīng)新形勢(shì)，要求辦公室秘書具備兩種精神：①創(chuàng)新精神，要銳意改革，勇于創(chuàng)新，改變舊的工作方法、工作作風(fēng)、工作手段和靠老經(jīng)驗(yàn)辦事的習(xí)慣，提高工作效率；②實(shí)干精神，要埋頭苦干，任勞任怨，嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍、積極負(fù)責(zé)，扎扎實(shí)實(shí)地工作，提高工作的主觀能動(dòng)性，多想、多學(xué)、主動(dòng)考慮問題，主動(dòng)做工作，主動(dòng)去探索。只有具備不斷探索的創(chuàng)新意識(shí)，才能打破因循守舊的老框框，才能跟上日新月異的發(fā)展形勢(shì)，才能開創(chuàng)辦公室工作的新局面，為組織的發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

6 辦公室工作無小事

勝任辦公室秘書工作光榮而艱辛，需要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，更需要有出色的工作能力和管理藝術(shù)。從事秘書職業(yè)，應(yīng)該時(shí)刻注重自我提升，在工作中發(fā)揮主觀能動(dòng)性，努力提高自己工作的含金量，充分利用自己的職位優(yōu)勢(shì)，想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。

參考文獻(xiàn)

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〔編輯：白潔〕endprint