對農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作的探討

徐蔚

摘要：本文論述了農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理的特點，當(dāng)前農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作中存在的問題以及加強農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：農(nóng)村檔案社區(qū)檔案檔案管理

在當(dāng)前的新農(nóng)村建設(shè)過程中，加強農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作開始逐漸得到人們的重視。農(nóng)村新型社區(qū)檔案把人們參加日常社會生活和各種社會活動所形成的各種門類和載體的檔案資料匯集起來，其不僅對該區(qū)域以內(nèi)歷史文化傳統(tǒng)和社會發(fā)展進(jìn)步做了有效記錄，也真實地把當(dāng)?shù)剞r(nóng)民和農(nóng)業(yè)的文化生活面貌與社區(qū)工作的發(fā)展情況做了真實地反映。多年來，因諸多因素的影響，農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理沒有得到足夠的重視，其檔案資源的管理和利用工作都嚴(yán)重滯后，這顯然不利于新農(nóng)村建設(shè)和發(fā)展。由此來說，必須把加強農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作列入重要日程，采取有力措施讓新型農(nóng)村社區(qū)檔案管理工作與新農(nóng)村建設(shè)同步，從而為造福農(nóng)民和改善民生發(fā)揮應(yīng)有的作用。

一、農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理的特點

農(nóng)村新型社區(qū)與傳統(tǒng)的行政村和城市居委會有著很大的區(qū)別，就其檔案管理來說，與其他專業(yè)檔案管理相比，雖然也有著科學(xué)性、完整性和服務(wù)性等特點，但也呈現(xiàn)出很多新的特點，需要在進(jìn)行檔案管理過程中予以足夠重視。

（一）相對綜合繁雜的內(nèi)容。農(nóng)村新型社區(qū)其實就是一個小社會，其產(chǎn)生的檔案有著廣闊的覆蓋面和繁雜的內(nèi)容，不僅有著調(diào)整土地利用規(guī)劃和村居合并拆建以及居民就業(yè)創(chuàng)業(yè)等方面的內(nèi)容，也有公共教育、醫(yī)療衛(wèi)生、社會保障、計劃生育、社會治安等方面的內(nèi)容，還有的涉及社會救助、未成年人、老年人、殘疾人權(quán)益保護(hù)等諸多方面。這樣一來所產(chǎn)生的新農(nóng)村檔案就會體現(xiàn)出特點鮮明的綜合性和多元性趨勢。這就對從事檔案管理的人員提出了拓寬自身知識面的要求，并且要熟悉其相關(guān)的工作。

（二）有著比較大的形成周期差異。在農(nóng)村新型社區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)過程中，有著從規(guī)劃到建成再到投入使用的一個比較大的時間跨度，通常大都需要數(shù)年的時間，也就因此有著相當(dāng)長的檔案形成周期。對于那些屬于計劃生育、醫(yī)療、社保保障、救助等服務(wù)體系的檔案則有著相對比較短的建成時間。所以，農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理工作需要精心研究不同文件資料的形成特點，收集整理必須定期，將自己的檔案資料庫全面準(zhǔn)確地建設(shè)起來。

（三）對資料銜接性提出了要求。一個農(nóng)村新型社區(qū)通常能夠容納的人口在4000-5000人上下，一般都是以原有的多個行政村或居委會為基礎(chǔ)合并而建成，這其中，還與眾多人員、戶籍、住址等變化相涉及。針對這些變化情況就離不開檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確記錄與反映，能夠使文件資料的銜接性有很好的體現(xiàn)，能使這些資料對現(xiàn)在和過去都能真實地反映，還要對記錄斷檔現(xiàn)象進(jìn)行有效預(yù)防。尤其是那些涉及房屋拆遷方面的檔案資料，要妥善加以保存，把專門的拆遷檔案建立起來，從產(chǎn)權(quán)上對拆遷房屋進(jìn)行確認(rèn)和發(fā)證，還可以為可能出現(xiàn)的糾紛提供處理依據(jù)，為社區(qū)居民和建設(shè)者提供合法權(quán)益的保障。

二、當(dāng)前農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作中存在的問題

就當(dāng)前來看，雖然農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理有了一定的進(jìn)展，可是按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)來要求，還面臨很多需要解決的問題。

（一）缺乏比較強的檔案管理意識。在很多地方特別是一些領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理缺乏強烈的意識，甚至有人還將其作為無足輕重的工作，對社區(qū)管理中檔案管理工作的必要性和重要性缺乏足夠認(rèn)識。對建設(shè)工程和美化工作傾注了更多的精力和資金。因為缺乏對社區(qū)檔案足夠的重視，就在不少農(nóng)村新型社區(qū)產(chǎn)生了檔案管理工作嚴(yán)重滯后甚至缺位等不少問題，開發(fā)檔案信息資源也很不夠，對檔案的利用率也很不高。

（二）嚴(yán)重不規(guī)范的檔案管理制度。當(dāng)前的農(nóng)村新型社區(qū)工作中，雖然也把各項管理制度和人員工作職責(zé)基本制定出來了，但與檔案相關(guān)的制度和職責(zé)相對缺少，有的社區(qū)甚至在相關(guān)的制度規(guī)范和檢查考核標(biāo)準(zhǔn)方面處于空白狀態(tài)。不少社區(qū)的目標(biāo)管理考核也不將檔案管理納入其中，這就導(dǎo)致農(nóng)村新型社區(qū)的檔案收集率很低，建立的檔案也不全，對社區(qū)檔案工作的健康開展造成不少影響。

（三）檔案管理人員對業(yè)務(wù)熟悉不夠。檔案的管理水平受到人員素質(zhì)的影響很大。在當(dāng)前，農(nóng)村新型社區(qū)從事檔案工作的主體主要是兼職人員，他們比較缺乏專業(yè)的檔案知識，基本沒接受過正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，不熟悉檔案工作。對檔案管理人員開展繼續(xù)教育也沒有納入到社區(qū)的人才培養(yǎng)規(guī)劃之中，也沒有多少進(jìn)修機會提供給檔案管理人員，導(dǎo)致他們的管理水平很低，觀念也與發(fā)展的要求有很大差距。

（四）檔案管理缺乏足夠的硬件投入。檔案室沒有出現(xiàn)在一些社區(qū)的規(guī)劃建設(shè)之中，不少預(yù)留檔案用房的面積很小，甚至還有的采取了臨時借用的方式，對保管檔案的基本要求都滿足不了。目前擁有的檔案管理設(shè)備不僅過于陳舊，而且設(shè)備也不配套。尚且沒有在社區(qū)管理中廣泛應(yīng)用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，現(xiàn)代科技很少在社區(qū)檔案管理中應(yīng)用，這對檔案的收集與利用、開發(fā)都很不利。

三、加強農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理的建議

（一）對農(nóng)村新型檔案管理工作要高度重視。當(dāng)市縣和鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處在決定建設(shè)農(nóng)村新型社區(qū)時就應(yīng)把檔案管理列入社會主義新農(nóng)村建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃之中，對于分管領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人要對責(zé)任從街道到社區(qū)層層落實，在年度綜合管理目標(biāo)中，應(yīng)將社區(qū)檔案管理工作納入其中，并把任務(wù)細(xì)化、責(zé)任落實到人，把一個包含區(qū)、街道、社區(qū)三級聯(lián)動的良好互動機制建立起來，確保經(jīng)費投入能夠足夠和到位。

（二）抓農(nóng)村新型社區(qū)檔案的規(guī)范化管理。各社區(qū)應(yīng)把檔案部門《關(guān)于加強社區(qū)（村）檔案管理的意見》作為依據(jù)，把強化社區(qū)檔案管理的工作方案建立起來，要求社區(qū)檔案室不僅要有專職管理人員和專門的檔案室、榮譽室和檔案查閱場所等項目，而且還要有設(shè)施的配備，如：計算機、檔案裝具以及消毒、除濕、消防等設(shè)備設(shè)施。要為群眾查閱利用檔案提供方便；要以國家檔案局8號令《文件材料歸檔范圍和保管期限表》和《社區(qū)示范點建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等文件的具體要求為依據(jù)，將檔案的歸檔范圍和保管期限表在各社區(qū)制定出來，把齊全完整的專題目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建立起來；按照相關(guān)制度落實好歸檔整理，并促進(jìn)檔案的有步驟、分階段實現(xiàn)全文數(shù)字化，目錄檢索和查檔可利用計算機，努力使檔案查閱利用實現(xiàn)“一站式”服務(wù)，下大力氣推進(jìn)社區(qū)檔案管理的規(guī)范化和信息化。

（三）城市社區(qū)要主動幫助農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作提升水平。由于農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理工作比城市社區(qū)的檔案管理工作要落后很多，因此，城市社區(qū)檔案管理部門必須承擔(dān)起對附近的農(nóng)村新型社區(qū)提供檔案管理工作方面給予協(xié)助與指導(dǎo)的重任，讓適當(dāng)?shù)臋n案工作制度與方法在農(nóng)村新型社區(qū)盡快建立起來，同時也能周期性提供指導(dǎo)工作，還應(yīng)對農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理人員的培訓(xùn)提供幫助，促進(jìn)其整體素質(zhì)的提高。

（四）做好對農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要做好農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理工作，確保其作用的有效發(fā)揮，其關(guān)鍵還是在人，在于促進(jìn)農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理人員素質(zhì)的整體提高。這就對各級檔案行政管理部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府、街道辦事處和社區(qū)管委會提出了加強這一專業(yè)群體培訓(xùn)的要求。要以農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理的新特點為基礎(chǔ)，依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案規(guī)范管理的相關(guān)要求，進(jìn)行適應(yīng)性強的培訓(xùn)教材的編寫，定期舉辦農(nóng)村新型社區(qū)檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和參觀交流等活動，使這些檔案專兼職人員能夠?qū)⒒镜臋n案管理知識和專業(yè)技能盡快掌握好，并使其責(zé)任感和使命感得到增強。

（五）檔案主管部門的監(jiān)督要到位。針對一些農(nóng)村新型社區(qū)可能因為檔案管理不產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，而對這一工作重視程度不夠的情況，主管部門必須把督促和監(jiān)督工作做到位，確保新型社區(qū)檔案管理工作能夠有序、科學(xué)地開展好。

總之，在建設(shè)農(nóng)村新型社區(qū)過程中，應(yīng)將檔案管理工作與其他建設(shè)工作同步展開，使其在新農(nóng)村建設(shè)中發(fā)揮出應(yīng)有的重要作用。

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作者單位：重慶交通大學(xué)endprint