信息化環(huán)境下的工程檔案管理新模式

石慧敏+劉淑妮

摘要：傳統(tǒng)的檔案管理模式愈來(lái)愈不適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的步伐，弊端多多，不斷革新檔案工作人員的思想觀念、轉(zhuǎn)變服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容是檔案工作的根本出路。本文依托工程項(xiàng)目管理理論，試圖構(gòu)建一種工程檔案管理和工程項(xiàng)目管理同步進(jìn)行、相互支持、相互促進(jìn)的新型管理模式，以實(shí)現(xiàn)文件流控制業(yè)務(wù)流、業(yè)務(wù)流促進(jìn)文件流的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理工程檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建

文件、檔案是記錄工程項(xiàng)目開(kāi)始、發(fā)展、結(jié)束的原始信息，是保證工程施工質(zhì)量的重要依據(jù)，是推動(dòng)工程建設(shè)業(yè)務(wù)流程發(fā)展的驅(qū)動(dòng)器。

一、基于項(xiàng)目管理的工程檔案管理模式

以工程項(xiàng)目管理的理念和原則為指導(dǎo)，以全過(guò)程管理理論、系統(tǒng)耦合和業(yè)務(wù)流程原理[1]為依據(jù)，將工程項(xiàng)目建設(shè)的程序與工程檔案管理密切結(jié)合，構(gòu)建一種工程檔案管理和工程項(xiàng)目管理同步進(jìn)行、相互支持、相互促進(jìn)的新型管理模式，以實(shí)現(xiàn)文件流控制業(yè)務(wù)流、業(yè)務(wù)流促進(jìn)文件流的目標(biāo)。

（一）工程檔案收集與工程項(xiàng)目建設(shè)管理流程同步進(jìn)行

實(shí)踐證明，將工程檔案收集與工程項(xiàng)目建設(shè)管理流程同步進(jìn)行是保證工程檔案質(zhì)量的最佳途徑，這也正是工程檔案收集歸檔的基本要求。在一項(xiàng)工程各業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)始前，檔案人員就要主動(dòng)了解會(huì)產(chǎn)生哪些文件，制定工程項(xiàng)目管理流程圖，以此來(lái)把握工程檔案收集管理的關(guān)鍵階段和薄弱環(huán)節(jié)；同時(shí)依據(jù)工程項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，編制工程檔案收集的計(jì)劃，建立工程文件和建設(shè)項(xiàng)目實(shí)體之間緊密的聯(lián)系，做好日常文件、檔案收集的積累工作。在工程文件形成后，形成者要及時(shí)、認(rèn)真歸檔，為工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、成套性奠定基礎(chǔ)，從而為后續(xù)工作做好必要的準(zhǔn)備。

（二）利用工程文件流控制和規(guī)范工程項(xiàng)目建設(shè)業(yè)務(wù)流程

工程檔案是工程項(xiàng)目整個(gè)生命過(guò)程的詳細(xì)記錄，是工程項(xiàng)目成果的重要展示形式，也是工作人員成果的重要展示形式，工程檔案的管理也是工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，不同的項(xiàng)目建設(shè)階段分別對(duì)應(yīng)著不同的檔案材料，《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》明確要求對(duì)每個(gè)階段產(chǎn)生的工程文件要進(jìn)行科學(xué)的管理。在整個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程中，工程檔案員要努力扮演好監(jiān)察員的角色，每一批建設(shè)結(jié)束后，如果沒(méi)有原始的工程記錄或者不合乎標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁進(jìn)入工程建設(shè)的下一個(gè)階段；如果沒(méi)有合格的竣工驗(yàn)收文件，堅(jiān)決不予驗(yàn)收；要求將工程文件歸檔的要求和標(biāo)準(zhǔn)寫(xiě)入合同，堅(jiān)持依法治檔，使工程文件成為規(guī)范工程項(xiàng)目建設(shè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)運(yùn)作效益的驅(qū)動(dòng)器。

（二）充分挖掘工程檔案的價(jià)值，為工程項(xiàng)目建設(shè)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策

及時(shí)有效地挖掘工程檔案的價(jià)值，為工程建設(shè)項(xiàng)目獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，既實(shí)現(xiàn)了工程檔案的價(jià)值，同時(shí)又實(shí)現(xiàn)了工程檔案管理工作的目標(biāo)和價(jià)值。首先工程檔案工作人員要身先士卒地通過(guò)自下而上、自上而下的方式，加大宣傳“人人都是工程兼職檔案員”的理念，建立工程項(xiàng)目管理人員全員參與的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為工程檔案的收集和管理贏得最為基礎(chǔ)的保證；同時(shí)，檔案工作人員不能自我邊緣地守在清冷的文件辦公室或者檔案柜前，要變被動(dòng)為主動(dòng)，在科學(xué)地對(duì)工程文件進(jìn)行組織、控制的同時(shí)，積極深度挖掘工程檔案信息，開(kāi)發(fā)各種信息產(chǎn)品，從文件、檔案實(shí)體的控制更多地向智能控制、知識(shí)挖掘轉(zhuǎn)變，將靜態(tài)的檔案激活，讓“死”檔案變成“活”信息，讓工程檔案成為啟發(fā)思維的法寶，這樣一方面為企業(yè)節(jié)約了成本、提高了工作效率，完善和提高了企業(yè)業(yè)務(wù)管理水平，方可引起各方領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持，從而迎來(lái)檔案工作的春天。

二、基于項(xiàng)目管理的工程檔案管理系統(tǒng)的建構(gòu)

（一）系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

以工程檔案管理系統(tǒng)為核心，各參建單位的項(xiàng)目管理系統(tǒng)通過(guò)接口圍繞其而建立，如圖1所示。依托項(xiàng)目管理相關(guān)管理技術(shù)、工具和方法，將工程檔案管理與工程項(xiàng)目管理通過(guò)項(xiàng)目建設(shè)程序緊密結(jié)合起來(lái)，建立工程項(xiàng)目管理與工程檔案管理合二為一的管理系統(tǒng)，在做好權(quán)限工作保障各單位信息安全的情況下，實(shí)現(xiàn)各單位辦公自動(dòng)化和文檔一體化，實(shí)現(xiàn)各參建單位的工程檔案數(shù)據(jù)與核心服務(wù)器相連，使兩者之間同步進(jìn)行、相互支持、相互促進(jìn)、相互完善。

這一系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，使各參建單位的項(xiàng)目管理系統(tǒng)與核心服務(wù)器之間相互連接起來(lái)。核心服務(wù)器是集網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用資源的獲取、授權(quán)、分配、構(gòu)建、共享為一體的協(xié)同與集成平臺(tái)，它的管理權(quán)限屬于工程檔案管理人員，該平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)如下功能：

1.數(shù)據(jù)集成和資源的協(xié)同。在工程項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，各參建單位可能各自運(yùn)行著不同的管理系統(tǒng)，且運(yùn)行在不同的系統(tǒng)平臺(tái)上，有些系統(tǒng)由于當(dāng)時(shí)技術(shù)條件的限制和安全性的考慮，可能系統(tǒng)運(yùn)行在獨(dú)立的局域網(wǎng)中，這種不同平臺(tái)、不同網(wǎng)絡(luò)之間的數(shù)據(jù)資源共享和交換的問(wèn)題，可以借助于異構(gòu)數(shù)據(jù)網(wǎng)關(guān)和公共數(shù)據(jù)網(wǎng)關(guān)來(lái)解決。另外，對(duì)于不同來(lái)源、格式、特點(diǎn)性質(zhì)的數(shù)據(jù)，可以根據(jù)不同用戶的需求和權(quán)限，在邏輯上或物理上有機(jī)地進(jìn)行集中，通過(guò)整合和共享內(nèi)外部信息資源，實(shí)現(xiàn)各類信息資源的無(wú)縫連接，使得數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)之間自由交流、共享和融合。

2.服務(wù)集成和業(yè)務(wù)協(xié)同。通過(guò)協(xié)調(diào)各參建單位不同的應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源，借助內(nèi)建的工作流引擎，打破各單位信息之間的壁壘和屏障，將各種分散的、不規(guī)則的信息整合成“一張信息網(wǎng)”，使其相互緊密關(guān)聯(lián)，相互協(xié)作，實(shí)現(xiàn)了一致化服務(wù)的目的，實(shí)現(xiàn)共享知識(shí)最大化的目的。同時(shí)可以通過(guò)Web服務(wù)，集成多種網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，利用統(tǒng)一的接口規(guī)范集成各種網(wǎng)絡(luò)資源和應(yīng)用，來(lái)拓展服務(wù)集成的范圍。

3.安全認(rèn)證?？梢越柚鶳KI數(shù)字認(rèn)證系統(tǒng)平臺(tái)，確保應(yīng)用系統(tǒng)身份認(rèn)證的唯一性和真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)信息資源傳輸過(guò)程中的保密性、安全性、完整性。

（二）將各參建單位OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)深度關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

引入工作流管理系統(tǒng)，各參建單位根據(jù)自身的需要，使用圖形化流程創(chuàng)建工具，通過(guò)內(nèi)建的工作流引擎，如可設(shè)計(jì)的公文處理流、計(jì)劃申請(qǐng)流、合同審核簽訂流、建材設(shè)備采購(gòu)流、財(cái)務(wù)報(bào)賬流等，定義完成整個(gè)過(guò)程需要的各種參數(shù)，使文檔、任務(wù)或者信息等多個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)在多個(gè)系統(tǒng)之間自動(dòng)協(xié)調(diào)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)察和控制，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)上的協(xié)同，從而使各參建單位的OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)深度關(guān)聯(lián)起來(lái)（包括軟硬件系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)、元數(shù)據(jù)和目錄信息的關(guān)聯(lián)、內(nèi)容數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)），進(jìn)而使OA系統(tǒng)中有關(guān)信息內(nèi)容按照一定的格式，實(shí)時(shí)或定時(shí)歸檔，并存儲(chǔ)至檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中[2]，從而實(shí)現(xiàn)文檔一體化，一次錄入，多次使用，提高了各方工作效率，如圖2所示。endprint

（三）各參建單位將符合歸檔要求的工程檔案及時(shí)提交核心服務(wù)器

核心服務(wù)器管理人員利用自己的權(quán)限，督促各參建單位及時(shí)提交各自的檔案資源于核心服務(wù)器，并對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收、歸檔和提供利用。該系統(tǒng)利用工程建設(shè)程序?qū)⒐こ添?xiàng)目管理和檔案管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，對(duì)文件從開(kāi)始醞釀、產(chǎn)生、現(xiàn)行使用到永久保存整個(gè)生命周期進(jìn)行了全過(guò)程管理，文件成為工程項(xiàng)目順利進(jìn)行的助推器，同時(shí)工程檔案的準(zhǔn)確性、完整性、成套性也得到了很好的保證。

三、基于項(xiàng)目管理的工程檔案管理系統(tǒng)的主要特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)

（一）不再簡(jiǎn)單地將文件、檔案視為工程項(xiàng)目建設(shè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的副產(chǎn)品，將工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)與工程檔案管理系統(tǒng)融為一體，利用異構(gòu)數(shù)據(jù)網(wǎng)關(guān)和統(tǒng)一的平臺(tái)將各參建單位的信息系統(tǒng)集成起來(lái)，支持?jǐn)?shù)據(jù)適配器配置與管理（適配器用于在數(shù)據(jù)源和數(shù)據(jù)集之間交換數(shù)據(jù)）、工作流管理系統(tǒng)、PKI數(shù)字認(rèn)證系統(tǒng)等，最大限度地實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的共享和交換，簡(jiǎn)化了工程檔案的收集工作，提高了工作效率和質(zhì)量，并實(shí)現(xiàn)了對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)的有效控制和服務(wù)，可謂是集合了數(shù)據(jù)集成、服務(wù)集成、應(yīng)用集成為一體的工程檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了工程項(xiàng)目管理和工程檔案管理的雙贏。

（二）通過(guò)異構(gòu)數(shù)據(jù)網(wǎng)關(guān)聯(lián)通各參建單位獨(dú)立的財(cái)務(wù)和資產(chǎn)系統(tǒng)，使建筑材料、設(shè)備采購(gòu)、進(jìn)度款支付、各項(xiàng)服務(wù)費(fèi)用、財(cái)務(wù)支出等陽(yáng)光透明，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)獨(dú)有的財(cái)務(wù)審核和資產(chǎn)對(duì)賬功能。另外，該系統(tǒng)還可提供對(duì)外數(shù)據(jù)上報(bào)接口，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源最大限度的共享，如可以直接生成城建檔案館所需相關(guān)數(shù)據(jù)，大大減輕了和避免了檔案工作人員重復(fù)勞作的煩惱，檔案人員可以有更多的精力投入到檔案信息的挖掘和智能服務(wù)方面，拓寬了文件、檔案服務(wù)范圍，提高了服務(wù)水平，否則“如果檔案事業(yè)仍然沉浸在昨日的世界里，那么檔案人員的職業(yè)將煙消云散”。[3]

（三）該系統(tǒng)是以計(jì)劃為龍頭，以合同為約束，以質(zhì)量控制、投資控制為目標(biāo)，以進(jìn)度控制為主線，在工程文件、信息、工程項(xiàng)目實(shí)體之間建立了緊密的聯(lián)系。利用建設(shè)過(guò)程中的形成的各種文件，尤其合同對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目實(shí)施和工程檔案的管理起著控制和保證作用。在簽訂合同時(shí)，將檔案形成的數(shù)量、種類、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等寫(xiě)入合同，工程檔案工作人員通過(guò)異構(gòu)數(shù)據(jù)網(wǎng)關(guān)聯(lián)通各項(xiàng)目管理單位獨(dú)立的質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全控制系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)以項(xiàng)目工程檔案為依據(jù)，對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全進(jìn)行有效監(jiān)督和控制。利用文件流來(lái)控制業(yè)務(wù)流，以業(yè)務(wù)流來(lái)促進(jìn)文件流，不僅豐富和規(guī)范了工程檔案自身的管理，同時(shí)完善和提高了項(xiàng)目各參建單位的業(yè)務(wù)管理水平。

（四）該系統(tǒng)為工程檔案人員進(jìn)行工程檔案的前端、全程控制提供了便利條件，極大地增強(qiáng)了工程檔案人員的參與意識(shí)、服務(wù)意識(shí)及效率意識(shí)，可以充分調(diào)動(dòng)檔案人員自身的主觀能動(dòng)性，有針對(duì)性地、主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，深度挖掘項(xiàng)目管理一線的需求、工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)、領(lǐng)導(dǎo)決策的需求等，努力做到將需要的信息在第一時(shí)間以恰當(dāng)?shù)姆绞剿偷叫枰膯挝换騻€(gè)人手中；同時(shí)深度挖掘檔案的信息資源，編寫(xiě)項(xiàng)目管理中各種有價(jià)值不同種類的信息產(chǎn)品，如設(shè)計(jì)方案庫(kù)、分包商庫(kù)、招投標(biāo)庫(kù)、合同庫(kù)、材料庫(kù)等，便于相似工程直接參考和調(diào)用。同時(shí)該系統(tǒng)建有良好的多級(jí)別、多角度信息交流和反饋平臺(tái)，如電子郵件、工作日志、工作會(huì)議等，工程檔案人員可以通過(guò)收集和分析用戶反饋信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的增值，便于進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)。

注釋：

[1]劉越男.建立新秩序——電子文件管理流程研究[M].北京.中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005：128-129.

[2]張東.檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)問(wèn)題研究[J].廣東檔案，2011（4）：16.

[3]Gord Rabchuk. Life after the“Big Bang”： Business Archives in an Era of Disorder[J].American Archivists.1997.Winter.

作者單位：西安交通大學(xué)檔案館endprint