交通系統(tǒng)加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

仇長(zhǎng)英

摘 要：當(dāng)今時(shí)代是信息時(shí)代，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和辦公軟件的完善，交通行業(yè)在規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)、管理等各項(xiàng)工作和實(shí)踐活動(dòng)中形成了大量聲像檔案，這些檔案是交通系統(tǒng)重大的歷史寫(xiě)照，因此，做好聲像檔案管理非常有必要。文章主要針對(duì)交通系統(tǒng)聲像檔案管理的存在問(wèn)題提出了一些對(duì)策和建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：交通系統(tǒng)；聲像檔案；問(wèn)題；對(duì)策

近年來(lái)，隨著社會(huì)的發(fā)展和辦公條件的完善，在我國(guó)交通系統(tǒng)各項(xiàng)工作和實(shí)踐活動(dòng)中形成了大量聲像檔案，這些檔案是交通行業(yè)的重大歷史寫(xiě)照，是全宗檔案的重要組成部分。然而，在交通系統(tǒng)聲像檔案實(shí)際管理工作中，普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問(wèn)題，這就嚴(yán)重影響了檔案的完整性以及利用率，如何更好的保護(hù)好、利用好、管理好這些生動(dòng)形象的特殊載體檔案已成為當(dāng)前交通系統(tǒng)面臨的重要課題。針對(duì)交通系統(tǒng)聲像檔案管理中的存在問(wèn)題，本文提出了一些對(duì)策及建議。

1 交通系統(tǒng)聲像檔案管理工作的存在問(wèn)題

根據(jù)工作實(shí)踐，我們發(fā)現(xiàn)在交通系統(tǒng)聲像檔案管理工作中還存在一系列問(wèn)題，這主要表現(xiàn)在：第一，交通系統(tǒng)聲像檔案采錄人員的素質(zhì)參差不齊，很多人員為各業(yè)務(wù)部門(mén)的兼職人員，采錄技術(shù)較低，工作時(shí)間較短，還有一些聲像檔案信息采集人員在思想上存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案就是上級(jí)來(lái)文或紅頭文件，沒(méi)有對(duì)公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、影像、錄音等信息的保存給予重視，另外，為了個(gè)人或部門(mén)內(nèi)部的方便，一些工作人員沒(méi)有將聲像檔案移交到檔案室統(tǒng)一保存，特別是隨著人員的變動(dòng)和機(jī)構(gòu)的調(diào)整，造成大量聲像檔案的管理失控或流失，對(duì)檔案的利用和保護(hù)帶來(lái)了不利影響。第二，從整體上看，交通系統(tǒng)對(duì)聲像檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)的資金投入還是比較大的，但是由于一些單位沒(méi)有制定基于聲像檔案管理的制度和使用要求，管理較混亂，導(dǎo)致大量設(shè)備被閑置、沒(méi)有專(zhuān)人會(huì)用、設(shè)備存于個(gè)人或部門(mén)內(nèi)部、設(shè)備使用人員不明確等現(xiàn)象普遍存在，設(shè)備添置多、利用率少，不利于交通系統(tǒng)聲像檔案收集和整理工作的順利開(kāi)展。總之，聲像檔案管理工作明顯滯后于其他門(mén)類(lèi)的檔案管理，在管理意識(shí)、管理制度以及保存條件方面尚存在一些問(wèn)題，亟需解決。

2 加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

2.1 樹(shù)立聲像檔案信息資源觀意識(shí)

從信息資源角度來(lái)看，交通系統(tǒng)中形成的聲像檔案是最真實(shí)、最可靠也最權(quán)威的原生信息，其具備以文字為載體的檔案所不能替代的作用，是交通事業(yè)單位檔案信息資源的重要組成部分，這些信息與紙質(zhì)的文書(shū)、科技檔案是相互聯(lián)系、相互補(bǔ)充的，共同構(gòu)成了完整的檔案資源體系，對(duì)交通運(yùn)輸事業(yè)的歷史和現(xiàn)實(shí)都具有重要現(xiàn)實(shí)意義，所以，我們必須樹(shù)立聲像檔案信息資源觀意識(shí)，實(shí)行統(tǒng)一管理，做到層層有人抓，處處有人管，形成工作協(xié)調(diào)一致的交通系統(tǒng)檔案信息資源管理網(wǎng)絡(luò)。

2.2 制定切實(shí)有效的管理辦法

要想改變交通系統(tǒng)當(dāng)前聲像檔案管理工作混亂的局面，就必須制定一套切實(shí)有效的管理辦法來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)該項(xiàng)工作的規(guī)范。各個(gè)立檔單位都必須建立健全相應(yīng)的管理制度，加大管理力度，實(shí)現(xiàn)聲像信息從產(chǎn)生、收集、歸檔、保存到移交檔案室的統(tǒng)一管理，防止信息的分散或流失，杜絕將聲像檔案歸為個(gè)人和部門(mén)內(nèi)部所有。明確規(guī)定聲像檔案的日常保管和借閱利用，對(duì)于那些永久保存的檔案，應(yīng)定期向交通主管部門(mén)或?qū)I(yè)檔案館移交，與此同時(shí)，明確責(zé)任，制定并落實(shí)各項(xiàng)配套措施，做到依法管理，有章可循，使聲像檔案管理工作逐漸成為一項(xiàng)自覺(jué)的行動(dòng)，不斷提高工作效率和工作質(zhì)量，確保檔案利用率和完整性。

2.3 采取切實(shí)有效的前端控制方法

前端控制是交通系統(tǒng)聲像檔案管理的基礎(chǔ)。首先，針對(duì)當(dāng)前聲像檔案管理現(xiàn)狀，交通行業(yè)檔案主管部門(mén)要加大對(duì)聲像檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，將聲像檔案管理納入檔案目標(biāo)管理和年度執(zhí)法檢查中。針對(duì)不同單位的工作現(xiàn)狀，采取不同的方式進(jìn)行分類(lèi)指導(dǎo)，疏通收集渠道，全面提升整體水平，比如對(duì)于那些在人員、設(shè)備和管理方面都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開(kāi)發(fā)利用上下功夫，而相反的則應(yīng)在依法管理和規(guī)章建制上下功夫；比如對(duì)于本單位或部門(mén)的一般檔案，要及時(shí)移交到上級(jí)主管部門(mén)或?qū)I(yè)部門(mén)，對(duì)于重點(diǎn)部門(mén)或科室產(chǎn)生的比較集中的聲像檔案應(yīng)強(qiáng)化收集，及時(shí)溝通。另外，人是做好聲像檔案管理工作的重要保證，因此，在人員方面，應(yīng)選派有工作經(jīng)驗(yàn)和高度工作責(zé)任心、懂拍攝的人員擔(dān)任信息采錄人員，提高聲像檔案工作的專(zhuān)業(yè)水平；加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員、聲像信息采錄人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能；提高聲像檔案人員的歸檔意識(shí)，將散存于個(gè)人和部門(mén)內(nèi)部的資料收集起來(lái)，使檔案人員逐漸學(xué)會(huì)自覺(jué)行動(dòng)，為交通系統(tǒng)聲像檔案管理水平的提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.4 加強(qiáng)聲像檔案編研

交通行業(yè)各個(gè)單位必須進(jìn)一步提高對(duì)聲像檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，努力轉(zhuǎn)變觀念，使聲像檔案的編撰朝著專(zhuān)業(yè)化方向發(fā)展，在此過(guò)程中，善于依托檔案館藏資源優(yōu)勢(shì)，盡量編撰出能夠突出交通系統(tǒng)特色的文獻(xiàn)資源，提高檔案工作知名度。檔案編研工作要由單一型的低層次開(kāi)發(fā)逐步向多元化的高水平發(fā)展，充分利用先進(jìn)設(shè)備和現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，保證信息開(kāi)發(fā)的有效性和實(shí)時(shí)性，最大限度縮短信息加工時(shí)間，提高信息利用效率；打破傳統(tǒng)的“關(guān)門(mén)編研”現(xiàn)狀，為各個(gè)工作中心和部門(mén)提供生動(dòng)形象的聲像資料，使聲像檔案宣傳更具生命力和活力。

3 結(jié)束語(yǔ)

做好交通系統(tǒng)的聲像檔案管理工作不僅僅是檔案管理部門(mén)的事，還是各個(gè)立檔單位和全社會(huì)的事，我們必須對(duì)該項(xiàng)工作給予高度重視，加強(qiáng)宣傳，樹(shù)立聲像檔案信息資源觀意識(shí)，制定切實(shí)有效的管理辦法，采取可行前端控制方法，不斷加大管理力度，將聲像檔案保管好、利用好，管理好，使聲像檔案的價(jià)值在交通系統(tǒng)中得以充分發(fā)揮。

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